Peramalan (forecasting) kebutuhan bahan baku merupakan salah satu kegiatan yang memegang peranan penting untuk menentukan berapa besar jumlah bahan baku yang akan dipesan oleh perusahaan kepada pihak suplier. Peramalan ini harus dilakukan dengan baik dan teliti sehingga dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan peramalan. Kesalahan dalam hal peramalan ini menimbulkan dampak yang cukup besar terutama dalam hal biaya penyimpanan.
Identifikasi atau peramalan kebutuhan bahan baku dilakukan berdasarkan informasi atau data seperti data produksi, data penjualan periode bulan lalu, dan data pemesanan terhadap produk yang diterima oleh bagian penjualan (sales) dari customer dan distributor. Penetapan angka produksi untuk setiap periodenya (per bulan) dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait di PT Goodyear Indonesia, Tbk. seperti bagian Raw Material Analyst, Departemen Supply Chain, Departemen Produksi, Departemen Penjualan, dan pejabat tingkat atas PT Goodyear Indonesia, Tbk.
Peramalan angka produksi untuk setiap periodenya akan mempengaruhi angka pemesanan bahan baku yang dilakukan perusahaan kepada pihak suplier. Peramalan produksi ini harus dapat dilakukan dengan cermat karena hal ini akan menentukan besarnya pesanan bahan baku kepada pihak suplier. Kekurangan pemesanan akan menimbulkan
dampak produksi akan terhenti atau terhambat karena kekurangan bahan baku dan kelebihan pemesanan bahan baku pun menimbulkan dampak yaitu berupa biaya penyimpanan bahan baku semakin tinggi.
Prosedur pemesanan bahan baku diawali dengan pembuatan ticketing oleh departemen Supply Chain. Proses ticketing ini didasarkan kepada informasi-informasi seperti data produksi, data penjualan periode bulan lalu, data pemesanan terhadap produk yang diterima oleh bagian penjualan (sales) dari customer dan distributor, serta rapat yang dilakukan oleh bagian-bagian terkait di PT Goodyear Indonesia, Tbk. Kemudian ticketing tersebut dikonfirmasikan kepada bagian Raw Material, Pembelian (Purchasing), Produksi, dan manajer tingkat atas PT Goodyear Indonesia, Tbk.
Penentuan dan perhitungan jumlah bahan baku yang akan dipesan dilakukan oleh pihak Raw Material Analyst. Penentuan serta perhitungan tersebut disesuaikan dengan ticketing dan stok bahan baku yang tersisa di gudang. Apabila perhitungan tersebut telah selesai maka data pemesanan bahan baku akan diberikan kepada bagian pembelian (purchasing) untuk dilakukan pemesanan kepada pihak suplier terkait. Setelah mendapatkan informasi mengenai jumlah bahan baku yang harus dipesan maka bagian pembelian (purchasing) membuat PO (Purchase Order) untuk setiap bahan baku yang akan dipesan.
PO yang telah dibuat kemudian dikirimkan kepada suplier terkait. Kemudian pihak suplier terutama suplier untuk bahan baku impor memberikan invoice untuk setiap barang yang dipesan. Lead time untuk setiap kedatangan bahan baku berbeda-beda tergantung pada asal negara pemesanan bahan baku tersebut, di antaranya bahan baku dari kawasan Asia Tenggara ± 1,5 bulan, kawasan Asia Timur ± 2 – 2,5 bulan dan kawasan Amerika, Afrika, dan Eropa memiliki lead time ± 3 – 4,5 bulan.
Jadwal pemesanan bahan baku harus disesuaikan dengan lead time setiap bahan baku, seperti untuk bahan baku yang berasal dari sekitar Asia Tenggara jadwal pemesanan dilakukan 1-1,5 bulan sebelumnya dan seterusnya sesuai dengan wilayah asal bahan baku. Hal ini dilakukan agar
tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menyebabkan produksi terhenti dan penumpukan bahan baku di gudang yang dapat mengakibatkan biaya penyimpanan semakin tinggi.
Setiap suplier akan memberikan jadwal kedatangan bahan baku yang dipesan tersebut kepada perusahaan. Hambatan yang sering dihadapi oleh perusahaan adalah terlambatnya kedatangan bahan baku yang disebabkan oleh adanya hambatan pada saat pengiriman seperti kendala cuaca (badai, kabut, dan sebagainya) atau lamanya proses administrasi di pelabuhan. Oleh karena itu, Departemen Pembelian harus selalu melakukan konfirmasi dengan pihak suplier sehingga terpantau kondisi dan posisi dari bahan baku yang sedang dikirim.
Setiap bahan baku yang datang ke pabrik dilengkapi dengan surat jalan yang berisi jumlah (quantity) dari barang yang dikirim, nama vendor (suplier), nama kapal atau pesawat, dan nomor polisi kendaraan. Hal ini berlaku bagi bahan baku lokal sedangkan bahan baku yang impor dilengkapi dengan Checklist yaitu berisi nomor pemesanan, jenis barang, tanggal keberangkatan, tanggal tiba di pelabuhan, jumlah barang, harga, nomor invoice, dan nomor polisi kendaraan. Bahan baku yang datang ke perusahaan akan ditimbang terlebih dahulu kemudian di terima oleh bagian receiving. Untuk lebih lanjut prosedur pemesanan bahan baku impor PT Goodyear Indonesia, Tbk. dapat di lihat pada Gambar 17 di bawah ini
TIDAK
YA
Gambar 17. Prosedur Pemesanan Bahan Baku Impor PT Goodyear Indonesia,Tbk
Penentuan rencana jumlah produksi dengan mengadakan rapat antara pihak-pihak terkait seperti departemen sales, supply chain, raw
material, produksi, manajer tingkat atas perusahaan.
Menghasilkan informasi mengenai data penjualan periode bulan lalu, data produksi periode bulan lalu, data pemesanan produk yang masuk kepada departemen sales, dan stok bahan baku yang tersisa di dalam gudang.
Data tersebut menjadi dasar perencanaan dan pembuatan ticketing yang dilakukan oleh departemen supply chain.
Ticketing
Ticketing tersebut diinformasikan kepada bagian raw material, produksi, dan manajer tingkat atas perusahaan.
Bagian raw material membuat perencanaan dan perhitungan jumlah bahan baku yang harus dipesan berdasarkan ticketing tersebut. Kemudian membuat PR (Purchase Request).
PR (Purchase Request) yang dibuat oleh pihak raw material diberikan kepada bagian pembelian.
Bagian pembelian membuat dan mengirimkan PO (Purchase Order) kepada suplier terkait.
Pihak suplier akan memberikan nomor invoice terhadap setiap barang yang dipesan oleh perusahaan dan departemen pembelian memberikan informasi kepada departemen keuangan (financial).
Pihak perusahaan mencari suplier lain.
Pihak suplier akan memberikan jadwal pengiriman dan kedatangan bahan baku yang dipesan kepada bagian perusahaan (bagian pembelian).
Departemen pembelian harus selalu mengkonfirmasi mengenai jadwal pengiriman dan kedatangan bahan baku agar kedatangan bahan baku tepat pada waktu yang telah dijadwalkan sebelumnya.
Bahan baku yang datang langsung diterima oleh bagian gudang bahan baku (Raw Material Go Down) dan dilakukan pemeriksaan administrasi seperti surat pengiriman dan invoice.
E. MANAJEMEN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN
