Pengadaan barang dan/atau jasa melalui proses e-auction adalah proses pengadaan barang dan/atau jasa yang dilakukan secara real time online yang bertujuan untuk memfasilitasi penyedia barang dan/atau jasa dalam mengajukan harga penawaran final. Dengan mempertimbangkan efektifitas, pengadaan barang dan/atau jasa dapat dilakukan dengan cara e-auction.
1. KRITERIA
Sepanjang tidak ditentukan lain oleh Direksi, maka kriteria e-auction adalah sebagai berikut:
a. Pengadaan barang dengan nilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah); atau
b. Pengadaan barang yang ada unsur pemasangannya, dengan nilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah); atau
c. Pengadaan jasa pemborongan non konstruksi yang tidak ada harga satuan standarnya dengan nilai di atas Rp 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). 2. PERSIAPAN
a. Pelaksanaan pengadaan barang dan/atau jasa melalui e-auction dilakukan oleh Panitia Pengadaan.
b. Jumlah peserta e-auction adalah peserta yang telah lulus penilaian teknis dengan urutan harga terendah sekurang-kurangnya 3 (tiga) peserta dan sebanyak-banyaknya 10 (sepuluh) peserta. Dalam hal peserta hanya 2 (dua) peserta maka e-auction dapat dilakukan dengan persetujuan pejabat yang berwenang.
c. Fasilitas yang harus disediakan untuk pelaksanaan e-auction sekurang- kurangnya berjumlah 10 (sepuluh) work station.
d. Pelaksanaan penilaian kualifikasi sebagai berikut:
1) dalam hal pelelangan menggunakan sistem pascakualifikasi, penilaian kualifikasi (evaluasi daftar isian data kualifikasi) dilakukan bersamaan dengan evaluasi administrasi dan teknis;
2) dalam hal penawaran disampaikan dalam sistem dua sampul maka hasil kualifikasi diumumkan bersamaan dengan hasil evaluasi sampul I;
3) apabila ternyata urutan pertama tidak memenuhi syarat, maka verifikasi dilanjutkan kepada urutan selanjutnya sampai dengan urutan ketiga;
4) verifikasi dilakukan setelah pelaksanaan evaluasi harga;
5) bagi peserta pelelangan yang memenuhi syarat diikutsertakan dalam pembukaan sampul II atau e-auction.
e. Penilaian pascakualifikasi untuk proses Pengadaan Barang dan/atau Jasa melalui e-auction dilaksanakan setelah evaluasi dokumen administrasi dan teknis, sebelum proses e-auction.
f. Persyaratan pelaksanaan e-auction
1) Sebelum proses e-auction dilakukan, Panitia Pengadaan harus menyiapkan persyaratan-persyaratan teknis dan non-teknis dalam melaksanakan e-auction, yaitu:
a) Persyaratan teknis, meliputi:
(1) aplikasi e-auction yang tersedia di situs yang ditetapkan; (2) jaringan akses internet minimal 56 (lima puluh enam)
kbps;
(3) perangkat komputer desktop atau notebook, yang memenuhi standar minimum;
(4) media ekspose untuk sosialisasi/training; (5) tempat untuk sosialisasi dan bidding room. b) Persyaratan persiapan administrasi e-auction
(1) melakukan set-up e-auction (live or trial);
(2) membuat user ID untuk peserta tender e-auction yang belum terregister di situs/aplikasi yang ditetapkan;
(3) melakukan simulasi e-auction untuk disepakati penggunaan tipe e-auction dan formula yang digunakan; (4) memeriksa kelengkapan sarana dan prasarana e-auction; (5) melakukan pengawasan sebagai penanggung jawab
administrasi e-auction (monitoring di aplikasi e-auction ); (6) memberitahukan kepada pelaksana e-auction apabila
terjadi masalah pada pelaksanaan e-auction;
(7) mengisi dan menandatangani form isian e-auction untuk diserahkan kepada penanggung jawab administrasi
e-auction;
(8) menyiapkan kelengkapan sarana dan prasarana
(9) menyiapkan kelengkapan administrasi e-auction (daftar hadir, berita acara e-auction, dll);
(10) membacakan dan menjelaskan kembali ketentuan
e-auction kepada peserta e-auction;
(11) mengawasi pelaksanaan selama berlangsungnya
e-auction;
(12) memberhentikan (paused action) apabila terjadi gangguan terhadap pelaksanaan e-auction.
2) Tata tertib pelaksanaan e-auction diatur sebagai berikut: a) Peserta e-auction
(1) Peserta pelelangan yang sudah menyampaikan Surat Penawaran Harga (SPH);
(2) Peserta pelelangan telah dinyatakan lulus administrasi, teknis, dan penilaian kualifikasi;
(3) Jumlah personil peserta yang boleh memasuki bidding
room e-auction ditentukan sesuai dengan lingkup
pekerjaan Pengadaan Barang dan/atau Jasa yang dituangkan dalam ketentuan e-auction.
b) Ketentuan penawaran harga
(1) Harga yang ditawarkan untuk e-auction menggunakan mata uang rupiah/valuta asing dan belum termasuk pajak- pajak;
(2) Harga pembuka dari setiap bidder adalah harga yang ditawarkan pada SPH;
(3) Harga terendah yang tercatat dalam sistem e-auction akan ditetapkan sebagai harga pemenang pelelangan;
(4) Setiap besaran penurunan harga penawaran ditetapkan Ketua Panitia Pengadaan.
3. PELAKSANAAN
a. Teknis pelaksanaan e-auction di bidding room
1) E-auction akan dilaksanakan di bidding room, yang disediakan oleh
PT AP II, atau remote bidding lainnya.
2) Peserta e-auction hadir di bidding room paling lambat 15 (lima belas) menit sebelum pelaksanaan e-auction dimulai.
3) Peserta e-auction tidak diperkenankan membawa/menggunakan alat komunikasi (hand phone) dan mondar-mandir serta meninggalkan ruangan bidding room selama proses pelaksanaan e-auction sampai dengan closing time.
4) Antar peserta tidak diperkenankan melakukan diskusi dalam ruangan
bidding room selama pelaksanaan e-auction sampai dengan closing
time kecuali dengan Panitia apabila terdapat gangguan teknis peralatan e-auction.
5) Jangka waktu pelaksanaan e-auction adalah maksimal 30 (tiga puluh) menit.
6) Waktu pelaksanaan, e-auction otomatis akan diperpanjang oleh sistem maksimum selama 5 menit x 6 (30 menit) apabila dalam waktu 5 (lima) menit terakhir terdapat peserta yang memasukkan harga baru, maka closing time akan bertambah 5 (lima) menit.
Contoh: Start time pukul 10.00 WIB dan closing time 10.30 WIB. Pada jam 10.29 WIB ada bidder yang memasukkan harga, maka closing time bertambah secara otomatis menjadi 10.35 WIB (perpanjangan waktu pertama), dan seterusnya.
b. Prosedur pelaksanaan e-auction
1) Harga pembuka pada e-auction dari setiap peserta pelelang adalah harga penawaran total yang disampaikan pada SPH belum termasuk PPN.
2) Jika dalam masa 5 (lima) menit sebelum e-auction berakhir (closing time) terdapat peserta pelelangan yang mengubah harga penawarannya sebagai harga terendah maka dilakukan perpanjangan waktu selama 5 (lima) menit. Perpanjangan waktu tersebut dihitung dari akhir waktu e-auction. Perpanjangan waktu dilakukan maksimum 6 (enam) kali.
3) Pemasukan harga penawaran tidak kurang dari 60 (enam puluh) detik sebelum closing time.Apabila melampaui 60 (enam puluh) detik, maka PT AP II tidak menjamin harga penawaran terakhir dari peserta tersebut tercatat dalam server. Data yang dijadikan pegangan adalah data yang ada di server PT AP II yang telah ditetapkan.
4) Setiap besaran penurunan harga yang dilakukan peserta pelelangan pada e-auction ditentukan nilai minimum/maksimumnya atau dapat ditentukan dengan nilai decreament (penurunan) yang akan dtuangkan dalam ketentuan e-auction. Harga penawaran terendah yang muncul di e-auction dapat diketahui oleh semua peserta pelelangan yang akan dituangkan dalam ketentuan e-auction.
5) HPS atau OE tidak akan dimasukkan dalam sistem e-auction, jika sampai dengan akhir e-auction (closing time) harga terendah masih di atas HPS atau OE, maka pelaksanaan e-auction akan diulang.
6) PT AP II akan mengumumkan langsung harga terendah yang disampaikan peserta pelelangan pada akhir pelaksanaan e-auction dan selanjutnya dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani Ketua Panitia Pengadaan dan minimal oleh 2 (dua) peserta pelelangan. 7) Apabila selama pelaksanaan e-auction tiba-tiba jaringan terputus,
disepakati proses e-auction ditunda hingga jaringan normal kembali dan sistem e-auction kembali aktif dengan status penawaran terakhir sebelum jaringan putus. Penundaan waktu maksimum adalah 1 (satu) jam, apabila melebihi 1 (satu) jam maka proses e-auction akan ditetapkan lebih lanjut oleh Panitia Pengadaan.
8) Pemenang e-auction wajib menyampaikan rincian harga penawaran/BQ sesuai hasil e-auction dan harus disampaikan kepada Panitia Pengadaan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal pelaksanaan e-auction.
9) Panitia Pengadaan melakukan pemeriksaan terhadap rincian harga penawaran/BQ sesuai hasil e-auction yang disampaikan oleh pemenang, meliputi pemeriksaan terhadap spesifikasi teknis, volume, dan perhitungan aritmatika.
10) Dalam hal terjadi kesalahan, tidak menggugurkan hasil e-auction
namun harus diperbaiki dengan ketentuan tidak mengubah total penawaran hasil e-auction.
BAB XIV