Sumber: Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013
Kantor imigrasi Kantor wilayah Kemenkumham Sumut (tembusan) Kantor wilayah Kemenkumha m Sumut (pengecekkan) Direktorat Imigrasi (Jakarta) Kantor imigrasi (terkait)
117 Izin kunjungan berlaku selama 60 hari. Perpanjangan 1 – 3 bisa dilakukan di kantor Imigrasi sedangkan perpanjangan ke – 4 dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. Visa kunjungan digunakan untuk masuk ke Indonesia dan bisa dikonversikan atau dialihstatuskan. Sedangkan visa tinggal terbatas digunakan untuk pelajar. Setelah masuk di Indonesia, mahasiswa asing harus memiliki izin tinggal (Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013).
Syarat pengajuan alih satus Visa 1. Syarat dari penjamin
2. Paspor kebangsaan yang masih sah dan berlaku 3. Surat keterangan domisili
4. Surat rekomendasi dari lembaga pemerintah / terkait.
Berikut prosedur dalam pengalihstatusan Visa B ke Visa C. Bagan 5.3. Prosedur Singkat Alih Status Visa
Sumber : Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013
Buat Surat Permohonan Kantor Imigrasi Surat alih status Kantor Wilayah Kementerian Hukum
dan Ham Sumatera Utara Imigrasi Menjawab Surat
(ditangguhkan atau dialihstatuskan)
118 Pengajuan alih status tersebut akan direspon oleh Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Ham Sumatera Utara (Kanwil Kemenkumhan Sumut) melalui surat balasan. Penyuratan kepada yang bersangkutan dilakukan sesuai dengan balasan Kanwil Kemenkumham yang menyatakan diperpanjang atau tidak dokumen mereka. Pengurusan alih status dilakukan selama 10 hari. Bila syarat – syarat tidak dipenuhi maka dokumen mereka akan dikembalikan.
Pengurusan alih status ini tidak dilakukan di KUI USU karena pengurusan alih status yang harus segera dilakukan ketika tiba di Indonesia. Namun, bagi mahasiswa asing yang menggunakan VISA B ini harus sadar tanggal agar mereka tidak overstay selama di Indonesia. Pengurusan alih status ini minimal 7 hari sebelum batas berlakunya VISA B tersebut habis. Bila mahasiswa asing terkena
overstay, maka akan dikenakan denda sebesar Rp 200.000/hari.
V.2.2. KITAS
Kebijakan yang dijalankan oleh kantor Imigrasi dalam pengurusan KITAS yaitu Undang – Undang no. 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian, Peraturan Pemerintah no. 31 tahun 2013, Peraturan Menteri Hukum HAM no. M.01- IZ.01.10 tahun 2007, dan Petunjuk Pelaksana Direktorat Jendral Imigrasi no.F.310.IZ.01.10 tahun 1995. Dalam aturan ini diatur masalah pemegangan izin tinggal terbatas (Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 dan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013).
KITAS itu berupa izin tinggal mahasiswa asing di Indonesia. Masa berlaku KITAS selama dua tahun dan bisa diperpanjang sebanyak dua kali. Perpanjangan pertama masa berlakunya dua tahun dan perpanjangan kedua masa
119 berlakunya satu tahun. Ketika KITAS mereka telah diperpanjang dua kali, namun mereka masih harus melanjutkan pendidikan, maka mereka harus kembali ke negara asalnya dahulu untuk mengurus Visa mereka kembali dan dari Visa yang baru tersebut akan diurus kembali KITAS mahasiswa asing (Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013). Namun apabila mereka masih ada urusan di Indonesia dalam waktu yang singkat akan tetapi KITAS mereka telah mati, maka mereka tidak perlu memperpanjang KITAS mereka namun mereka hanya perlu memakai Visa B saja. Akan tetapi, itu semua tergantung kebutuhan dari mahasiswa asing (Wawancara dengan Partisipan 02, 14 Maret 2014).
Pengurusan KITAS menggunakan asas domisili. Pengurusannya harus dilakukan sesuai domisili mahasiswa asing tersebut. Berbeda halnya dengan orang Indonesia yang bebas dimana saja mengurus surat – surat keimigrasian. Bila mahasiswa asing pindah tempat tinggal di rayon yang berbeda maka mahasiswa asing harus mengurusnya ke kantor imigrasi di tempat tinggal yang baru, setelah itu baru melapor ke kantor imigrasi tempat tinggal sebelumnya (Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013).
Pengurusan KITAS dilakukan berdasarkan permohonan yang diajukan oleh mahasiswa asing dan berdasarkan surat Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) yang diajukan oleh mahasiswa asing untuk pembuatan surat ijin belajar.
Pengurusan KITAS mahasiswa asing USU dilakukan di KUI USU. Dalam mengurus KITAS dan dokumen lainnya di KUI USU, KUI USU mewajibkan setiap mahasiswa asing untuk memiliki asuransi. Bila tidak memiliki asuransi maka mahasiswa asing tidak dapat mengurus dokumen – dokumen tersebut. Asuransi yang harus dimiliki mahasiswa asing adalah asuransi kecelakaan,
120 kematian, dan asuransi kesehatan sebagai salah satu syarat pengurusan dokumen – dokumen di KUI USU.
Hal ini dinyatakan dalam wawancara dengan Kepala KUI USU.
“Mahasiswa asing wajib memiliki asuransi berdasarkan surat keputusan rektor (SK Rektor USU no. 1293/UN5.I.R/SK/KPM/2013). SK Rektor untuk pembuatan asuransi masing – masing mahasiswa asing baru dijalankan sekitar bulan Juli 2013. Peraturan tersebut disosialisasikan kepada mahasiswa asing sehingga mereka harus mengurus asuransi mereka. Mahasiswa asing diwajibkan untuk mempunyai asuransi selama menjalankan pendidikan di Universitas Sumatera Utara. Adapun asuransi yang harus dimiliki oleh mahasiswa asing yaitu asuransi kesehatan, kecelakaan, dan asuransi kematian. Hal ini sesuai dengan kebijakan rektor. Apabila tidak ada asuransi tersebut maka surat – suratnya tidak akan diurus. Selama ini, USU yang menjadi sponsor dan yang bertanggung jawab akan mahasiswa asing. Karena semakin banyaknya mahasiswa asing, maka USU merasa tidak sanggup untuk menjadi sponsor mereka semua. Namun bagi mahasiswa asing yang sudah mau tamat atau selesai perkuliahannya maka mereka tidak perlu lagi mengurus asuransi mereka. Tetap USU yang menjadi sponsor mereka.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Disamping harus memiliki asuransi, pengurusan dokumen tersebut harus disertai dengan surat rekomendasi, surat jaminan dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) kepala KUI USU. Jika tidak ada surat – surat tersebut maka KUI USU tidak akan melayani pengurusan dokumen mahasiswa asing (Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013).
Ketika asuransi telah mereka miliki dan syarat – syarat pengurusan KITAS telah mereka penuhi maka pengurus universitas yang akan membawa surat – surat yang sesuai persyaratan yang berlaku ke instansi terkait. Maka dari itu dibutuhkan orang – orang yang tetap untuk datang ke Kantor Imigrasi ini agar mereka mengerti dan tidak berulang kali dijelaskan kepada pengurus yang datang karena sebelumnya mereka sudah mengerti akan prosedur yang ada. Untuk itu pengurusan dokumen – dokumen tersebut menjadi tanggung jawab KUI USU.
121 Pengurusan KITAS mulai dari KUI sampai Kantor Imigrasi membutuhkan proses yang rumit. Prosedur pengurusan surat – surat di KUI pun berbeda dengan prosedur pengurusan di Imigrasi sehingga dibutuhkan penyesuaian dalam pengurusan KITAS tersebut. Prosedur yang panjang inilah yang mengakibatkan dibutuhkannya waktu yang lama dalam pengurusannya.
Peneliti sempat menanyakan seperti apa prosedur pengurusan surat yang dilakukan di KUI dari salah seorang staff KUI.
“Pelaksanaan prosedur di KUI juga membutuhkan waktu. Ketika pengambilan nomor ke tata usaha Biro Rektor juga harus antri karena banyaknya surat – surat yang harus dikeluarkan oleh tata usaha Biro Rektor USU sehingga ketika pengambilan nomor surat harus mengantri untuk mencek nomor surat terakhir yang digunakan.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Berikut prosedur pengurusan dokumen di KUI USU yang berlaku untuk semua pengurusan dokumen di KUI USU.