MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE
THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
(TOGAF)
ABDUL AZIZ
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
INFORMASI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Rancang Bangun Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Januari 2011
Abdul Aziz
ABDUL AZIZ. The Design and development of Human Resources Management System using The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Under direction of MEUTHIA RACHMANIAH and HARI AGUNG ADRIANTO.
The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is time consuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handled manually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), or functional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual handling cannot support the information speed, because staff have to manually track file(s) or documents in the chain of bureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead to adverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salary occurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) to accelerate personnel information services. The Design of the online SIMPEG development utilized the method of open group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method. Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute to personnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from 11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67% that is previously taken 5-6 months to 2 months. While the process of scholarship approval was accelerated by 50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.
ABDUL AZIZ. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan HARI AGUNG ADRIANTO.
Proses pengurusan administrasi kepegawaian di pemerintahan mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku dan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja (UK), unit pelaksana teknis (UPT), ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara mudah, cepat dan tepat. Dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikan pangkat (KP) fungsional pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu antara 11 sampai 12 bulan. Sedangkan proses tugas belajar bagi pegawai dari mulai usulan sampai dengan pengumuman hasil seleksi memakan waktu sekitar 3 sampai 4 bulan.
Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Dalam penelitian ini, diusulkan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan pembinaan jabatan fungsional.
Dalam penelitian ini terdapat beberapa metode yang digunakan. Metode untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner. Metode yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem adalah The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Sedangkan dalam pengujian sistem dilakukan juga dengan metode kuesioner.
Untuk proses kenaikan pangkat fungsional mencapai 11 -12 bulan, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali mencapai 5 -6 bulan, dan untuk proses tugas belajar mencapai waktu 3 – 4 bulan.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan hasil kuesioner, ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja (UK) dan UPT sudah cukup memadai. Rata-rata komputer yang dimiliki oleh pengelola kepegawaian UK dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 yang berjumlah antara 2 – 4 komputer. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server. Sedangkan perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word, dan Power Point dan perangkat lunak bahasa pemrograman yaitu Visual FoxPro, Microsoft Access, dan PHP untuk membuat web. Pengelolaan database pegawai telah dilakukan di masing-masing UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dengan menggunakan aplikasi SIMPEG versi Windows. Aplikasi tersebut telah dibangun sejak tahun 1995 dan telah mengalami beberapa perubahan. Secara berjenjang data pegawai tersebut digabung menjadi satu database di tingkat Badan Litbang Pertanian. Adapun SDM yang menangani database dimaksud pada setiap UPT berjumlah 1 orang, sehingga harus bergantung pada orang tersebut.
Rancangan dan analisis sistem dilakukan berdasarkan hasil proses bisnis di Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pengelolaan kepegawaian. Hasil dari rancangan tersebut bahwa adanya kebutuhan sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara cepat yaitu dengan sistem online. Disamping itu juga untuk kelengkapan berkas dapat disampaikan dengan menggunakan sistem
online. Namun demikian, mengingat proses administrasi kepegawaian di luar Badan Litbang Pertanian masih memerlukan fisik berkas usulan, maka proses pengusulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian secara manual masih diperlukan.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian.
area fungsional utama terdiri dari 4 sub area yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas, dan monitoring berkas.
Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan kandidat teknologi yang akan digunakan. Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu
platform. Pada penelitian ini diperoleh identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Hasil ketujuh area tersebut selanjutnya dihubungkan satu sama lainnya sehingga terbentuk suatu arsitektur teknologi.
Hasil pengujian fungsional sistem secara keseluruhan sebagian besar responden menyatakan fungsi yang ada pada Simpeg online dapat dioperasikan dengan baik dan lancar. Hasil pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian antara 50% - 66,67%. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50%. Secara umum evaluasi dan pengujian yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu juga sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG
online yaitu kriteria vendor independent. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem.
Kata kunci : perancangan dan pengembangan sistem, Simpeg, arsitektur
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011
Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB
MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE
THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK
(TOGAF)
ABDUL AZIZ
Tesis
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Sains pada
Program Studi Magister Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
Nama : Abdul Aziz
NRP : G651080061
Disetujui, Komisi Pembimbing
Ketua
Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc.
Diketahui
Ketua Program Studi Ilmu Komputer
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom.
Tanggal Ujian : 22 Desember 2010 Tanggal Lulus:
Anggota
Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si.
Dekan Sekolah Pascasarjana
Hanya kebesaran-Nya lah laporan hasil penelitian saya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) ini tertulis. Setepat dan sebenar hasil penelitian ini dilakukan, penulis menyadari banyak keterbatasan dalam pengungkapan dan penyimpulan. Atas jasa Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc. sebagai ketua pembimbing dan Bapak Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si. sebagai anggota pembimbing, penulis merasa yakin tulisan ini dapat diuji kelayakannnya sebagai laporan hasil penelitian.
Ucapan terima kasih sedalam-dalamnya dan hormat penulis kepada Bapak Dr. Agus Buono, M.Si., M.Kom. selaku Ketua Program Studi Strata Dua (S2) Ilmu Komputer IPB. Tidak kurang berperannya selama lebih kurang 2 tahun penulis mengikuti berbagai mata kuliah Program S2, di Program Studi Ilmu Komputer, Institut Pertanian Bogor dari tahun 2008 – 2010. Tidak lupa penulis menghaturkan penghormatan sedalam-dalamnya kepada Bapak dan Ibu Dosen dalam membina dan memberikan ilmu kepada penulis.
Disamping itu penghormatan dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada kedua orang tua yaitu Bapak H. Harun (Alm) dan Ibu Latifah (Almh.). Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Asri Harun, Ibu Rosliani, Rossa Yunita, Ahista, dan Aghnia selaku orang tua, istri, dan putri penulis serta seluruh keluarga yang telah membantu, memberikan semangat dan doa, serta kasih sayangnya kepada penulis dalam menyelesaikan studi. Kepada seluruh pimpinan dan teman di Badan Litbang Pertanian (Ibu Siti Nurjayanti, Mba Lita, Johan, Bapak Irawan, Uni Evi, Mba Leli, Dhani, Agus, Nuning) serta teman kepegawaian lainnya, penulis ucapkan terima kasih juga atas bantuan dan doanya. Teman-teman kuliah (Aris, Altin, Toto, Rosi, Deff, dan Muklis) penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan persahabatan yang terus terjalin.
Penulis mengharapkan para pembaca laporan hasil penelitian ini dapat memahami dan memaklumi jika masih menjumpai kesalahan di dalam penulisan dan pengungkapan keilmiahan bidang ilmu komputer. Hal tersebut adalah kesalahan dan kekhilafan penulis serta dengan tangan terbuka penulis menyerahkan penyempurnaan laporan hasil penelitian ini kepada pembaca demi kemajuan dan perkembangan Ilmu Komputer terutama di Indonesia, terima kasih.
Tidak ada kata yang lebih tepat penulis ucapkan, bahwa laporan hasil penelitian ini adalah sedikit tulisan bidang Komputer jika dibandingkan dengan laporan-laporan penelitian dan karya-karya lain yang ada di perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Dan terakhir sebagai kata penutup penulis, “ Ilmu tanpa amal bagaikan pohon yang tidak berbuah “
Bogor, Januari 2011
Penulis dilahirkan di Tegal pada tanggal 10 Mei 1976 dari Bapak H. Harun (Alm.) dan Ibu Latifah (Almh.). penulis merupakan putra ketiga dari empat bersaudara.
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN... ix
1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 6
1.4 Manfaat Penelitian ... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 7
2 TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Penelitian Sebelumnya ... 9
2.2 Arsitektur Enterprise ... 9
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ... 11
2.3.1 Kerangka Kerja Zachman ... 12
2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 14 2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) . 17 2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ... 19
2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise ... 20
2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia ... 21
2.5.1 Jenjang karier pegawai ... 22
2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai ... 23
2.6 E-Government ... 24
2.7 Internetworking ... 25
2.8 Implementasi Metode Prototipe ... 26
2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis ... 29
2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN) ... 30
2.9.2 IDEF ... 31
2.9.3 Unified Modeling Language (UML) ... 33
3 METODOLOGI PENELITIAN ... 39
3.1 Kerangka Permasalahan ... 39
3.1.1 Permasalahan SIMPEG ... 39
3.2 Kerangka Penelitian ... 40
3. 3 Prosedur Penelitian ... 41
3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ... 41
3.3.2 Pengumpulan Data ... 42
3.3.3 Investigasi Sistem ... 42
3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG ... 42
3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe ... 45
3.3.6 Evaluasi Hasil ... 45
3.4 Waktu dan Tempat Penelitian ... 46
4 HASIL DAN PEMBAHASAN ... 47
4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ... 47
4.1.1 Profil Organisasi ... 47
4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian ... 50
4.2 Pengumpulan Data ... 52
4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian ... 54
4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 55
4.3 Investigasi Sistem ... 56
4.3.1 Aspek Organisasi ... 56
4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware) ... 58
4.3.3 Aspek Operasional ... 62
4.3.4 Aspek Ekonomi ... 63
4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna ... 64
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual ... 67
4.4.1 Analisis Architecture Vision ... 67
4.4.2 Analisis Business Architecture ... 71
4.4.2.1 Kondisi saat ini ... 72
4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture ... 88
4.4.3.1 Kondisi saat ini ... 104
4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi ... 107
4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem... 107
4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem ... 111
4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi ... 113
4.4.3.2.4 Perancangan Sistem ... 114
4.4.4 Technology Architecture ... 120
4.4.4.1 Kondisi saat ini ... 121
4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi ... 124
4.4.4.2.1 Sistem operasi ... 124
4.4.4.2.2 Manajemen data ... 125
4.4.4.2.3 Aplikasi... 125
4.4.4.2.4 Perangkat keras ... 125
4.4.4.2.5 Komunikasi... 126
4.4.4.2.6 Komputasi pemakai ... 126
4.4.4.2.7 Keamanan ... 127
4.5 Implementasi Prototipe ... 128
4.5.1 Implementasi database ... 129
4.5.2 Implementasi sistem ... 129
4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai ... 130
4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai ... 131
4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai ... 133
4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai ... 135
4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil ... 136
4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online ... 136
4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian ... 139
4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem ... 144
5 SIMPULAN DAN SARAN ... 149
5.1 Kesimpulan ... 149
5.2 Saran ... 150
DAFTAR PUSTAKA ... 151
DAFTAR TABEL
Halaman
1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise ... 19
2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner ... 53
3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner ... 54
4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan .. 58
5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian ... 59
6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet ... 60
7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan ... 63
8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian ... 66
9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian ... 67
10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009) ... 77
11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP ... 88
12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara ... 93
13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK ... 97
14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar ... 101
15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini ... 106
16 Daftar kebutuhan fungsional sistem ... 112
17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian (Hendriana, 2004) ... 122
18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian ... 123
19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum ... 137
21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan
menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian ... 142
22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian ... 143
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006). ... 13
2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007). 16 3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001). ... 18
4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001). ... 18
5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). ... 28
6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007). ... 29
7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003). ... 30
8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009). ... 32
9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999). ... 33
10 Langkah-langkah penelitian. ... 41
11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009). ... 49
12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. ... 74
13 Work flowdiagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. ... 76
14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007). ... 79
15 Work flowdiagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. ... 80
16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). ... 82
17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. ... 83
18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007). ... 86
19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar. ... 87
21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan
fungsional. ... 95
22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. ... 98
23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. ... 102
24 Rancangan use casediagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian ... 115
25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. ... 116
26 Actor yang terlibat dalam sistem. ... 117
27 Rancangan Class diagram. ... 119
28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian. ... 120
29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b). ... 124
30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian. ... 128
31 Tampilan halaman menu sistem. ... 129
32 Contoh implementasi untuk Login. ... 129
33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan. ... 130
34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai. ... 131
35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel. ... 131
36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. ... 132
37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai. ... 133
38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai. ... 133
39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai. ... 134
40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas. ... 134
41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor. ... 135
42 Tampilan proses monitoring berkas usulan. ... 135
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian ... 157
2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan pegawai terkait) ... 159
3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I) ... 164
4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi ... 183
5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian ... 200
I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat
dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam
menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai
tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara
konvensional tidak lagi memadai (Marimin et al. 2006).
Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia (SDM) atau
pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik (McLeod &
Schell 2007). Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari
suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin
dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di
samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi
tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat
berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai
penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja
organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh
sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan
pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai
kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap (Marimin et al.
2006).
Pengelolaan pegawai tersebut perlu dilakukan untuk menunjang
pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem
Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen
(SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa
pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis
proses suatu instansi (Satzinger et al. 2007). SIM juga merupakan salah satu hal
yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai
suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem
informasi yang digunakan untuk mengelola SDM (McLeod & Schell 2007).
Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest (1994) mengusulkan adanya
kebijakan dalam konteks kerangka kerja (framework) arsitektur sistem informasi
(SI) yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan
beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang
dilakukannya. Menurut Zachman (1997) pengembangan dan pemeliharaan
arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi
yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga.
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian)
merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan
penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pertanian dengan fungsi
merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian,
mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan
tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan
Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2005). Untuk mendukung kelancaran
manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang
Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG)
secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah
diimplementasikan di seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT)
lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program
pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance)
yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung
pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis.
SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam
menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan
menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian
sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian.
SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para
peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG,
fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal
yang dilakukan secara manual.
Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh
SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan
SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data
yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaianatau berbasis file, sehingga
informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan.
Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur
birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi
terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami
kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini
sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di
tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional
bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat.
Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit
dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses
dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan
secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan
tunjangan fungsional.
Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat
fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu
yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut
sampai selesainya Surat Keputusan (SK) adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan
(Sekretariat Badan Litbang 2007). Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan
pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam
kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu
lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya
memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan
sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6
bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar
SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara
transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang
terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan
kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian
seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan
sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada
aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti
dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan
administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian.
Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang
cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup
informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat,
pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif
bekerja kembali dari jabatan fungsional.
Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya
memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut.
Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak
memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang
adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi
yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan
upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik.
Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang
dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan
terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan
komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan
implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani
perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang
Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan
mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan
kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan
(framework) yang digunakan. Salah satu framework dalam enterprise
architecture adalah the open group architecture framework (TOGAF).
Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat (centralized
application) yang akan diakses dari UK/UPT sehingga data dapat terintegrasi.
Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat
mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai
juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat
diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan
mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian.
SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan
mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan
proses usulan Kenaikan Pangkat (KP) fungsional dapat dilakukan secara
elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online
dari UK/UPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan
sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan
dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan
waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup
lama dapat dipercepat lagi.
Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan
secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP
fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali
pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG
online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Proses pengurusan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan
sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar mengikuti prosedur yang
berlaku dengan rantai birokrasi yang panjang. Sehingga membutuhkan waktu
yang lama dalam proses tersebut. Para pengelola kepegawaian di tingkat UK/UPT
dan pegawai yang bersangkutan sering mengalami kesulitan dalam memantau
proses usulan secara manual, sehingga informasi yang diperoleh sangat lambat.
melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit
dan memerlukan waktu lama.
Selain itu lambatnya memperoleh informasi pembebasan sementara dan
aktif bekerja kembali karena kembali dari tugas belajar, tidak memenuhi angka
kredit fungsional, dan tugas perbantuan bagi para pegawai atau pejabat
fungsional. Dalam beberapa kasus bahkan para pejabat fungsional dapat
dikenakan sanksi tuntutan ganti rugi (TGR) negara karena terlanjur menerima
tunjangan jabatan yang bukan haknya dan harus menyetor ke kas negara.
Pada penelitian ini dirumuskan permasalahan utama yang harus diselesaikan
untuk dapat mencapai tujuan yaitu :
“Bagaimana cara menganalisis dan merancang arsitektur untuk pengembangan
sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Litbang Pertanian secara
online berbasis web yang berfungsi mempermudah pegawai UK dan UPT serta
mempercepat layanan informasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian dalam
melakukan administrasi kepegawaian di masing-masing unit kerja dan UPT
dengan menggunakan metode pengembangan prototipe”.
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada latar belakang di atas, tujuan penelitian ini adalah :
1. Menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan sistem informasi
manajemen pegawai di Badan Litbang Pertanian dengan metode The Open
Group Architecture Framework (TOGAF).
2. Membuat blue print (cetak biru) dari SIMPEG online berbasis web.
3. Membuat pengembangan SIMPEG dengan metode prototipe.
4. Mengevaluasi hasil cetak biru dan pengembangan SIMPEG online.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat mencapai sasaran ketepatan, kecepatan, serta
kemudahan monitoring dalam mengurus proses administrasi kepegawaian yang
merupakan tuntutan penerapan administrasi modern. Penelitian ini juga
diharapkan mampu menghasilkan informasi yang penting dalam pengambilan
kebijakan manajemen dan pembinaan jabatan fungsional di Badan Litbang
Diharapkan dalam jangka panjang dapat terciptanya manajemen sumber
daya manusia di Badan Litbang Pertanian secara khusus dan di Indonesia secara
umum yang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, dan partisipatif. Di
samping itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi
penerapan e-goverment di Indonesia dan dapat digunakan sebagai percontohan
pengembangan sistem informasi di lingkungan Departemen Pertanian.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Supaya penelitian ini lebih fokus, penelitian dibatasi dengan cakupan
sebagai berikut :
1. Selain di Jakarta dan Bogor, lokasi penelitian dilakukan di Balai Penelitian dan
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) lingkup Badan Litbang
Pertanian yang berada di 7 provinsi yaitu Riau, Jawa Barat, Jawa Tengah,
Jawa Timur, Bali, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara.
2. Proses administrasi kepegawaian yang diteliti adalah proses pengusulan
kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali,
dan tugas belajar.
3. Untuk membuat rancangan arsitektur pengembangan SIMPEG secara online
berbasis web digunakan kerangka kerja The Open Group Architecture
Framework (TOGAF).
4. Analisis dan pembuatan rancangan arsitektur sistem informasi secara online
berbasis web di Badan Litbang Pertanian dibatasi hanya pada pembuatan
prototipe sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Prototipe
SIMPEG online ini lebih ditekankan pada proses usulan kenaikan pangkat
jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dan tugas
II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Sebelumnya
Penelitian mengenai arsitektur sistem informasi telah menarik perhatian
baik untuk lingkungan perguruan tinggi (PT) maupun pemerintahan daerah
(Pemda). Mutyarini dan Sembiring (2006) telah melakukan penelitian tentang
arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Tujuan
penelitian ini adalah untuk menghasilkan model kerangka dasar arsitektur sistem
informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian ini dilakukan
dengan menggunakan perpaduan prinsip-prinsip dalam metode TOGAF ADM dan
Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Hasil dari
penelitian ini berupa rancangan kerangka dasar sistem informasi untuk institusi
perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian tersebut merupakan konsep awal
sehingga perlu dilakukan pengukuran hasilnya.
Selain itu Priantoto (2008) menjelaskan tentang cetak biru data, aplikasi
dan teknologi yang dilakukan di pemerintahan Kabupaten Barito Utara untuk
pelayanan perizinan. Hasil dari penelitian tersebut yaitu adanya perencanaan
arsitektur enterprise yang berupa panduan lengkap dalam membuat cetak biru
pengembangan e-government untuk data, aplikasi dan teknologi bagi pelayanan
perizinan terpadu. Namun dari penelitian yang dilakukan belum terdapat metode
untuk seberapa baik dalam mengukur kualitas cetak biru yang dihasilkan.
Dari penelitian tersebut, peneliti ingin mengembangkan perencanaan
arsitektur enterprise pada pelaksanaan SDM yang sekaligus mampu mengukur
kualitas dari cetak biru dan prototipe yang dihasilkan. Dengan demikian yang
membedakan dalam penelitian ini adalah obyek penelitian (SDM di Badan
Litbang Pertanian), adanya implementasi dengan metode pengembangan
prototipe, serta pengukuran terhadap hasil cetak biru dan prototipe.
2.2 Arsitektur Enterprise
Kata arsitektur enterprise terdiri dari dua kata yaitu arsitektur dan
enterprise. Arsitektur merupakan perancangan dari suatu benda atau
merepresentasikan suatu gambaran yang sesuai dengan suatu obyek sehingga
1997). Sedangkan menurut CIO Council (2001) arsitektur enterprise adalah
struktur dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, serta terdapat prinsip dan aturan-aturan dalam merancang yang
berkembang dari waktu ke waktu. Definisi lain menyatakan arsitektur adalah
pengorganisasian mendasar dari sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang
saling berhubungan dan prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam
merancang dan mengembangkan suatu sistem. Arsitektur juga merupakan suatu
komponen yang penting dalam keberhasilan pengembangan dan evolusi dari suatu
sistem perangkat lunak (Hilliard 2000). Dari definisi tersebut maka dapat
digambarkan bahwa arsitektur merupakan suatu rancangan dari obyek yang terdiri
dari komponen-komponen yang saling berhubungan dalam bentuk cetak biru
untuk dijadikan dasar dalam mewujudkan suatu hasil yang nyata. Arsitektur juga
menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari
komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro 2009).
Sedangkan definisi dari enterprise adalah suatu informasi strategis
berdasarkan aset yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk
melakukan misi, dan proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru
dalam merespon kebutuhan perubahan misi. Arsitektur enterprise meliputi
gambaran dasar arsitektur, arsitektur target, dan rencana berkelanjutan (Rumapea
& Surendro 2007).
Dari definisi di atas, arsitektur enterprise merupakan basis aset informasi
strategis, yang menentukan misi, informasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan misi, dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi
baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi (CIO council 2001).
Sedangkan menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) arsitektur enterprise
merupakan suatu pengorganisasian data yang diperoleh dan digunakan oleh suatu
organisasi untuk mencapai tujuan proses bisnis. Dengan memahami definisi
arsitektur, enterprise, dan arsitektur enterprise, maka dapat dinyatakan arsitektur
enterprise merupakan suatu pengorganisasian dari suatu model, prinsip dan
metode yang mempunyai logika sehingga dapat digunakan dalam merancang dan
menyatakan struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan
Sama seperti arsitektur yang lain, hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri
dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, dokumen dalam bentuk
teks. Keseluruhan dokumen tersebut akan menjelaskan seperti apa sistem
informasi yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kemudian dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut, arsitektur enterprise akan dijadikan
suatu acuan atau pedoman bagi pengembang sistem informasi.
2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise
Kerangka kerja merupakan suatu ide, pemikiran, dan konsep yang
digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek.
Kerangka kerja juga dapat digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi
yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam
pengembangan sistem perusahaan yang akan datang (Zachman 1996).
Kerangka kerja arsitektur enterprise memiliki beberapa kegunaan
diantaranya adalah dapat mengidentifikasikan suatu jenis informasi yang
dibutuhkan organisasi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Kerangka
kerja arsitektur enterprise juga dapat mengelompokkan jenis informasi dalam
struktur yang logis, dan menggambarkan hubungan antara jenis informasi tersebut
(Setiawan 2009a).
Dalam mengembangkan suatu arsitektur enterprise, perlu dilakukan
penerapan atau pengembangan kerangka kerja arsitektur enterprise, karena
kerangka kerja tersebut dapat membantu arsitek untuk memotret arsitektur
organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga diperoleh gambaran
struktur organisasi secara utuh.
Dalam pengembangan sebuah arsitektur enterprise akan lebih baik dan
lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu. Kerangka berpikir
tersebut dikenal dengan istilah enterprise architecture (EA) framework. Menurut
CIO Council (2001) sebuah architecture framework adalah suatu alat yang bisa
digunakan untuk mengembangkan cakupan luas dari arsitektur-arsitektur yang
berbeda. Architecture framework harus mendeskripsikan sebuah metode untuk
merancang sistem informasi dalam term kumpulan building block dan
memperlihatkan bagaimana building block tersebut sesuai antara satu dengan yang
pengembangan arsitektur, memastikan cakupan yang lengkap dari solusi desain
dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di
masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan binis (Setiawan 2009a).
Pada saat ini terdapat beberapa kerangka kerja arsitektur enterprise
diantaranya adalah kerangka kerja Zachman, federal enterprise architecture
framework (FEAF), dan the open group architectural framework (TOGAF).
Ketiga kerangka kerja tersebut menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute
for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) merupakan kerangka
kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain
kerangka kerja yang dibuat sendiri. Selanjutnya menurut hasil survei yang
dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005)
menyatakan bahwa dari beberapa framework tersebut, yang paling banyak
digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain framework sendiri adalah
Zachman (25%), TOGAF (11%), dan FEAF (9%).
2.3.1 Kerangka Kerja Zachman
Kerangka kerja Zachman merupakan salah satu kerangka kerja yang
digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise yang telah diperkenalkan
oleh Zachman sejak tahun 1987. Kerangka kerja Zachman merupakan suatu alat
bantu yang dikembangkan untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai
sudut pandang dan aspek, sehingga didapatkan gambaran organisasi secara utuh
(Setiawan 2009a). Menurut Zachman (2009), kerangka kerja Zachman adalah
suatu skema yang merupakan pertemuan antara dua klasifikasi yang telah
digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang
ditemukan di dalam pertanyaan-pertanyaan klasik seperti What, How, When, Who,
Where dan Why. Pertanyaan-pertanyaan ini mengintegrasikan jawaban dari
pertanyaan yang komprehensif dan gambaran dari ide yang kompleks. Kedua
adalah berasal dari reification, yaitu transformasi dari ide abstrak menjadi sesuatu
yang instantiation dimana telah didalilkan oleh filosof Yunani kuno dan
dilabelkan pada framework Zachman sebagai identifikasi, definisi, representasi,
spesifikasi, konfigurasi dan instansiasi. Sedangkan Kozina (2006) menyatakan
pemodelan, evaluasi, optimisasi, manajemen, dan pendokumentasian pada sistem
bisnis.
Dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa framework Zachman
merupakan suatu alat bantu berfikir bagi arsitek atau manajer dalam memetakan
permasalahan atau memotret arsitektur yang terdapat di suatu organisasi sehingga
didapatkan gambaran organisasi yang lebih sederhana dan utuh. Framework
Zachman untuk arsitektur enterprise yang terdiri dari 6 baris dan 6 kolom dapat
dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006).
Framework Zachman bukan suatu metodologi untuk membuat
implementasi dari suatu obyek, namun framework ini merupakan ontologi untuk
menggambarkan arsitektur enterprise. Ontologi merupakan suatu struktur
sedangkan metodologi adalah suatu proses. Jadi framework Zachman adalah suatu
struktur bukan merupakan suatu proses. Suatu struktur akan membentuk suatu
definisi sedangkan proses akan menyajikan transformasi.
Setiap framework yang digunakan untuk arsitektur enterprise mempunyai
karakteristik yang berbeda. Pada kerangka kerja Zachman terdapat beberapa
karakteristik diantaranya yaitu dapat mengkategorikan deliverables dari enterprise
dunia, perspektif view kurang menyeluruh dan merupakan suatu alat untuk
perencanaan (Setiawan 2009a).
Selain karakteristik, terdapat juga kelebihan dan kelemahan dari
framework Zachman. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006), kelebihan dari
kerangka kerja ini adalah :
• Merupakan standar secara de-facto untuk mengklasifikasi artefak (objek atau deskripsi penyajian arsitektural) arsitektur enterprise.
• Struktur logical untuk analisis dan presentasi artefak dari suatu perspektif manajemen.
• Menggambarkan secara paralel baik dari sisi rekayasa yang sudah sangat dimengerti maupun paradigma konstruksi.
• Dikenal secara luas sebagai alat manajemen untuk memeriksa kelengkapan arsitektur dan maturity level.
Sedangkan kelemahannya adalah :
• Tidak terdapat proses untuk tahap implementasi.
• Sulit untuk diimplementasikan secara keseluruhan.
• Tidak terdapat contoh maupun checklist yang siap secara utuh.
• Perluasan cakupan sel-sel tidak jelas.
2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
TOGAF merupakan kerangka kerja arsitektur enteprise yang
dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995
yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. Pada mulanya
TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada
perkembangannya banyak digunakan pada berbagai bidang seperti industri
manufaktur, perbankan, pendidikan, dan lain sebagainya. TOGAF digunakan
untuk mengembangkan arsitektur enterprise, dimana terdapat metode dan alat
yang detail untuk mengimplementasikannya. Hal inilah yang membedakan
dengan kerangka kerja arsitektur enterprise yang lain. Salah satu kelebihan dari
kerangka kerja ini adalah sifatnya yang fleksibel dan open source (Setiawan
2009a). TOGAF mendeskripsikan 4 subset arsitektur enterprise, yaitu :
•
•
Data architecture, adalah penggambaran bagaimana penyimpanan,
pengelolaan, dan pengaksesan data pada perusahaan.
•
Application architecture, merupakan pendeskripsian bagaimana suatu
aplikasi dirancang dan bagaimana interaksi dengan aplikasi lain.
Technology architecture, yaitu gambaran infrastruktur perangkat lunak dan
perangkat keras yang mendukung aplikasi dan bagaimana interaksinya
dengan aplikasi yang lain.
TOGAF adalah salah satu metode yang paling banyak diterima untuk
mengembangkan arsitektur perusahaan. TOGAF merupakan suatu kerangka kerja
yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk
mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise (Ugavina 2009).
1.
Secara umum TOGAF memiliki struktur dan komponen-komponen, yaitu :
2.
Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan bagian utama
dari TOGAF yang menjelaskan bagaimana menentukan sebuah arsitektur
enterprise secara khusus sesuai dengan kebutuhan.
3.
Foundation Architecture (Enterprise Continuum). Foundation architecture
merupakan sebuah “framework-within-a-framework” yang menyajikan
gambaran hubungan bagi pengumpulan arsitektur yang relevan dan
menyediakan bantuan petunjuk pada waktu terjadi perpindahan abstraksi
level yang berbeda. Di dalam foundation architecture terdapat tiga bagian
yaitu technical reference model, standard information, dan building block
information base.
Resource Base. Pada bagian ini memberikan informasi berupa guidelines,
templates, checklist, latar belakang informasi dan detail material pendukung
yang membantu arsitek dalam penggunaan ADM.
TOGAF mewujudkan konsep enterprise continuum untuk mencerminkan
tingkat abstraksi yang berbeda dalam sebuah proses pembangunan arsitektur.
Dengan cara ini TOGAF memfasilitasi pemahaman dan kerjasama antara aktor
pada tingkat yang berbeda. TOGAF menyediakan konteks bagi penggunaan dari
beberapa kerangka kerja, model, dan aset arsitektur dalam hubungannya dengan
TOGAF ADM. Dengan cara enterprise continuum, arsitek didorong untuk
Selain itu TOGAF sebagai dasar arsitektur dalam mengembangkan teknologi
informasi di suatu organisasi.
TOGAF terdiri atas 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus (cycle). Pada
fase ke-4 difokuskan pengembangan arsitektur teknologi. Fase-fase dalam metode
TOGAF dapat dilihat pada Gambar 2.
•
Dalam kerangka kerja ini terdapat kelebihan dan kelemahan. Menurut
Mutyarini dan Sembiring (2006) menyebutkan bahwa kelebihan TOGAF adalah
sebagai berikut:
•
Fokus pada siklus implementasi (ADM) dan proses
•
Terdapat banyak area teknis arsitektur
Resource base menyediakan banyak material referensi
H
• Tidak terdapat templates standar untuk seluruh domain seperti dalam membuat blok diagram tidak terdapat template yang baku.
Sedangkan kelemahan dari TOGAF adalah sebagai berikut:
• Tidak terdapat artefak yang dapat digunakan ulang (ready made)
2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF)
FEAF merupakan suatu kerangka kerja yang ditujukan untuk
mengembangkan arsitektur enterprise dalam sistem yang mempunyai multiple
inter-agency (Setiawan 2009a). FEAF juga merupakan suatu kerangka kerja yang
telah diperkenalkan sejak tahun 1999 oleh Federal CIO Council. FEAF
menyediakan petunjuk untuk mengembangkan, merawat, dan memfasilitasi
arsitektur enterprise di dalam pemerintahan pusat atau melewati batas multiple
inter-agency (CIO Council 2001). FEAF menyediakan suatu standar untuk
mengembangkan dan mendokumentasikan gambaran arsitektur pada area yang
menjadi prioritas.
FEAF membagi arsitektur ke dalam empat hal yaitu area bisnis, data,
aplikasi, dan arsitektur teknologi (Gambar 3). Pada saat ini FEAF memasukkan
tiga kolom pertama dari kerangka kerja Zachman dan metodologi perencanaan EA
oleh Spewak.
Arsitektur ini bertindak sebagai nilai acuan (reference point) untuk
memfasilitasi koordinasi yang efisien dan efektif pada proses bisnis secara umum,
penempatan teknologi, alur informasi, sistem, dan investasi antar agen pusat
(federal agencies). FEAF menyajikan suatu struktur untuk mengembangkan,
memelihara, dan mengimplementasikan lingkungan operasional pada tingkat atas
dan mendukung implementasi pada sistem teknologi informasi (TI). Seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 4, FEAF merupakan representasi yang nyata sebagai
matriks 3 x 5 dengan tipe-tipe arsitektur pada sumbu mendatar adalah data,
aplikasi dan teknologi dan perspektif pada sumbu yang lainnya yaitu planner,
owner, designer, builder, dan subcontractor. Hubungan antara produk EA
Data Architecture Application
Perspective Semantic Model
Business Process Model
Business Logistics System
Designer
Perspective Logical Data Model
Application
Model System Design
Technology Architecture Subcontractor
Perspective Data Dictionary Programs
Network Architecture
Gambar 4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001).
Pada kerangka kerja ini terdapat karakteristik-karakteristik yang menjadi
ciri dari FEAF, yaitu :
• Merupakan arsitektur enterprise yang mereferensikan model
• Merupakan standar yang digunakan oleh pemerintahan Amerika Serikat
• Menampilkan perspektif view yang menyeluruh
• Merupakan alat untuk perencanaan dan komunikasi
2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise
Menurut Setiawan (2009a) dalam pemilihan sebuah kerangka kerja
arsitektur enterprise terdapat beberapa kriteria berbeda yang dapat dijadikan
sebagai acuan, seperti :
a. Tujuan dari arsitektur enterprise dengan cara melihat bagaimana definisi dari
setiap arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan
sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur.
b. Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan input
teknologi.
c. Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain
transisional untuk evolusi dan perubahan.
Berdasarkan kriteria-kriteria tersebut, maka kerangka kerja yang telah
diuraikan di atas dapat dipetakan dan hasil pemetaan ditunjukkan pada Tabel 1
(Setiawan 2009a).
Tabel 1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise
Zachman FEAF TOGAF
Definisi arsitektur dan
pemahamannya Parsial Ya
Ya, pada tahap
evolusi arsitektur Tidak Ya
Ya, ada tahap perencanaan migrasi
Standardisasi Tidak Tidak
Ya, menyediakan
Desain transisional Tidak Ya
Ya, hasil dari tahap
Zachman FEAF TOGAF
Kenetralan (neutrality) Ya Tidak Ya
Menyediakan prinsip
arsitektur Tidak
Tidak, hanya untuk
karakteristik FEAF
Ya
Dari hasil pemetaan kriteria tersebut disimpulkan bahwa untuk studi kasus
enterprise yang belum memiliki arsitektur enterprise dan memerlukan
pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas, maka kerangka kerja
yang cocok digunakan adalah TOGAF.
2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise
Perencanaan arsitektur enterprise (PAE) merupakan proses
mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis
dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut
(Surendro 2009). Dari definisi tersebut, terdapat tiga hal yang menjadi kata kunci
1. Mendefinisikan
yaitu :
Perencanaan arsitektur enterprise mendefinisikan bisnis dan arsitekturnya,
bukan merancang, sehingga dalam pelaksanaannya tidak dilakukan kegiatan
merancang sistem, basis data, atau jaringan. Pekerjaan merancang dan
implementasi sistem dilakukan setelah proses pendefinisian perencanaan
arsitektur enterprise selesai.
2. Arsitektur
Terdapat tiga jenis arsitektur dalam perencanaannya yaitu arsitektur data,
aplikasi, dan teknologi. Arsitektur di sini sama dengan blueprint, gambar,
dokumen, atau model. Dalam perencanaannya, arsitektur mendefinisikan dan
menggambarkan data, aplikasi, dan teknologi yang diperlukan untuk
mendukung proses bisnis suatu perusahaan.
3. Rencana
Beberapa arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan, dan rencana
2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu pengelolaan sumber
daya manusia pada suatu organisasi berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan
dalam mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia
merupakan tulang punggung dari suatu perusahaan dan sangat berfungsi dalam
membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Menurut
McLeod dan Schell (2007), dalam menjalankan kegiatannya, sumber daya
manusia mempunyai empat fungsi yaitu :
1. Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) yaitu sumber daya
manusia dapat membantu mencari pegawai baru dan memosisikan pegawai
tersebut. Disamping itu sumber daya manusia juga dapat mempengaruhi,
menasehati, serta menetapkan pegawai dalam suatu kondisi tertentu sesuai
dengan kebijakan yang tepat.
2. Pendidikan dan pelatihan (educating and training). Sumber daya manusia
dapat mengurus program kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
untuk meningkatkan kemampuan pengetahuan pegawai.
3. Manajemen data pegawai (managing employee related data) merupakan
suatu kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia dalam memelihara
dan mengelola database pegawai dan memproses data tersebut untuk
pengguna yang membutuhkan informasi.
4. Administrasi penghentian dan tunjangan (termination and benefit
administration), yaitu suatu proses pemberian tunjangan kepada pegawai
yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Namun hal ini sangat
menyulitkan bagi pengelola administrasi karena ketika seorang pegawai
berhenti dari pekerjaannya, pengelola administrasi harus memproses
administrasinya dan melakukan wawancara terhadap pegawai yang
bersangkutan. Wawancara tersebut bertujuan untuk mendapatkan
pembelajaran bagaimana perusahaan dapat melayani pegawai lebih baik lagi
di masa yang akan datang.
Setiap perusahaan mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan
memelihara data pegawai, mentransfer data tersebut menjadi informasi, dan
sebagai sistem informasi manajemen sumberdaya manusia (SIMSDM/HRIS)
(McLeod & Schell 2007).
SIMSDM juga merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilm
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, serta menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh
dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
2.5.1 Jenjang karier pegawai
Setiap pegawai mengharapkan adanya karir yang meningkat dalam
pekerjaan atau jabatan yang ditanganinya. Karier merupakan semua pekerjaan
atau jabatan yang ditangani atau diemban selama masih bekerja dalam kehidupan
seseorang (Handoko 2000). Dengan demikian karir merupakan pengembangan
kinerja pegawai dalam bekerja sehingga diharapkan adanya kemajuan dan
peningkatan dalam jabatan atau pangkat pada suatu organisasi.
Menurut Irianto (2001) terdapat dua cara pendekatan untuk memahami
makna karir. Pendekatan pertama memandang karir sebagai pemilikan (a
property) dan jabatan dalam organisasi, dimana karir dilihat sebagai jalan
keberhasilan seseorang dalam organisasi. Pendekatan kedua memandang karir
sebagai suatu kualitas seorang pegawai dalam organisasi. Setelah setiap pegawai
mengakumulasi serangkaian jabatan, posisi, dan pengalaman tertentu pendekatan
ini mengakui kemajuan karir yang telah dicapai seseorang.
Pola dasar pengembangan karir berdasarkan PP 100 Tahun 2000
1. Pendidikan yang meliputi pendidikan dasar (SD, SLTP), pendidikan umum
(SMU) dan perguruan tinggi.
2. Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan yang meliputi pendidikan dan
pelatihan kepemimpinan.
3. Usia
4. Masa kerja yaitu lamanya pegawai dalam bekerja.
5. Pangkat atau golongan.
6. Jabatan yaitu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab,
wewenang, dan hak seorang pegawai.
7. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) yang meliputi kesetiaan,
prestasi kerja, ketaatan, tanggungjawab, kejujuran, kerjasama, dan praktek
kepemimpinan.
8. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai yang lebih tinggi urutan dan
kepangkatannya diberi kesempatan terlebih dahulu untuk menduduki jabatan
yang lowong.
2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai
Monitoring merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk mengawasi
atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program dengan fokus
untuk mendapatkan informasi mengenai proses pelaksanaan program tersebut
(BPS 2004). Begitu juga dalam proses pengurusan administrasi pegawai yang
rantai birokrasinya panjang sehingga disamping pengelola administrasi, pegawai
yang bersangkutan juga perlu memonitor proses pengurusan proses
administrasinya. Dengan adanya proses monitoring pengurusan administrasi ini
diharapkan pegawai yang bersangkutan mengetahui sudah sejauh mana posisi
berkas proses pengurusan administrasinya dan dapat memperkirakan lamanya
proses pengurusan administrasi yang bersangkutan dari mulai pengusulan sampai
menerima hasilnya.
Tujuan dilakukannya proses monitoring adalah untuk pemantauan proses
pelaksanaan program dan sedapat mungkin petugas memberikan saran untuk
mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik
2.6 E-Government
Dalam rangka penerapan e-government untuk menuju good governance
maka konsep e-government harus diterapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat
pusat dan daerah. Model penerapan e-government di setiap lembaga akan sangat
tergantung kepada tugas, fungsi, dan wewenang yang diemban oleh setiap
lembaga pemerintah. Hal ini akan menentukan struktur data dan model bisnis
yang mendasari model layanan dan arsitektur sistem informasi yang akan
dikembangkan. Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah harus
mengacu kepada kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government
sesuai dengan instruksi presiden (INPRES) No. 3 Tahun 2003 (Menkominfo
2003).
Definisi e-government di setiap negara berbeda-beda, tergantung pada
pandangan dan tujuan dari negara tersebut terhadap teknologi informasi. Menurut
Setiyadi (2001) dalam konteks makro, e-government mencakup penggunaan
telematika (ICT) secara efektif dan efisien guna menunjang pelaksanaan tugas dan
tata laksana pemerintah dalam misinya sebagai pengemban amanat menuju
masyarakat demokratis, adil, makmur dan sejahtera. Sedangkan dalam konteks
mikro, e-government adalah pelayanan publik yang dilaksanakan oleh semua
instansi pemerintah yang terkoordinasi atau dengan lainnya secara optimal dengan
menggunakan teknologi telematika. e-government diartikan sebagai rujukan yang
ditujukan pada penggunaan teknologi informasi (TI) oleh lembaga di
pemerintahan seperti Wide Area Networks, internet, dan komputer yang
mempunyai kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, bisnis, dan
lembaga pemerintahan yang lain. Teknologi ini dapat melayani berbagai macam
tujuan akhir yang berbeda seperti pelayanan pemerintah terhadap masyarakat yang
akan lebih baik, meningkatkan hubungan bisnis dan industri, atau menjadikan
manajemen pemerintahan yang lebih efisien. Keuntungan yang dihasilkan adalah
dapat mengecilkan kecurangan, meningkatkan transparansi, lebih nyaman,
meningkatkan pendapatan, dan mengurangi biaya (Bank Dunia 2009).
Tujuan e-government harus dilihat dalam konteks good governance, yang
merupakan suatu prasyarat untuk dapat bersaing dalam pasar global. Birokrasi
