IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian
Hasil Akhir
Proses kembali ke menu
utama 94,74 OK
Update data pegawai 84,21 OK
Hapus data pegawai 84,21 OK
4. Logout Logout Proses keluar sistem 88,24 OK
Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem. Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masing-masing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang.
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian
Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online
ini dapat mempercepat 30% layanan informasi kepegawaian atau tidak. Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan (workflow) yang sama untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud.
Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43.
Keterangan Gambar 43 (sesuai nomor urut pada Gambar 43):
1 Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah dapat naik pangkat dan golongannya.
2 Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari.
3 Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari.
4 Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses ini memerlukan waktu 1 hari.
5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari. 5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II
yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 – 3 hari.
6 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari. 7 Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi
kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari.
8 Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari.
9 Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan membutuhkan waktu 1 – 2 hari.
10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian, pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas dimaksud pada Simpeg online.
11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke Biro Organisasi dan Kepegawaian (Biro OK) Kementerian Pertanian (Kementan). Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari.
12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama nota persetujuan dari BKN.
13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) untuk diproses lebih lanjut.
Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas
belajar) yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil kuesioner, responden menyatakan bahwa secara keseluruhan dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22.
Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian.
Tabel 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian
No. Uraian Jawaban Jumlah
Persentase (%)
Responden
1 Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
1 - 2 bulan : 13 31,71
3 - 4 bulan : 24 58,54
5 - 6 bulan : 3 7,32
7 - 8 bulan : 0 0,00
Abstain : 1 2,44
2 Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara 1 bulan : 7 17,07 2 bulan : 19 46,34 3 bulan : 11 26,83 4 bulan : 0 0,00 Abstain : 4 9,76
3 Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
1 bulan : 8 19,51
2 bulan : 17 41,46
3 bulan : 11 26,83
4 bulan : 2 4,88
Abstain : 3 7,32
4 Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
1 bulan : 11 26,83
2 bulan : 15 36,59
3 bulan : 12 29,27
4 bulan : 1 2,44
Abstain : 2 4,88
Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan. Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2 bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada sistem yang masih menggunakan manual.
Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg
online dapat mempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 % layanan informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12 bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat mempercepat 50% layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online
ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud.
Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian
No. Uraian Kuesioner I
(proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah menggunakan Simpeg onlie) Percepatan Waktu % 1 Perkiraan waktu
selesainya proses usulan KP fungsional
11 - 12 bulan 3 - 4 bulan 8 bulan 66,67
2 Perkiraan waktu
selesainya proses usulan pembebasan sementara
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
No. Uraian Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah menggunakan Simpeg onlie) Percepatan Waktu % 3 Perkiraan waktu
selesainya proses usulan ABK
5 - 6 bulan 2 bulan 4 bulan 66,67
4 Perkiraan waktu
selesainya proses usulan tugas belajar
3 - 4 bulan 2 bulan 2 bulan 50