4.2.2 Analisis jabatan
4.2.2.1 Manfaat analisis jabatan
Setelah informasi mengenai jabatan dikumpulkan, hasil dari analisis jabatan dituangkan dalam bentuk informasi tertulis:
1. Uraian pekerjaan (job description)
Adalah sebuah informasi tertulis yang menguraikan tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan kondisi kerja, hubungan pekerjaan serta aspek-aspek lain dari sebuah jabatan. Uraian pekerjaan menjelaskan hal-hal:
• Identifikasi pekerjaan, menjawab pertanyaan mengenai pekerjaan apa yang harus dilakukan.
• Hubungan tugas dan tanggung jawab. Jika melakukan pekerjaan ini, kepada siapa harus bertanggungjawab.
• Standar wewenang dan pekerjaan. Apakah wewenang suatu jabatan tertentu, dan apakah wewenang tersebut dapat didelegasikan.
• Ringkasan pekerjaan tersebut.
• Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atas dari jabatan tersebut. 2. Persyaratan/spesifikasi pekerjaan ( job specification)
Menjelaskan persyaratan karyawan yang diinginkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik dan kompeten. Hal ini dan dapat berhubungan dengan pendidikan, keahlian, dan persyaratan mental dan fisik. Uraian informasi yang diberikan antara lain mengenai:
• Tingkat pendidikan karyawan, apakah diperlukan sarjana atau non sarjana. • Keadaan fisik karyawan, apakah pekerjaan memerlukan kekuatan fisik. • Pengetahuan dan kecakapan yang diperlukan.
• Batas umum yang diijinkan.
• Minat karyawan terhadap pekerjaan tersebut (ditentukan dari hasik psikotest dan wawancara).
• Pengalaman bekerja. • Bakat khusus.
3. Standar unjuk kerja (job performance standard).
Merupakan kegiatan dan output dari pekerjaan yang menjadi ukuran kinerja karyawan, serta dasar evaluasi prestasi karyawan atas pelaksanaan pekerjaannya, seperti kuantitas, kualitas, waktu. Ada kalanya suatu pekerjaan tidak begitu jelas hasil kerjanya, misalnya pekerjaan karyawan administrasi, sehingga penilaian unjuk kerjanya mungkin dilihat atau diukur dari kegiatan atau perilaku kerja yang dilakukan seperti kehadiran di tempat kerja, hubungan dengan rekan kerja, dan lain-lain. Untuk tugas-tugas yang hasil kerjanya sangat jelas, misalnya tugas salesman yang menjual barang, dapat dilihat dari jumlah barang yang dijual.
Manfaat dari analisis jabatan adalah:
• Dengan adanya informasi mengenai kualifikasi (spesifikasi pekerjaan) dari orang yang dibutuhkan untuk memangku suatu pekerjaan/jabatan maka diperoleh kriteria yang obyektif, sehingga dapat mengurangi pemborosan waktu dan biaya (terutama dalam seleksi pekerja).
• Dapat digunakan untuk memperbaiki syarat-syarat pekerjaan dan standar pekerjaan. • Memudahkan perencanaan organisasi, dengan adanya batasan dan hubungan yang
jelas antar jabatan untuk menghindari duplikasi.
• Digunakan untuk menentukan evaluasi jabatan, termasuk di dalamnya menyusun kompensasi.
• Digunakan untuk menilai prestasi kerja.
• Membantu dalam pemerkayaan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan. 4.2.2.2 Cara penyusunan analisis jabatan
Pengumpulan informasi mengenai jabatan dapat dilakukan dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi jabatan yang akan dianalisis.
Mengidentifikasi jabatan maksudnya menginventarisasi jabatan-jabatan apa yang ada dalam perusahaan. Dalam perusahaan kecil tentu saja hal ini tidak merupakan masalah, tetapi untuk perusahaan besar hal ini menjadi rumit karena terdapat jumlah jabatan yang sangat besar.
2. Menentukan teknik pengumpulan informasi.
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti : a. Membuat kuesioner
Yaitu daftar pertanyaan yang disusun secara sistematis mengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas, rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang dibutuhkan untuk melakukannya, kondisi kerja, ciri kesehatan dan keselamatan kerja, standar unjuk kerja dan lain-lain. Teknik ini merupakan cara yang paling luas dilakukan, sebab disamping lebih murah juga lebih cepat karena dapat mengumpulkan informasi beberapa jabatan sekaligus.
b. Interview.
Yaitu melakukan dialog secara langsung dengan karyawan mengenai aspek di atas. Teknik ini lebih kompleks dan dapat memakan waktu yang lebih lama sebab harus mewawancarai beberapa petugas secara terpisah.
c. Mengadakan observasi.
Yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Observasi efektif untuk jenis tugas yang perilaku kerjanya dapat diamati. Observasi juga dilakukan terhadap peralatan yang dipakai, kondisi kerja, standar kerja, dan lain-lain.
d. Panel of expert.
Yaitu diskusi antar para ahli yang berkaitan dengan pekerjaan, dalam hal ini para manajer, supervisor, atau teknisi di bidang pekerjaan yang sedang dianalisis.
Mereka ini diasumsikan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan yang sedang dianalisis.
e. Employee logs.
Yaitu catatan harian para petugas. Petugas diminta untuk mencatat kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaannya setiap hari, peralatan yang digunakan, dan lain-lain.
3. Menggunakan kuesioner.
Penggunaan kuisioner merupakan teknik yang paling luas dipakai, karena dengan kuesioner lebih memungkinkan untuk menanyakan berbagai aspek yang lebih luas mengenai pekerjaan. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimanakah bentuk kuesioner yang digunakan, apakah cukup dengan satu kuesioner saja, dan apa sajakah yang akan ditanyakan.
Penggunaan bentuk kuesioner dalam pengumpulan data sudah barang tentu bisa berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, dan antara satu jabatan dengan jabatan yang lain dalam satu perusahaan. Tetapi, untuk satu jabatan lebih baik digunakan satu bentuk kuesioner yang sama. Contoh bentuk kuesioner terdapat pada Gambar 4.4.
Beberapa pertanyaan dalam gambar tersebut menyangkut empat hal, yaitu identitas jabatan seperti nama, jabatan, departemen, supervisor, dan tanggal/bulan/tahun. Khusus mengenai tanggal, bulan, dan tahun, informasi ini perlu sekali karena menunjukkan keadaan pada waktu tertentu, yang keadaannya dapat berubah pada masa-masa mendatang bila dilakukan analisis yang sama.
Kedua, menyangkut tugas-tugas yang dilakukan, wewenang, tanggung jawab, dan uraian singkat pekerjaan. Tanggung jawab dapat diisi misal dengan melakukan pelayanan yang memuaskan kepada setiap pelanggan, dan wewenang yang dimiliki mungkin diisi dengan mengatur barang sesuai dengan jenisnya. Jenis pertanyaan dalam kuesioner di atas adalah bentuk pertanyaan terbuka. Dalam hal ini tidak tertutup kemungkinan dibuat pertanyaan tertutup, misalnya untuk wewenang diberikan beberapa kemungkinan yang dapat dipilih.
Ketiga, menyangkut persyaratan fisik, mental, pengalaman, dan pelatihan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam Gambar 4.4 bentuk pertanyaan tentang persyaratan fisik adalah pertanyaan terbuka, untuk ini pun dapat dibuat pertanyaan tertutup dengan merinci sejumlah aspek, misalnya dengan pertanyaan seperti terdapat pada Gambar 4.5. Hal ini juga berlaku untuk persyaratan mental, pengalaman, dan pendidikan/pelatihan yang dibutuhkan dan terhadap pertanyaan
yang lain sepanjang memungkinkan dan dapat mengakomodasi kenyataan yang ada.
Gambar 4.4 Kuesioner analisis jabatan
Nama :
Jabatan :
Departemen :
Supervisor :
Tgl/bulan/tahun :
1. Jelaskan dengan singkat pekerjaan Anda.
2. Jelaskan rincian tugas khusus yang Anda lakukan.
3. Jelaskan wewenang yang Anda miliki dalam melakukan pekerjaan.
4. Sebutkan tanggung jawab yang Anda miliki.
5. Sebutkan peralatan dan mesin yang digunakan dalam pekerjaan.
6. Sebutkan ciri-ciri fisik yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan.
7. Apakah pekerjaan ini membutuhkan pengalaman?
a. Ya b. Tidak
8. Apakah pekerjaan ini membutuhkan pelatihan khusus?
a. Ya b. Tidak
9. Jelaskan kondisi kerja dalam pelaksanaan pekerjaan.
10. Jelaskan resiko/bahaya kerja yang mungkin ada.
11. Bagaimanakah pengukuran hasil kerjanya?
Gambar 4.5 Contoh pertanyaan tertutup untuk kondisi fisik
Keempat, menyangkut kondisi atau lingkungan kerja, dan resiko yang mungkin terjadi dalam melakukan pekerjaan, bentuk pertanyaan bisa tertutup seperti di atas. Kelima, menyangkut ukuran kerja yang sama seperti di atas dapat dibuat dalam bentuk pertanyaan tertutup, sehingga yang disajikan dalam Gambar 4.4 bukan sesuatu yang baku. Bentuknya dapat bervariasi antara perusahaan yang satu dengan yang lain, antara satu kuesioner untuk satu jabatan dengan jabatan lain dalam satu perusahaan.