4.3 Penempatan sumber daya manusia
4.5.3 Penyusunan program pendidikan dan pelatihan
Nilai Rata-rata KKP =
Jumlah responden Jumlah nilai skala KKP
3. Kemudian dihitung selisih KKP dengan KKJ. Jika kesenjangan positif berarti KKJ lebih rendah dengan KKP sedangkan kesenjangan negatif adalah KKJ lebih tinggi dari KKP. Kesenjangan negatif antara ( KKP – KKJ ) menunjukkan adanya kekurangan kemampuan, sehingga diperlukannya pelatihan untuk mengatasi kekurangmampuan kerja karyawan. Dengan kata lain KKJ adalah KKP ditambah pelatihan.
4. Mengolah dan menafsirkan data hasil pengukuran kesenjangan KKP dengan KKJ karyawan yang disusun ke dalam kebutuhan pelatihan. Apabila kesenjangan KKP dan KKJ disebabkan oleh rendahnya pengetahuan, ketrampilan, dan sikap, maka solusinya adalah pelatihan. Akan tetapi jika kesenjangan tersebut bukan disebabkan oleh rendahnya pengetahuan, ketrampilan, dan sikap, maka pelatihan bukanlah merupakan solusi akan tetapi harus dicari faktor penyebabnya (solusi non pelatihan). 5. Menetapkan peringkat kebutuhan pelatihan. Yaitu menetapkan tingkat kebutuhan
pelatihan pada masing- masing kelompok karyawan apakah pada (i) kelompok sangat mendesak untuk dilatih, (ii) kelompok yang mendesak untuk dilatih, (iii) kelompok yang tidak perlu dilatih, atau (iv) kelompok pengembangan.
4.5.3 Penyusunan program pendidikan dan pelatihan
Dari hasil AKP ini dapat terlihat sejauh mana kesenjangan kemampuan kerja jabatan (KKJ) karyawan dibandingkan dengan kemampuan kerja pribadi karyawan (KKP) yang sebenarnya, sehingga akan memudahkan bagi atasan untuk menentukan pelatihan yang tepat bagi seorang karyawan.
Terdapat beberapa proses kegiatan yang harus dilakukan dalam upaya mengembangkan program pelatihan dan pengembangan yang efektif, yaitu:
• Menganalisis kebutuhan pelatihan (AKP) perusahaan. • Menentukan tujuan dan sasaran pelatihan yang diperlukan. • Menyiapkan program pelatihan dan kurikulumnya.
• Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan. • Mengevaluasi program pelatihan.
Tujuan pelatihan harus dirumuskan secara spesifik, yang pada hakikatnya adalah perumusan hasil yang diharapkan dari pelatihan tersebut dalam arti apakah perubahan
perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai. Apabila tujuannya adalah peningkatan pengetahuan, maka fokus pelatihan diarahkan pada bidang pengetahuan
(knowledge). Apabila tujuannya adalah peningkatan kemampuan, maka fokus pelatihan
diarahkan pada bidang kemampuan (skill/ability). Apabila tujuannya adalah perubahan perilaku, maka fokus pelatihan diarahkan pada bidang perilaku (attituder). Dasar untuk menyusun tujuan pelatihan adalah hasil dari analisis kebutuhan pelatihan (AKP) yang telah dilakukan.
Dari tujuan pelatihan dapat diketahui aspek-aspek apa saja yang harus diberikan dalam pelatihan. Setelah diketahui aspeknya (bisa lebih dari satu aspek), kemudian ditentukan materi atau isi yang akan diberikan dalam pelatihan. Kemudian perlu dipertimbangkan waktu yang diperlukan untuk tiap materi atau topik/subtopik yang lebih rinci.
Setelah merumuskan tujuan dan isi program, ditentukan metode belajar mengajar yang diperlukan dalam pelatihan tersebut. Metode pengajaran yang yang akan dipakai dalam pelatihan bisa dalam bentuk:
1. On the job training, yaitu pelatihan yang dilakukan di tempat kerja dan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal, agar karyawan dapat menguasai pekerjaan tersebut.
2. Off the job training, yaitu pelatihan dan pengembangan yang dilakukan secara khusus di luar pekerjaan. Terdiri dari:
a. Belajar mandiri. Metode ini disebut juga dengan penugasan. Dengan belajar mandiri diharapkan karyawan mengetahui apa yang seharusnya diketahui.
b. Ceramah atau belajar di kelas. Metode ini cukup efektif untuk jumlah peserta yang banyak. Jumlah peserta yang besar tidak menjadi masalah selama ruangannya cukup besar dan pengeras suara cukup baik.
c. Unjuk kerja atau demonstrasi. Kunci pelatihan unjuk kerja ini adalah mengutamakan kemahiran dalam mengerjakan suatu pekerjaan yang langsung dicoba sendiri. Misalnya dalam melatih karyawan menggunakan komputer: instruktur menunjukkan dan memperagakan di depan peserta serta menjelaskan cara pengoperasian komputer. Kemudian peserta akan melakukan sendiri di komputernya secara berulang-ulang sehingga mendapat pengalaman dari pengoperasian komputer tersebut.
d. Simulasi. Digunakan untuk menerjemahkan/meniru suatu keadaan/peristiwa/benda yang mirip dengan keadaan/peristiwa/benda yang asli. Simulasi digunakan untuk mempermudah pelaksanaan pelatihan.
e. Sistem magang (apprenticeship), digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan ketrampilan (skill) tinggi. Magang diperlukan agar peserta mendapat pengalaman langsung pada situasi dan kondisi yang sebenarnya, serta seluk beluk pekerjaan itu, baik tantangan, hambatan, dan prospeknya. Diharapkan setelah magang peserta dapat melakukan sendiri di tempat kerjanya.
f. Pelatihan vestibul, merupakan pelatihan yang memberikan materi ketrampilan khusus kepada peserta yang dilakukan dengan menggunakan alat palsu. Misalnya peralatan mirip cockpit pesawat untuk belajar mengemudikan pesawat terbang. g. Bermain peran (role playing), dilakukan dengan meminta para peserta seolah-olah
sebagai pelaku. Hal ini membuat suasana pelatihan sangat semarak, disamping peserta dapat menghayati isi kandungan materi pelatihan yang ditawarkan.
h. Telaah kasus atau studi kasus, biasanya dipakai dalam pelatihan manajerial. Kasus yang dihadirkan biasanya kasus yang benar terjadi, baik kasus di perusahaan sendiri maupun di perusahaan lain. Melalui bedah kasus ini diharapkan kemampuan karyawan manajerial dalam memecahkan persoalan dan mengambil keputusan dapat menjadi lebih tajam.
i. Pelatihan laboratorium, dapat dilakukan jika peralatan laboratorium lengkap. Peserta dapat melihat dan mencoba sendiri proses/pekerjaan laboratorium.
Proses yang dimulai dari penentuan tujuan sampai menentukan metode belajar dan mengajar itu disebut dengan pengembangan kurikulum (curiculum development). Terdapat faktor penting yang harus diperhatikan dalam proses belajar mengajar, yang merupakan faktor yang dapat dikendalikan, yaitu prinsip belajar (learning principles). Prinsip belajar ini dapat meningkatkan efektivitas pelatihan, yaitu:
• Participation, merupakan keterlibatan peserta pelatihan dalam kegiatan pelatihan secara aktif dan langsung. Partisipasi dapat meningkatkan pemahaman yang lebih baik dan sukar untuk dilupakan.
• Repetition, adalah melakukan atau mengatakan secara berulang-ulang dalam usaha menanamkan suatu ide dalam ingatan seseorang. Suatu konsep atau cara melaksanakan pekerjaan, apabila dilakukan atau didengar secara berulang-ulang akan tertanam dalam ingatan seseorang.
• Relevance, berarti pelatihan mempunyai arti atau manfaat yang sangat penting pada seseorang (relevansi), sehingga hasil pelatihan akan memudahkan peserta dalam pelaksanaan pekerjaan.
• Transference, berarti adanya kesesuaian antara pelatihan dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari oleh karyawan. Transference akan memotivasi karyawan untuk
belajar sebab pelatihan ini dirasakan bermanfaat oleh karyawan karena dapat mempermudah peserta dalam melakukan tugas sehari-hari.
• Feedback, merupakan pemberian informasi atas perkembangan kemajuan yang telah dicapai oleh peserta pelatihan, hal mana yang perlu diperbaiki dan hal mana yang dapat dipertahankan.
Beberapa teknik pelatihan yang dapat digunakan untuk melatih karyawan baru adalah: • Mengirim karyawan ke suatu pelatihan tertentu. Kelemahannya adalah materi yang
diberikan pada pelatihan tersebut belum tentu sesuai dengan apa yang dibutuhkan. • Menugaskan karyawan baru untuk bekerja dengan karyawan lama yang sudah
berpengalaman. Kelemahannya adalah belum tentu karyawan lama akan menjadi pengajar yang baik dan mengajarkan seluruhnya.
• Menugaskan karyawan baru untuk berkeliling dalam perusahaan. Kelemahannya adalah adanya kemungkinan ia melihat contoh yang salah (kesalahan prosedur misalnya), dan dianggapnya sebagai sesuatu yang wajar.
Dan dalam mengembangkan para manajer, dapat digunakan beberapa metoda, antara lain:
• Metode konferensi. Dilaksanakan dengan mengumpulkan beberapa orang untuk membicarakan bersama-sama masalah yang dihadapi dalam praktek sehari-hari. • Metode pemberian kuliah. Cara ini dapat digunakan bila peserta lebih dari 20 orang. • Rotasi jabatan. Cara ini umum digunakan dalam melatih manajer pada tingkat
manapun juga. Peserta rotasi/pelatihan ditugaskan atau diberikan pengalaman di berbagai bagian perusahaan.
• Metode kasus/insiden. • Metode simulasi