4.3 Penempatan sumber daya manusia
4.3.1 Program orientasi
Orientasi merupakan suatu program untuk memperkenalkan karyawan baru pada peran-peran mereka, perusahaan, kebijaksanaan-kebijaksanaannya, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan, dan pada rekan kerja mereka.
Beberapa tantangan yang biasanya dihadapi oleh karyawan baru (khusus karyawan yang masih muda dan belum berpengalaman) ketika pertama kali memasuki perusahaan adalah, yang pertama, menghadapi harapan yang tidak realistis yang berkaitan dengan jenis pekerjaan yang akan dilakukan, jumlah feedback yang diterima, kompensasi yang akan diterima, kemampuan mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di sekolah pada pekerjaan, keseimbangan antara tujuan pribadi dan tujuan perusahaan.
Kedua, karyawan baru mempelajari banyak mengenai tujuan karier mereka, yaitu jabatan tertinggi yang dapat diraih dalam perusahaan itu, dan apakah pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang mereka miliki sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
Yang terakhir, mengetahui tujuan penting perusahaan, dan diterima oleh rekan kerja dan atasan/supervisor. Bilamana perusahaan membantu mereka untuk memenuhi aspek-aspek di atas, kepuasan kerja dan produktivitas mereka juga akan meningkat, yang pada akhirnya akan memberikan keuntungan pagi perusahaan dengan mengurangi biaya perputaran kerja seperti biaya rekruitmen dan seleksi.
Program orientasi merupakan suatu cara yang penting untuk membantu karyawan baru untuk memenuhi tujuan-tujuan pribadi dan perusahaan. Di samping itu, sebagaimana dikatakan oleh Michael Harris: “early interaction with the organization have lasting effect”, atau interaksi pertama dengan perusahaan mempunyai efek yang lama pada karyawan. Karena itu pertemuan pertama harus dilakukan dengan baik, memberikan kesempatan belajar tentang keseluruhan bidang, kegiatan perusahaan. Kemudian, satu keadaan umum yang biasanya dihadapi oleh sebuah perusahaan adalah besar kemungkinannya karyawan akan meninggalkan pekerjaan pada beberapa bulan pertama dibandingkan dengan waktu lain bilamana harapan-harapan mereka tidak terwujud. Bimbingan pada karyawan baru akan meningkatkan kepuasan dan produktivitas kerja mereka.
Kegiatan orientasi ini biasanya dilakukan oleh departemen SDM dan atasan langsung dari karyawan tersebut untuk mensosialisasikan nilai-nilai perusahaan pada karyawan baru. Isi program umumnya menyangkut hal-hal umum yang berkaitan dengan pekerjaan dan hal-hal khusus. Yang berkaitan dengan hal-hal umum biasanya dilakukan oleh departemen SDM, dan hal-hal khusus diberikan oleh supervisor.
Penjelasan yang diberikan adalah (i) aspek umum dapat berkaitan dengan aspek-aspek yang berhubungan dengan perusahaan, kenikmatan-kenikmatan atau keuntungan yang didapat karyawan, perkenalan dengan karyawan dan tugas-tugas, serta (ii) aspek-aspek khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan dalam dimensi yang lebih rinci, yang berkaitan langsung dengan pekerjaan, seperti memperkenalkan dengan rekan kerja, tempat kerja, persyaratan keselamatan kerja, dan lain-lain; sebagaimana diuraikan di bawah ini.
1. Aspek-aspek perusahaan:
a. Sejarah pendirian perusahaan.
Masalah perusahaan yang mutlak diberikan adalah sejarah dan perkembangan perusahaan. Hal ini akan berhubungan dengan harapan yang ingin ditanamkan perusahaan kepada karyawannya. Perusahaan harus memberi tahu Visi, Misi dan Tujuan didirikan kepada karyawan. Hal ini dapat membuat karyawan termotivasi, karena sudah mengetahui tujuan perusahaan. Diharapkan karyawan baru dapat bekerja sama dengan perusahaan untuk membangun perusahaan ke arah yang
lebih baik lagi. Dalam bisnis, setiap karyawan adalah potensi yang dapat membawa perusahaan menuju visi yang sudah ditetapkan. Begitu karyawan tahu sejarah perusahaan, maka karyawan akan semakin bersemangat dalam mewujudkan visi perusahaan.
Dalam sejarah perusahaan, biasanya dapat diketahui : • Latar belakang.
• Para pendiri. • Waktu berdiri.
• Filosofi nama perusahaan. • Bidang usaha perusahaan.
• Perkembangan usaha perusahaan. b. Organisasi perusahaan.
Struktur organisasi penting dijelaskan, karena akan berhubungan dengan siapa yang mempunyai wewenang tertentu dan siapa yang tidak. Melalui struktur organisasi, dapat diketahui divisi-divisi dan sifat bisnis suatu organisasi/perusahaan.
c. Layout peralatan secara fisik.
Layout peralatan harus dikuasai karena akan berdampak pada efisiensi pekerjaan. Contoh kecil saja, karyawan baru yang tidak tahu lokasi kamar kecil (toilet) di sekitar ruang kerjanya, akan pergi ke toilet di ruang kerja orang lain. Akibatnya karyawan tadi kurang nyaman, karena tempat toilet ruang kerja orang lain cukup jauh.
d. Masa percobaan.
Masa percobaan karyawan adalah masa dimana kedua pihak, yaitu karyawan dan perusahaan, dapat menggunakan haknya masing-masing untuk melakukan pemutusan hubungan kerja tanpa keharusan perusahaan untuk membayar pesangon kepada karyawan.
e. Aturan-aturan dan kebijaksanaan perusahaan.
Kebijakan dan aturan yang ditetapkan kepada karyawan dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa bagian, misalnya aturan tentang pengangkatan karyawan, pemindahan karyawan, promosi karyawan, demosi karyawan, serta kebijaksanaan perusahaan dalam mengembangkan karyawan.
Pengangkatan dilakukan setelah seorang calon karyawan dinyatakan lulus dalam masa percobaan dengan cara memberitahukan secara tertulis (surat pengangkatan). Pengangkatan tersebut terhitung sejak calon karyawan bekerja
Dalam hal pemindahan, perusahaan berhak memindahkan karyawan dari satu tempat ke tempat lain, baik dalam lingkungan perusahaan sendiri maupun dalam perusahaan lain yang masih mempunyai holding company yang sama. Dalam memindahkan karyawan perusahaan berhak mendengar dan mempertimbangkan keinginan karyawan itu sendiri secara wajar.
f. Peraturan-peraturan mengenai disiplin.
Disiplin kerja diperlukan agar perusahaan bekerja secara teratur. Melalui disiplin kerja yang baik, maka prestasi perusahaan akan meningkat. Akhirnya, melalui disiplin kerja, efisiensi pekerjaan dapat tercapai dan yang lebih penting lagi, dapat mengurangi bahkan menghilangkan tingkat kecelakaan kerja. Disiplin kerja dijabarkan dalam kewajiban, larangan, dan sanksi yang diberikan jika terjadi pelanggaran atas larangan tersebut.
g. Pelaksanaan keselamatan kerja.
Prosedur keamanan kerja diberikan kepada karyawan dimaksudkan agar dalam bekerja, keselamatan kerja dapat terjamin. Keselamatan kerja dimulai dari perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
h. Buku pegangan karyawan.
Buku pegangan karyawan adalah buku yang berisi beberapa pedoman yang dapat digunakan oleh karyawan dalam pekerjaannya.
i. Produk atau jasa yang ditawarkan.
Produk dan jasa yang dibuat perusahaan perlu dikenalkan pada saat orientasi, sehingga karyawan tahu produk-produk dan jasa-jasa apa saja yang dihasilkan. j. Nama-nama pejabat kunci.
k. Nama-nama pekerjaan dan departemen. l. Gambaran proses produksi.
2. Manfaat yang didapat karyawan: a. Skala gaji.
Mengerti mengenai sistem pengupahan, yang pada umumnya didasarkan pada tingkat jabatan dan golongan gaji.
b. Cuti.
Artinya tidak masuk kerja dengan seizin pihak perusahaan karena telah menjadi hak karyawan. Kebijakan pemberian cuti berbeda-beda pada masing-masing perusahaan.
c. Asuransi.
Pada saat orientasi, perusahaan hendaknya menjelaskan asuransi tenaga kerja yang bermanfaat menimbulkan rasa “aman” dalam diri karyawan. Sudah menjadi keharusan setiap perusahaan untuk mengikutsertakan seluruh tenaga kerja dalam program JAMSOSTEK.
d. Program pensiun.
Program pensiun perlu dijelaskan pada saat orientasi, agar karyawan dari jauh-jauh hari dapat mempersiapkan masa pensiunnya kelak. Program pensiun berbeda-beda pada masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang memberikan jasa pensiun dan ada yang tidak.
e. Masa istirahat.
f. Bahan dan pengembangan yang didapat. g. Bimbingan kerja.
h. Bantuan yang dapat diberikan perusahaan. i. Program-program rehabilitasi.
3. Perkenalan:
• Perkenalan dengan supervisor (penyelia), • Perkenalan dengan pelatih.
• Perkenalan dengan rekan kerja, • Perkenalan dengan pembina.
a. Penyelia (atasan).
Dalam acara orientasi, perusahaan biasanya mengenalkan siapa atasan (penyelia) bagi pekerjaan yang bersangkutan. Hal ini jelas diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Diharapkan dengan mengetahui siapa atasannya, karyawan baru tersebut akan menemui orang yang tepat jika menemui masalah dalam pekerjaannya.
b. Para pelatih.
Disamping penyelia (atau atasan), dalam acara orientasi perusahaan juga mengenalkan siapa yang bertindak sebagai pelatih. Hal ini jelas diperlukan sekali jika karyawan baru menemukan kesulitan dalam pekerjaannya. Diharapkan dengan mengetahui siapa pelatihnya, karyawan baru akan tidak sungkan dan malu bertanya tentang beberapa hal dalam pekerjaannya.
c. Rekan kerja.
kepada teman/rekan sekerja. Rekan sekerja ini nantinya berfungsi sebagai penolong dalam pekerjaan sehari-hari. Oleh karena itu, selaku orang baru, perlu mengetahui dan mempelajari lebih lanjut karakter teman–teman satu unit pekerjaan.
d. Bagian bimbingan karyawan
Bagian bimbingan karyawan (Biro Konseling) perlu dikenalkan pada karyawan baru. Bagian bimbingan ini biasanya akan memberikan semacam nasehat-nasehat yang menyangkut masalah-masalah mental dan pribadi karyawan.
4. Tugas-tugas:
a. Lokasi pekerjaan.
Pada saat orientasi perlu dijelaskan lokasi pekerjaan karyawan yang bersangkutan. Hal ini akan bermanfaat pada persiapan karyawan menghadapi situasi dan lingkungan di lokasi pekerjaan.
b. Tugas-tugas.
Tugas suatu pekerjaan perlu dijelaskan agar karyawan baru tersebut mengerti dengan jelas tugasnya. Hal ini akan berakibat pada produktivitas karyawan yang bersangkutan.
c. Hubungan dengan pekerjaan lain.
Hubungan satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya perlu dijelaskan agar karyawan baru tersebut tidak bingung ketika harus berhubungan dengan bagian lain. Hal ini akan berakibat pada kelancaran dan kecepatan pekerjaan.
d. Gambaran pekerjaan. e. Sasaran pekerjaan.