4.2.4 Sumber dan metode perekrutan
4.2.5.4 Beberapa alat dan metode seleksi
Dalam praktek seleksi terdapat sejumlah alat/metode seleksi yang digunakan, yang sebetulnya telah disinggung di atas, yang penggunaan dan tahapan pelaksanaannya oleh perusahaan dapat berbeda-beda.
Selanjutnya di bawah ini akan dijelaskan lebih rinci beberapa metode seleksi: 1. Preliminary reception (penerimaan pendahuluan).
Merupakan penerimaan pendahuluan dimana calon diminta mendatangi perusahaan. Tahap ini berfungsi bagi masing-masing pihak, yaitu pelamar dan perusahaan, untuk saling melengkapi informasi mengenai masing-masing. Dilakukan melalui wawancara. Pelamar dapat mengetahui lebih jauh apakah perusahaan yang dia lamar merupakan pilihannya, dan perusahaan dapat melengkapi informasi mengenai si pelamar. Fungsi lainnya bagi perusahaan adalah sebagai proses penyaringan calon-calon yang tidak sesuai dengan perusahaan.
2. Employment test (ujian penerimaan karyawan).
Test atau ujian merupakan salah satu teknik yang luas digunakan dalam proses pelaksanaan seleksi. Test ini dapat berupa test tertulis atau test praktek/simulasi. Test tertulis adalah test yang menggunakan kertas dan alat tulis, dan test praktek adalah test yang dilakukan dengan cara calon diminta untuk mendemonstrasikan tindakan atau perilaku tertentu sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Kedua jenis test ini ditujukan untuk mengetahui kemampuan calon dalam pelaksanaan pekerjaannya. Jenis mana yang paling baik tentunya sangat tergantung pada jenis kemampuan yang ingin diketahui, kepraktisannya, biaya, dan kecepatan pelaksanaan sebagaimana
telah disebutkan. Test dalam bentuk tertulis atau praktek sebagaimana dikatakan di atas harus job related, yaitu harus sesuai dengan persyaratan kerja.
3. Jenis-jenis test lainnya.
Test yang dilakukan untuk menentukan apakah calon karyawan sesuai dengan persyaratan kerja. Test dapat berbentuk test tertulis atau praktek, yang sangat tergantung pada persyaratan kerja karena setiap pekerjaan pasti memiliki persyaratan kerja yang berbeda. Secara umum terdapat sejumlah test yang dapat dilakukan oleh beberapa perusahaan terhadap pekerjaan yang berbeda-beda, yaitu :
a. Psychological test.
Test ini dilakukan untuk mengetahui kepribadian atau temperamen seseorang, sering disebut dengan test kepribadian. Test ini dapat dilakukan secara tertulis melalui alat test yang sudah dikembangkan oleh para ahli, maupun dengan test praktek seperti melalui apa yang disebut Tematic Appreciation Test.
b. Knowledge test.
Test ini dilakukan untuk mengetahui pengetahuan seseorang. Test ini umumnya tertulis, tetapi untuk pengetahuan tertentu mungkin dapat dilakukan dengan praktek, seperti pengetahuan mengenai bahasa tertentu.
c. Performance test.
Sering pula disebut dengan attainment test. Test ini untuk mengetahui skill dan kemampuan karyawan pada saat ini. Test ini dapat dilakukan dengan test tertulis atau praktek.
d. Aptitude test.
Test ini untuk mengetahui potensi seseorang, untuk ditempatkan dalam pekerjaan tertentu atau untuk dikembangkan.
e. Intelligence test.
Test ini untuk mengetahui kemampuan mental seseorang secara umum. f. Medical test.
Test ini untuk mengetahui kesehatan umum seorang calon, apakah mendukung atau tidak dalam pelaksanaan pekerjaan. Kesehatan seseorang merupakan hal yang sangat penting untuk hampir semua jenis pekerjaan, sebab di samping dapat mempengaruhi produktivitas, juga berkaitan dengan biaya yang nantinya dikeluarkan oleh perusahaan untuk pemeliharaan kesehatan. Test ini dapat dilakukan dengan menanyakan kepada pelamar beberapa pertanyaan yang dapat mengidentifikasikan kondisi kesehatan secara umum.
4. Wawancara
Test wawancara adalah test yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan, bahkan lebih sering dilakukan dibandingkan dengan test tertulis, sehingga sangat jarang ditemukan sebuah perusahaan yang tidak menggunakan wawancara sebagai alat test. Selanjutnya, hasil penelitian menunjukkan bahwa 90% perusahaan menggunakan wawancara sebagai alat seleksi utama. Banyaknya penggunaan ini karena wawancara dapat digunakan untuk semua tingkat kemampuan dan jenis pekerjaan seperti pekerja yang tidak terlatih (unskilled), manajerial, dan profesional. Tetapi, kelihatannya validitas dan reliabilitasnya (kehandalan) sering kurang terpenuhi sebagai akibat kemungkinan terjadinya penyimpangan presepsi oleh si pewawancara mengenai jawaban dari calon.
a. Jenis-jenis wawancara.
Jenis-jenis wawancara dapat dilihat dari beberapa sudut pandang, yaitu dilihat dari orang yang terlibat dalam wawancara, dilihat dari struktur pertanyaan yang diajukan, dan selanjutnya dilihat dari kemampuan khusus yang ingin diketahui. Dilihat dari orang yang terlibat dalam wawancara, dibedakan menjadi :
(i) Wawancara individual, yaitu wawancara yang dilakukan oleh seorang pewawancara dengan seorang calon dalam bentuk tatap muka.
(ii) Wawancara kelompok, yaitu wawancara yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pewawancara terhadap seorang calon atau lebih. Bila dilihat dari kemungkinan kesalahan penilaian, wawancara dalam bentuk kelompok bisa lebih baik karena penilaian setiap orang dapat dicocokkan satu dengan yang lainnya.
Dilihat dari struktur pertanyaan yang diajukan, dibedakan menjadi :
(i) Wawancara terstruktur, yaitu wawancara dilakukan dimana pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan telah disiapkan sesuai dengan persyaratan kerja yang sudah ditentukan. Pertanyaan tersebut berperan sebagai pedoman atau pengarahan, sehingga wawancara hanya berkisar pada apa yang sudah ditentukan sebelumnya.
(ii) Wawancara tidak terstruktur, yaitu kebalikan dari wawancara terstruktur, dimana sejumlah pertanyaan secara rinci tidak disiapkan sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dapat berkembang sesuai dengan perkembangan dialog.
(iii) Wawancara campuran, yaitu kombinasi antara jenis wawancara terstruktur dan tidak terstruktur, dimana sebelumnya disiapkan pertanyaan umum atau
poin-poin tertentu sebagai landasan untuk wawancara. Berdasarkan ini pertanyaan– pertanyaan lanjutan dapat berkembang sesuai dengan informasi yang didapatkan.
Dilihat dari kemampuan khusus yang ingin diketahui, dibedakan menjadi :
(i) Stress interview yaitu wawancara yang ditujukan untuk mendapatkan informasi apakah seorang calon mampu menghadapi suatu situasi yang penuh tekanan dengan tenang. Pertanyaan-pertanyaan diajukan secara berurutan kepada calon dan bersifat menyudutkan untuk melihat apakah yang bersangkutan berubah atau terpengaruh. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan telah ditentukan sebelumnya sehingga wawancara ini dapat juga dikatakan wawancara terstruktur.
(ii) Behavioral interview, yaitu wawancara yang dilakukan dengan meminta calon untuk menjelaskan satu bentuk tindakan yang harus diambil atau keputusan apa yang akan diambil dalam suatu situasi tertentu, yang biasanya merupakan suatu bantuan.
b. Langkah-langkah dalam wawancara.
Proses wawancara harus dilakukan dengan baik agar dapat berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Jadi, disarankan proses wawancara dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
(i) Persiapan, yaitu mempelajari job description, job specification, dan job
performance standard yang mendasari penyusunan pertanyaan-pertanyaan,
dimana jawaban-jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan tersebut dapat mengindikasikan kemampuan calon yang berkaitan dengan pekerjaan.
(ii) Menciptakan situasi yang menunjukkan bahwa calon tidak perlu merasa segan atau takut mengikuti wawancara. Si pewawancara harus menunjukkan perilaku sopan dan bersahabat dengan calon. Hal ini penting agar pewawancara mendapatkan informasi yang benar dari calon.
(iii) Wawancara dilakukan dalam bentuk tanya-jawab untuk saling mempertukarkan informasi atau dilakukan dalam komunikasi dua arah.
c. Kemungkinan-kemungkinan kesalahan wawancara.
Beberapa kemungkinan kesalahan penilaian dalam pelaksanaan wawancara, yang senantiasa harus disadari oleh pewawancara untuk menghindari terjadinya kesalahan, dapat berupa :
(i) Hallo effect, yaitu suatu keadaan dimana seseorang menyimpulkan orang lain berdasarkan suatu ciri tunggal tertentu.
(ii) Leading question, yaitu pertanyaan yang diajukan mengarahkan kepada suatu jawaban yang diinginkan. Misalnya, anda suka dengan pekerjaan ini,’kan? Anda tidak keberatan bila ditempatkan di luar kota, ‘kan?
(iii) Personnel bias, yaitu prasangka seorang pewawancara terhadap seseorang yang didasarkan pada ciri-ciri yang dimiliki kelompok, misalnya pria lebih pantas untuk pekerjaan tertentu.
(iv) Dominasi pewawancara, yaitu pewawancara lebih menonjolkan diri dengan mengemukakan hal-hal yang berkaitan dengan diri sendiri dan atau perusahaan.
d. Pemeriksaan latar belakang dan referensi.
Pemeriksaan latar belakang calon karyawan dan pengecekan kebenaran dari informasi yang diberikan oleh calon perlu dilakukan. Pemeriksaan latar belakang dapat berupa sejarah perkembangan pekerjaan, latar belakang kegiatan dalam kehidupan sosial, latar belakang kegiatan ketika masih kuliah atau belajar, dan lain-lainnya. Hal ini perlu dilakukan sebab latar belakang yang buruk, yang berkaitan dengan aspek-aspek tersebut dapat mempengaruhi unjuk kerja. Pengecekan referensi adalah pemeriksaan surat-surat referensi yang diberikan oleh pihak-pihak tertentu tentang kebenaran dari informasi yang diberikan. Hal ini penting sebab surat-surat referensi, khususnya yang diberikan oleh individu, sering kali mengacu pada hal-hal yang positif mengenai pelamar, bahkan yang diberikan oleh lembaga.
e. Wawancara dengan supervisor.
Wawancara dengan supervisor atau dengan atasan langsung merupakan hal yang sangat penting. Supervisor dianggap paling mengetahui aspek teknis pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga wawancara dengan supervisor dilakukan untuk memastikan sejauh mana pelamar sesuai dengan persyaratan kerja yang diinginkan. Diasumsikan supervisor akan tertarik dengan aspek–aspek teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Proses ini juga diperlukan untuk meningkatkan komitmen supervisor dalam usaha pengembangan sumber daya manusia melalui keterlibatannya dalam proses tersebut.
5. Penjelasan pekerjaan secara realistis (realistic job preview).
Realistic job preview merupakan usaha memberikan gambaran atau penjelasan
mengenai realitas pekerjaan. Hal ini diperlukan sebab ketika seorang pelamar memasuki perusahaan, pelamar tersebut akan memperoleh kesan tentang berbagai hal yang bisa positif atau negatif mengenai perusahaan. Kesan yang diperoleh bisa
benar atau salah sebagai akibat dari informasi sekilas yang didapatkannya. Untuk itu, kepada calon harus diberikan informasi yang lebih lengkap mengenai berbagai hal seperti beban yang nanti akan diterimanya, berbagai keuntungan yang akan didapat jika melakukan pekerjaan dengan baik, lingkungan kerja dimana dia nantinya bekerja, budaya kerja yang diharapkan dari karyawan, dan lain-lain yang berhubungan dengan pekerjaan dan perusahaan. Hal ini perlu supaya calon karyawan tersebut tidak terkejut terhadap sesuatu yang diharapkan terjadi tetapi pada kenyataannya tidak terjadi, atau hal lain seperti si pelamar melihat perusahaaan sebagai tempat kerja yang buruk, padahal sebetulnya tidak, sehingga pelamar menjadi tidak mau bekerja untuk perusahaan.
Selanjutnya, dapat timbul pertanyaan apakah hal ini merupakan alat seleksi dan harus dilakukan? Ini adalah alat seleksi sebab sesuai filsafat seleksi sebagaimana disinggung di muka, tujuan seleksi adalah tidak hanya untuk menyeleksi calon karyawan yang terbaik, dilihat dari kriteria seleksi yang telah ditentukan dan dari sudut pandang perusahaan, tetapi juga memberikan kesempatan kepada calon karyawan untuk memilih secara bebas apakah perusahaan yang akan dimasukinya merupakan pilihannya, yang tentu menjadi salah satu faktor penting yang akan menentukan kinerjanya, sehingga proses ini tampaknya harus dilakukan.