IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual
4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat
Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan (SK) kenaikan pangkat (KP). Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11 sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana yang terlihat dalam Tabel 11.
Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase
(%) 1 Apakah mengikuti proses Ya : 151 84,83
monitoring usulan KP Tidak : 24 13,48
Fungsional Abstain : 3 1,69
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 109 61,24 memonitornya Datang ke instansi : 24 13,48
Secara elektronik : 39 21,91
Abstain : 6 3,37
3 Jika Tidak, apa yang Menunggu hasil : 25 14,04
dilakukan Membiarkan saja : 6 3,37
Abstain : 147 82,58
4 Apakah perlu sistem Ya : 168 94,38
monitoring usulan KP Tidak : 3 1,69
online Abstain : 7 3,39 5 Jika Ya, apakah fisik Ya : 141 79,21
berkas masih perlu dikirim Tidak : 20 11,24
Abstain : 17 9,55
6 Waktu keseluruhan dalam 1-2 bulan : 4 2,25 proses KP fungsional 3-4 bulan : 17 9,55
5-6 bulan : 31 17,42 7-8 bulan : 15 8,43 9-10 bulan : 10 5,62 11-12 bulan : 59 33,15 12-24 bulan : 3 1,69 > 1 th : 20 11,24 20 bulan : 1 0,56 15 bulan : 1 0,56
No. Uraian Jawaban Jumlah Persentase (%) 24 bulan/2 tahun : 7 3,93 6-12 bulan : 1 0,56 12 - 18 bulan : 1 0,56 Tidak tentu : 4 2,25 Tidak tahu : 1 0,56 Abstain : 3 1,69
Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83% mengikuti proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24% dari responden masih menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan
dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat
mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden yaitu 94,38% menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan.
Sebagian besar responden (79,21%) menyatakan bahwa untuk kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim.
Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20.
Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online.
Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II dapat mengunduh file yang telah dikirim.
Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan tersebut.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II).
Selanjutnya masing-masing UK (eselon II) memverifikasi kelengkapan berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola kepegawaian di lingkup UK (eselon II) dan UPT masing-masing dapat mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah
setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web database maupun secara manual.
Begitu juga di Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian (Kementan). Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden (32,02%) mengikuti proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring
dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan adanya sistem monitoring secara online (52,81%). Responden juga menginginkan adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online yang dapat mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara
No. Uraian Jawaban Jml Persentase
(%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 57 32,02
monitoring pembebasan Tidak : 45 25,28
Sementara Abstain : 76 42,70
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 48 26,97 memonitornya Datang ke instansi terkait : 6 3,37
Elektronik : 4 2,25
Abstain : 120 67,42
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 37 20,79
Membiarkan : 12 6,74
Abstain : 129 72,47
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 94 52,81
monitoring pembebasan Tidak : 2 1,12
sementara secara online Abstain : 82 46,07 5 Apakah berkas fisik masih Ya : 72 40,45
diperlukan Tidak : 17 9,55
Abstain : 89 50
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 10 5,62 keseluruhan proses 3-4 bulan : 21 11,80 Pembebasan Sementara 5-6 bulan : 33 18,54
7-8 bulan : 7 3,93 9-10 bulan : 2 1,12 11-12 bulan : 16 8,99 > 1 tahun : 3 1,69 > 4 tahun : 1 0,56 > 6 bulan : 1 0,56
Tidak ada batas waktu : 2 1,12
Tidak tahu : 3 1,69
Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang dapat dilihat pada Gambar 21.
Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database.
Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah (upload) berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam sistem dalam format filepdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh (download) file yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang
dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap, sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan kelengkapan berkas tersebut dapat diambil secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian.
Di tingkat Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali (ABK)
Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai di tingkat Kementan.
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85% responden menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat Keputusan (SK) ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian responden (57,87%) menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan
efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang disajikan pada Gambar 22.
Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK
No. Uraian Jawaban Jml Persentase
(%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 85 47,75
monitoring usulan ABK Tidak : 28 15,73
Abstain : 65 36,52
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 68 38,20 memonitornya Datang ke instansi
terkait
: 10 5,62
Elektronik : 14 7,87
Abstain : 86 48,31
3 Jika Tidak, apa yg dilakukan Menunggu hasil : 24 13,48
Membiarkan saja : 8 4,49
Abstain : 146 82,02
4 Apakah perlu ada sistem Ya : 103 57,87 monitoring berkas usulan ABK Tidak : 4 2,25
secara online Abstain : 71 39,89
5 Apakah fisik berkas perlu dikirim Ya : 85 47,75
Tidak : 15 8,43
Abstain : 78 43,82
6 Waktu yang dibutuhkan untuk 1-2 bulan : 5 2,81 keseluruhan proses ABK 3-4 bulan : 26 14,61
5-6 bulan : 30 16,85 7-8 bual : 7 3,93 9-10 bulan : 3 1,69 11-12 bulan : 28 15,73 24 bulan : 1 0,56 >2 tahun : 1 0,56 > 1 tahun : 5 2,81
Tidak ada batas waktu : 2 1,12
Tidak tahu : 2 1,12
Abstain : 68 38,20
Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut.
Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir oleh atasan sebagai bukti otentik.
Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis
web database.
Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya.
Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan
web database ke masing-masing UK (eselon II). Namun pada proses pengiriman berkas dilakukan melalui 2 (dua) jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas. Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian
masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database
untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut.
Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II, selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut.
Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama.
Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar
Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara, dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2 (dua) periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober.
Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini, memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang Pertanian. Selama ini sebagian besar responden (50%) mengikuti proses monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email. Kemudian 64,04% dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang dapat mengakomodir kebutuhan responden.
Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar
No. Uraian Jawaban Jml Persentase
(%)
1 Apakah mengikuti proses Ya : 89 50
memonitor berkas Tidak : 35 19,66
Abstain : 54 30,34
2 Jika Ya, bagaimana cara Manual : 73 41,01 Memonitornya Datang ke instansi terkait : 9 5,06