TAS Strategi 2
V. ANALISIS LINGKUNGAN PERUSAHAAN
5.2. Analisis Lingkungan Internal
5.2.1. Fungsi Manajemen dan Sumberdaya Manusia
Manajemen merupakan pihak yang menerapkan fungsi-fungsi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penunjukan staf, dan pengendalian.
Perencanaan
Bagi perusahaan, pengembangan usaha dengan jenis usaha yang berbeda adalah merupakan hal yang penting dilakukan sebuah perusahaan. Tidak sekedar melakukan usaha yang sama terus-menerus tanpa adanya perkembangan. Karena jika sebuah perusahaan hanya melakukan kegiatan yang sama tanpa ada sesuatu yang baru itu sama saja perusahaan yang “mati”. Jadi penting sekali adanya pengembangan usaha, karena selain meningkatkan omzet, baik juga dalam hal mengurangi kejenuhan perusahaan.
Rumah tangga adalah sasaran perusahaan Esther seafood yang belum terlalu dijangkau dengan serius dan masih harus dikejar untuk terus dikembangkan. Mengingat visi dan misi perusahaan, sasaran yang harus ditekuni adalah konsumen rumah tangga. Rencana pengembangan untuk konsumen rumah tangga sudah diperkirakan akhir tahun ini dengan menyediakan fishshop dimana gedungnya sedang dibangun di daerah sekitar Bogor. Fishshop ini akan
menyediakan seafood siap bakar, seafood siap goreng, atau seafood yang siap dimasak dalam berbagai jenis menu, di sana juga akan dijual berbagai bumbu masakan yang tidak diawetkan.
Pengorganisasian
Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Masing-masing karyawan bekerja sesuai dengan tugas yang ditetapkan, mulai dari karyawan divisi delivery, divisi counter, sampai kepada staf administrasi dan sekretaris. Perusahaan menerima pesanan dari pelanggan dan berdasarkan pesanan itulah karyawan melakukan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Kecuali untuk divisi counter, mereka mengecer seafood tidak sesuai pesanan tetapi menentukan sendiri jumlah dan jenis seafood apa saja yang akan dijual.
Untuk tim pengantaran barang, pembagian tugas ini dilakukan dengan sistem perputaran jadwal khusus. Pembagian waktu untuk pengantaran barang dimulai dari pukul 02.00 pagi hari dengan tujuan Bandung, pukul 04.00 pagi hari dengan tujuan Jakarta, pukul 04.30 dengan tujuan Cianjur dan Sukabumi, dan terakhir pukul 06.00 dengan tujuan Bogor. Waktu pengantaran tersebut sangat beragam sehingga perlu pengaturan dan pengawasan yang baik karena mereka bekerja 24 jam. Di sinilah dilakukan perputaran jadwal, dimana setiap karyawan mendapat kesempatan yang sama pada setiap jam-jam kerja tersebut.
Pengendalian
Pada organisasi perusahaan, posisi manajemen langsung ditempati oleh pimpinan. Pimpinan berwenang dalam pengambilan keputusan, baik untuk proses belanja barang, penimbangan, maupun pengiriman. Proses delivery dikontrol
langsung oleh pimpinan dan pimpinan langsung bertanggung jawab jika terjadi masalah dengan pelanggan. Namun untuk kegiatan belanja barang sudah dipercaya seorang karyawan untuk melaksanakan tugasnya sebaik mungkin, karena pimpinan tidak turun langsung untuk mengontrol kegiatan belanja barang di Pelelangan Muara Angke.
Penunjukan Staf
Dalam perekrutan karyawan, perusahaan tidak melakukan perekrutan khusus seperti membuka lowongan pekerjaan atau sejenisnya. Perusahaan juga tidak menetapkan kualifikasi atau spesifikasi tertentu (syarat-syarat seperti pendidikan terakhir, pengalaman kerja, dan lain-lain) bagi calon karyawan.
Kebanyakan karyawan yang dipekerjakan oleh perusahaan adalah karyawan yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan yang tinggi. Bahkan beberapa di antara mereka ada yang hanya lulus Sekolah Dasar, kemudian ada juga yang lulus SMP dan SMA. Pengalaman dalam bidang pemasaran dan bisnis perikanan juga jarang sekali dimiliki oleh karyawan-karyawan tersebut. Mereka hanya dituntut untuk terampil dalam bidang masing-masing, misalnya sebagai tim belanja harus terampil dalam menyetir mobil, pintar menawar harga, teliti, dan mengenal kualitas ikan yang baik. Kemudian karyawan yang bekerja di bagian counter harus memiliki performance yang baik karena langsung berhadapan dengan konsumen akhir yaitu rumah tangga.
Kesulitan yang dialami oleh perusahaan dalam perekrutan karyawan ini bukan karena disengaja tetapi ada hal tertentu yang menjadi penyebabnya yaitu tidak adanya sekolah khusus bagi karyawan-karyawan yang dibutuhkan dalam bisnis tersebut. Misalnya karyawan counter ikan di Foodmart, tidak ada sekolah
khusus untuk berjualan ikan, cara memotong ikan (cutting), filley ikan, atau dalam bentuk lain yang sesuai dengan permintaan konsumen. Tetapi perusahaan (pimpinan) berusaha mengarahkan dan mengajari karyawan tersebut, sehingga seiring berjalannya waktu ketrampilan itu dapat dikuasai.
Hubungan komunikasi antara karyawan dengan pimpinan agak menjadi kendala bagi perusahaan. Semua karyawan bekerja pada jam-jam yang ditentukan dan jarang sekali bahkan tidak ada waktu bagi mereka untuk bertemu atau berbicara langsung dengan pimpinan. Semuanya disampaikan melalui pesan tertulis. Sedikitnya waktu bagi mereka untuk berkomunikasi secara langsung membuat karyawan menjadi merasa kurang dekat dengan pimpinan, misalnya mereka yang mungkin ada masalah tetapi sulit untuk menyampaikannya secara langsung. Hal ini menimbulkan pekerjaan yang dilakukan karyawan sering bermasalah, sering melakukan kesalahan karena sering sekali membawa permasalahan dari luar atau rumah tangga.
Kualitas kerja karyawan perusahaan ini juga menjadi masalah, karena banyak karyawan yang kualitasnya masih bernilai D, kecuali untuk sedikit karyawan sudah ada yang bernilai B. Untuk mengatasinya pimpinan melakukan monitoring karena karyawan-karyawan tersebut belum bisa dilepas dalam hal melakukan tugas-tugasnya sampai sekarang. Sering kali kesalahan-kesalahan yang dilakukan karyawan membuat pihak pelanggan menuntut macam-macam dan itu semua ditanggung oleh perusahaan baik kerugian, kesalahan teknis (misalnya keterlambatan pengantaran), dan masih banyak masalah lain. Hal ini membuat pimpinan perusahaan menanggung beban yang sangat banyak apalagi masih
berstatus ibu rumah tangga yang harus mengurusi rumah tangganya. Pimpinan belum menemukan seorang figur yang tepat untuk menggantikannya.
Kebijakan yang dilakukan perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan adalah memberikan gaji ke-13 pada saat hari-hari besar keagamaan misalnya Lebaran atau Natal, kemudian pada saat Lebaran karyawan diliburkan selama satu minggu penuh. Selain itu juga ada kebijakan dimana seluruh karyawan hanya bekerja enam hari dalam seminggu, satu hari diliburkan tetapi libur ini tidak bersamaan waktunya untuk semua karyawan, masing-masing harinya berbeda-beda sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dalam hal penggajian karyawan, perusahaan membuat kebijakan memberikan bonus kepada karyawan sesuai dengan hasil kerja masing-masing.
Pembagian tugas dengan cara memutar jadwal karyawan adalah salah satu strategi yang dilakukan perusahaan. Hal ini dilakukan dan diatur sedemikian rupa oleh perusahaan yang bertujuan untuk membuat karyawan (khususnya karyawan penimbangan dan pengantaran barang) dapat mengerjakan tugas tanpa harus merasa bosan dengan jenis pekerjaan yang sama setiap hari. Inilah salah satu yang menjadi kekuatan perusahaan.
Struktur organisasi Esther seafood merupakan stuktur yang sederhana dan belum ada fungsi-fungsi yang lengkap seperti di perusahaan-perusahaan besar pada umumnya. Ibu Esther yang memimpin perusahaan sekaligus berfungsi sebagai manajer, baik dalam bidang keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, pengambil keputusan, bahkan untuk operasi sehari-hari. Pimpinan perusahaan juga memiliki latar belakang yang sangat mendukung usaha ini yaitu beliau adalah seorang sarjana Perikanan Institut Pertanian Bogor. Hal ini tentu menjadi
kekuatan perusahaan karena pimpinan sudah memiliki pengetahuan yang cukup baik dalam bidang perikanan. Selain itu juga pimpinan pernah memiliki pengalaman bekerja di tambak ikan Pak Soeharto di Karawang selama lima tahun.
Di samping kegiatan utama sebagai pemasok seafood, perusahaan juga melakukan kegiatan lain yaitu menjadi pengecer seafood di counter berbagai supermarket dengan sistem konsiniasi (kerja sama dengan pihak supermarket). Sistem konsiniasi ini juga menjadi fokus perusahaan dalam usahanya, dimana dalam stuktur organisasinya perusahaan menggunakan lima orang karyawan khusus untuk bekerja di counter.
Secara keseluruhan, perusahaan memiliki 20 orang karyawan, satu orang sebagai staf administrasi, satu orang sebagai sekretaris, lima orang sebagai karyawan di counter Foodmart, Ekalokasari, dua orang sebagai karyawan counter di Toserba Yogya, dan sebelas orang sebagai supir dan asisten supir. Kesebelas orang supir dan asisten inilah karyawan yang bekerja di divisi delivery. Untuk tim belanja dua orang, tim penimbangan tiga orang, dan tim pengiriman barang enam orang. Untuk lebih jelasnya, pada Gambar 5 dijelaskan struktur organisasi Esther seafood.
Adapun uraian tugas dari masing-masing jabatan pada struktur organisasi Esther seafood adalah sebagai berikut :
1. Pimpinan
a. Menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap karyawan dan staf yang berada di bawah pimpinannya.
b. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran dan perintah kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing.
c. Menetapkan permodalan anggaran dan aliran kas keuangan perusahaan. d. Mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan perubahan-perubahan
yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan akan perkembangan perusahaan.
e. Bertugas untuk bertanggung jawab dalam mengurus kegiatan perekrutan, penempatan, penilaian prestasi kerja dan pemberhentian karyawan.
f. Menentukan pengambilan keputusan terakhir untuk intern perusahaan dan untuk mewakili nama perusahaan.
2. Sekretaris
a. Mencatat semua transaksi yang dilakukan perusahaan secara manual. b. Bertanggung jawab melaporkan setiap kegiatan atau perubahan di dalam
perusahaan maupun dari pihak pelanggan kepada pimpinan.
c. Membagi dan mengatur jadwal setiap karyawan agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3. Staf Administrasi
a Bertanggung jawab atas kegiatan pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian laporan keuangan perusahaan.
b Mencatat semua laporan keuangan dan transaksi yang dilakukan perusahaan ke dalam komputer.
c Melakukan contrabon (pembayaran yang dilakukan pelanggan atas transaksi yang dilakukan selama seminggu) ke seluruh pelanggan perusahaan.
4. Karyawan Pembelanjaan
a Melakukan pembelian seafood segar ke pasar pelelangan ikan di Muara Angke, Jakarta.
b Membagi-bagikan ikan-ikan sesuai dengan pesanan pelanggan agar lebih mudah dalam pengantaran.
c Membawa semua ikan yang dibelanjakan dengan armada (mobil) yang disediakan dan berusaha tepat waktutiba di Bogor
d Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak pelelangan ikan di Muara Angke. 5. Karyawan Penimbangan
a Menimbang dan mengecek ulang ikan-ikan yang sudah sampai di Bogor untuk diantar ke pelanggan.
6. Karyawan Distribusi
a. Mengantar semua ikan-ikan yang sudah ditimbang dan dibagi-bagi ke setiap pelanggan yang daerahnya tujuannyatelah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan.
b. Bertanggung jawab mengantar semua barang dengan tepat waktu dan juga membantu pihak pelanggan (misalnya supermarket) dalam mengeluarkan semua barang dari mobil.
7. Karyawan Counter
a Bertanggung jawab atas kegiatan operasional counter dan menjalin kerja sama yang baik dengan pihak supermarket tersebut.
b Melaporkan semua kegiatan atau transaksi dilakukan kepada pihak supermarket dan kepada pimpinan perusahaan.
Gambar 5. Struktur Organisasi Esther seafood