HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Temuan Penelitian
2) Penyimpanan Barang
Setelah barang diterima dan dicatat pada Buku Barang, langkah selanjutnya adalah melakukan penyimpanan barang. Untuk barang tidak habis pakai/ barang inventaris, setelah barang dicatat dalam buku inventaris dan diberikan kode barang, maka barang dapat didistribusikan pada pemakai atau bagian yang mengajukan barang. Penyimpanan barang, peletakan, dan penggunaan dilakukan oleh pemakai. Barang diletakkan di tempat-tempat yang mudah dijangkau pemakai untuk kemudian dapat segera digunakan. Sedangkan untuk barang-barang habis pakai yang merupakan alat kesehatan dan kedokteran serta barang-barang cetakan (formulir, kwitansi, dan sebagainya) disimpan di gudang oleh bagian Logistik dan Inventaris.
Berdasarkan pengamatan peneliti, tiap-tiap barang dicatat ke dalam kartu gudang atau yang sering disebut dengan kasdek. Satu jenis barang dibuatkan satu kasdek. Kasdek yang dimiliki PMI Kota Surakarta terdiri dari dua warna, yaitu biru dan kuning. Kasdek biru untuk barang-barang cetakan dan kasdek kuning untuk reagen dan alat kesehatan/ kedokteran. Dalam penyimpanan barang, kasdek digunakan sebagai salah satu alat kontrol dimana pengelola gudang tahu berapa jumlah barang karena setiap kali ada penambahan atau penggunaan barang selalu dicatat jumlah dan pemakainya. Selain itu kasdek juga merupakan alat dalam penghitungan stok. Kolom-kolom kasdek terdiri dari nama barang, status barang, nomor kartu, tanggal, diterima dari (apabila ada pemasukan atau penerimaan alat), diserahkan kepada (apabila dilakukan pengeluaran barang dari gudang), nomor LOT (nomor identifikasi barang) dan expired date, banyaknya barang yang masuk/ keluar, sisa barang dan paraf. Hasil pengamatan peneliti tersebut sesuai dengan keterangan
commit to user
barang ada kasdeknya mbak. Kasdek biru untuk barang cetakan dan kuning untuk reagen”. Menurut hasil pengamatan peneliti, penyimpanan barang di gudang Logistik dan Inventaris dilakukan sebagai berikut :
a) Tiap barang dicatat dalam kasdek dan dituliskan nomor LOT, Expired Date, serta jumlahnya.
b) Pada tiap barang ditulis tanggal penerimaan barangnya.
c) Barang disimpan dengan posisi : barang yang diterima lebih awal dan umurnya lebih pendek diletakkan di tempat yang paling mudah dijangkau.
d) Kantong darah dibuatkan kode barang sendiri berdasarkan nomor LOT dan tanggal kadaluwarsa oleh bagian Logistik dan Inventaris untuk mempermudah pencatatan atau kontrol barang. Barang-barang dikelompokkan berdasarkan kode yang sama. Barang yang mempunyai nomor LOT dan tanggal kadaluwarsa yang sama diberikan kode yang sama.
e) Barang yang memerlukan suhu tertentu penyimpanannya dipisahkan dengan barang yang cukup disimpan dalam suhu ruangan. Barang tersebut diantaranya reagen-reagen dan disimpan dalam refrigerator atau lemari pendingin. Logistik dan Inventaris memiliki empat lemari pendingin untuk menyimpan reagen-reagen dan setiap hari dicek suhunya untuk menjaga kualitas barang.
f) Untuk mengakali gudang yang sempit, digunakan rak yang bertingkat-tingkat supaya menghemat tempat penyimpanan.
Mengenai langkah-langkah penyimpanan barang, Informan II mengatakan,
Setelah dicatat di buku barang dan dibuatkan kasdeknya, pada tiap barang dituliskan tanggal penerimaan barangnya mbak. Supaya kalau mengeluarkan barang kita bisa memilih barang yang diterima lebih awal. Tapi kalau mengeluarkan barang juga tetap diliat Expired Datenya mbak. Lalu barang ditata. Barang yang baru diterima atau yang Expired Datenya lebih panjang ditaruh dibelakang sedangkan yang stok lama dan Expired Datenya hampir habis ditaruh depan biar gampang ambilnya. Jadi yang nata memang harus telaten mbak,
commit to user
diperhatikan banget tanggalnya. Lalu khusus untuk bag (kantong darah) kan jumlahnya banyak dan nomor LOT dan Expired Datenya kan beda-beda, itu diberi kode mbak. Misalnya nomor LOT xxxxxxx diberi kode 1, nomor LOT yyyyyy diberi kode 2, dan seterusnya. Jadi pas nerima dicatet kode ini jumlahnya sekian, kode itu jumlahnya sekian. Pas ngeluarin juga dicatet yang dikeluarin kode berapa, jumlahnya berapa, jadi nanti pas nyetok dan bikin laporan bisa dicek.
Pada dasarnya hasil wawancara tersebut sesuai dengan hasil pengamatan peneliti mengenai pelaksanaan penyimpanan barang. Selain wawancara dan pengamatan, berdasarkan dokumen PMI Kota Surakarta diketahui prosedur penyimpanan barang sebagai berikut :
4. URAIAN PROSEDUR
4.1 Pengaturan penyimpanan barang inventaris dilaksanakan oleh Kasie dan staf Logistik dan Inventaris.
4.2 Metode penyimpanan dengan menggunakan system Fifo bagi barang yang ada batas waktu penggunaan dan pencatatan sesuai kode barang yang disesuaikan bagian masing-masing.
4.3 Setiap barang yang datang dicatat dalam buku induk barang. 4.4 Bagian Logistik membuat rekapitulasi keluar masuknya barang
minimal setiap setahun sekali.
(Sumber : Prosedur Kerja Standar No. Ba.c.001/PKS/PMI/IX/07)
Dokumen tersebut menunjukkan bahwa pelaku penyimpanan barang adalah Kasi dan staf Logistik dan Inventaris. Tiap barang yang datang dicatat dalam buku barang dan penyimpanannya dilakukan dengan metode FIFO (First In First Out). Dan pengendalian terhadap keluar masuknya barang dilakukan minimal setahun sekali melalui laporan Kasi Logistik dan Inventaris.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan studi dokumentasi dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah penyimpanan barang dilakukan sebagai berikut :
a) Pengaturan penyimpanan barang inventaris dilaksanakan oleh Kasie dan staf Logistik dan Inventaris.
commit to user
b) Tiap barang yang datang dicatat dalam buku induk barang/ kasdek dan dituliskan nomor LOT, Expired Date, serta jumlahnya. Satu jenis barang satu kasdek.
c) Pada tiap barang ditulis tanggal penerimaan barangnya.
d) Metode penyimpanan dengan menggunakan system Fifo bagi barang yang ada batas waktu penggunaan dan pencatatan sesuai kode barang yang disesuaikan bagian masing-masing.
e) Barang disimpan dengan posisi : barang yang diterima lebih awal dan umurnya lebih pendek diletakkan di tempat yang paling mudah dijangkau dan dikeluarkan lebih awal.
f) Kantong darah dibuatkan kode barang sendiri berdasarkan nomor LOT dan tanggal kadaluwarsa oleh bagian Logistik dan Inventaris untuk mempermudah pencatatan atau kontrol barang. Barang-barang dikelompokkan berdasarkan kode yang sama. Barang yang mempunyai nomor LOT dan tanggal kadaluwarsa yang sama diberikan kode yang sama.
g) Barang yang memerlukan suhu tertentu penyimpanannya dipisahkan dengan barang yang cukup disimpan dalam suhu ruangan. Barang tersebut diantaranya reagen-reagen dan disimpan dalam refrigerator atau lemari pendingin. Logistik dan Inventaris memiliki empat lemari pendingin untuk menyimpan reagen-reagen dan setiap hari dicek suhunya untuk menjaga kualitas barang.
h) Untuk mengakali gudang yang sempit, digunakan rak yang bertingkat-tingkat supaya menghemat tempat penyimpanan.
i) Bagian Logistik membuat rekapitulasi keluar masuknya barang minimal setiap setahun sekali.
Implementasi fungsi penyimpanan tidak hanya sekedar bagaimana menyimpan barang tetapi juga bagaimana pelaksanaan pencatatan dan penghitungan untuk mengetahui persediaan barang. Berdasarkan pengamatan peneliti, kegiatan penghitungan dan pencatatan barang khususnya barang habis pakai alat-alat kedokteran/ kesehatan
commit to user
dilaksanakan setiap hari dan setiap bulan, oleh karena itu dikenal adanya stok harian dan stok bulanan. Setiap harinya kasi Logistik dan Inventaris menghitung persediaan barang dengan merekap persediaan barang, penambahan barang, dan penggunaan barang baik yang digunakan untuk mobil unit, aftap, laboratorium, dan serologi. Berikut ini format Buku Harian Stok Barang yang digunakan dalam pencatatan stok harian :
Tabel 4.5 Kolom Buku Harian Stok Barang Bulan :
No. Nama Barang Stok Tanggal
1 2 3 4 5 Dst..
(Sumber : Buku Harian Stok Barang PMI Kota Surakarta)
Dalam penggunaan buku tersebut kasi Logistik dan Inventaris membuat kode sendiri yang digunakan untuk mempermudah penghitungan. Misalnya tanda minus (-) untuk mengurangi stok karena ada pengeluaran barang untuk laboratorium, tanda kotak untuk pengurangan stok karena ada pengeluaran untuk serologi, dan tada lainnya. Selain stok harian juga dilakukan stok bulanan atau biasanya dilaporkan dalam bentuk stok akhir yang dihitung pada akhir bulan. Isi kolom stok tersebut terdiri dari nomor, nama barang, harga per unit, jumlah barang, dan total (harga dikali jumlah barang) (contoh terlampir). Penghitungan tidak hanya dilakukan terhadap sisa barang tetapi juga dilakukan perhitungan terhadap penggunaan barang sebagai wujud cross check atau control dalam penghitungan. Dalam dokumen berupa laporan pembelian dan pemakaian reagen menunjukkan bahwa pencatatan juga dilakukan untuk penggunaan barang. Dokumen lain yang merupakan bentuk pencatatan penggunaan perbekalan antara lain buku permintaan harian, buku pemakaian BHP alat kesehatan mobil unit, dan kasdek.
Informan II dalam wawancara 23 April 2012 menyatakan,
commit to user
dalam dokumen PMI Kota Surakarta yaitu Nomor Ba.c.009/ PKS/ PMI/ IX/2007 dijelaskan mengenai pengendalian stok barang antara lain sebagai berikut :
a) Bagian inventaris dan logistik melakukan stock barang sesuai perkiraan kebutuhan dalam satu bulan.
b) Bagian inventaris dan logistik mencatat jumlah penggunaan barang yang telah digunakan ke dalam checklist yang telah dibuat.
c) Bagian inventaris dan logistik melakukan cross check jumlah stock obat yang tersisa setelah digunakan.
d) Bagian inventaris dan logistik membuat laporan bulanan mengenai jumlah pemakaian dan sisa stock barang.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan dokumentasi diketahui bahwa penghitungan persediaan dilakukan dengan menghitung stok harian dan stok bulanan serta dilakukan cross check dengan cara mencocokkannya dengan hasil penghitungan penggunaan barang.
Selain ditata dan dihitung, pengelolaan terhadap barang yang disimpan di gudang logistik antara lain dengan selalu mengecek suhu tempat penyimpanan dan suhu ruangan, memberikan penerangan yang cukup, mengadakan penyemprotan terhadap hama yang dapat merusak barang yang digunakan, serta penggunaan antiseptic sebelum dan sesudah menyentuh barang.