HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Temuan Penelitian
3) Pencatatan Barang Tidak Habis Pakai
Berdasarkan pengamatan peneliti, setelah dilaksanakannya pengadaan barang dan barang telah diterima, maka sie Rumah Tangga mencatat barang dalam Buku Inventaris. Kolom-kolom dalam buku inventaris terdiri dari Nomor, Nomor Inventaris, Nama Barang, Bagian yang Membeli, Tempat Barang, Asal Barang, Tanggal Beli, Jumlah, Harga, Keterangan, dan Keadaan Barang. Setelah dicatat dalam Buku Inventaris kemudian Kasi Rumah Tangga memberikan kode barang inventaris pada barang tersebut. Berikut ini contoh kode barang inventaris yang digunakan :
005/ B.Bank/ B/ Sekr/ b/ 120997 Keterangan :
005 : nomor urut pembelian inventaris B.Bank : Blood Bank
A : bila bagian yang membeli adalah Markas B : bila bagian yang membeli adalah UDD C : bila bagian yang membeli adalah Diklat
commit to user
D : bila bagian yang membeli adalah Dikmas E : bila bagian yang membeli adalah Humas F : bila bagian yang membeli adalah PAGD Sekr : tempat inventaris
b : bila melalui pembelian, dan s : bila sumbangan 120997 : tanggal, bulan, dan tahun pengadaan
Barang yang telah diberikan kode, kemudian dapat didistribusikan kepada bagian-bagian yang membutuhkan barang/ dikirim kepada tempat barang.
Di setiap ruang juga dibuat daftar inventaris ruang. Berikut ini contoh format daftar inventaris ruang yang digunakan oleh PMI Kota Surakarta :
Tabel 4.6 Format Daftar Inventaris Barang
(Sumber : Daftar Inventaris Ruang di ruang Logistik PMI Kota Surakarta)
Contoh tersebut menunjukkan bahwa daftar inventaris ruang PMI Kota Surakarta mencatat nama barang, jumlah dan kondisinya apakah dalam keadaan baik atau tidak. Menurut Informan III dalam wawancara 26
April 2012, “Barang dicatat dalam Buku Inventaris mbak, setelah dicatat DAFTAR INVENTARIS PMI KOTA SURAKARTA
BAGIAN …………
NO. NAMA BARANG JUMLAH KONDISI
Mengetahui, Surakarta, …………
PMI Kota Surakarta Direktur (UDD/Markas)
………...
Penanggung Jawab Ruangan
commit to user
kemudian diberi nomor atau kode. Kode barangnya seperti ini mbak,
ditulis dalam kertas stiker kemudian ditempelkan pada barang”.
Berdasarkan pengamatan, wawancara, dan dokumen yang dimiliki PMI Kota Surakarta disimpulkan bahwa pencatatan barang-barang tidak habis pakai dilakukan dengan pencatatan ke dalam Buku Inventaris. Barang yang telah dicatat dibuatkan kode barang yang ditempelkan pada barang tersebut. Selain pemberian kode barang dan pencatatan dalam Buku Inventaris, juga dibuat daftar inventaris ruangan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh sie Rumah Tangga.
f. Implementasi Fungsi Distribusi
Dalam dokumen dengan nomor Ba.b.010/PKS/PMI/XII/07, dijelaskan bahwa distribusi adalah penyampaian barang ke bagian-bagian atau unit yang ada di PMI maupun Bank Darah Rumah Sakit. Berdasarkan pengamatan peneliti, distribusi dilakukan terhadap barang habis pakai dan barang tidak habis pakai baik berupa alat kesehatan/ kedokteran maupun non kesehatan/ kedokteran. Distribusi barang inventaris/ barang tidak habis pakai dilakukan setelah barang dicatat di Buku Inventaris dan diberi kode barang. Setelah diberikan kode, barang didistribusikan kepada bagian unit yang mengajukan barang.
Untuk barang habis pakai yang berupa alat kesehatan maupun non kesehatan, distribusi barang dilakukan berdasarkan permintaan barang. Bagian-bagian seperti aftaping, serologi, laboratorium, kasir, Customer Service Officer, serta Bank darah Rumah Sakit (BDRS) melakukan permintaan barang kepada bagian Logistik dan Inventaris. Permintaan barang dilakukan oleh pengguna barang dan disetujui Kasinya masing-masing dengan mengisi blanko permintaan barang yang terdiri dari dua rangkap. Setelah menerima permintaan barang tersebut, kasi Logistik dan Inventaris mengecek permintaan dan stok barang yang dimiliki. Apabila barang yang diminta tersedia dan jumlahnya cukup, Kasi Logistik dan Inventaris menuliskan jumlah barang yang dipenuhi lalu mengambilkan
commit to user
barangnya. Nomor LOT dan expired date barang yang diambilkan ditulis pada blanko permintaan barang untuk kontrol dalam penghitungan barang. Selain ditulis pada blanko permintaan barang, setiap barang yang keluar dari gudang juga harus segera ditulis dalam kasdeknya masing-masing.
Barang yang diantarkan ke bagian-bagian yang bersangkutan dikemas supaya tidak rusak saat diantar, apalagi ada barang yang harus diantar ke rumah sakit yang jaraknya cukup jauh. Pengemasan tersebut dapat menggunakan kemasan awal barang, misalnya antisera yang wadahnya terbuat dari botol kaca diletakkan dalam dus yang dilengkapi spon/busa supaya botol tidak saling berbenturan di dalam dus. Liss Coomb Card diletakkan dalam rak kecil dan tidak dikemas maka saat distribusi disediakan box khusus agar tidak jatuh berserakan dalam wadah pengangkut. Khusus untuk kantong darah, distribusi dilakukan dengan menyertakan kemasan berupa kantong alumunium foil. Kantong tersebut disertakan karena terdapat kode barang dan jumlah barang pada kantong sehingga apabila barang kembali/ sisa, kantong dapat diisi penuh lagi sesuai dengan jumlah yang tertera pada kantong. Hal tersebut dilakukan selain mempermudah dalam mengangkut barang juga untuk mempermudah penghitungan stok.
Setelah barang diantar/ didistribusikan pada bagian yang melakukan permintaan barang, penerima barang mengecek apakah barang yang diantar sesuai dengan permintaan barang. Setelah sesuai, penerima barang menandatangani kasdek sebagai tanda barang telah diterima sebanyak yang tercantum dalam kasdek. Buku permintaan barang serta lembar kedua permintaan barang disimpan oleh penerima barang. Buku permintaan barang disimpan penerima agar dapat segera melakukan permintaan barang apabila membutuhkan barang. Sedangkan lembar kedua permintaan barang disimpan sebagai arsip pada bagian pemakai barang. Lembar/ rangkap pertama blangko permintaan barang disimpan oleh bagian Logistik dan Inventaris sebagai laporan dan alat bantu penghitungan persediaan. Apabila barang yang diminta jumlahnya terbatas bahkan habis,
commit to user
Kasi Logistik dan Inventaris segera melakukan pengadaan/ pengajua pembelian barang. Untuk permintaan barang cetakan seperti amplop, map, kartu donor, plastik, dan kertas berkop PMI Kota Surakarta yang jumlahnya sedikit, permintaan barang dilakukan dengan mengisi Buku Permintaan Harian. Kolom-kolom dalam Buku Permintaan Harian terdiri dari tanggal, nama barang, jumlah barang yang diminta, paraf dan nama terang peminta barang.
Informan III dalam wawancara 26 April 2012 menyebutkan,
“Setelah diberi kode barang, barangnya didistribusikan ke bagian yang melakukan pengadaan atau permintaan. Di bagian tersebut, barang tidak dapat langsung digunakan, namun pemakai barang ditraining dahulu supaya mengetahui bagaimana mengoperasikan barang tersebut.”. Keterangan tersebut menunjukkan bahwa distribusi barang tidak habis pakai dilakukan setelah pemberian kode barang dan pelaksanaan training bagi pengguna barang. Sedangkan menurut Informan II dalam wawancara 23 April 2012,
Barang dari gudang didistribusikan ke laboratorium, serologi, aftaping, kasir, dan BDRS mbak. Namun tidak begitu saja disalurkan, harus ada permintaan dari bagian-bagian tersebut. Bagian-bagian tersebut mengirimkan formulir permintaan barang lalu saya mengecek barang yang diminta ada atau tidak. Kalau ada ya saya ambilkan sesuai dengan jumlah permintaannya. Kalau mengeluarkan barang jangan lupa menulis di kasdek dan di formulir permintaan dituliskan nomor Lot dan EDnya. Barang kemudian diantar ke bagian yang meminta. Kalau sudah disana jangan lupa dicek lagi bersama peminta barang, apakah barang yang dikirim sudah sesuai permintaan. Kalau sudah kasdek ditandatangani peminta barang, formulir lembar pertama diambil dan diserahkan kembali pada saya, sedangkan lembar kedua dan bukunya disimpan oleh peminta barang.
Pernyataan informan tersebut menunjukkan bahwa distribusi barang habis pakai dilakukan berdasarkan permintaan barang melalui formulir permintaan barang. dalam pelaksanaan distribusi dilakukan kontrol apakah barang yang dditribusikan sesuai dengan permintaan barang. Selanjutnya
commit to user
minta barang-barang cetakan cuma sedikit jangan lupa mengisi buku
permintaan harian”.
Dalam dokumen PMI Kota Surakarta nomor Ba.b.010/PKS/PMI/ XII/07 dijelaskan mengenai distribusi barang berikut ini :
1) Yang berwenang mengeluarkan barang logistik dan inventaris adalah Kasi Logistik dan Inventaris di PMI dengan diketahui oleh kepala bagian Tata Usaha.
2) Distribusi barang logistik dan inventaris ke unit atau bagian di PMI berdasarkan permintaan dari unit atau bagian yang ada di PMI.
3) Distribusi barang logistik dan inventaris ke Bank Darah Rumah Sakit berdasarkan permintaan dari Bank Darah Rumah sakit yang bersangkutan.
4) Permintaan untuk kebutuhan Mobil Unit, Laboratorium, dan Aftaping serta dari Rumah Sakitdari masing-masing tanggung jawab yang diketahui oleh atasan langsung.
5) Permintaan dapat berupa permintaan harian, mingguan, atau bulanan, diberikan kepada bagian gudang Inventaris dan Logistik.
6) Bagian gudang memberikan barang yang diminta oleh bagian masing-masing dengan persetujuan atasan langsung.
7) Apabila persediaan tidak ada di gudang, maka bagian Logistik mengajukan permintaan barang ke atasan untuk pengadaan barang melalui team pembelian barang.
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan dokumentasi yang dimiliki PMI dapat disimpulkan sebagai berikut :