Apa tujuan pertemuannya? Pada akhir pertemuan peserta:
1. Mendapatkan gambaran mengenai hasil pengkajian cepat pelayanan publik di salah satu UP 2. Mendapatkan gambaran umum mengenai masalah pelayanan publik di UP
3. Ada kesepakatan tentang isu-isu pelayanan publik yang harus diperbaiki ke depan.
Metode: Presentasi, diskusi pleno
Media/Alat Bantu: Powerpoint presentasi, kertas flipchat, kartu metaplan, spidol, dan selotip. Waktu: 60 menit
Proses:
1. Ucapan selamat datang kepada peserta
2. Penjelasan proses dan agenda pertemuan serta waktu yang dibutuhkan
3. Presentasikan hasil dari pengkajian cepat yang diperoleh dari hasil kunjungan di UP 4. Diskusi terbuka tanggapan terhadap hasil presentasi
5. Mencatat atau menuliskan pada kartu metaplan, masalah-masalah yang muncul dalam diskusi 6. Rangkum hasil diskusi di atas menjadi beberapa kelompok masalah yang harus ditangai untuk
perbaikan ke depan
4. Diskusikan rencana tindak lanjut pertemuan
Referensi
Jefri Rohman & Deden Hilga Safari, 2010, Modul Pelatihan Musrenbang: Pelatihan untuk Pelatih dan Fasilitator Musrenbang Kecamatandan Pelatihan untuk Musrenbang Desa, FPPM, SDM, PSDK, P3ML dan TAF.
Deden Hilda Safari, Hendy Irawan dan Rianingsih Djohani, 2011b,Fasilitasi Musrenbang Kecamatan Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
Deden Hilda Safari, Hendy Irawan dan Rianingsih Djohani, 2011c,Fasilitasi Musrenbang Kabupaten Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
Hendi Irawan, Maman Koswara, & Zenni Muryaman, 2011,Fasilitasi Forum SKPD Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
III. MEMPERSIAPKAN DAN MEMFASILITASI LOKAKARYA
Tujuan Peserta dapat merancang proses lokakarya
Peserta menyadari tentang pentingya teknik komunikasi interpersonal Peserta dapat memfasilitasi proses pengambilan keputusan.
Teknik Komunikasi Interpersonal Teknik diskusi mengambil kesimpulan
Metode Pemaparan, curah pendapat, permainan, simulasi, dan diskusi pleno.
Waktu 320 menit
Alat dan
Bahan Materi presentasiFlip chart, kertas, spidol, meta plan
LBB Panduan permainan komunikasi interpersonal
Langkah
Pelaksanaan 1. Lokakarya Persiapan Tim FasilitatorPelatih menyampaikan pengantar bahwa salah satu tahap kritis dalam advokasi Pelayanan Publik adalah Proses penyusunan Maklumat pelayanan yang melibatkan banyak pihak, termasuk kelompok pengguna jasa pelayanan. Dengan demikian, perlu keterampilan khusus dalam memfasilitasi Lokakarya dimaksud. Sesi ini menjelaskan sekaligus mempraktekkan bagaimana lokakarya dilakukan, teknik apa saja yang bisa digunakan untuk mempertemukan berbagai kepentingan. Kemudian pelatih
menyampaikan judul sesi dan waktu yang diperlukan kepada peserta. 2. Mengelola Lokakarya
Pelatih mengajak peserta untuk membahas: Mengapa kita perlu keterampilan mengelola lokakarya? Apa saja keterampilan yang harus kita miliki? Diskusi. Pelatih kemudian mempersilakan peserta untuk mengajukan pertanyaan berkaitan dengan penjelasan yang disampaikan oleh pelatih, kemudian menutup dengan kesimpulan jenis-jenis keterampilan yang dibutuhkan untuk mengelola lokakarya.
3. Tugas Simulasi Teknik Fasilitasi Lokakarya Penyusunan
Pelatih bertanya kepada peserta, apakah ada yang pernah menjadi panitia suatu lokakarya? Jika ada, mintalah peserta tersebut menjadi narasumber dengan menceritakan, kapasitas apa saja yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan suatu lokakarya sejenis lokakarya penyusunan maklumat inovasi pelayanan publik. Pelatih membantu dengan menuliskan poin-poin penting dari pengalaman narasumber tersebut pada kartu-kartu metaplan, dan menempelkannya di kertas plano. Diskusi dan pemaparan materi.
4. Permainan dan kesimpulan
Setelah itu, pelatih meminta semua peserta untuk berdiri melingkar untuk proses selanjutnya. Kemudian pelatih memberikan penjelasan tentang permainan yang akan dilakukan dengan menggunakan LBB Panduan Permainan Bertanya dan Menyimak. Pelatih kemudian memfasilitasi permainan hingga selesai, dan memfasilitasi proses pengambilan hikmah dari permainan tersebut, dan menyimpulkan pembelajarannya.
Ringkasan Materi
Proses ini dihadiri oleh berbagai pihak yang memiliki latar belakanag yang berbeda-beda. Karakteristik maklumat pelayanan menghendaki adanya komitmen bersama antara pihak penyedia pelayanan dengan masyarakat pengguna pelayanan. Dengan demikian diperlukan
seorang fasilitator yang bertugas merancang proses pertemuan sesuai dengan ketersediaan waktum tempat, dan karakter pihak yang terlibat dalam pertemuan.
Fasilitator bertugas untuk mengkondisikan suasana lokakarya agar seinformal mungkin karena musyawarah membutuhkan suasana yang cair dan mengenakkan peserta untuk berdialog. Beberapa teknik pengaturan tepat pertemuan bisa ditawarkan sesuai dengan kondisi lapangan. Misalnya, lesehan sebagai tradisi musyawarah di masyarakat Indonesia yang asli mungkin bisa digunakan dalam proses ini.
Seni Memfasilitasi. Proses pertemuan untuk membuat Maklumat pelayanan pada umumnya informal, fasilitator boleh jadi dihadapkan pada situasi tidak terduga dalam proses diskusi. Mungkin saja ada pertentangan kepentingan dari pihak yang mengahdiri pertemuan, dengan demikian pemandu dituntut untuk berimprovisasi dalam memfasilitasi (memandu) proses musyawarah dan pengambilan keputusan dalam forum ini.Ada beberapa teknik bertanya yang bisa dipelajari sehingga mampu menggali informasi tanpa menggurui peserta lokakarya, teknik tersebut bisa membantu mengarahkan peserta mencapai kesepakatan dalam membuat maklumat pelayanan.
Memandu Pengambilan Keputusan. Dalam pelaksanaan lokakarya yang dihadiri oleh banyak orang, mungkin saja akanmemuncukan perdebatan panjang atas sebuah isu. Karena itu seorang pemandu bertugas untuk mengajak peserta mengerucutkan diskusi yang lebar (luas) menjadi beberapa pokok-pokok kesimpulan penting yang merupakan penilaian akhir, yang sebaiknya disepakati bersama.
Ada dua cara utama dalam menarik kesimpulan, yaitu:
Deduktif: kesimpulan diambil kemudian penjelasan dan argumentasi dijabarkan. Induktif: penjelasan, data, fakta, dan argumentasi dikembangkan, kemudian diambil
kesimpulan
Disamping itu ada beberapa alternatif lain yang bisadigunakana dalam prose pengambilan keputusan, diantaranyaPengambilan suara (voting)melalui perwakilan cara yang terpaksa dilakukan bila kesepakatan (konsensus) sulit terjadi. Cara ini dianggap sebagai cara yang terbaik bila ingin memberikan kesempatan kepada semua orang untuk ikut menentukan. Dan bukan cara terbaik bila peserta sebagian besar tidak paham (tidak punya alasan yang jelas) dalam menentukan pilihan.
Kesepakatan bulat (konsensus) adalah hasil musyawarah-mufakat yang merupakan hasil terbaik bila proses diskusi berjalan dinamis. Artinya, peserta tidak diam saja (baik karena tidak punya informasi, tidak paham, takut berpendapat, dsb). Konsensus akan bagus bila banyak pendapat yang muncul disertai alasan (argumentasi) dan penyampaian data/fakta, bukan pendapat teoritis (wacana).
Referensi
Jefri Rohman & Deden Hilga Safari, 2010,Modul Pelatihan Musrenbang: Pelatihan untuk Pelatih dan Fasilitator Musrenbang Kecamatandan Pelatihan untuk Musrenbang Desa, FPPM, SDM, PSDK, P3ML dan TAF.
Deden Hilda Safari, Hendy Irawan dan Rianingsih Djohani, 2011a,Fasilitasi Musrenbang Desa Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
Deden Hilda Safari, Hendy Irawan dan Rianingsih Djohani, 2011b,Fasilitasi Musrenbang Kecamatan Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
Deden Hilda Safari, Hendy Irawan dan Rianingsih Djohani, 2011c,Fasilitasi Musrenbang Kabupaten Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
Hendi Irawan, Maman Koswara, & Zenni Muryaman, 2011,Fasilitasi Forum SKPD Peka Perdamaian,PTD dan P3ML
