HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Temuan Penelitian
1) Cara-cara Pengadaan
Pengadaan dilaksanakan menurut Prosedur Kerja Standar (PKS) Pengadaan yang didalamnya mencakup cara pengadaan dan pertimbangan dalam melakukan pengadaan. Hal tersebut dijelaskan sebagai berikut,
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk persiapan membeli barang dengan memilih pemasok yang memiliki barang kebutuhan operasional PMI dengan memperhatikan kriteria umum berupa kualitas barang, harga, layanan purna jual dan waktu pengiriman serta kemampuan penanganan komplain yang baik serta kriteria
commit to user
khusus yang ditentukan bersama dengan kepala unit pengguna. (No. Ba.c.005/PKS/PMI/IX/2007, 2007: 3)
Dokumen tersebut menerangkan bahwa secara umum pengadaan perbekalan di PMI Kota Surakarta dilakukan dengan pembelian. Dalam dokumen tersebut juga dijelaskan bahwa pengadaan tersebut mencakup barang-barang inventaris baik berupa barang inventaris rumah tangga dan kantor, serta barang inventaris alat kesehatan dan alat kedokteran.
Dalam dokumen PMI Kota Surakarta berupa Daftar Aset Tetap per 15 Desember 2012 (terlampir), dengan melihat pada kolom “sumber”
dapat diketahui bahwa cara-cara pengadaan untuk peralatan kantor (Meja, Kursi, Lemari, dan alat elektronik), mesin/ alat berat lainnya, dan kendaraan dilakukan dengan pembelian dan penerimaan bantuan. Sedangkan untuk gedung dan bangunan diperoleh melalui pembelian dan pinjaman berupa hak guna bangunan. Berdasarkan dokumen PMI Kota Surakarta berupa Laporan Pembelian dan Pemakaian Reagen bulan Desember 2011, dengan melihat keterangan disamping nama barang, diketahui bahwa pengadaan reagen dilakukan dengan pembelian dan penerimaan sumbangan. Hal tersebut diketahui dengan adanya kode bahwa barang yang diperoleh melalui bantuan diberikan kode B. Dokumen lain yang menunjukkan cara pengadaan barang adalah buku inventaris. Dalam buku tersebut terdapat kolom “Asal Barang” yang isinya menunjukkan bahwa barang diperoleh melalui pembelian dan sumbangan/ bantuan. Berdasarkan informasi-informasi yang diperoleh melalui dokumen-dokumen PMI Kota Surakarta tersebut diketahui bahwa pengadaan dilakukan dengan cara pembelian, sumbangan/ bantuan, dan pinjaman (hak guna bangunan).
Selama melaksanakan magang di PMI Kota Surakarta, peneliti melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan pengadaan khususnya yang berhubungan dengan bagian Logistik dan Inventaris serta bagian Rumah
commit to user
Tangga. Berikut ini hasil pengamatan peneliti selama melaksanakan magang di PMI Kota Surakarta mengenai cara pengadaan perbekalan : a) Pengadaan barang-barang habis pakai berupa reagen, alat kesehatan,
dan barang-barang cetakan (formulir/ blangko, kartu-kartu, kwitansi, amplop dan kertas berkop PMI, plastik berlogo PMI) dilakukan dengan cara pembelian dan penerimaan bantuan.
b) Pengadaan peralatan rumah tangga dan operasional sehari hari (non mesin) dilakukan dengan pembelian.
c) Kebutuhan alat tulis kantor yang sifatnya habis pakai dilakukan dengan pembelian yang dilayani oleh Koperasi Bakti.
Dari hasil pengamatan tersebut peneliti mengetahui bahwa pengadaan barang dilakukan dengan cara pembelian dan penerimaan bantuan.
Keterangan mengenai cara pengadaan disampaikan oleh informan II dalam wawancara 23 April 2012 yang mengatakan,
“Pengadaan barang itu kalau disini sebagian besar pembelian mbak, tapi ada juga yang bantuan, seperti misalnya kalau reagen ada bantuan dari
PMI Pusat”. Keterangan tersebut menunjukkan bahwa pengadaan dilakukan dengan pembelian dan bantuan. Hal tersebut disampaikan pula oleh informan III dalam wawancara 26 April 2012 yang menyatakan,
“Pengadaan barang itu lewat pembelian mbak. Kalau selain pembelian ada juga berupa sumbangan berwujud barang. Lalu kalau untuk tanah
PMI ini kan sebagian milik sendiri, sebagian sifatnya hak guna bagunan”.
Keterangan serupa disampaikan oleh informan VI dalam wawancara 24
April 2012 yang mengatakan, “Setahu saya kalau pengadaan barang di
PMI itu lewat pembelian sama bantuan-bantuan. Nah kalau koperasi melayani kebutuhan alat tulis kantor. Tapi khusus ATK yang besar lewat pengajuan mbak”. Ketiga keterangan informan tersebut bersifat melengkapi serta menguatkan bahwa pengadaan barang diantaranya dilakukan dengan cara pembelian, sumbangan, dan hak guna (bangunan).
commit to user
Berdasarkan hasil studi dokumentasi, pengamatan, serta wawancara, disimpulkan bahwa pengadaan perbekalan di PMI Kota Surakarta dilakukan dengan cara pembelian, sumbangan, dan pinjaman. 2) Uraian Mengenai Cara-cara Pengadaan
Telah disampaikan bahwa pengadaan perbekalan di PMI Kota Surakarta dilakukan dengan pembelian, sumbangan/ bantuan, dan pinjaman. Berikut ini penjelasan mengenai ketiga cara tersebut :
a. Pembelian
Dalam dokumen yang dimiliki PMI Kota Surakarta Nomor Ba.c.006/PKS/PMI/IX/2007 tentang proses pembelian barang diuraikan mengenai prosedur pembelian barang sebagai berikut : (1) Kepala Bagian membawa surat permintaan kepada Kepala Unit
dengan disetujui oleh tim pembelian barang dengan mencantumkan alasan, spesifikasi barang yang dibeli, jumlah, dan perkiraan harga.
(2) Tim pembelian mempertimbangkan permintaan tersebut dengan melihat urgensitas dan masukan tentang ketersediaan dana dari Bagian Keuangan.
(3) Bila tim pembelian barang menyetujui, berkas persetujuan tersebut dicopy 1 (satu) kali, dimana aslinya dikirimkan ke bagian pembelian untuk dipesankan barangnya, sedangkan copy dikirimkan ke bagian keuangan guna mempersiapkan anggarannya.
Berdasarkan dokumen tersebut diketahui bahwa pembelian dilakukan melalui permintaan pembelian kepada tim pembelian. Pertimbangan terhadap permintaan pembelian tersebut adalah urgensitas dan ketersediaan dana. Setelah permintaan pembelian disetujui, maka pembelian dilakukan oleh pelaksana pembelian dan begian Keuangan harus mempersiapkan anggarannya.
Sedangkan berdasarkan hasil pengamatan selama peneliti melaksanakan magang di bagian Logistik dan Inventaris, biasanya
commit to user
pembelian barang (khususnya untuk barang habis pakai) dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut :
(1) Bagian Logistik dan Inventaris memeriksa persediaan barang habis pakai di gudang.
(2) Setelah mengetahui jumlah persediaan, bagian Logistik mencatat keperluan bulan yang bersangkutan (menentukan kebutuhan). (3) Bagian Logistik melakukan pengajuan pembelian barang dan
dimintakan persetujuan Kepala Bagian Tata Usaha.
(4) Bagian Logistik menghubungi supplier untuk mengirimkan barang yang dibutuhkan. Supplier yang melayani permintaan ini merupakan supplier tetap yang biasa bekerja sama dengan PMI Kota Surakarta sehingga dalam melayani pemesanan inipun dilakukan dengan segera.
Penyediaan barang habis pakai baik yang berhubungan dengan alat kesehatan dan kedokteran maupun non kesehatan yang dibutuhkan oleh tiap bagian di Unit Donor Darah maupun yang dibutuhkan oleh tiap bagian di Unit Markas biasanya dipenuhi dengan melakukan permintaan barang ke bagian Logistik dan Inventaris. Apabila barang yang diminta tersebut tidak tersedia maka bagian Logistik dan Inventaris melakukan pengajuan untuk pembelian.
Lain halnya dengan peralatan yang sifatnya tidak habis pakai. Kebutuhan barang tidak habis pakai dipenuhi melalui pengajuan. Karyawan pengguna barang melaporkan pada kasi mengenai perlunya pengadaan barang. Kasi membuat pengajuan kepada Kabag dengan menyampaikan nama, jumlah, harga, dan spesifikasi barang yang dibutuhkan. Spesifikasi tersebut diperoleh melalui survey. Biasanya survey dilakukan bersama-sama dengan Kasi Rumah Tangga. Dengan persetujuan Kepala Bagian, pengajuan diajukan ke Kepala Unit untuk selanjutnya disampaikan pada Pengurus dan Tim Pembelian. Dalam hal ini tim pembelianlah yang melakukan pembelian. Namun untuk
commit to user
pembelian barang-barang rumah tangga atau barang-barang yang tidak terlalu besar biasanya dilakukan oleh bagian Rumah Tangga.
Keterangan mengenai pembelian barang tidak habis pakai tersebut dijelaskan oleh informan III dalam wawancara 26 April 2012 berikut ini,
Pengadaan melalui pembelian prosesnya seperti ini mbak, biasanya karyawan menghubungi kasinya masing-masing mengenai kebutuhan barang. Kasi lalu membuat pengajuan namun sebelumnya survey dulu ke toko-toko mengenai harga dan kualitas barangnya. Pengajuan tersebut diketahui dan disetujui oleh kepala bagiannya masing-masing, pertimbangannya kebutuhan. Dari kabag diajukan ke kepala unit setelah itu diajukan kepada tim pembelian. Kadang pembelian juga dilakukan dengan semacam tender kecil-kecilan kayak waktu mbak awal-awal magang disini. Jadi supplier-supplier diundang, tapi diundangnya tidak bersamaan. Satu-satu bertemu dengan tim pembelian lalu presentasi dan nego mengenai barang dan harganya. Baru nanti ditentukan mana yang harganya paling cocok tanpa mengurangi kualitas barang.
Keterangan tersebut menggambarkan bahwa pembelian barang tak habis pakai dilakukan dengan pengajuan pembelian pada tim pembelian. Dalam hal ini tim pembelian mempertimbangkan dengan pertimbangan tertentu. Keterangan tersebut dikuatkan dengan keterangan informan V dalam wawancara 19 April 2012 yang mengatakan,
Kalau pengadaan begini mbak (sambil memperlihatkan formulir pengajuan pembelian barang), dibuat formulir pengajuan, terdiri dari barangnya apa, jumlahnya berapa, dan harganya, disetujui kepala unit. Setelah itu diajukan ke tim pembelian ini dan juga pengurus, kalau disetujui maka dibuat surat persetujuan ini.
commit to user
Keterangan mengenai pembelian barang secara umum disampaikan oleh informan IV dalam wawancara 25 April 2012 berikut ini,
Pengadaan melalui pengajuan mbak, prosesnya pemakai sebagai orang yang tahu kebutuhan barang menghubungi kasinya. Lalu kasi memeriksa dan melakukan pengusulan kepada kabag. Kabag lalu mengajukan kepada kepala unit. Formulir pengajuan pembelian barang ditandatangani oleh kepala unit lalu diajukan kepada tim pembelian dan pengurus. Kebetulan tim pembelian anggotanya juga pengurus mbak. Setelah dirapatkan dan disetujui, dibuat surat persetujuan yang ditandatangani tim pembelian dan pengurus. Setelah itu baru bisa dilaksanakan pembelian. Jadi yang pembelian itu yang ngurusi bukan bagian logistik dan rumah tangga mbak tapi lewat pengajuan dan ada timnya sendiri yaitu tim pembelian.
Keterangan tersebut juga menunjukkan bahwa secara umum pembelian barang dilakukan dengan pengajuan pembelian yang disampaikan pada tim pembelian.
Seperti telah dikatakan sebelumnya bahwa khusus untuk pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) dilayani oleh koperasi yang ada di PMI Kota Surakarta, yaitu Koperasi Bakti. Hal tersebut disampaikan oleh informan II dalam wawancara 23 April 2012 yang
menyebutkan, “Kalau alat tulis bon ke koperasi mbak”. Hal tersebut
dibenarkan oleh informan IV dalam wawancara 24 April 2012 yang mengatakan,
Kalau kebutuhan kantor yang dilayani koperasi itu ATK mbak, kertas, alat tulis, buku-buku, dan sebagainya. Kalau alat tulis yang besar-besar pembeliannya lewat pengajuan. Bagian-bagian yang memerlukan ATK biasanya i-phone ke koperasi meminta barang yang dibutuhkan, istilahnya bon lah. Permintaan ATK tersebut dicatat dalam buku permintaan kantor milik Koperasi Bakti berdasarkan tanggal permintaannya lalu barang disediakan dan diantar ke bagian yang meminta barang. Berdasarkan buku permintaan kantor tersebut lalu dibuatkan nota tagihan dipisah-pisah per bagian. Nota tagihan dicek jumlahnya oleh Logistik
commit to user
kemudian diberikan kepada keuangan untuk dibayar oleh pihak UDD.
Data-data dari hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa ATK disediakan dengan melakukan pembelian pada koperasi Bakti. Sedangkan pengadaan ATK besar dilakukan dengan pengajuan atau permintaan pembelian pada Tim Pembelian.
Berdasarkan pengamatan peneliti, setelah dibuatkan bon biasanya diantarkan ke bagian Logistik dan Inventaris. Bagian Logistik dan Inventaris mencocokkan apakah antara buku catatan koperasi yang dimiliki bagian Logistik dan Inventaris dengan nota tagihan sudah sesuai. Pencocokan dilakukan dengan mengecek jumlah dan memberikan checklist pada buku dan nota yang telah sesuai itemnya. Kalau ada yang tidak sesuai dikembalikan ke koperasi untuk diklarifikasi. Bila sudah sesuai maka nota tagihan dikirim ke keuangan untuk dibayar sesuai dengan besarnya tagihan.
Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan baik melalui pengamatan, wawancara, maupun dokumentasi, dapat disimpulkan bahwa :
(1) Secara umum pembelian dilakukan dengan mengajukan permintaan pembelian pada Tim Pembelian. Pertimbangan bagi disetujuinya permintaan tersebut adalah urgensitas dan ketersediaan dana.
(2) Khusus untuk barang habis pakai (alat kesehatan, dan barang cetakan), disediakan dengan melakukan permintaan pada Kasi Logistik dan Inventaris. Apabila di gudang Logistik tidak tersedia maka Kasi Logistik dan Inventaris mengajukan permintaan pembelian pada Tim Pembelian.
(3) Pembelian ATK dilayani oleh Koperasi Bakti. Sedangkan ATK besar disediakan dengan melakukan permintaan pembelian pada Tim Pembelian
commit to user b. Sumbangan/ Bantuan/ Hibah
Seperti telah disebutkan bahwa salah satu cara pengadaan adalah melalui sumbangan atau bantuan. Barang-barang yang cara pengadaannya melalui sumbangan diantaranya reagen dan alat kesehatan, mesin-mesin, kendaraan, dan peralatan kantor. Menurut hasil pendataan asset tetap PMI Kota Surakarta, barang-barang yang diperoleh melalui sumbangan antara lain :
Tabel 4.1 Aset Tetap yang Diperoleh Melalui Sumbangan/ Bantuan No Nama Barang Merk/Thn
Pembuatan
Jml Tahun Perolehan
Sumber 1. Incenerator Kaming/ 2006 1 2006 PMI Pusat 2. Mobil Isuzu Elf Isuzu / 2002 1 2002 Pemkot Solo 3. Mobil Suzuki APV Suzuki/ 2006 1 2006 Depkes 4. Mobil Daihatsu Daihatsu/ 2010 1 2010 PT Sritex
5. Bus Hyunday/ 2011 1 2012 PMI Pusat
6. Televisi LG 1 2008 PT Mayora
(Sumber : Daftar Aset Tetap per 15 Desember 2011)
Selain itu contoh pengadaan barang dengan sumbangan tampak dari uraian dalam Buku Inventaris PMI diantaranya pengadaan Daihatsu Granmax AD 1814 MU sumbangan dari PT Sritex, Centrifuge Balance CB 220, Centron SN: 3465, dan dispenser sumbangan dari DiaMed, Locker Harbat Hitam sumbangan dari PKL AAK Nasional, tenda family sumbangan dari PMI Jateng, Tube Sealer sumbangan dari PT Frismed, dan sebagainya.
commit to user
Berikut ini contoh daftar alat kesehatan dan kedokteran habis pakai yang diperoleh melalui sumbangan/ bantuan selama tahun 2011 :
Tabel 4.2 Barang Habis Pakai yang Diperoleh Melalui Sumbangan/ Bantuan selama Tahun 2011
No. Bulan Nama Barang Asal
1. Januari HBsAg Ultra, HCV Ultra, RPR