4.3 Penempatan sumber daya manusia
4.5.4 Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan
Pihak yang bertanggungjawab dalam melaksanakan pelatihan adalah perusahaan itu sendiri karena sasaran pelatihan adalah peningkatan kemampuan/profesionalisme para karyawan guna mempermudah pencapaian tujuan perusahaan.
Dalam menyusun program pelatihan harus diperhatikan: • Jenis pelatihan apa yang diperlukan.
• Berapa lamanya tiap pelatihan dilakukan. • Berapa besar biaya yang diperlukan. • Siapa saja yang menjadi peserta pelatihan.
• Dimana tempat pelatihan akan dilaksanakan.
Selain itu, hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan antara lain adalah: (i) adanya penanggung jawab harian, (ii) adanya monitoring pelaksanaan pelatihan melalui evaluasi harian, dan (iii) adanya alat bantu yang diperlukan (OHP, flip chart dan sebagainya).
Penanggungjawab harian harus ada, yang sering disebut dengan master training, yang bertugas mengawasi pelaksanaan pelatihan secara harian. Dengan adanya master
training, maka secara psikologi, peserta akan merasa aman karena ditemani setiap hari,
sehingga kalau terjadi apa-apa, peserta dapat melapor kepada master training. Master
training sebaiknya orang yang berwibawa, berpengalaman dan menguasai bidang atau
ilmu yang dilatih.
Beberapa kegiatan yang harus dilakukan (termasuk dalam kegiatan administrasi):
1. Penetapan tujuan pelatihan, yaitu apa yang akan dicapai.
2. Penetapan penanggungjawab dari program pelatihan.
3. Penetapan silabus dan jadwal pelatihan.
Silabus harus sesuai dengan tujuan serta sasaran pelatihan. Jadwal pelatihanpun harus disesuaikan dengan silabus. Materi yang banyak jangan diberikan dalam waktu yang singkat. Lebih baik kalau ingin diberikan dalam waktu yang singkat, materi yang banyak tersebut dipilah-pilah menjadi beberapa kali pelatihan agar dapat diserap oleh peserta dengan baik. Contoh pemilahan materi dalam pelatihan Manajemen Diri dapat dilihat pada Tabel 4.12.
Lama dan jadwal pelatihan juga sangat berpengaruh pada efektivitas pelatihan. Harus dipilih waktu yang produktif, misal antara jam 14:00 – 16:00 kurang tepat sebagai waktu belajar karena produktivitas menurun. Demikian pula jika memberikan waktu untuk 1 session lebih dari 2 jam sudah melelahkan dan juga membosankan. Hari Sabtu kurang banyak disukai sebagai waktu belajar.
Tabel 4.12 Materi pelatihan manajemen diri (self management)
Nama Pelatihan Manajemen Diri (Self Manajemen) Materi Pelatihan Manajemen Fisik
Manajemen Intelektual Manajemen Ruhani Manajemen Emosi Manajemen Konflik Lama Pelatihan 3 hari ( 20 jam efektif ) Peserta Pelatihan Para manajer Perusahaan
4. Penetapan jumlah dan kualifikasi peserta pelatihan.
Jumlah peserta sebaiknya jangan melebihi 30 orang. Peserta sebaiknya agak homogen dalam tingkat pendidikan dan pengalaman. Perbedaan yang amat mencolok akan mengurangi efektivitas pelatihan.
5. Pemanggilan dan seleksi peserta.
Setelah silabus, jadwal dan kualifikasi peserta ditetapkan, berikutnya adalah pemanggilan dan seleksi peserta. Biasanya pemanggilan dilakukan secara tertulis (surat). Peserta yang mendaftar kemudian diseleksi apakah diperkirakan dapat mengikuti pelatihan atau tidak. Seleksi juga disesuaikan dengan manfaat yang akan diperoleh dalam bidang pekerjaan karyawan. Sangat ironi jika untuk pelatihan menulis surat bisnis, perusahaan mengirim seorang cleaning service menjadi peserta.
6. Menghubungi para pengajar/instruktur.
Sebaiknya penyelenggara pendidikan dan pelatihan mencantumkan paling tidak dua orang pengajar atau lebih dalam satu materi. Hal ini akan bermanfaat jika pengajar yang biasa sakit, atau sedang berada di luar kota, maka masih ada orang lain yang masih satu tirn yang dapat menggantikannya mengajar. Disamping itu pula, karena pengajar dibuat dalam tirn, maka kemajuan ilmu akan terasa karena diskusi-diskusi yang terjadi diantara mereka sendiri.
Kualifikasi dari pengajar/instruktur:
• Memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai topic. • Faham akan berbagai metoda pelatihan.
• Adanya keinginan untuk mengajar.
7. Penyusunan materi pelatihan serta penyediaan bahan referensi, harus dihubungkan dengan kebutuhan perusahaan. Pelatihan yang baik adalah pelatihan yang sudah ada materi lengkap berupa makalah atau alat-alat peraga lain yang dibutuhkan sebelum pelatihan dimulai. Materi pelatihan dapat dibagikan kepada masing-masing peserta sebelum dimulainya pelatihan.
8. Penyiapan tempat, akomodasi peserta dan sebagainya.
Lokasi atau tempat latihan harus dipilih yang kondusif untuk belajar, jauh dari tempat pekerjaan untuk mengurangi gangguan (interupsi) dan menaikkan tingkat konsentrasi. Jika pelatihan dilakukan secara khusus di luar perusahaan, maka harus dicari tempat pelatihan. Dalam hal penyiapan tempat dan akomodasi peserta, yang paling penting diperhatikan adalah kenyamanan. Tempat pelatihan jelas memerlukan ruangan aula pertemuan atau ruang seminar yang nyaman, restoran yang asri, tempat tidur yang
nyaman sehingga peserta segar untuk mengikuti pelatihan, apalagi jika waktu pelatihannya sampai satu minggu atau lebih. Jangan lupa disediakan sarana olah raga agar peserta pelatihan tidak cepat jenuh di tempat pelatihan.
Kelemahan tempat pelatihan:
• Bila dilakukan di luar tempat kerja, ada kemungkinan materi yang diberikan tidak sesuai dengan kenyataan.
• Bila dilakukan di tempat kerja, seringkali tidak direncanakan dengan baik.
Ditinjau dari cara pelaksanaannya, pelatihan dapat dibedakan atas pelatihan intern dan pelatihan dan pelatihan ekstern, sebagai berikut:
1. Pelatihan Intern.
Adalah pelatihan yang dilaksanakan secara resmi oleh perusahaan atau perusahaan untuk para karyawannya sendiri. Pelatihan ini diadakan secara teratur, terjadwal dengan mengacu pada kurikulum-silabus yang sudah ada, sehingga materi pelatihan dapat meningkatkan kemampuan pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan.
Peserta pelatihan ini bukan hanya untuk karyawan operasional, tapi juga karyawan manajerial. Hanya saja, untuk karyawan operasional, materi pelatihannya mengenai bidang pekerjaan yang bersifat operasional saja yang menunjang pelaksanaan tugas di lapangan. Berbeda dengan manajer, materi pelatihannya berkaitan dengan materi yang mendukung bidang pekerjaan manajerial seperti wawasan, komunikasi, negosiasi, kepemimpinan, pengambilan keputusan dan sebagainya.
Pelatihan bagi karyawan bertujuan untuk :
• Meningkatkan kemampuan profesi para karyawan. • Meningkatkan semangat dan kegairahan kerja. • Mengurangi kesalahan dalam pekerjaan. • Meningkatkan disiplin kerja.
• Meningkatkan wawasan pengetahuan.
Contoh pelatihan intern/formal bagi karyawan operasional adalah: • Pelatihan menyusun daftar gaji.
• Pelatihan mengoperasikan komputer. • Pelatihan mengelola barang gudang. • Pelatihan cara membuat surat, kontrak. • Pelatihan operator telepon.
• Pelatihan operator unit IPA. • Pelatihan pemasangan pipa.
Contoh pelatihan intern/formal bagi karyawan manajerial adalah: • Pelatihan meningkatkan wawasan manajerial.
• Pelatihan meningkatkan kemampuan memimpin. • Pelatihan manajemen mutu.
• Pelatihan manajemen strategik
• Pelatihan kemampuan pengambilan keputusan. 2. Pelatihan Ekstern.
Adalah pelatihan yang tidak dilaksanakan secara resmi oleh organisasi atau perusahaan untuk para karyawannya sendiri. Biasanya pelatihan ini diikuti dengan inisiatif karyawan sendiri. Yang paling sering pelatihan seperti ini adalah pelatihan yang berkenaan dengan kepribadian.