Dalam pelaksanaan pengelolaan perusahaan, PTPN VIII berkomitmen untuk menerapkan prinsip-prinsip GCG secara konsisten dan berkesinambungan. Pengelolaan perusahaan seluruhnya tunduk pada semua peraturan yang berlaku terhadap perusahaan dan tetap berpegang pada penerapan prinsip-prinsip yang meliputi : Transparansi (transparency), Akuntabilitas (accountability), Pertanggungjawaban (responsibility), Kemandirian (independency), dan Kewajaran (fairness).
Sesuai dengan prinsip Kemandirian, bahwa pengelolaan perusahaan harus dilakukan secara profesional tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun. Benturan Kepentingan adalah keadaan dimana terdapat konflik antara kepentingan perusahaan dan kepentingan pribadi Insan PTPN VIII (Persero). Dalam pelaksanaan kegiatan bisnis perusahaan sering timbul potensi pertentangan kepentingan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan. Adanya pertentangan kepentingan atara pribadi dengan perusahaan akan menimbulkan situasi dilematis yang pada akhirnya dapat berakibat terjadinya kerugian bagi perusahaan. Insan PTPN VIII harus menghindarkan
In the implementation of the company management, PTPN VIII is committed to applying the principles of good corporate governance consistently and continuously. Management company wholly subject to all applicable regulations of the company and stick to the application of the principles include: Transparency (transparency), Accountability (accountability), Accountability (responsibility), Independence (independency), and fairness (fairness).
In accordance with the principle of self-reliance, that the management of the company must be done professionally without any conflict of interest and influence / pressure from any party. Conflict of interest is a situation where there is a conflict between the interests of the company and the personal interests of Insan PTPN VIII (Persero). In the implementation of the company's business activities are often raised potential conflicts of interest between personal interests and the interests of the company. The existence of a personal conflict of interest with the company Atara will pose a dilemma situation, which in turn may result in losses for the company. PTPN VIII Individuals should avoid dilemma situation due
pertentangan kepentingan antara pribadi dengan perusahaan.
Salah satu bentuk komitmen Perusahaan untuk mewujudkan pengelolaan Perusahaan yang bebas dari segala bentuk Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) serta untuk membangun budaya perusahaan yang lebih beretika. Untuk mencegah pengambilan keuntungan pribadi dan pihak lainnya disebabkan adanya benturan kepentingan, Direksi telah menetapkan Keputusan Direksi PTPN VIII (Persero) Nomor : KEP/I.1/404/VI/2012 tanggal 26 Juni 2012 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan. Maksud penyusunan pedoman ini adalah sebagai panduan bagi Insan PTPN VIII (Persero) dalam bersikap dan bertindak pada saat menghadapi situasi dilematis atau benturan kepentingan (conflict of interest).
Ruang lingkup Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan meliputi : prinsip, kebijakan perusahaan, sikap Insan PTPN VIII, mekanisme pelaporan benturan kepentingan, pengenaan sanksi terhadap benturan kepentingan.
Upaya-upaya yang dilaksanakan untuk meningkatkan pemahaman terhadap kebijakan Penanganan Benturan Kepentingan, antara lain dengan mendistribusikan ketentuan dan melakukan kegiatan diseminasi kepada karyawan di lingkungan Perusahaan.
Implementasi penanganan Benturan Kepentingan di PTPN VIII dilakukan dengan melaksanakan kegiatan pengelolaan Penanganan Benturan Kepentingan sesuai dengan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku, diantaranya:
1. Penandatanganan Surat Pernyataan & Pakta Integritas untuk pengangkatan calon pejabat satu tingkat di bawah Direksi.
2. Penandatanganan Surat Pernyataan & Pakta Integritas oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang dan Jasa.
3. Penandatanganan Surat Pernyataan & Pakta Integritas oleh Direksi dalam pelaksanaan kerjasama strategis dengan mitra.
4. Daftar Pemegang Saham : Kepemilikan Saham Anggota Dewan Komisaris dan Direksi
5. Daftar Khusus : Hubungan Keluarga dan Hubungan Keuangan Antar Anggota Dewan Komisaris, Direksi dan Pemegang Saham Pengendali.
company.
One of the company's commitment to realize the management of the Company that is free from all forms of corruption, collusion and nepotism (KKN) and to build a more ethical corporate culture. To avoid making personal gains and other parties due to a conflict of interest, the Board of Directors has set the decision of the Directors PTPN VIII (Persero) Number: KEP / I.1 / 404 / VI / 2012 dated June 26, 2012 on Guidelines for Handling Conflict of Interest. Purpose of this document is a guide for personnel PTPN VIII (Persero) in attitude and action in the face of a dilemma or conflict of interest situations (conflict of interest).
The scope of the Guidelines for Handling Conflicts of Interest include: principles, company policies, attitudes Insan PTPN VIII, reporting mechanisms of conflict of interest, the imposition of sanctions against conflicts of interest.
Efforts were undertaken to improve the understanding of Handling Conflict of Interest policy, among others, by distributing the provision and dissemination activities to employees of the Company.
Implementation handling of Conflicts of Interest in PTPN VIII performed by implementing management activities Handling of Conflicts of Interest in accordance with the laws and applicable company policies, including:
1. Signing Statement & Integrity Pact for the appointment of senior officials under the Board of Directors.
2. Signing Statement & Integrity Pact by the Tender Committee for Procurement of Goods and Services.
3. Signing Statement by the Board of Directors and the Integrity Pact in the implementation of strategic cooperation with partners.
4. List of Shareholders: Shares Ownership of Board of Commissioners and Board of Directors
5. Special List: Relationship Between Family and Relationships Finance Member of the Board of Commissioners, Directors and Controlling Shareholders.
PT PERKEBUNAN NUSANTARA VIII Laporan Tahunan 2014
165
Kepemilikan Saham Anggota Dewan Komisaris dan Direksi
Anggota Dewan Komisaris dan Direksi tidak memiliki saham di PTPN VIII sebagaimana tercantum dalam Daftar Khusus sesuai Lampiran Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor : AHU-10133.40.20.2014 tanggal 27 Oktober 2014 Tentang Persetujuan Perubahan Badan Hukum Perseroan Terbatas PT Perkebunan Nusantara VIII.
Nama
Name JabatanPosition Share ClassificationKlasifikasi Saham Jumlah lembar SahamAmount of Shares KeteranganDescription
Dewan Komisaris
Agus Pakpahan Komisaris Utama - - Nihil/ Nothing
Alirahman Komisaris - - Nihil/ Nothing
Herry Suhardiyanto Komisaris - - Nihil/ Nothing
Sutriono Edi Komisaris - - Nihil/ Nothing
Revrisond Baswir Komisaris - - Nihil/ Nothing
I Made Putrawan*) Komisaris - - Nihil/ Nothing
Direksi
Dadi Sunardi Direktur Utama - - Nihil/ Nothing
Dikdik Koesnandi W Direktur - - Nihil/ Nothing
Irwan Abd Rahman Lubis Direktur - - Nihil/ Nothing
Danu Rianto Direktur - - Nihil/ Nothing
Rahmat Slamet Direktur - - Nihil/ Nothing
Hubungan Keluarga dan Hubungan Keuangan Antar Anggota Dewan Komisaris, Direksi dan Pemegang Saham Pengendali
Antar para Anggota Direksi dan antara Anggota Direksi dengan Anggota Dewan Komisaris tidak memiliki hubungan keluarga sampai dengan derajat ketiga, baik menurut garis lurus maupun garis garis ke samping, termasuk hubungan yang timbul karena perkawinan.
Nama Name Hubungan Keluarga Family Relationship Hubungan Keluarga Financial Relationship Direksi
BOD KomisarisBOC
Pemegang Saham Pengendali Controlling Shareholder Direksi
BOD KomisarisBOC
Pemegang Saham Pengendali Controlling Shareholder Dewan Komisaris Agus Pakpahan - - -
-Board of Commissioners and -Board of Directors Shares Ownership
Members of the BOC and BOD do not hold shares in PTPN VIII as specified in the Special Register in accordance Attachment Decree of the Minister of Law and Human Rights No. AHU-10133.40.20.2014 dated October 27, 2014 On Approval of Change of Legal Entity Limited Liability PT Perkebunan Nusantara VIII.
Family Relationship Family and Finance Relationships between Member of the Board of Commissioners, Directors and Controlling Shareholders
Among the Members of the Board of Directors and Members of Board of Commissioners Board of Directors with no family relationship up to the third degree, either vertically or horizontally to the side lines, including the relationship arising from the marriage.
Nama Name
Family Relationship Financial Relationship
Direksi
BOD KomisarisBOC
Pemegang Saham Pengendali Controlling Shareholder Direksi
BOD KomisarisBOC
Pemegang Saham Pengendali Controlling Shareholder Alirahman - - - -Herry Suhardiyanto - - - -Sutriono Edi - - - -Revrisond Baswir - - - -I Made Putrawan*) - - - -Direksi Dadi Sunardi - - - -Dikdik Koesnandi W - - -
-Irwan Abd Rahman Lubis - - -
-Danu Rianto - - -
-Rahmat Slamet - - -
-Pemisahan Fungsi (Segregation of Duties)
Salah satu faktor penyebab terjadinya potensi benturan kepentingan adalah kelemahan sistem organisasi, yaitu keadaan lingkungan yang mendukung timbulnya potensi benturan kepentingan seperti tidak adanya pemisahan fungsi (segregation of duties). Untuk meminimalisasi terjadinya potensi benturan kepentingan, telah dilakukan pemisahan fungsi sesuai, seperti namun tidak terbatas pada:
1. Fungsi yang membutuhkan barang dan/atau jasa terpisah dari Fungsi yang melaksanakan pengadaan barang dan/atau jasa sesuai Surat Keputusan No.SK/I/1170/XII/2009 Tentang Pedoman Pengadaan Barang dan atau Jasa PTPN VIII (Persero) beserta perubahannya.
2. Fungsi yang melakukan approval/verifikasi dokumen pembayaran terpisah dari Fungsi yang melaksanakan pembayaran sesuai Keputusan Direksi Nomor SK/D.1/252/III/2009 tanggal 31 Maret 2009 tentang Penyempurnaan Struktur Organisasi. 3. Fungsi yang membangun pengembangan sistem
terpisah dari Fungsi yang melaksanakan sistem tersebut sesuai Keputusan Direksi Nomor : KEP/ III.I/448/X/2014 tanggal 31 Maret 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero).
Separation of Functions (Segregation of Duties)
One factor contributing to the potential conflict of interest is the weakness of the organizational system, ie environmental conditions favor the appearance of potential conflicts of interest such as the lack of segregation of duties (segregation of duties). To minimize the potential for conflict of interest, has been carried out in accordance separation of functions, such as but not limited to:
1. Functions that require the goods and / or services apart from the functions that implement the procurement of goods and / or services according to the Decree No.SK/I/1170/XII/2009 About the Guidelines for Procurement of Goods and Services PTPN VIII (Persero) and amendments.
2. Functions that perform approval / verification of payment documents separate from the functions that implement the appropriate payment of Directors' Decision No. SK / D.1 / 252 / III / 2009 dated March 31, 2009 on the Improvement of Organizational Structure. 3. Functions that build the development of a separate
system of functions that implement the appropriate system of Directors Decision No. KEP / III.I / 448 / X / 2014 dated March 31, 2009 on the Organization and Work PT Nusantara Plantation VIII (Persero).
PT PERKEBUNAN NUSANTARA VIII Laporan Tahunan 2014
167
Whistleblowing system adalah bagian dari sistem pengendalian internal dalam mencegah praktik penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good governance. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan tingkat partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan.
PTPN VIII telah menyediakan dan mengelola jalur komunikasi bagi karyawan dan pemangku kepentingan lainnya untuk melaporkan indikasi terjadinya pelanggaran atau kecurangan (whistleblowing) seperti pelanggaran terhadap kode etik, pelanggaran terhadap prosedur yang berlaku dan terjadinya kecurangan (fraud).
Media penyampaian pelaporan pelanggaran yang disediakan Pengelola WBS PTPN VIII, adalah melalui : 1. Kotak Pos 6730;
2. Layanan Call Centre : 0804-1-800-800 3. Website : www.pn8.co.id/whistleblower
Serangkaian kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka implementasi dan pengelolaan pelaporan pelanggaran sejak tahun 2012 adalah sebagai berikut :