SOSIALISASI PELAYANAN KEIMIGRASIAN, KEPENDUDUKAN DAN KEPOLISIAN BAGI MAHASISWA ASING TA 2013/
V.3. Koordinasi ketika mahasiswa asing meninggalkan Indonesia
Ketika mahasiswa asing telah menyelesaikan pendidikannya di Indonesia, mahasiswa asing tidak bisa begitu saja meninggalkan Indonesia. Mahasiswa asing harus terlebih dahulu mengurus dokumen yang akan memastikan mahasiswa asing tersebut tidak akan kembali lagi ke Indonesia. Untuk mengurus izin tidak kembali tersebut maka mahasiswa asing harus mengurus Exit Permit Only (EPO).
Dengan diurusnya dokumen tersebut maka ijin mahasiswa asing untuk berada di Indonesia telah dihapuskan sehingga KITAS, buku biru dan dokumen keimigrasian yang diurus selama di Indonesia tidak berlaku lagi dan harus dikembalikan kepada pihak imigrasi. Dalam mengurus EPO, mahasiswa asing harus menyertakan fotocopy booking tiket pesawat mereka. Pengurusannya
146 dilakukan 10 hari sebelum mahasiswa asing pulang ke negara asalnya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi masalah di kemudian hari setelah mahasiswa asing meninggalkan Indonesia (Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014).
Pengurusan EPO bagi mahasiswa asing ini diurus di KUI USU dan KUI USU yang akan mengurus EPO mahasiswa asing ke Kantor Imigrasi (Wawancara denganPartisipan 01, 1 Maret 2014).
Hal ini senada dengan yang dikatakan oleh staff Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara.
“Ketika mereka sudah selesai masa perkuliahannya di Indonesia maka mereka harus mengurus izin tidak kembali.”
(Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013)
Berdasarkan penjelasan tersebut, jelas bahwa ketika mahasiswa asing akan meninggalkan Indonesia dan kembali ke negaranya maka koordinasi yang terjadi hanya antara KUI USU dengan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan.
Forum Koordinasi : Alternatif Koordinasi Instansi Pemerintah dalam Pemberian Pelayanan Mahasiswa asing di USU
Koordinasi dibutuhkan untuk memperlancar tugas – tugas yang akan dikerjakan oleh masing – masing instansi. Persamaan persepsi antara satu dengan yang lain sangat dibutuhkan agar adanya keselarasan dalam bertindak. Begitu juga dengan adanya pertemuan antar instansi akan semakin mempererat koordinasi dan dapat memonitoring setiap tindakan dari masing – masing pihak sehingga hasil dari koordinasi antar instansi memberikan hasil yang maksimal.
147 Komunikasi merupakan bukti adanya koordinasi antara instansi pemerintah. Kualitas penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain akan mempengaruhi kualitas informasi yang diterima oleh informan dan juga akan mempengaruhi informan untuk melaksanakan informasi yang ia terima. Dengan kata lain, komunikasi yang baik akan memperlancar koordinasi antar instansi pemerintah.
Dalam pelayanan mahasiswa asing terjadi koordinasi antara KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Kepolisian, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Komunikasi yang terjalin antar instansi ini bersifat lisan dan berupa kesepakatan antar instansi saja. Komunikasi yang terjalin berdasarkan kepercayaan antar instansi pemerintah.
Hal ini yang dikemukakan berdasarkan wawancara dengan Staff KUI USU.
“Hubungan dengan instansi pemerintah lainnya lebih bersifat kesepakatan dan lisan. Bila terjadi masalah dengan Imigrasi, maka KUI akan melakukan pengaduan ke Kemenkumham. Polda memberitahukan kepada KUI bila ada mahasiswa asing yang tertangkap. KUI yang hubungi Polda bila ada dokumen yang akan diurus dan Polda yang akan menghubungi KUI untuk memberitahukan apabila sudah waktunya bagi mahasiswa asing untuk melakukan sidik jari dan ketika sidik jari telah dilakukan oleh mahasiswa asing, maka baru akan dilakukan pembayaran.” (Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Kantor Imigrasi bukan hanya melakukan komunikasi dengan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, Kepolisian dan KUI USU, tetapi juga berkomunikasi dengan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak asasi Manusia Sumatera Utara (Kanwil Kemenkumham Sumut). Komunikasi ini terjalin dikarenakan Kanwil Kemenkumham Sumut merupakan koordinator dari semua Kantor Imigrasi yang berada di Sumatera Utara dan secara tidak langsung
148 Kantor Imigrasi bertanggung jawab kepada Kanwil Kemenkumham Sumut. Tidak adanya jangka waktu dalam pemanggilan dan bila dibutuhkan pihak Imigrasi dapat dipanggil pada saat itu juga. Koordinasi antara Kantor Imigrasi dengan Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara bersifat koordinasi vertikal dikarenakan adanya garis komando antara instansi tersebut yang menyebabkan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan harus bertanggung jawab kepada Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara.
Hal ini yang dikemukakan dalam wawancara dengan staff Divisi Keimigrasian Kanwil Kemenkumham Sumut.
“Koordinasi dilakukan secara tertulis dan lisan. Sewaktu – waktu pihak kantor Imigrasi bisa kita panggil. Waktu pemanggilan sifatnya berkala dan tidak tentu jangka waktunya. Kadang kala tiga bulan sekali dipanggil dan tidak ada batasan pemanggilan. Setiap bulan Kantor Imigrasi memberikan laporan kepada Kemenkumham yang mencakup semua bidang karena Unit Pelaksana Teknis (Kantor Imigrasi) yang mengawasi dan berinteraksi langsung dengan masyarakat dan orang asing. Koordinasi dengan Kantor Kementrian Hukum dan Ham (Kanwil Kemenkumham) berupa pelaporan yang dilakukan oleh tata usaha. Pelaporan ke Kanwil berupa jumlah mahasiswa asing, jumlah KITAS, jumlah pegawai. Selain itu, bila ada masalah maka koordinasinya dengan kanwil.” (Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013)
Koordinasi yang terjalin antar instansi pemerintah terkait merupakan koordinasi dalam rangka pemberian pelayanan kepada mahasiswa asing. Ketika terjadi masalah yang penting dalam pemberian pelayanan terhadap mahasiswa asing maka akan semakin dibutuhkannya komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah tersebut.
Hal ini dikemukakan dalam wawancara dengan pihak Kepolisian
“Untuk sekarang koordinasi dengan USU dilakukan pada saat suatu kejadian penting terjadi maka koordinasi akan semakin sering dilakukan untuk menyelesaikan massalah tersebut. Komunikasi yang dilakukan yaitu
149
berkisar pada masalah – masalah yang terjadi terkait pelayanan pada mahasiswa asing.” (Wawancara dengan Edward, 28 Januari 2014)
Intensitas waktu pertemuan sangat menentukan kualitas koordinasi yang akan dijalankan. Perancangan waktu pertemuan yang baik sangat dibutuhkan guna memonitoring kemajuan dan penanganan masalah yang dihadapi oleh masing – masing instansi.
Komunikasi yang terjalin antara KUI USU, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, dan pihak kepolisian dilakukan dengan diadakannya pertemuan antar instansi tersebut di Biro Rektor.
KUI USU melakukan pertemuan dengan instansi pemerintah guna menyelesaikan masalah pelayanan yang dihadapi oleh masing – masing instansi sehingga masalah tersebut dapat terselesaikan dengan baik dan dapat ditemukannya alternatif prosedur pengurusan yang meringankan mahasiswa asing. Kemudahan yang diperoleh mahasiswa asing dalam mengurus setiap dokumen mereka akan mempengaruhi sikap mahasiswa asing dalam mengurus dokumen - dokumen tersebut.
Pertemuan antara instansi terkait dengan pihak USU dilakukan dua kali dalam setahun. Pertemuan ini diadakan dalam bentuk rapat koordinasi. Rapat Koordinasi ini tidak memiliki tanggal yang pasti, namun tetap dilaksanakan dalam dua kali setahun. Tanggal pertemuan ditetapkan jika ada kesepakatan dari semua
stakeholder bahwa semua stakeholder dapat menghadiri rapat tersebut pada tanggal yang telah disepakati tersebut. Untuk menemukan titik temu dari tanggal diadakan rapat koordinasi tersebut maka pihak KUI USU yang menghubungi instansi terkait dan Konsulat Jenderal Malaysia untuk menanyakan kebersediaan
150 instansi tersebut untuk menghadiri rapat koordinasi. Hasil pertemuan itu juga akan disosialisasikan kembali mahasiswa asing (Wawancara dengan Asima Yanty, 25 Februari 2014).
Dengan adanya pertemuan inilah dapat diketahui apa sebenarnya yang menjadi kebutuhan mahasiswa asing dan pemberitahuan kepada instansi lainnya apabila ada syarat pengurusan ataupun ketentuan kebijakan baru berkaitan pengurusan dokumen keimigrasian dan kependudukan mahasiswa asing.
Hal ini dikemukakan berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala KUI USU.
“Koordinasi yang dilakukan antara KUI USU dengan instansi pemerintah tersebut dilakukan dua kali setahun (enam bulan sekali) dan ini dilangsungkan setiap tahun. Dalam forum koordinasi diberitahukan masalah yang dihadapi oleh setiap instansi termasuk kesepakatan – kesepakatan yang dibuat berkaitan dengan masalah waktu penyelesaian. Dari forum koordinasi tersebut juga disepakati kalau KUI yang mengurus surat tersebut baru diurus oleh instansi pemerintah. Kalau tidak melalui KUI maka surat – surat tersebut tidak akan dilayani.Dalam pertemuan inilah diberitahukan masalah – masalah yang dihadapi oleh setiap pihak terutama dari KUI USU sendiri karena KUI USU lah yang menjadi ujung tombak dari pelayanan terhadap mahasiswa asing tersebut. Dari pertemuan tersebutlah dicari jalan tengah atau solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Jika ada peraturan atau data baru yang ditemukan, maka dalam pertemuan tersebut data dan peraturan tersebut juga diberitahukan.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Hal ini juga senada dengan yang dikatakan oleh staff Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan.
“Rapat persentasi dengan semua stakeholder dilakukan setiap 6 bulan sekali dan USU yang mengundang dan mengadakan rapat persentasi. Koordinasi ini dilakukan untuk menunjukkan respect kepada peraturan daerah, tidak mempersulit mahasiswa asing dalam pengurusan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh mahasiswa asing. Rapat dan sosialisasi yang dilakukan selama ini antara Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan untuk mengefektifitaskan pelayanan yang akan diberikan kepada mahasiswa asing. Dari rapat dan sosialisasi dengan mahasiswa asing dapat diketahui apa yang menjadi kebutuhan mahasiswa asing.” (Wawancara dengan Arpian Saragih, 20 Desember 2013)
151 Hal ini juga dikemukakan oleh pihak kepolisian.
“Koordinasi antara kepolisian dan instansi lainnya dilakukan 2 kali setahun berupa rapat koordinasi. Dalam rapat tersebut dibicarakan tentang prosedur, biaya dan langkah – langkah penanganan masalah yang terjadi.” (Wawancara dengan Edward, 28 Januari 2014)
Forum koordinasi biasa dilakukan bila pihak USU yang mengundang untuk melakukan pertemuan namun kadang kala instansi pemerintah tersebut yang mengundang KUI USU untuk melakukan pertemuan.
Hal ini dikemukakan melalui wawancara dengan Kepala KUI USU.
“Koordinasi ini dilakukan dalam 2 cara yaitu:
a. Forum koordinasi
Forum koordinasi ini dilaksanakan 2 kali setahun. Forum koordinasi ini dilakukan oleh KUI USU dengan cara mengundang perwakilan Imigrasi Kota Medan, perwakilan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan dari perwakilan Polda Sumatera Utara melalui Pembantu Rektor IV USU. Kadang kala dari kantor walikota dan konsulat jenderal yang mengundang perwakilan KUI untuk melakukan pertemuan. Tidak selamanya dari KUI yang mengundang tetapi kadang kala pihak KUI yang diundang dalam suatu pertemuan mengenai mahasiswa asing. b. Kunjungan ke Kantor Imigrasi dan Kepolisian untuk menanyakan
kepada aparatur yang berwenang berkaitan tentang peraturan atau masalah yang sedang dihadapi KUI.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Informasi yang akan membantu satu sama lain dalam melakukan koordinasi diberitahukan satu sama lain dalam rapat koordinasi tersebut terutama dalam hal penyatuan persepsi seluruh instansi terkait pelayanan yang akan diberikan kepada mahasiswa asing. Maka dari itu semua stakeholder menjadi narasumber dalam rapat koordinasi tersebut bukan terfokus pada satu instansi saja
152 Berikut berita acara dari rapat koordinasi instansi pemerintah di Biro Rektor
NOTULEN
RAPAT KOORDINASI PELAYANAN ADMINISTRASI KEIMIGRASIAN,