HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Temuan Penelitian
3) Kasi Rumah Tangga Kewalahan karena Over Functions Karyawan Sie Rumah Tangga
Berdasarkan pengamatan peneliti, kalau dilihat dari jumlahnya, maka sie Rumah Tangga tidak mengalami kekurangan sumber daya manusia karena memiliki enam personil yaitu satu orang Kasi dan lima orang karyawan. Namun pada kenyatannya sie Rumah Tangga masih kewalahan dan pelaksanaan tugas berupa pemeliharaan perbekalan masih memerlukan bantuan salah satu staf Logistik dan karyawan pengguna peralatan. Menurut peneliti, hal tersebut dikarenakan karyawan-karyawan Rumah Tangga selain melaksanakan tugas-tugas Rumah Tangga juga banyak diminta melaksanakan tugas-tugas bantuan untuk sie-sie lainnya, salah satunya membantu tugas sie Logistik dan Inventaris. Padahal apabila mereka hanya melaksanakan khusus tugas-tugas Rumah Tangga, maka dapat membantu pelaksanaan pemeliharaan yang dilaksanakan sie Rumah Tangga. Dengan demikian, Kasi Rumah tangga tak perlu melakukan penambahan personil dan staf Logistik dan Inventaris pun dapat fokus dalam melaksanakan tugasnya sendiri.
Contoh over functions karyawan Rumah Tangga adalah karyawan Rumah tangga sudah memiliki tugas sendiri seperti mengupayakan kebersihan dan kerapian kantor, menyediakan minum pegawai, serta membantu tugas kasi Rumah Tangga memelihara barang
commit to user
inventaris. Namun karyawan Rumah tangga masih diminta untuk membantu tugas-tugas sie Logistik dan Inventaris, seperti menata barang dalam gudang, mendistribusikan barang logistik, menyiapkan keperluan mobil unit, dan melaksanakan tugas bantuan lain untuk sie Logistik dan Inventaris. Hal tersebut yang kemudian menimbulkan permasalahan bahwa dihadapkan dengan banyaknya SDM yang dibawahi kasi Rumah Tangga namun Kasi Rumah Tangga masih bergantung dengan bantuan karyawan lain selain karyawan Rumah Tangga.
Informan II dalam wawancara 23 April 2012 mengatakan,
“Kalau ada yang PKL biasanya dibantu PKL tapi cuma dua bulan,
setelah tidak ada PKL paling dibantu karyawan Rumah Tangga.”.
Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa karyawan Rumah Tangga membantu tugas sie Logistik dan Inventaris. Informan III dalam wawancara 26 April mengatakan, “Untuk Logistik biasanya dibantu
PKL, tapi karyawan Rumah Tangga sambil melaksanakan tugas juga
membantu Kasi Logistik”. Pernyataan tersebut juga menunjukkan bahwa
karyawan Rumah Tangga disamping memiliki tugas sendiri juga diperbantukan dalam pelaksanaan tugas sie Logistik dan Inventaris. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa terjadi over functions karyawan Rumah Tangga sehingga Kasi Rumah Tangga masih kewalahan dan membutuhkan bantuan staf sie Logistik dan Inventaris dalam melaksanakan tugasnya. 4) Adanya Tugas Lain Karyawan Sie Logistik dan Inventaris serta Sie
Rumah Tangga
Terbatasnya sumber daya manusia yang ada di PMI Kota Surakarta secara umum menuntut karyawan melaksanakan tugas lain selain yang ada dalam job descriptions. Walaupun tugas tersebut tidak ada dalam job descriptions, mau tak mau karyawan harus melaksanakan tugas tersebut karena dianggap penting demi kelangsungan aktivitas PMI sehari-hari. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, selain yang ditentukan dalam job descriptions, karyawan pengelola
commit to user
perbekalan juga melaksanakan tugas lain seperti menjadi petugas mobil unit dalam pelayanan donor darah, penjagaan, serta mengusahakan konsumsi untuk pelaksanaan pertemuan-pertemuan karyawan maupun untuk tamu.
Pelaksanaan tugas lain tersebut tentunya menghambat pelaksanaan pengelolaan perbekalan apalagi dihadapkan dengan terbatasnya jumlah karyawan. Contohnya apabila karyawan melaksanakan penjagaan atau sedang membantu dalam perbaikan peralatan. Hal tersebut mengakibatkan semakin berkurangnya sumber daya manusia yang tersedia. Sedangkan tugas-tugas Sie Logistik dan Inventaris dan Sie Rumah Tangga merupakan tugas rutin yang dilaksanakan setiap hari dan tugas-tugas yang bersifat mendadak sehingga menuntut karyawan selalu stand by di kantor. Misalnya melayani permintaan barang yang mendesak penggunaannya atau apabila menerima laporan kerusakan alat. Dengan tidak adanya karyawan yang bersangkutan mengakibatkan tugas-tugas tersebut ditunda pelaksanaannya.
Tugas lain yang menurut peneliti menghambat pelaksanaan tugas pengelolaan perbekalan adalah pengupayaan konsumsi untuk keperluan-keperluan PMI Kota Surakarta. Biasanya apabila diadakan rapat, ada tamu, atau ada kegiatan di PMI Kota Surakarta seperti senam pagi, maka Kasi Logistik dan Inventarislah yang bertugas untuk menghubungi penjual makanan, menyimpannya di ruang logistik saat konsumsi datang, dan mendistribusikannya pada kegiatan yang membutuhkan. Tugas tersebut tentunya sangat menyita waktu yang dapat digunakan untuk mengelola perbekalan kantor. Dengan adanya tugas lain tersebut sie Logistik dan Inventaris akan kewalahan apalagi pada hari Jumat dan apabila pada hari tersebut terdapat banyak permintaan barang dan kebutuhan mobil unit. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa dengan adanya tugas lain akan menghambat tugas sie Logistik dan Inventaris. Sedangkan sie Rumah Tangga akan sangat terpengaruh dalam
commit to user
pelaksanaan fungsi pemeliharaan karena bila sedang melaksanakan tugas lain maka tidak dapat segera merespon laporan berupa permintaan perbaikan peralatan, seperti AC dan peralatan lain yang sifat pemakaiannya rutin tidak berfungsi.
Permasalahan tersebut disampaikan oleh informan II dalam wawancara 25 April 2012,
Biasanya karyawan tidak ada di kantor selain karena cuti juga karena ada MU dan penjagaan mbak, selain itu kan biasanya staf membantu tugas Rumah Tangga kalau ada yang rusak, menyiapkan ruang dan keperluan kegiatan, dan mengurus keperluan Griya Peduli. Jadi bisa membantu saya ya kalau tugas-tugas tersebut sudah selesai. Kalau pas banyak bon dan MU tentu saja kewalahan. Tapi bagaimana lagi, tugas lain tersebut juga penting dan harus segera dilaksanakan demi kelancaran aktivitas PMI.
Dalam wawancara 27 April 2012 informan II menambahkan, “Kalau pas
Jumat gini pusing mbak kalau bonnya banyak, MU buat minggu banyak, Rumah Tangga harus menyiapkan senam, saya harus menyiapkan
konsumsi padahal jamnya jam pendek.” Hasil-hasil wawancara tersebut menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas lain dapat menghambat aktivitas pengelola perbekalan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peneliti dapat menyimpulkan bahwa salah satu permasalahan dalam manajemen perbekalan di PMI Kota Surakarta adalah dilaksanakannya tugas lain oleh karyawan yang bertugas dalam pengelolaan perbekalan. Sedangkan hal tersebut dihadapkan dengan sumber daya manusia yang terbatas jumlahnya dan tugas-tugas pokok sie Logistik dan Inventaris dan sie Rumah Tangga sangat banyak. Situasi tersebut tentunya membuat karyawan kewalahan dan menghambat pelaksanaan tugas sehari-hari.
b. Permasalahan Pengelolaan Gudang dan Kantor
Selama ini gudang Logistik kurang terkelola dengan baik. Masalah dalam pengelolaan gudang Logistik antara lain :
commit to user