Mahasiswa asing yang ingin menempuh pendidikan di Universitas Sumatera Utara (USU) harus mengurus dokumen surat ijin studi, keimigrasian, dan kependudukan mereka dari sebelum masuk ke Indonesia sampai mereka menyelesaikan pendidikan di USU dan akhirnya meninggalkan Indonesia. Dokumen – dokumen yang harus diurus mahasiswa asing tersebut melibatkan banyak instansi pemerintah dalam pengurusannya. Dari keterlibatan instansi – instansi pemerintah tersebut maka terjalinlah koordinasi antar instansi pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing.
V.1. Koordinasi sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia
Dokumen - dokumen yang harus dilengkapi oleh mahasiswa asing sebelum tiba di Indonesia merupakan implementasi dari Peraturan Menteri Pendidikan Republik Indonesia nomor 25 tahun 2007 tentang syarat dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa asing di perguruan tinggi di Indonesia.
Secara umum, orang asing yang ingin masuk ke Indonesia harus memiliki dokumen perjalanan yang terdiri dari Visa dan ijin masuk (Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013) dan secara khusus bagi orang asing yang ingin melanjutkan studinya di Indonesia harus dilengkapi dengan Surat Ijin Studi
99 Pengurusan dokumen mahasiswa asing tidak hanya melibatkan pemerintah daerah saja akan tetapi juga melibatkan pemerintahan pusat dalam pengurusan Surat Ijin Studi dan Visa mahasiswa asing. Pengurusan Surat Ijin Studi ini dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) di Jakarta dan pengurusan Visa dilakukan oleh Direktorat Jenderal Keimigrasian di Jakarta.
V.1.1 Surat Ijin Studi
Ijin belajar mahasiswa asing diurus ke DIKTI sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia akan tetapi pada umumnya mahasiswa asing baru mengurus Surat Ijin Studi mereka setelah tiba di Indonesia (Wawancara dengan Partisipan 01, 01 Maret 2014).
Berdasarkan prosedur yang telah dipaparkan di bab 4 sebelumnya, calon mahasiswa asing harus mengirimkan berkas persyaratan pengurusan surat ijin studi ke KUI USU. Kemudian pihak KUI USU yang akan mengeluarkan surat rekomendasi dari Rektor cq. Pembantu Rektor IV dan mengirimkannya ke DIKTI. Akan tetapi setelah dikonfirmasi mengenai prosedur tersebut, pihak KUI mengatakan bahwa ketika dilakukan penerimaan mahasiswa asing tersebut tidak ada hubungannya dengan pihak KUI USU termasuk dalam pengurusan surat ijin studi (Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014).
Pengurusan surat ijin studi mahasiswa asing di USU ada yang dilakukan oleh agent yang mengurus mahasiswa asing dan ada yang telah diuruskan oleh Konsulat Jenderal Malaysia bukan mahasiswa asing yang mengurus surat ijin studi mereka. Hal ini terjadi dikarenakan mahasiswa asing yang kuliah di USU masuk melalui 2 jalur yaitu jalur beasiswa dari Pemerintahan Malaysia dan jalur
100 mandiri. Mahasiswa asing yang melalui beasiswa dari Pemerintah Malaysia secara otomatis semua dokumen mereka diurus oleh Konsulat Jenderal Malaysia. Namun mahasiswa asing yang melalui jalur mandiri mengurus sendiri semua dokumen mereka sebelum datang ke Indonesia dan biasanya mahasiswa asing yang masuk melalui jalur mandiri akan memakai jasa agent karena segala informasi berkaitan dengan perkuliahan di USU mereka peroleh dari agent yang menangani mereka.
Agent mahasiswa asing tersebut yang akan langsung berhubungan dengan Biro Akademik USU dan DIKTI. Namun, surat rekomendasi tetap diberikan oleh KUI USU atas pemberitahuan dari Biro Akademik USU dan KUI USU tetap mem –
follow up mengenai kepemilikan surat ijin belajar mahasiswa asing ke Konsulat Jenderal Malaysia (Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014).
Hal ini juga didukung oleh pernyataan dari Kepala KUI USU.
“Kami tidak tahu bagaimana prosedur penerimaan mereka. Mereka tidak pernah berhubungan dengan kami ketika mereka pertama kali datang ke Indonesia dan mengurus surat ijin studi. Karena semuanya yang urus dokumen mereka ke pusat adalah agent mereka. Namun, kami ada melakukan sosialisasi berkaitan pengurusan dokumen – dokumen yang harus urus selama berada di Indonesia kepada mahasiswa asing.”
(Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013)
Setelah dikonfirmasi lebih dalam lagi berkaitan dengan hal tersebut, staff KUI tersebut mengatakan bahwa KUI USU saat ini masih berupa unit saja bukan kantor walaupun namanya telah dibuat Kantor Urusan Internasional USU. Secara struktural, KUI USU berdiri atas Surat Keputusan Rektor sehingga KUI USU masih berada di bawah naungan Pembantu Rektor IV USU bukan berdiri sendiri. Berdasarkan nomenklatur tersebut, pengurusan surat ijin studi itu pun harus melalui Biro Kerjasama Luar Negeri USU (BKLN USU) terlebih dahulu. Setelah
101 dari BKLN USU surat ijin studi tersebut baru akan disampaikan ke KUI USU
(Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014).
Berikut pernyataan staff KUI USU mengenai surat ijin studi tersebut.
“Penerimaan mahasiswa asing di USU dilakukan oleh biro akademik. KUI tidak tahu akan hal itu, namun KUI hanya tahu informasi saja kalau ada mahasiswa asing yang masuk. Pengurusan surat ijin studi ini ada yang diurus oleh Konsulat Jenderal Malaysia ke DIKTI. Konsulat Jenderal Malaysia ini memberikan bantuan fasilitas untuk pengurusannya. Namun, ini diberikan hanya bagi mahasiswa yang jalur beasiswa, kalau mandiri mereka urus sendiri melalui agent mereka. Kalau KUI belum bisa mengurus ijin studi itu karena KUI masih dibawah PR IV USU dan masih berupa unit bukan kantor walaupun namanya disebut Kantor Urusan Internasional USU. KUI USU ini tidak seperti KUI di UGM yang kantornya sudah besar dan berdiri sendiri sehingga semua pengurusan mahasiswa asing UGM diurus oleh KUI UGM. KUI UGM juga yang mengantarkan surat ijin studi itu ke Jakarta. Sementara KUI USU masih berdiri atas SK Rektor dan belum berdiri sendiri.”
(Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014)
Hal ini menunjukkan bahwa prosedur yang telah ditetapkan oleh KUI USU dalam SOP mereka belum bisa diterapkan karena belum ada nomenklatur KUI USU yang diberikan oleh Pembantu Rektor IV USU kepada KUI USU dalam pengurusan surat ijin studi tersebut. Hal ini dikarenakan dalam pengurusan setiap dokumen yang dilayani oleh KUI USU harus berdasarkan Surat Keputusan Rektor (SK Rektor). SK Rektor menjadi suatu pedoman bagi KUI USU untuk menyelenggarakan setiap pelayanan di KUI USU.