BAB XII PELELANGAN UMUM
2. Persyaratan, Keanggotaan, dan Tugas Pokok Panitia Pengadaan
a. Panitia Pengadaan
1) Panitia Pengadaan di kantor pusat dibentuk dengan Surat Keputusan Direksi. Untuk kantor cabang dibentuk dengan Surat Keputusan Executive General Manager/General Manager;
2) Panitia Pengadaan beranggotakan sekurang-kurangnya 5 (lima) orang yang terdiri dari karyawan yang menguasai bidang:
a) administrasi pengadaan; b) keuangan;
c) hukum; d) teknis terkait.
3) Panitia Pengadaan terdiri dari unsur anggota tetap dan anggota tidak tetap.
4) Anggota tetap terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan Anggota.
5) Anggota tidak tetap terdiri dari Pejabat unit ST sekurang-kurangnya setingkat Asisten Deputi/Kepala Bagian/Manajer yang ditetapkan dalam Surat Perintah Kepala Unit ST terkait setingkat Deputi Direktur/Kepala Biro untuk Kantor Pusat, Senior Manager untuk Kantor Cabang Utama dan General Manager untuk Kantor Cabang Lainnya dalam setiap proses pelelangan. Dalam hal Asisten Deputi/Kepala Bagian/Manajer berhalangan hadir, dapat diwakili oleh Supervisor/Junior Manager dengan surat perintah dari Asisten Deputi/Kepala Bagian/Manajer.
6) Apabila dianggap perlu, Panitia Pengadaan dapat didampingi oleh narasumber (konsultan, tenaga ahli, dan lain-lain) untuk memberi bantuan mengenai hal-hal yang bersifat teknis.
7) Agar proses pelelangan dapat berjalan dengan tertib, efektif dan efisien, maka keanggotaan Panitia Pengadaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a) memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;
c) memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas Panitia Pengadaan yang bersangkutan;
d) memahami isi dokumen pengadaan/metode dan prosedur pengadaan barang dan/atau jasa sebagaimana telah diatur dan ditetapkan dalam Keputusan ini;
e) tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkan sebagai Panitia Pengadaan dan bersedia menanda tangani Pakta Integritas;
f) diutamakan telah mendapat pelatihan tentang prosedur pengadaan barang dan/atau jasa;
g) anggota tetap Panitia Pengadaan Kantor Cabang selain Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Soekarno Hatta dibentuk untuk masa tugas dalam jangka waktu tertentu selama-lamanya 2 (dua) tahun atau untuk per paket pengadaan barang dan/atau jasa;
h) tidak memiliki jabatan yang lebih tinggi (secara struktural/ fungsional) dari pejabat yang berwenang;
i) Pejabat Unit Internal Auditors dilarang duduk sebagai anggota Panitia Pengadaan.
b. Tugas Pokok Panitia Pengadaan
Dalam Surat Keputusan Pembentukan Panitia Pengadaan, harus diuraikan secara jelas tentang ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab Panitia Pengadaan, yang antara lain sebagai berikut:
1) melakukan persiapan pelelangan, pelelangan terbatas (pemilihan langsung) dan penunjukan langsung dengan mengevaluasi kesiapan dokumen pengadaan yang dalam pelaksanaannya berkoordinasi dengan unit ST terkait dalam hal spesifikasi teknis dan HPS atau OE; 2) mengumumkan pelelangan pengadaan barang dan/atau jasa melalui
papan pengumuman dan/atau media cetak, memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan;
3) menilai kualifikasi penyedia barang dan/atau jasa yang mendaftar; 4) membuat daftar calon penyedia barang dan/atau jasa yang sudah
memenuhi syarat prakualifikasi.
c. Ruang Lingkup Tugas, Wewenang Dan Tanggung Jawab Panitia Pengadaan, antara lain:
1) menyusun, meneliti dan menetapkan dokumen pengadaan yang meliputi syarat-syarat administrasi, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Teknis berikut formulir bill of quantity (BQ);
2) menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan pengadaan barang dan/atau jasa;
3) mengumumkan pelelangan yang akan dilaksanakan melalui papan pengumuman resmi PT AP II dan/atau media cetak dan jika memungkinkan di media elektronik;
4) menandatangani Pakta Integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang dan/atau jasa dimulai;
5) mengundang calon penyedia barang dan/atau jasa yang lulus prakualifikasi untuk mengambil dokumen pengadaan, mengikuti penjelasan proses pengadaan dan memasukkan penawaran;
6) memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan dan membuat berita acara pemberian penjelasan;
7) melakukan pembukaan dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan penawaran;
8) mengadakan evaluasi terhadap dokumen penawaran serta membuat berita acara hasil evaluasi;
9) mengusulkan penyedia barang dan/atau jasa yang akan ditunjuk sebagai calon pemenang kepada Pejabat yang berwenang;
10) mengumumkan penyedia barang dan/atau jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang oleh Pejabat yang berwenang;
11) menjawab sanggahan yang diajukan oleh penyedia barang dan/atau jasa yang ikut serta dalam proses pengadaan;
12) melaporkan berakhirnya masa sanggah sekaligus menyerahkan berkas pengadaan kepada Pejabat yang berwenang sehingga dapat diterbitkan surat penunjukan pelaksana pekerjaan untuk selanjutnya dapat diproses pembuatan kontrak oleh penanggung jawab kontrak.
3. PENYIAPAN DOKUMEN LELANG
a. Panitia Pengadaan menyiapkan dokumen lelang untuk keperluan pelelangan sebelum diumumkan.
b. Dalam dokumen lelang, Panitia Pengadaan harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua persyaratan yang diperlukan sehingga dapat dimengerti dan diikuti oleh para peserta, antara lain:
1) persyaratan administratif; 2) persyaratan teknis;
3) persyaratan harga penawaran; 4) kriteria dan tata cara evaluasi;
5) contoh-contoh formulir yang diperlukan diisi dan lain-lain. c. Dokumen lelang terdiri dari:
1) Instruksi umum yang memuat antara lain:
a) lingkup pengadaan barang dan/atau jasa yang dilelangkan; b) persyaratan peserta pelelangan;
c) persyaratan barang dan/atau jasa yang ditawarkan; d) kualifikasi peserta pelelangan;
e) dokumen penawaran;
f) sistem harga penawaran (lump sum, satuan, rupiah, dollar, dll);
g) penyampaian penawaran; h) pembukaan penawaran; i) evaluasi penawaran;
j) kriteria serta tindak lanjut pelelangan batal; k) sanggahan;
l) jadwal peninjauan lokasi kerja (bila diperlukan). 2) Ketentuan dan isi dokumen penawaran antara lain:
a) bahasa yang digunakan dalam penawaran; b) kelengkapan dokumen penawaran;
c) harga penawaran, mata uang penawaran, dan cara pembayaran;
d) masa berlaku penawaran; e) jaminan penawaran;
f) usulan alternatif penawaran oleh peserta pelelangan (dalam hal diperlukan);
g) format penawaran dan penandatanganan penawaran. 3) Formulir daftar kuantitas dan harga
Merupakan daftar kuantitas pekerjaan tanpa dilengkapi data harga yang menjadi acuan bagi peserta lelang dalam membuat penawaran harga, memuat informasi antara lain:
a) jenis dan uraian singkat pekerjaan yang akan dilaksanakan/barang yang akan diadakan;
b) negara asal/pabrik; c) volume pekerjaan;
d) harga satuan pekerjaan/barang;
e) biaya satuan angkutan barang (khusus untuk pengadaan barang);
f) PPN serta pajak lainnya;
g) khusus pada pengadaan barang harus dipisahkan harga barang dalam negeri dan barang impor.
4) Spesifikasi teknis
Spesifikasi teknis yang ditawarkan harus sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh PT AP II (termasuk gambar apabila diperlukan).
5) Kriteria dan tata cara evaluasi 6) Sanksi bagi peserta lelang
Merupakan uraian mengenai ancaman sanksi bagi peserta lelang yang melakukan kecurangan atau melakukan hal-hal yang dilarang dalam mengikuti pelelangan atau wanprestasi terhadap pelaksanaan pekerjaan.
7) Jaminan penawaran
a) Penyedia barang dan/atau jasa yang mengikuti pelelangan dalam mengajukan surat penawaran diwajibkan menyerahkan jaminan penawaran berupa uang tunai atau jaminan yang diterbitkan oleh bank umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat) atau asuransi kerugian yang mempunyai program surety
bond dengan nilai jaminan sekurang-kurangnya sebesar 3%
(tiga persen) dari pagu anggaran dan diserahkan selambat- lambatnya sebelum acara penyampaian penawaran. Jaminan penawaran di luar yang ditetapkan sebagaimana diatur harus mendapat persetujuan pejabat terkait.
b) Jaminan penawaran hanya berlaku untuk pengadaan barang dan/atau jasa yang dilaksanakan dengan cara pelelangan atau pelelangan terbatas/pemilihan langsung dengan nilai di atas Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) untuk kantor pusat, di atas Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) untuk Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta, dan di atas Rp 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) untuk kantor cabang selain Kantor Cabang Utama Bandar Udara Internasional Soekarno-Hatta dengan masa berlaku jaminan penawaran sekurang-kurangnya selama 60 (enam puluh) hari kalender atau sama dengan masa berlakunya penawaran.
c) Jaminan penawaran harus terlebih dahulu diverifikasi oleh Panitia Pengadaan sebelum diserahkan oleh calon penyedia barang dan/atau jasa kepada unit yang membidangi administrasi keuangan.
d) Surat jaminan penawaran harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
(1) Diterbitkan oleh bank umum (tidak termasuk bank perkreditan rakyat) dan dimungkinkan oleh perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond);
(2) masa berlaku jaminan penawaran tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang;
(3) nama perusahaan peserta pelelangan sama dengan nama yang tercantum dalam surat jaminan penawaran;
(4) besar jaminan penawaran tidak kurang dari nilai nominal yang ditetapkan dalam dokumen lelang dan bersifat non
conditional (nilai jaminan bersifat tetap dan pasti);
(5) besar jaminan penawaran dicantumkan dalam angka dan huruf;
(6) paket pekerjaan yang dijamin sama dengan paket pekerjaan yang dilelangkan;
(7) jaminan penawaran harus bersifat unconditional;
(8) isi surat jaminan penawaran harus sesuai dengan ketentuan dalam dokumen lelang. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau meragukan dalam surat jaminan penawaran perlu klarifikasi dengan pihak yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran.
e) Tanda terima jaminan penawaran harus disertakan dalam dokumen penawaran oleh calon penyedia barang dan/atau jasa pada saat pemasukan dokumen penawaran.
f) Jaminan penawaran menjadi hak PT AP II apabila calon penyedia barang dan/atau jasa mengundurkan diri setelah memasukkan penawaran atau mengundurkan diri setelah ditunjuk sebagai pemenang.
g) Jaminan penawaran bagi penyedia barang dan/atau jasa yang dinyatakan tidak lulus atau dinyatakan bukan sebagai pemenang dapat segera diambil setelah diterbitkan pengumuman pemenang pelelangan atau pelelangan terbatas/ pemilihan langsung, atau pengumuman hasil evaluasi administrasi dan teknis. Bagi penyedia barang dan/atau jasa yang ditunjuk sebagai pemenang pelelangan atau pelelangan terbatas/pemilihan langsung, jaminan penawaran dapat diambil setelah yang bersangkutan menyerahkan jaminan pelaksanaan. h) Untuk kontrak yang jangka waktu pelaksanaannya lebih dari
i) Dalam dokumen lelang harus dijelaskan sistem penyampaian penawaran yaitu satu sampul, dua sampul, atau dua tahap maupun jenis kontrak misalnya lump sum, harga satuan, gabungan lump sum dan harga satuan, terima jadi (turn key), dan persentase.
8) Syarat-syarat umum kontrak
Merupakan ketentuan yang mengikat dalam pelaksanaan pekerjaan, serta mengatur hak dan kewajiban para pihak, sekurang-kurangnya memuat ketentuan sebagai berikut:
a) pengertian peristilahan yang digunakan; b) sistem kontrak
Memuat ketentuan mengenai sistem kontrak yang digunakan misalnya: lump sum, harga satuan, gabungan lump sum dan harga satuan, terima jadi (turn key), dan persentase.
c) cara pembayaran
Memuat ketentuan tata cara pembayaran, misalnya: apakah dibayar sekaligus atau pembayaran bertahap. Dalam hal diberikan uang muka, harus sudah ditegaskan di dalam dokumen lelang.
Untuk kontrak pekerjaan konstruksi yang bersifat kompleks atau rancang bangun (design and build), dapat diterapkan pembayaran material on site untuk bahan material bukan alam dan sistem ICT (bersifat turn-key), setelah barang/material tersebut dikirim ke lokasi pekerjaan untuk jumlah material dengan niiai paling banyak 60% (enam puluh persen) dari harga satuan material on site yang disepakati.
d) jangka waktu pelaksanaan
Jangka waktu pelaksanaan kontrak adalah target penyelesaian waktu pekerjaan, yang dimulai dari terbitnya SPMK atau waktu yang disepakati dalam kontrak.
e) penyelesaian perselisihan
Pilihan penyelesaian perselisihan melalui Pengadilan Negeri atau Badan Arbitrase.
f) sanksi
Ketentuan tentang sanksi yang dapat dikenakan kepada penyedia barang dan/atau jasa.
g) berita acara penjelasan pekerjaan
(1) memuat penjelasan, perubahan, penambahan, atau pengurangan terhadap dokumen lelang;
(2) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan dokumen lelang.
4. PELAKSANAAN PELELANGAN