Sumber: Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013
Pengurusan KITAS di Kantor Imigrasi dilakukan secara online ke pusat. Pihak Imigrasi akan meng – entry data mahasiswa asing terlebih dahulu ke pusat. Pengurusan KITAS baru dan perpanjangan paling lama empat hari selesai. Itupun jika tidak ada terjadi masalah pada sistem peng – entry – an data ke pusat. Bila terjadi kerusakan pada sistem maka pengurusan dokumen tersebut akan terhambat dan akan memakan waktu yang lama sampai sistem bagus kembali (Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013).
Permohonan
Tanda Tangan
Foto dan sidik jari
Cetak Penerapan Cap Tanda Tangan Penerapan Cap Buku Biru Loket Belakang Selesai Kasir Loket
123 Karena proses pengurusan yang sangat panjang dan berbeda – beda, maka surat – surat tersebut akan selesai tergantung jenis dokumen yang mahasiswa asing urus. Bisa tiga hari, satu minggu, bahkan bisa sampai satu bulan penyelesaiannya. Terlambat dalam pengurusan setiap dokumen maka mahasiswa asing akan mengalami overstay dan akan dikenakan sanksi. Pengurusan surat – surat tersebut selalu dibuat rangkap dua. Dokumen yang bermaterai ada di masing – masing instansi namun dokumen final dikembalikan ke KUI USU sebagai pertinggal dan dokumentasi KUI USU (Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013).
Pengurusan KITAS dan surat – surat lainnya yang difokuskan di KUI sudah sangat memudahkan mahasiswa asing dalam mengurus dokumen – dokumen mereka. Mahasiswa asing tidak lagi mengurusnya ke masing – masing instansi. Mereka hanya perlu datang mengurus surat – surat tersebut di KUI dengan membawa syarat - syarat yang diperlukan untuk mengurus surat – surat tersebut. Nantinya staff KUI yang akan mengurus surat – surat tersebut ke instansi pemerintah yang berwenang untuk mengurusnya.
Pernyataan ini diperkuat dari hasil wawancara dengan Kepala KUI USU
“Pengurusan surat – surat semuanya dilakukan di KUI USU dikarenakan untuk mengefisienkan pelayanan terhadap mahasiswa asing. Jika semua mahasiswa asing datang langsung ke instansi pemerintah khususnya kantor imigrasi tidak akan bisa melayani mereka dengan maksimal karena banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan oleh pihak imigrasi dan padatnya masyarakat yang mengurus dokumen di Imigrasi. Apalagi jika mahasiswa asing tidak mengetahui prosedur dalam pengurusan dokumen mereka, maka akan semakin sulit bagi mahasiswa asing tersebut untuk mengurus dokumen mereka. Jadi, pegawai KUI yang mengurus ke instansi pemerintah tersebut, kecuali melakukan foto yang dilakukan di Kantor Imigrasi. Itupun dilakukan setelah semua surat – surat di kantor Imigrasi telah siap diurus. Namun, tahap awal pengurusan tetap dilakukan di KUI USU.” (Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
124 Hal ini didukung juga melalui wawancara dengan staff KUI.
“Semua pengurusan surat – surat dilakukan di Kantor Urusan Internasional USU dikarenakan di kantor – kantor pemerintah yang lain sudah padat orang dan banyak yang harus dilayani sehingga lebih optimal bila semua pengurusan berada di KUI USU.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Hal ini menunjukkan bahwa prosedur pengurusan dokumen - dokumen yang harus dijalankan oleh mahasiswa asing di USU telah dipotong. Mahasiswa asing hanya perlu 2 kali datang yaitu ketika mengantarkan dokumen yang akan diurus dan mengambil dokumen mereka yang telah selesai di KUI USU. Kondisi ini sangat berbeda dengan yang dihadapi oleh warga negara Indonesia yang ingin mengurus dokumen di instansi pemerintah. Warga negara Indonesia harus berhadapan dengan instansi pemerintah dengan mekanisme yang panjang, berbelit dan melelahkan.
Namun, mahasiswa asing di USU tidak perlu merasakan pengurusan yang berbelit dan melelahkan tersebut. Mereka tidak perlu antri lama – lama dan menunggu sampai dokumen mereka selesai di instansi tempat mereka mengurus dokumen tersebut. Mereka tinggal menunggu kabar dari staff KUI bila dokumen mereka telah selesai atau sudah waktunya bagi mereka untuk melakukan foto di Imigrasi. KUI akan menginformasikannya melalui facebook KUI USU.
Pernyataan ini diperkuat oleh hasil wawancara dengan Kepala KUI USU.
“Staff KUI yang bolak – balik untuk mengurus surat – surat mahasiswa asing ke instansi pemerintah terkait. KUI USU memberitahukan apabila surat – surat yang mereka urus telah selesai ataupun waktunya bagi mereka untuk foto melalui facebook. Sehingga mereka bisa langsung melihat di facebook tanpa harus datang ke KUI dan apabila ada informasi terbaru akan segera diberitahukan kepada mahasiswa asing melalui facebook.“ (Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
125 Pelayanan yang diberikan oleh KUI USU dalam pengurusan KITAS tersebut merupakan hasil koordinasi dengan Kantor Imigrasi. Dengan adanya koordinasi tersebut, pihak KUI dapat mengetahui status penyelesaian setiap dokumen diurus di Imigrasi. Ketika terjadi suatu masalah yang penting maka semakin diperlukan koordinasi antara KUI USU dengan pihak Imigrasi.
Hal ini juga didukung dengan pernyataan staff KUI yang peneliti wawancarai.
“Tahap akhir pengurusan KITAS ada dilakukan foto di kantor imigrasi. Foto dilakukan setelah pengurusan KITAS selesai. Dari kantor Imigrasi tidak ada diberitahukan KITAS nya telah selesai atau belum atau sudah waktunya foto atau tidak juga tidak ada diberitahukan. Staff KUI yang meng – follow up ke Imigrasi. Staff imigrasi menanyakan apakah surat yang bersangkutan sudah selesai atau belum. Sudah waktunya foto atau belum. Staff KUI yang menanyakan informasinya. Mahasiswa tinggal nunggu kabar apakah waktunya foto atau tidak. Bila sudah waktunya foto, staff KUI akan memberitahukan informasi melalui facebook. Namun jarang sekali mahasiswa asing melihat facebook. Padahal sudah diberitahukan bahwa informasi semua ada di facebook. Namun, mahasiswa asing lebih suka untuk datang langsung ke KUI. Mereka maunya dilayani sendiri secara langsung, padahal informasi selalu up to date di facebook.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Walaupun begitu, mahasiswa asing lebih suka datang langsung ke KUI USU untuk menanyakan mengenai ketentuan tertentu, apakah berkasnya telah selesai diurus atau tidak daripada menunggu kabar yang dibuat di facebook. Padahal facebook tersebut dibuat untuk memudahkan pelayanan bagi mahasiswa asing agar mereka tidak berulang kali datang ke KUI USU. Kedatangan mahasiswa asing yang berulang kali ke KUI USU membuat pekerjaan staff di KUI semakin banyak karena harus berulang kali membuka berkas, sementara banyak pekerjaan lainnya yang harus dikerjakan. Belum lagi mereka harus
126 melayani pertanyaan mereka satu persatu berkaitan penyelesaian surat – surat mereka (Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013).
Hal ini juga diakui oleh mahasiswa asing melalui kuesioner yang dibagikan kepada mahasiswa asing berkaitan dengan frekuensi mahasiswa dalam melihat facebook IAO USU.
Tabel 5.1. Frekuensi Mahasiswa Asing Melihat Facebook IAO USU NO Frekuensi melihat facebook Jumlah Frekuensi (%)
1 Kadang - kadang 4 13,33
2 Tidak pernah karena langsung ke KUI 26 86,67
Jumlah 30 100
Sumber: Kuesioner 2014
Mahasiswa asing mengatakan bahwa mereka kadang - kadang melihat
facebook (13,33%). Bahkan lebih banyak mahasiswa asing mengatakan bahwa mereka akan datang langsung ke KUI USU dan tidak melalui facebook untuk menanyakan informasi yang ingin mereka ketahui (86,67%). Padahal semua informasi secara jelas diberitahukan di facebook dan dari kuesioner yang peneliti bagikan, semua mahasiswa asing mengetahui adanya akun facebook yang dibuat oleh KUI USU untuk memudahkan mereka dalam mencari tahu informasi mengenai pengurusan dan status penyelesaian dokumen mereka.
Berdasarkan observasi yang dilakukan peneliti pada facebook (International Affairs Office of USU) yang dibuat oleh KUI USU untuk meningkatkan pelayanan KUI USU kepada mahasiswa asing, dari 1080 mahasiswa asing yang ada di USU hanya 749 orang yang bergabung dalam page facebook ini sementara yang aktif dalam page facebook ini hanya 18 orang.
127 Padahal segala informasi jelas diberitahukan kepada mahasiswa asing melalui akun tersebut.
Hal ini jelas menunjukkan bahwa mahasiswa asing memang lebih suka dilayani secara langsung dan personal. Kondisi ini tentu menambah beban kerja staff KUI yang harus melayani pertanyaan mahasiswa asing secara personal berkaitan dengan pengurusan surat – surat mereka.
Pelayanan yang KUI USU berikan kepada mahasiswa asing masih saja dianggap merupakan suatu pelayanan yang buruk oleh mahasiswa asing dikarenakan penyelesaian dokumen mahasiswa asing yang tidak tepat waktu.
Tabel 5.2. Ketepatan Waktu Penyelesaian Dokumen Mahasiswa Asing
No Waktu Penyelesaian Jumlah Frekuensi (%)
1 Tepat waktu 6 20
2 Kadang – kadang 6 20
3 Tidak tepat waktu 18 60
Jumlah 30 100
Sumber: Kuesioner 2014
Dari tabel tersebut menunjukkan bahwa mahasiswa asing mengeluhkan penyelesaian dokumen mahasiswa asing yang tidak tepat waktu (60%) sementara yang mengatakan penyelesaian dokumen mereka dengan tepat waktu hanya 20%. Kondisi ini yang membuat staff KUI yang berhadapan langsung dengan mahasiswa asing merasa kesal dan marah terhadap mahasiswa asing. Mahasiswa asing sering mengeluh dikarenakan dokumen yang mereka urus masa berlakunya hampir habis sehingga mahasiswa asing ingin dokumen mereka segera selesai. Apabila dokumen mereka tidak selesai maka dokumen mereka akan overstay. Menurut staff KUI USU, mahasiswa asing seharusnya tidak perlu melakukan
128 komplain dikarenakan mahasiswa asing yang terlambat untuk memperpanjang dokumen mereka. Dalam mengurus dokumen mereka pun, mahasiswa asing juga baru mengurus dokumen mereka mendekati tanggal waktu kepulangan mereka ke negara asalnya dan mendesak staff KUI untuk segera menyelesaikan dokumen tersebut. Pengurusan dokumen tersebut tidak mungkin bisa dengan cepat diproses oleh staff KUI dikarenakan penyelesaian dokumen tersebut bukan dilakukan di KUI USU dan instansi pemerintah terkait tidak bisa dipaksa juga karena semua pengurusan ada prosedurnya.
Hal ini dikemukakan oleh salah satu staff KUI.
“Mahasiswa menekan KUI USU karena mereka menganggap sudah membayar sehingga harus segera selesai surat – suratnya. Tetapi imigrasikan tidak bisa di paksa. Di imigrasi juga punya jam – jam pengurusan tidak bisa semuanya sekaligus dilakukan. Ada jam bayar dan jam pengantaran berkas. Stambuk tua yang lebih sadar akan peraturan tetapi stambuk muda lebih tak sadar peraturan. Agar tidak terjadi overstay maka seharusnya mereka mengurusnya sebulan sebelum surat – surat mereka tidak berlaku lagi.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Namun, walaupun begitu banyak komplain dari mahasiswa asing, dari observasi yang peneliti lakukan staff KUI USU masih melayani mahasiswa asing dengan ramah dan baik. Lebih ramah jika dibandingkan dengan birokrat – birokrat pemerintah dalam memberikan pelayanan. Padahal kesalahan berada pada mahasiswa asing yang tidak tahu waktu pengurusan dokumen mereka. Hal ini terlihat jelas bahwa KUI USU telah memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa asing yang ada di USU.
Selain masalah lama waktu penyelesaian dokumen mereka, mahasiswa asing juga beranggapan bahwa biaya dalam pengurusan dokumen mereka selama di Indonesia sangat mahal .
129 Tabel 5.3. Respon Mahasiswa Asing mengenai Biaya Pengurusan Dokumen
NO Respon mahasiswa asing Jumlah Frekuensi (%)
1 Biaya pengurusan dokumen yang mahal 19 63,33 2 Tidak ada masalah dengan biaya
pengurusan dokumen
11 36,67
Jumlah 30 100
Sumber: Kuesioner 2014
Hal ini juga senada dengan yang dikatakan Staff KUI.
“Mahasiswa asing menganggap surat – surat yang mereka urus harus selesai tiga sampai empat hari dan ketika mereka sudah membayar maka surat – surat tersebut harus segera selesai. Hal ini yang sering membuat kesal staff KUI USU. Padahal uang yang mereka berikan standart bahkan untuk Polri dan Staff pegawai Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan kita kasi ongkos. Padahal sama kita aja gak ada di kasi uang ongkos atau uang minum kami. Bahkan penggunaan materai juga dikomplain oleh mahasiswa asing.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013)
Dari observasi yang peneliti lakukan di KUI USU, biaya pengurusan surat – surat tersebut sudah tergolong murah. Untuk KITAS 2 tahun biayanya hanya Rp. 1.267.000 dan membayar biaya operasional Rp. 50.000/semester. Biaya ini sudah murah jika di – kurs – kan ke Ringgit Malaysia hanya 366 RM/2 tahun. Jika dirata – ratakan maka biaya untuk mengurus KITAS itu hanya Rp. 52.792/bulan (15 RM/bulan) dan biaya operasional hanya Rp. 8.333/bulan (2,5 RM/bulan). Biaya ini sudah murah untuk biaya izin tinggal mereka selama di Indonesia dikarenakan keberadaan mereka selama di Indonesia selalu diawasi serta dijamin oleh pihak imigrasi.
Pertentangan lainnya mengenai pelayanan yang diberikan KUI USU kepada mahasiswa asing ini terlihat dari hasil kuesioner yang peneliti bagikan kepada mahasiswa asing. Mereka mengatakan pengurusan semua surat – surat di KUI sangat membantu mereka karena mereka tidak perlu lagi pergi ke Kantor
130 Imigrasi untuk mengurus surat – surat mereka. Namun kemudahan pelayanan di satu tempat ini hanya dirasakan oleh mahasiswa stambuk tua (2009 dan 2010) tetapi stambuk baru (2012 dan 2013) merasa pengurusannya sangat rumit. Mereka juga menggangap bahwa pelayanan di KUI USU kurang sistematik dan tidak teratur. Sehingga mereka menganggap pelayanan staff KUI kepada mereka kurang memuaskan dan tidak fleksibel.
Padahal KUI USU telah memberikan sosialisasi kepada mahasiswa asing berkaitan pengurusan surat – surat tersebut. Sosialisasi yang diberikan kepada mahasiswa asing untuk memberitahukan hasil koordinasi yang telah KUI lakukan dengan instansi pemerintah terkait.
Seperti hasil wawancara dengan Kepala KUI USU
Setelah kita melakukan rapat koordinasi, hasilnya diberitahukan kepada mahasiswa asing. KUI USU memberitahukan informasi tersebut kepada mahasiswa dua kali setahun (enam bulan sekali).”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Sosialisasi yang telah diberikan kepada mahasiswa asing ini juga dikatakan oleh staff Kantor Imigrasi.
“Sosialisasi ke kampus yang sering kita lakukan kepada mahasiswa asing. Sosialisasi ini biasanya dari pihak kampus yang mengundang dan dari pihak Imigrasi juga yang mengadakannya. Itupun kalau ada anggaran untuk melakukan sosialisasi. Biasanya sosialisasi ini dihadiri oleh perwakilan mahasiswa dan pengurus kampus. Tidak ada jangka waktu dilakukan sosialisasi. Sosialisasi dilakukan jika dibutuhkan dan jika diperlukan.” (Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013) Berikut agenda sosialisasi pelayanan keimigrasian, kependudukan dan kepolisian bagi mahasiswa asing yang diadakan oleh KUI USU.
131 AGENDA
SOSIALISASI PELAYANAN KEIMIGRASIAN, KEPENDUDUKAN