HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Temuan Penelitian
5) Mengatasi Kerusakan Atap Gudang dengan Memasang Wadah Penampung Air Tepat di Bawah Atap yang Rusak
Menurut pengamatan peneliti, salah satu bentuk kurang terawatnya gudang adalah bocornya atap dan tidak segera diperbaiki sehingga bila hujan harus selalu menyiapkan penampung air. Apabila hujan deras maka dapat mengakibatkan air dalam penampungan meluap dan menumpahi barang dibawahnya. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah mengupayakan perbaikan atap.
Informan II dalam wawancara 19 April 2012 mengatakan,
“Seharusnya atapnya bagaimana caranya memang harus segera
diperbaiki supaya kalau hujan tidak was-was”. Pernyataan tersebut
menunjukkan perlunya perbaikan terhadap atap agar tidak bocor saat hujan. Informan IX dalam wawancara 23 April juga mengatakan,
“Memang perlu memperbaiki atap, namun sampai sekarang belum bisa memperbaiki”. Dua pernyataan tersebut menunjukkan perlunya segera memperbaiki atap. Namun karena sulit diperbaiki, sampai saat ini belum juga diupayakan perbaikan. Berdasarkan pengamatan peneliti sampai saat ini upaya mengatasi kerusakan atap dilakukan dengan meletakkan wadah penampung air hujan tepat di bawah atap yang rusak. Keesokan harinya air yang tertampung dibuang dan digantikan wadah baru yang kosong.
Informan II dalam wawancara 19 April 2012 mengatakan,
“Untuk mengatasi bocornya atap sementara memang hanya diberikan
wadah penampung air karena katanya atapnya belum bisa diperbaiki. Nanti kalau sudah pagi biasanya wadah diambil karyawan Rumah Tangga untuk dibuang isinya.”. Pernyataan serupa disampaikan Informan IX dalam wawancara 23 April 2012 yang mengatakan, “Atapnya belum bisa diperbaiki karena susah mbak. Jadi sementara ya harus telaten
commit to user
masang wadah biar tidak membasahi barang-barang”. Pernyataan
tersebut menunjukkan bahwa untuk mengatasi kerusakan atap maka diberikan wadah penampung air . berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dapat disimpulkan bahwa karena tidak segera diperbaiki maka salah satu upaya untuk mengatasi atap gudang yang rusak adalah dengan meletakkan wadah penampung air hujan tepat di bawah atap yang rusak supaya air tidak membasahi barang-barang dalam gudang.
C.Pembahasan
1. Implementasi Manajemen Perbekalan Kantor Palang Merah Indonesia Kota Surakarta Tahun 2011
Menurut Wagimin (2009), fungsi-fungsi manajemen perbekalan terdiri dari fungsi pengadaan, fungsi inventarisasi perbekalan, fungsi penggunaan dan pemeliharaan, fungsi pengiriman / pemindahan, fungsi penyimpanan, fungsi penyingkiran dan penghapusan barang, serta fungsi pengendalian. Sedangkan menurut Subagya (1996), fungsi manajemen perbekalan terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan (planning and requirement), fungsi penganggaran (budgeting), fungsi pengadaan (procurement), fungsi penyimpanan dan penyaluran (storage and distribution), fungsi pemeliharaan (maintenance), fungsi penghapusan (disposal), dan fungsi pengendalian (control). Fungsi-fungsi tersebut berlaku pula di PMI Kota Surakarta dalam pengelolaan perbekalannya. Sehingga dalam penelitian ini, peneliti memaparkan implementasi dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi, penggunaan dan pemeliharaan, penyingkiran dan penghapusan, serta pengendalian perbekalan di PMI Kota Surakarta.
a. Implementasi Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Agar barang yang disediakan sesuai dengan kebutuhan maka perlu
commit to user
aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik” (1996: 11). Di PMI Kota Surakarta, perencanaan dilaksanakan dalam segala bidang khususnya dalam hal pengelolaan perbekalan. Implementasi fungsi perencanaan di PMI Kota Surakarta terwujud dalam bentuk program kerja yang memuat sasaran-sasaran yang ingin dicapai dalam pengelolaan perbekalan. Program kerja disampaikan dalam Musyawarah Kerja Kota.
Kegiatan perencanaan diperjelas dengan adanya penentuan
kebutuhan. Subagya (1996) menjelaskan, “Penentuan kebutuhan disini mengadung pengertian segala kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian dari perencanaan dan merupakan dasar serta pedoman dalam melakukan suatu tindakan tertentu di bidang kebutuhan peralatan dan
perlengkapan” (hlm. 16). Di PMI Kota Surakarta, perencanaan dirumuskan pula dalam penentuan kebutuhan. Penentuan kebutuhan di PMI Kota Surakarta dilaksanakan oleh tiap sie berdasarkan laporan jumlah dan kondisi barang yang diperoleh dari laporan pengguna barang, inventarisasi, dan perhitungan persediaan. Berdasarkan laporan tersebut maka tiap sie mendata kebutuhan perbekalan, melakukan survey, kemudian hasilnya digunakan sebagai bahan pengajuan. Pelaksanaan fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini menjadi dasar dan pedoman dalam pelaksanaan manajemen perbekalan untuk periode yang ditentukan.
b. Implementasi Fungsi Penganggaran
Menurut Subagya, “Penganggaran (budgeting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya”
(1996: 24). Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Di PMI Kota Surakarta penentuan anggaran dilakukan berdasarkan pengajuan tiap-tiap bagian yang dilaksanakan tiap tahun melalui program kerja. Apabila usulan
commit to user
program kerja disetujui maka dapat segera dianggarkan sesuai dengan usulan tersebut. Disetujuinya pengajuan anggaran dipertimbangkan berdasarkan keterdesakan kebutuhan dan dana yang dimiliki. Sehingga perencanaan di PMI Kota Surakarta terdiri dari perencanaan program, kebutuhan serta biaya yang dirumuskan dalam progran kerja.
Subagya (1996) menerangkan bahwa aggaran memiliki pengaruh tertentu terhadap pengelolaan perbekalan. Oleh karena itu perlu direncanakan anggaran berdasarkan fungsi-fungsi yang dilaksanakan. Di PMI Kota Surakarta, anggaran perbekalan dikelompokkan menjadi anggaran pembelian baik pembelian perbekalan yang sifatnya rutin maupun pembelian baru, anggaran operasional perbekalan, serta anggaran pemeliharaan.
c. Implementasi Fungsi Pengadaan
Untuk memenuhi kebutuhan organisasi akan barang-barang yang diperlukan dalam aktivitasnya sehari-hari maka suatu organisasi mengadakan pengadaan barang. Menurut Subagya (1996), “Pengadaan ialah
segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan
sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada” (hlm. 29). Pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Menurut Subagya (1996), pengadaan dapat dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, peminjaman, bantuan/hibah, penukaran, pembuatan, serta perbaikan.
Di PMI Kota Surakarta, pengadaan barang dilakukan dengan cara pembelian, sumbangan/ bantuan, dan pinjaman. Pertimbangan dari pelaksanaan pengadaan adalah keterdesakan akan pemenuhan kebutuhan perbekalan dan ketersediaan anggaran. PMI Kota Surakarta memiliki rekanan/ supplier tetap dalam rangka memenuhi kebutuhan perbekalannya. Rekanan tersebut diperoleh melalui pemilihan dan dilaksanakan evaluasi terhadap kinerjanya setiap tahun.
commit to user d. Implementasi Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan perbekalan harus diperhatikan agar perbekalan dapat digunakan dalam jangka yang lama dan dapat mencegah terjadinya kerusakan. Menurut Subagya, “Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan
usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan” (1996: 68). Penyimpanan perbekalan pada umumnya dilaksanakan digudang dengan memperhatikan langkah-langkah dimulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, hingga pengeluaran barang. Langkah-langkah tersebut harus dilaksanakan dengan baik karena merupakan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam gudang dan menentukan keberhasilan kegiatan penyimpanan.
Secara ringkas tugas gudang dapat adalah :
1. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaan ini secepat-cepatnya kepada yang bersangkutan;
2. Menyimpan dan memelihara dengan seksama barang-barang yang telah diterima;
3. Menyerahkan barang-barang, semata-mata atas dasar perintah-perintah dan orang-orang yang berhak;
4. Memberikan pertanggung jawaban pada setiap saat yang dikehendaki mengenai pemeliharaan barang-barang (Wagimin, 2009: 49).
Berdasarkan tugas-tugas gudang tersebut, maka dapat dikatakan bahwa aktivitas dalam gudang terdiri dari 3 kegiatan, yaitu penerimaan barang, penyimpanan barang, dan penyerahan barang/ pengeluaran barang. Wagimin (2009) dalam bukunya menyebutkan bahwa gudang dibedakan atas gudang pusat, gudang pemakai dan gudang khusus. Selain itu berdasarkan konstruksinya gudang dibedakan menjadi gudang terbuka dan gudang tertutup.
Di PMI Kota Surakarta penyimpanan barang yang digunakan sehari-hari dalam kegiatan operasional dilaksanakan oleh karyawan pengguna barang di bagian/ ruang masing-masing. Di ruang tersebut terdapat sarana dalam penyimpanan sesuai dengan jenis dan spesifikasi
commit to user
barang yang disimpan. Misalnya untuk obat-obatan yang perlu disimpan di suhu dingin, disediakan lemari pendingin di ruang yang bersangkutan. Dengan kata lain di PMI Kota Surakarta terdapat gudang pemakai yang menyimpan barang-barang yang siap untuk dipakai.
Sedangkan untuk barang habis pakai disimpan di ruang Logistik dan Inventaris yang sekaligus digunakan sebagai gudang pusat. Adanya ruangan khusus di ruang Logistik yang berfungsi untuk menyimpan reagen atau barang kimia dengan menyediakan lemari pendingin sebagai sarana penyimpanannya menunjukkan bahwa di PMI terdapat pula gudang khusus. Selain dibedakan atas gudang pusat, khusus, dan pemakai, maka gudang di PMI Kota Surakarta atas dasar konstruksnya digolongkan ke dalam gudang tertutup. Kegiatan penyimpanan di PMI Kota Surakarta juga meliputi kegiatan penerimaan, penyimpanan, serta pengeluaran barang dari gudang. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Sie Logistik dan Inventaris.
e. Implementasi Fungsi Inventarisasi
Untuk mengetahui seluruh perbekalan yang dimiliki oleh perusahaan maka perlu dilakukan inventarisasi. Dalam Mugianti (2007), Dwiantara dan Sumarto (2005) menyatakan bahwa Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang dimiliki atau dikuasai atau diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, sumber; waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi serta perubahan-perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (hlm.3). Pada dasarnya kegiatan inventarisasi meliputi beberapa kegiatan seperti yang diungkapkan dalam suatu sumber, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan kode barang perlengkapan, serta kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan (Bafadal, 2003: 56).
commit to user
Di PMI Kota Surakarta, kegiatan inventarisasi dilaksanakan dengan pencatatan dalam buku inventaris barang dan daftar inventaris ruangan, pemberian kode barang, dan pelaporan. Kolom-kolom dalam buku inventaris terdiri dari Nomor, Nomor Inventaris, Nama Barang, Bagian yang Membeli, Tempat Barang, Asal Barang, Tanggal Beli, Jumlah, Harga, Keterangan, dan Keadaan Barang. Dengan data yang dipaparkan melalui diisinya kolom-kolom tersebut, didapatkan informasi mengenai jenis barang, bagian yang melakukan pengadaan, letak barang, asal barang atau cara pengadaan barang, waktu pengadaan, jumlah barang yang diadakan, harga barang, serta keadaan barang pada saat pengadaan. Setelah dicatat maka barang diberi kode barang. kode barang dituliskan pada sebuah stiker dan ditempelkan pada masing-masing barang. Pemberian kode barang didasarkan pada buku inventaris barang. Kode barang berisi : (nomor urut pembelian inventaris)/ (nama barang)/ (bagian yang membeli)/ (tempat inventaris)/ (asal barang)/ (tanggal, bulan, dan tahun pengadaan).
Pencatatan juga dilakukan terhadap barang habis pakai. Barang habis pakai dicatat dalm Kartu Persediaan Gudang atau Kasdek. Dalam kasdek disajikan nama barang, identitas barang (nomor LOT dan expired date), jumlah stok barang, jumlah pemasukan, jumlah penggunaan dan bagian yang menggunakan, serta stok akhir barang yang bersangkutan. f. Implementasi Fungsi Distribusi
Menurut Dwiantara dan Hadi (2005) dalam Nurahmat (2006),
“Penyaluran barang merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam
penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan barang kepada
unit kerja yang membutuhkan” (hlm. 24). Di PMI Kota Surakarta, distribusi barang dibedakan atas jenis barang yang akan didistribusikan. Distribusi barang habis pakai dilakukan oleh bagian/ sie Logistik dan Inventaris berdasarkan permintaan bagian atau unit yang membutuhkan. Sedangkan barang yang tidak habis pakai didistribusikan pada bagian yang menggunakan setelah dilakukan pencatatan dan pemberian kode barang. Sebelum barang ditempatkan di bagian yang mennggunakan, dilaksanakan
commit to user
training untuk pengguna barang mengenai cara pengoperasionalan dan perawatan.
g. Implementasi Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
Pada dasarnya untuk dapat menggunakan barang perlu dilakukan permintaan barang. Dalam Wagimin (2009) dijelaskan bahwa prosedur penggunaan barang habis pakai adalah peminta wajib menandatangani bon permintaan barang yang telah disetujui kepala bagiannya. Bagi pemberi barang wajib memeriksa apakah kebutuhan akan benda tersebut dapat dibenarkan. Penolakan dapat dilakukan bila si peminta tidak dapat mempertanggungjawabkan penggunaan atas yang telah atau akan dimintanya. Untuk barang yang tak habis pakai, sebelum barang keluar dari gudang untuk dipakai, kartu barangnya harus diisi sesuai keadaan saat barang tersebut keluar dari gudang. Selain memperhatikan dalam penggunaannya, perlu juga dilakukan pemeliharaan barang agar barang dapat digunakan dalam waktu yang lama serta mencegah terjadinya kerusakan. Menurut Subagya, “Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses
kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi, dan menyempurnakan” (1996: 87).
Di PMI Kota Surakarta, penggunaan barang dilakukan dengan memperhatikan pelaksanaan prosedur permintaan barang, pelaksanaan prosedur pengoperasian/ penggunaan barang, dan dilaksanakannya perawatan/ pemeliharaan barang. Penggunaan barang dengan melaksanakan permintaan barang sesuai prosedur yang ditetapkan akan mempermudah dalam pengawasan penggunaan perbekalan. Selain itu, di PMI Kota Surakarta dibuat prosedur (PKS) pengoperasian peralatan serta petunjuk penggunaan barang. Meskipun tiap karyawan pengguna barang telah diberikan training namun harus selalu memperhatikan PKS serta petunjuk penggunaan barang.
Pemeliharaan barang di PMI Kota Surakarta dilaksanakan berdasarkan PKS. Pemeliharaan terdiri dari Preventive Maintenance dan
commit to user
Break Down Maintenance. Preventive Maintenance dilaksanakan secara rutin berdasarkan jadwal yang telah ditentukan dengan menggunakan kartu maintenance. Untuk menjaga kualitas barang, selain dilakukan oleh karyawan, pemeliharaan dilakukan oleh rekanan yang bertugas dalam pemeliharaan yang berasal dari suplayer. Dalam hal ini yang bertaggung jawab dalam pemeliharaan adalah Kasi Rumah Tangga. Pemeliharaan juga dilakukan dengan adanya perbaikan apabila terjadi kerusakan. Kerusakan yang tidak dapat ditangani oleh karyawan diperbaiki oleh teknisi yang berasal dari suplayer.
h. Implementasi Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan
Subagya berpendapat, “Secara umum penghapusan dapat dikatakan sebagai kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang
berlaku” (1996: 92). Penyingkiran dan penghapusan dilaksanakan karena barang rusak dan tidak dapat diperbaiki, pemborosan biaya apabila dilakukan perbaikan, tidak sesuai dengan kebutuhan, dan sebagainya. Dalam Wagimin (2009) disebutkan bahwa penyingkiran/ penghapusan dapat dilakukan dengan penjualan/ pelelangan, penukaran dengan benda-benda lain (antar instansi), penghancuran, serta perbaikan.
Di PMI Kota surakarta, penyingkiran dan penghapusan dilakukan karena barang rusak dan tidak dapat diperbaiki, serta kegunaan barang yang dapat digantikan barang lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan. Penyingkiran dan penghapusan dilakukan dengan pemusnahan, penjualan, dan pemindahan. Dalam rangka penghapusan barang harus disertai dengan Berita Acara Pemusnahan/ Penghapusan. Dalam hal ini penyingkiran dan penghapusan dilakukan oleh Sie Rumah Tangga.
i. Implementasi Fungsi Pengendalian
Pengendalian perlu dilakukan terhadap seluruh fungsi-fungsi perbekalan untuk menjamin fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan tercapai. Menurut Wagimin,
commit to user
pengawasan yang disertai turun tangan” (2009:64). Bentuk-bentuk kegiatan pengendalian menurut Subagya (1996) dinyatakan sebagai berikut :
Bentuk kegiatan pengendalian yang dilakukan oleh unsur-unsur pembantu Pimpinan Lembaga/ Departemen baik bidang administrasi maupun bidang teknis meliputi kegiatan-kegiatan yang terdiri dari: a. Merumuskan tata laksana dalam bentuk : manual, standar, kriteria,
norma, instruksi, dan lain-lain prosedur.
b. Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana (program).
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasikan permasalahan serta memberikan pengarahan dan bimbingan tentang cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tertib administrasi dan tertib teknis.
d. Melakukan tindak turun tangan sebagai tindak lanjut dari hasil pengawaan (hlm. 100).
Di PMI Kota Surakarta, kegiatan pengendalian dilakukan terhadap perbekalan yang dimiliki, sumber daya manusia yang mengelola, dan mencakup semua fungsi pengelolaan perbekalan seperti perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi, penggunaan dan perawatan, serta penyingkiran/ penghapusan. Terhadap perbekalan misalnya dengan melakukan kalibrasi sedangkan terhadap SDM misalnya dengan pemberian training. Pengendalian berbentuk tindakan perencanaan, penggunaan Prosedur Kerja Standar, penggunaan checklist untuk pemeliharaan, dan pelaksanaan laporan.
2. Permasalahan dalam Pelaksanaan Manajemen Perbekalan Kantor PMI