IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3.1 Aspek Organisasi
Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590 pegawai (31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan, perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh,
analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas (Badan Litbang Pertanian 2009).
Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar. Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg.
Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di era globalisasi ini.
Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi bisnis, pengembangan sumber daya Litbang (SDM, sarana dan prasarana) diikuti pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, penda-naan, monitoring dan evaluasi.
Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah
dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi birokrasi.
4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware)
Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179 orang atau 57,4% dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6%. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara mudah, cepat, tepat, dan transparan.
Tabel 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan
No. Unit Kerja Jabatan Jumlah
Administrasi Fungsional
1 Balit Serealia, Maros 162 76 238
2 Balitkabi, Malang 179 70 249 3 Balitsa, Lembang 96 112 208 4 Balittas, Malang 110 86 196 5 Balitka, Manado 74 46 120 6 BPTP Riau 42 40 82 7 BPTP Jawa Barat 83 61 144 8 BPTP Jawa Tengah 108 89 197 9 BPTP Jawa Timur 76 140 216 10 BPTP Bali 33 46 79 11 BPTP Sulawesi Selatan 149 79 228 12 BPTP Sulawesi Utara 67 31 98 Total 1179 876 2055
Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau
kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian
No. Unit Kerja Pengelola Kepegawaian Jumlah Administrasi Operator SIMPEG
1 Balit Serealia, Maros 3 2 5
2 Balitkabi, Malang 4 1 5 3 Balitsa, Lembang 4 1 5 4 Balittas, Malang 4 1 5 5 Balitka, Manado 1 1 2 6 BPTP Riau 4 1 5 7 BPTP Jawa Barat 4 1 5 8 BPTP Jawa Tengah 3 1 4 9 BPTP Jawa Timur 4 1 5 10 BPTP Bali 2 1 3 11 BPTP Sulawesi Selatan 4 1 5 12 BPTP Sulawesi Utara 4 1 5 Total 41 13 54
Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam memproses usulan kepegawaian.
Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan oleh pengelola kepegawaian sehingga terkadang dapat memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan kepegawaian.
Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul, sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman data dengan menggunakan media seperti Compact Disk (CD), dan e-mail. Hal ini yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti
excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy
data.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara serta kuesioner, ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja dan UPT sudah cukup memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian. Rata-rata komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai. Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan internet dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet No. Unit Kerja/UPT Jumlah
komputer Spesifikasi Jaringan Internet Keterangan 1. Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang
13 Pentium 4 Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 2. Puslitbang Tanaman Pangan 3 • Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB Sudah Ada
No. Unit Kerja/UPT Jumlah komputer
Spesifikasi Jaringan Internet
Keterangan 3. Balit Serealia 1 • Pentium 4 Sudah Ada
4. Balitkabi, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 5. Puslitbang
Hortikultura
2 • Pentium 4 Sudah Ada 6. Balitsa, Lembang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 7. Puslitbang Perkebunan 4 + 1 laptop • Semuanya Pentium 4
Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 8. Balitka, Manado 2 • Pentium 4 Sudah Ada
9. Balittas, Malang 2 • Pentium 4 Sudah Ada 10. Puslitbang Peternakan 4 • 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3 Sudah Ada 11. BBP2TP 7 • 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB • 1 komputer Pentium 3
Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG 12. BPTP Riau 1 + 1 laptop
Pentium 4 Sudah Ada 13. BPTP Jabar 2 Pentium 4 Sudah Ada 14. BPTP Jateng 1 Pentium 4 Sudah Ada 15. BPTP Jatim 2 Pentium 4 Sudah Ada 16. BPTP Sulut 2 Pentium 4 Sudah Ada 17. BPTP Sulsel 2 Pentium 4 Sudah Ada 18. BPTP Bali 3 Pentium 4 Sudah Ada
Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak
bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit kerja/UPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb.