DI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
a. Saat ini yang sudah mendaftar SKTT masih sekitar 50% dari jumlah mahasiswa yang ada yaitu 1088 orang. Mengenai tindakan razia, hal itu akan dilakukan oleh Satpol PP, bukan Dinas Catatan Sipil dan Kependudukan.
b. Setiap perpindahan alamat, mahasiswa/dosen asing wajib melapor ke kelurahan tempat dimana dia tinggal. Namun sebelumnya, mereka tidak dapat mengeluarkan surat domisili sebelum ada Surat Keterangan Tempat Tinggal dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
c. USU mengusulkan adanya kemungkinan pihak Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil untuk melakukan pemutakhiran informasi mengenai administrasi kependudukan dengan mengundang seluruh mahasiswa asing di USU.
154 4. Konsulat Jenderal Malaysia
a. Konsulat menyetujui adanya orientasi bagi calon mahasiswa yang akan kuliah di USU. Materi dan nara sumber (jika diperlukan) ada disediakan oleh USU (KUI).
b. Mengenai hal asuransi, Konsulat Malaysia akan membantu menginformasikan kewajiban kepemilikan asuransi kepada mahasiswa asing terutama calon mahasiswa yang akan masuk pada Tahun akademik 2014/2015.
c. Konsulat Malaysia sebaiknya mengawasi proses atau prosedur yang dilakukan agen pada calon mahasiswa asing yang akan masuk ke USU.
5. Lain-lain :
a. Kalender akademik agar segera dipublikasikan kepada mahasiswa asing melalui website ataupun facebook.
b. Sesuai dengan rapat pimpinan USU, mahasiswa asing yang tidak memenuhi persyaratan administrasi Keimigrasian, Kepolisian dan Kependudukan akan berpengaruh pada proses akademik.
Rapat koordinasi yang diadakan oleh KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Kepolisian dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memberikan dampak yang baik bagi pengurusan surat – surat ijin mahasiswa asing selama berada di Kota Medan. Dengan adanya rapat koordinasi tersebut, maka mahasiswa asing di USU rata – rata sudah melengkapi dokumen –
155 dokumen mereka selama di Indonesia karena selalu diawasi oleh pihak USU (Wawancara dengan Arpian Saragih, 10 Februari 2014).
Hasil rapat koordinasi ini juga memberikan dampak pada pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Dari hasil rapat koordinasi ini, instansi terkait seperti Kepolisian dan Dinas Kependudukan masih memberikan kelonggaran dan kemudahan dalam pengurusan surat – surat mahasiswa asing. Merekapun masih melayani pengurusan surat – surat mahasiswa asing walaupun telah lewat batas waktu yang telah ditentukan apabila alasan keterlambatan pengurusan dokumen tersebut masih dapat dimaklumi oleh pihak kepolisian.
Berikut pernyataan pihak Kepolisian berkaitan pelayanan yang mereka berikan kepada mahasiswa asing.
“Pelayanan kepada mahasiswa asing diberikan secara “plus – plus” sebenarnya namun bukan diistimewakan. Dalam hal ini diluar prosedur yang dijalankan oleh kepolisian yaitu birokrasinya dipotong. Sebagai contoh bila ada mahasiswa asing yang terkena tilang, maka dari intelegen mengatakan kepada satuan kepolisian lainnya untuk melepaskan mereka karena mereka tidak mengetahui ketentuan yang berlaku dan pihak intelegen berjanji untuk memberitahukan kepada mahasiswa asing tersebut akan peraturannya sehingga pada akhirnya mereka dilepaskan. Pada waktu ditilangpun mereka, sebenarnya pihak kepolisian meminta mahasiswa asing untuk menunjukkan SKLD mereka. namun, mulai tahun ini sudah disurati kepada satuan polisi lainnya dan instansi lainnya untuk tidak meminta SKLD kepada mahasiswa asing tersebut. Begitu juga ketika pengurusan SKLD karena keterlambatan akibat calo maka akan dibantu dalam pengurusannya. Namun, keterlambatan akibat kelalaian maka SKLD mereka tidak akan diterbitkan.”
(Wawancara dengan Edward, 28 Januari 2014)
Hal ini juga senada dengan yang dikatakan oleh salah satu staff Dinas Kependudukan Kota Medan
“Berdasarkan peraturan, pengurusan surat – surat ini bersifat wajib namun harus diingat dalam memberikan pelayanan harus tetap menjaga nama baik Indonesia dan USU, budaya dan UU yang kita miliki. Dalam hal itu, Disdukcapil masih memberikan kelonggaran dalam pengurusan
156
namun tidak melanggar UU. Hal ini terjadi dikarenakan UU tersebut masih dalam tahapan sosialisasi bagi mahasiswa asing.”
(Wawancara dengan Arpian Saragih, 20 Desember 2013)
Dalam rapat koordinasi tersebut, pihak USU juga pernah mengajukan untuk membuat pelayanan mahasiswa asing yang bersifat satu atap untuk mengefisienkan pelayanan terhadap mahasiswa asing. Namun, hal ini bisa dilakukan apabila Undang – Undang keimigrasian dan Undang – Undang kependudukan telah diubah karena Undang – Undang yang sekarang tidak ada mengatur hal tersebut (Wawancara dengan Arpian Saragih, 20 Desember 2013).
Dari hasil rapat koordinasi tersebut jelas bahwa tujuan akhirnya adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa asing dan membuat mahasiswa asing tetap nyaman untuk menempuh pendidikan di USU.
Koordinasi yang terjalin antara Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, Kepolisian, dan KUI USU ini berjalan dengan tidak terstruktur sehingga tidak adanya koordinator yang mengatur atau yang bertanggung jawab penuh atas pelayanan yang diberikan oleh masing – asing instansi. Semua instansi berada dalam satu level yang sama atau sejajar dengan standard operating procedure (SOP) instansi masing - masing. SOP yang berbeda dari setiap instansi inilah yang membutuhkan penyesuaian antara satu dengan yang lain untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada mahasiswa asing. Dikarenakan tidak adanya struktur kelembagaan dan jenjang hierarki yang menaungi instansi tersebut dalam satu wadah melainkan berdiri sendiri satu sama lain maka koordinasi yang berjalan lebih bersifat informal namun tetap bertujuan memberikan pelayanan yang maksimal kepada mahasiswa asing.
157 Hal ini sesuai dengan pernyataan Kepala KUI USU.
“Koordinasi dilakukan secara informal dikarenakan tidak terlembaganya koordinasi antarinstansi tersebut. Koordinasi yang dilakukan bersifat informal ini mengakibatkan tidak ada diberikan satu instansi yang menjadi koordinator yang bertanggung jawab atas pelayanan kepada mahasiswa asing. Sehingga tidak ada yang bisa dituntut satu sama lain dan hubungan yang terjadi bersifat tarik ulur. Maka dari itu, tidak bisa disalahkan satu instansi dalam pemberian pelayanan yang mereka lakukan.” (Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Koordinasi yang terjalin antara instansi pemerintah tersebut dengan KUI USU dapat berjalan dengan baik dikarenakan adanya hubungan baik antara pihak USU dengan instansi – instansi pemerintah terkait.
Hal ini yang dikemukakan berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Kantor KUI USU.
“USU sampai sekarang masih bisa melakukan koordinasi dengan baik terkait pelayanan mahasiswa asing dikarenakan banyak pejabat instansi terkait yang merupakan alumni USU, secara personal masih ada penerimaan dan pengakuan terhadap eksistensi USU dan hubungan baik pejabat – pejabat tersebut dengan Pembantu Rektor IV USU.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Walaupun tidak adanya koordinator instansi pemerintah yang mengkoordinir pelayanan terhadap mahasiswa asing, namun Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan Kepolisian menganggap pihak USU yang menjadi koordinator dalam pemberian pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal ini dikarenakan USU menjadi “tuan rumah” bagi mahasiswa asing sehingga sebagai “tuan rumah”, pihak USU harus memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa asing.
158 Hal ini dikemukakan berdasarkan hasil wawancara dengan staff Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
“Saat ini yang menjadi koordinator pengurusan surat – surat adalah Rektor USU karena mereka yang mengkoordinir semua pengurusan di USU. Secara kelembagaan resmi tidak ada koordinatornya.”
(Wawancara dengan Arpian Saragih, 20 Desember 2013)
Hal ini juga dibenarkan oleh pihak kepolisian dalam wawancara yang telah peneliti lakukan sebelumnya.
“Secara struktural tidak ada koordinator dalam pemberian pelayanan kepada mahasiswa asing. Namun, pihak USU lah yang bertanggung jawab atas mahasiswa asing karena mereka sebagai tuan rumah dan di USU lah pengurusan semua surat – surat dilakukan termasuk pembayaran surat – surat tersebut. Karena itulah pihak rektor mengeluarkan ketentuan biaya surat – surat tersebut berupa Surat Keputusan Rektor USU no. 992/UN5.I.R/SK/KEU/2013. Hal inilah yang menunjukkan bahwa USU lah yang mengkoordinir pelayanan mahasiswa asing.”
(Wawancara dengan Edward, 28 Januari 2014)
Hal ini menunjukkan adanya penerimaan dan pengakuan dari Dinas Kependudukan dan Kepolisian bahwa USU yang menjadi koordinator dalam pelayanan mahasiswa asing di USU.
Selain koordinasi yang dilakukan KUI USU dengan instansi pemerintah, KUI USU juga mengadakan koordinasi yang bersifat internal. Koordinasi secara internal terjalin antara KUI USU dengan Fakultas Kedokteran (FK) USU dan Fakultas Kedokteran Gigi (FKG) USU. Koordinasi yang terjalin dikarenakan FK dan FKG berada di bawah naungan Rektor. Pelayanan terhadap mahasiswa asing ini berada di bawah naungan Pembantu Rektor IV. Hubungan yag terjalin berkaitan dengan proses pembelajaran mahasiswa asing di USU termasuk juga jadwal pembelajaran mahasiswa asing.
159 Hal ini yang dikemukakan dari hasil wawancara dengan Kepala KUI USU.
“Koordinasi secara internal dan sosialisasi dengan staff Fakultas yang bersangkutan dilakukan antara KUI USU dengan Fakultas Kedokteran dan Kedokteran Gigi USU. Koordinasi ini berupa diskusi jadwal dan pembelajaran mereka.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Dari temuan di lapangan, menurut peneliti mekanisme koordinasi yang dijalankan instansi – instansi pemerintah terkait dalam memberikan pelayanan terhadap mahasiswa asing dari sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia hingga mahasiswa asing meninggalkan Indonesia merupakan koordinasi yang menurut menurut Litterer dalam buku Reksohadiprodjo mengarah pada Koordinasi Administratif.58 Koordinasi administratif merupakan koordinasi yang berhubungan dengan pekerjaan yang rutin sifatnya. Koordinasi ini dipandang sebagai koordinasi administratif dikarenakan pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing yaitu berupa pengurusan administrasi keimigrasian dan kependudukan mahasiswa asing yang bersifat rutin sehingga koordinasi yang terjalin menyangkut pengurusan administrasi mahasiswa asing.
Namun, apabila melihat keterlibatan instansi pemerintah dalam koordinasi tersebut, maka instansi pemerintah tersebut menjalankan beberapa mekanisme koordinasi. Koordinasi instansi pemerintah sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia dan koordinasi selama menjalankan pendidikan di Indonesia ada yang mengarah pada koordinasi yang menurut Sugandha merupakan Koordinasi Diagonal.59 Koordinasi diagonal merupakan koordinasi antar pejabat atau unit yang berbeda fungsi dan berbeda tingkatan hierarkinya. Koordinasi diagonal ini terjadi
58
Reksohadiprodjo. Dasar – dasar Manajemen. Yogyakarta: BPFE, hal 57
59
160
dalam proses pengurusan Visa mahasiswa asing yaitu antara Dirjen Imigrasi dan Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia. Begitu juga dengan koordinasi antara Konsulat Jenderal Malaysia dengan KUI USU, Konsulat Jenderal Malaysia dengan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, dan Konsulat Jenderal Malaysia dengan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Hal ini dikarenakan instansi yang berkoordinasi tersebut berada pada jenjang yang berbeda dan fungsi yang berbeda pula.
Selain itu, terjadi juga koordinasi yang menurut Hasibuan mengarah pada
Koordinasi Vertikal.60 Koordinasi vertikal adalah kegiatan – kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit – unit, kesatuan – kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Koordinasi vertikal ini terjadi dalam proses pengurusan surat ijin belajar mahasiswa asing yaitu antara Biro Rektor USU, DIKTI, BKLN Kemendiknas dan BKLN USU. Begitu juga koordinasi antara Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan dengan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara serta koordinasi yang terjalin antara Polda Sumatera Utara dengan Mabes Polri dalam pengurusan SKLD mahasiswa asing. Hal ini terjadi karena secara struktural, USU berada di bawah naungan DIKTI dan Kemendiknas, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan berada di bawah naungan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara, dan Polda Sumatera Utara berada di bawah naungan Mabes Polri
Koordinasi yang terjalin selama mahasiswa asing menempuh pendidikan di Indonesia dan ketika mahasiswa asing meninggalkan Indonesia merupakan mekanisme koordinasi yang menurut Litterer dalam buku Reksohadiprodjo
60
161 mengarah pada Koordinasi Sukarela.61 Koordinasi sukarela terjadi dimana individu atau kelompok melihat adanya kebutuhan, menciptakan program dan menerapkannya. Koordinasi antar KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Polda Sumatera Utara dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam pemberian pelayanan kepada mahasiswa asing di USU bukan terjadi secara struktural namun karena melihat adanya kebutuhan atau kepentingan yang mendasari mereka untuk berkoordinasi dan terciptanya suatu pelayanan yang efisien dan menerapkannya di KUI USU. Dari hasil koordinasi antar instansi tersebut membuat pelayanan mahasiswa asing di USU bersifat pelayanan satu pintu yang dimana semua pengurusan dokumen – dokumen tersebut dilakukan di KUI USU. Pelayanan ini tidak diatur dalam Undang – Undang namun berdasarkan kesepakatan antar instansi pemerintah tersebut dan diterapkan di KUI USU.
Namun apabila merujuk literatur Hasibuan, koordinasi antar instansi pemerintah tersebut mengarah pada Koordinasi Horizontal Interrelated.62 Koordinasi horizontal interrelated adalah koordinasi antarbadan (instansi); unit – unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantungan atau mempunyai kaitan baik, secara intern maupun ekstern yang levelnya setaraf. Karena KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Kepolisian, dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berada pada jenjang yang sama dengan SOP yang berbeda – beda satu sama lain maka koordinasi yang mereka lakukan mengarah pada koordinasi horizontal
interrelated.
61
Reksohadiprodjo. Dasar – dasar Manajemen. Yogyakarta: BPFE, hal 57
62
162 Koordinasi yang terjadi secara horizontal ini yang mengakibatkan salah satu instansi yaitu Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan yang menganggap hubungan yang terjadi selama ini antar instansi bukanlah suatu hubungan koordinasi dan mereka mengganggap tidak ada berkoordinasi dengan instansi lain berkaitan dengan pelayanan mahasiswa asing. Padahal jelas penyesuaian – penyesuaian kegiatan yang mereka lakukan menunjukkan koordinasi diantara instansi tersebut.
Kondisi ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Sugandha63 yaitu hambatan yang terjadi dalam koordinasi secara horizontal adalah kesalahan pandangan mengenai koordinasi dikarenakan tidak adanya garis komando diantara mereka. Walaupun tidak adanya garis komando diantara instansi pemerintah tersebut namun koordinasi diantara instansi tersebut tetap berjalan dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa hambatan tersebut bukan suatu kendala yang besar untuk instansi pemerintah tersebut dalam melakukan koordinasi dan tidak berdampak pada koordinasi yang dijalankan oleh instansi pemerintah tersebut.
Hambatan yang sering terjadi bukan pada koordinasi instansi pemerintahnya, namun pada pelayanan terhadap mahasiswa asing. Hambatan ini berasal dari mahasiswa asing yang tidak mematuhi peraturan pemerintah yang telah ditetapkan.
Hal ini dinyatakan dalam wawancara dengan pihak kepolisian.
“Kendala dalam koordinasi tidak ada, hanya mahasiswa asingnya saja yang sering membuat masalah karena ada yang nakal, baik, dan ada juga yang disiplin. Tidak semua mahasiswa asing taat akan ketentuan yang berlaku.” (Wawancara dengan Pak Edward, 28 Januari 2014)
63
163 Bagan 5.5.
KOORDINASI INSTANSI PEMERINTAH DALAM PEMBERIAN PELAYANAN TERHADAP MAHASISWA ASING DI USU SAMPAI TAHUN 2013
Sumber: Penelitian Lasmaida 2014
KUI USU Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Kota Medan Badan Kerja Sama Luar Negeri USU Biro Akademik USU DIKTI BKLN Kemendiknas Konsulat Jenderal Malaysia Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara Dirjen Imigrasi Jakarta Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia
164 Bagan 5.6.
KOORDINASI INSTANSI PEMERINTAH DALAM PEMBERIAN PELAYANAN TERHADAP MAHASISWA ASING DI USU SAMPAI TAHUN 2013
Sumber: Penelitian Lasmaida 2014
Kantor Urusan Internasional USU Kanto Kelas Kot Badan Kerja Sama Luar Negeri USU Biro Akademik USU DIKTI BKLN Kemendiknas Konsulat Jenderal Malaysia Keme Huku HAM S Ut Dirjen Imigrasi Jakarta Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia
165 Penjelasan bagan 5.5
Bagan 5.5 menggambarkan koordinasi instansi pemerintah mulai dari sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia, menjalankan pendidikannya di Indonesia hingga mahasiswa meninggalkan Indonesia sampai tahun 2013.
a. Koordinasi sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia melibatkan Konsulat Jenderal Malaysia, Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia, Dirjen Imigrasi di Jakarta, Biro Akademik USU, DIKTI, BKLN Kemendiknas, BKLN USU. KUI USU terlibat hanya dalam pembuatan surat rekomendasi untuk kelengkapan persyaratan dokumen mahasiswa asing dan mem –
follow up ke Konsulat Jenderal Malaysia mengenai kepemilikan surat ijin studi oleh mahasiswa asing. Dalam pembuatan surat ijin belajar maka koordinasi yang terjadi antara Konsulat Jenderal Malaysia, Biro Akademik USU, DIKTI, BKLN Kemendiknas, dan BKLN USU. Sementara dalam pembuatan Visa mahasiswa asing maka koordinasi yang terjadi antara Konsulat Jenderal Malaysia, Dirjen Imigrasi Jakarta, Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia.
b. Koordinasi selama menjalankan pendidikan di Indonesia melibatkan KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Polda Sumatera Utara, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Kantor Imigrasi juga melakukan koordinasi vertikal dengan Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. Polda Sumatera Utara juga melakukan koordinasi dengan Mabes Polri. Konsulat Jenderal Malaysia dilibatkan dalam forum koordinasi dan sosialisasi yang dilakukan di USU namun tidak dilibatkan
166 dalam pengurusan dokumen mahasiswa asing selama mahasiswa asing menjalankan pendidikan di Indonesia.
c. Koordinasi ketika mahasiswa asing meninggalkan Indonesia terjalin antara KUI USU dengan Kantor Imigrasi kelas I Khusus.
Penjelasan bagan 5.6
Bagan 5.6 menggambarkan koordinasi yang akan dijalankan oleh instansi pemerintah mulai Januari 2014. Koordinasi yang akan dijalankan mulai januari 2014 mengalami sedikit perubahan yaitu terletak pada koordinasi selama mahasiswa asing menempuh pendidikannya di Indonesia. Hal ini dikarenakan Polda Sumatera Utara dihapuskan perannya dalam pengurusan administrasi mahasiswa asing. Namun, secara keseluruhan koordinasi mahasiswa asing pada mulai Januari 2014 masih tetap sama seperti tahun 2013 namun tanpa melibatkan pihak kepolisian lagi pada proses koordinasi pada saat mahasiswa asing menempuh pendidikan di Indonesia.
167 BAB VI
PENUTUP
VI. 1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah peneliti paparkan di bab – bab sebelumnya, maka yang menjadi kesimpulan dari penelitian ini yaitu:
1. Koordinasi antar instansi pemerintah dalam pemberian pelayanan terhadap mahasiswa asing di USU terjadi dalam 3 tahapan yaitu sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia, selama menjalankan pendidikan di Indonesia dan ketika mahasiswa asing meninggalkan Indonesia. Namun, koordinasi yang paling sedikit melibatkan instansi pemerintah terjadi ketika mahasiswa asing meninggalkan Indonesia. Hal ini dikarenakan mahasiswa asing hanya perlu mengurus EPO saja. Maka dari itu koordinasi yang terjadi hanya antara KUI USU dengan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan.
2. Ada 5 jenis koordinasi yang dijalankan antar instansi pemerintah dalam pemberian pelayanan terhadap mahasiswa asing di Universitas Sumatera Utara mulai dari sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia hingga mahasiswa asing meninggalkan Indonesia yaitu koordinasi administratif, koordinasi vertikal, koordinasi sukarela, koordinasi diagonal dan koordinasi horizontal interrelated.
3. Pertemuan yang dilakukan USU sebagai bentuk alternatif koordinasi antar instansi dalam pelayanan mahasiswa asing di dilakukan 2 kali setahun. Pertemuan ini dilakukan dalam bentuk forum koordinasi. Pertemuan ini
168 diadakan oleh pihak USU dan mengundang instansi pemerintah terkait untuk datang menghadiri pertemuan tersebut. Dalam pertemuan tersebut dibahas mengenai pelayanan terhadap mahasiswa asing dan penyelesaian masalah yang dihadapi oleh mahasiswa asing berkaitan dengan pengurusan dokumen mahasiswa asing.
4. KUI USU dianggap sebagai koordinator dalam koordinasi instansi pemerintah dalam pelayanan mahasiswa asing selama mahasiswa asing menjalankan pendidikan di USU. Hal ini menunjukkan adanya penerimaan dan pengakuan dari Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Polda Sumatera Utara, dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan terhadap KUI USU untuk mengkoordinir setiap koordinasi dan pertemuan antar instansi pemerintah
5. Untuk memudahkan pengurusan setiap dokumen selama mahasiswa asing menempuh pendidikan di USU, maka instansi pemerintah terkait telah melakukan pemangkasan birokrasi dalam pengurusan dokumen imigrasi, kependudukan dan kepolisian mahasiswa asing sehingga pengurusan semua dokumen mahasiswa asing dilakukan di KUI USU. KUI USU menerapkan pelayanan satu pintu dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing untuk mengurus KITAS, MERP/ERP, SKLD, SKTT, dan EPO. Hal ini dilihat dari awal pengurusan dokumen mahasiswa asing dan pengambilan dokumen yang telah selesai dilakukan di KUI USU. Mahasiswa asing mengurus, membayar dan mengambil semua dokumen keimigrasian, kependudukan dan kepolisian mereka di KUI USU kecuali untuk foto KITAS dilakukan di Kantor Imigrasi.
169 6. Berdasarkan UU no. 6 tahun 2011, peran kepolisian dalam pengurusan
administrasi keimigrasian mahasiswa asing telah dihapuskan sehingga mulai Januari 2014 mahasiswa asing di USU tidak perlu lagi mengurus SKLD ke Polda Sumatera Utara. Jadi, mulai Januari 2014, KUI USU, Konsulat jenderal Malaysia, Kantor Imigrasi kelas I Khusus Medan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan tidak perlu lagi melakukan koordinasi dengan Polda berkaitan administrasi keimigrasian mahasiswa asing.
7. KUI USU memiliki peran yang terbatas dalam pengurusan surat ijin studi mahasiswa asing. KUI USU hanya berperan dalam pembuatan surat rekomendasi namun pengurusan surat ijin studi ke DIKTI dilakukan oleh Biro Akademik USU sehingga SOP yang telah ditetapkan oleh KUI belum dapat diterapkan dalam proses pengurusan surat ijin studi.
8. Keterbatasan mahasiswa asing dalam penggunaan Bahasa Indonesia dan kurang pedulinya mahasiswa asing terhadap sosialisasi yang dilakukan oleh KUI USU mengakibatkan mahasiswa asing memiliki persepsi yang buruk terhadap pelayanan KUI USU. Mahasiswa asing menganggap pelayanan yang diberikan di KUI USU sangat rumit, lama dan mahal.
9. Sumber daya manusia yang memberikan pelayanan akan sangat menentukan kualitas pelayanan. Sumber daya manusia yang memberikan pelayanan dan berhadapan langsung dengan mahasiswa asing yaitu staff KUI USU. Ada 5 staff yang ada di KUI USU untuk melayani 1088 mahasiswa asing. Jumlah staff KUI USU tersebut sangat sedikit jika
170 dibandingkan dengan jumlah mahasiswa yang harus dilayani dan