Agar pengirim pesan dapat menyampaikan pesan dengan efektif, ia perlu mengetahui siapa orang yang akan menerima pesannya. Hal-hal yang harus diketahui tentang penerima pesan dalam komunikasi bisnis adalah usia; jenis kelamin; latar belakang pendidikan, pekerjaan, dan pengalamannya; status ekonomi dan gaya hidupnya; serta latar belakang budayanya.
Usia
Apakah penerima pesan masih muda atau sudah senior? Mengetahui usia penerima pesan memudahkan komunikator untuk menyapanya. Dalam bisnis, biasanya kita menyapa rekan bisnis kita dengan sebutan ‘Bapak’ atau ‘Ibu’
untuk orang yang usianya lebih senior atau orang yang kita hormati. Kita
dapat menyapa rekan bisnis dengan sapaan ‘Saudara’ atau ‘Saudari’ jika ia berusia lebih muda atau setara. Sebagai pelaku bisnis, tentunya kita perlu menunjukan rasa hormat dan respek pada orang yang diajak bicara, terutama orang yang lebih senior.
Gender atau Jenis Kelamin
Apakah penerima pesan pria atau wanita? Mengetahui jenis kelamin orang yang diajak berkomunikasi membuat kita tidak salah memilih kata sapaan.
Pada situasi komunikasi tatap muka, sangat mudah bagi kita untuk dapat segera mengetahui siapa orang yang berbicara dengan kita. Namun ketika komunikasi terjadi melalui telepon atau surat, kita perlu mengetahui dengan tepat siapa penerima pesan agar tidak salah memilih kata sapaan.
Latar Belakang Pendidikan, Pekerjaan, dan Pengalaman
Apakah penerima pesan memiliki latar belakang pendidikan, pekerjaan, atau pengalaman bekerja di bidang yang sedang dikomunikasikan? Contoh, seorang dokter dapat berkomunikasi dengan dokter lainnya menggunakan istilah-istilah kedokteran, tetapi ketika berkomunikasi dengan orang yang tidak memiliki latar belakang pendidikan, pekerjaan, maupun pengalaman dalam bidang kesehatan, perlu dipikirkan kembali bagaimana ia dapat menyampaikan dan menjelaskan pesan yang ingin disampaikan agar komunikasi menjadi efektif.
Strata Ekonomi dan Gaya Hidup
Untuk seorang tenaga penjual atau dalam komunikasi antarpribadi, mengetahui strata sosial dan gaya hidup orang yang diajak berkomunikasi tidak hanya akan membuat komunikasi menjadi efektif, tetapi juga dapat membuat hubungan antarpribadi menjadi lebih baik.
Latar Belakang Budaya
Budaya mencakup berbagai aspek kehidupan manusia, terutama yang berhubungan dengan dimensi hubungan antarmanusia. Pelajari bahasa, konsep waktu, cara berpakaian, makanan, agama, kepercayaan, etika, nilai dan hukum, satuan kerja, lembaga ekonomi dan bisnis, konteks budaya, konsep jarak komunikasi, bahasa tubuh, perilaku sosial, perilaku etis, serta perbedaan budaya perusahaan lawan bicara kita. Negara dengan konteks budaya tinggi, seperti Jepang, lebih banyak bergantung pada komunikasi nonverbal. Sementara negara dengan konteks budaya rendah, seperti Amerika Serikat, sangat bergantung pada komunikasi verbal.
Dengan mengetahui secara tepat siapa penerima pesan, pengirim pesan tidak akan salah menyapa serta tepat dalam menulis nama dan gelar akademik ketika berkirim surat. Pengirim pesan dapat menggunakan tata bahasa, istilah, atau contoh-contoh yang tepat dengan mengetahui latar belakang pendidikan, pekerjaan, dan pengalaman penerima pesan. Pemahaman gaya hidup dan strata atau tingkat ekonomi penerima pesan sangat berguna dalam menawarkan produk atau jasa sehingga perusahaan dapat menawarkan produk atau jasanya pada pelanggan dengan cara yang tepat. Mengetahui latar belakang budaya penerima pesan, khususnya budaya global, memudahkan pengirim pesan menyesuaikan bahasa, etiket, maupun komunikasi nonverbal yang digunakan.
Rangkuman
• Mendengar berbeda dengan mendengarkan, mendengar jauh lebih mudah daripada mendengarkan karena mendengar hanya menangkap suara melalui telinga, sedangkan mendengarkan mencakup memperhatikan dan menyimak apa yang disampaikan seseorang.
• Beberapa tujuan mendengarkan: (1) Mendengarkan isi berarti penerima pesan memahami dan menguasai pesan yang disampaikan;
(2) Mendengarkan dengan kritis berarti selain memahami pesan, penerima pesan juga mengevaluasi arti pesan yang disampaikan; (3) Mendengarkan dengan empati berarti penerima pesan memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pihak yang menyampaikan pesan.
• Ada beberapa hal yang bisa dilakukan agar dapat mendengarkan dengan baik sesuai tujuannya: (1) fokus dan konsentrasi; (2) berpikiran terbuka; (3) melihat dari sudut pandang pembicara; (4) jangan mengambil kesimpulan sebelum pembicara selesai bicara;
(5) jangan memikirkan apa yang akan ditanyakan atau apa yang akan saya katakan sebelum pembicara selesai bicara; (6) jangan memotong pembicaraan; (7) jangan memandang rendah atau tidak
suka terhadap pembicara; (8) menyadari tujuan komunikasi adalah untuk menjalin hubungan.
• Agar pengirim pesan dapat menyampaikan pesan dengan efektif, ia perlu mengetahui siapa orang yang akan menerima pesannya. Hal-hal yang harus diketahui tentang penerima pesan dalam komunikasi bisnis adalah usia; jenis kelamin; latar belakang pendidikan, pekerjaan, dan pengalamannya; status ekonomi dan gaya hidupnya; serta latar belakang budayanya.
Pertanyaan Penguji Pemahaman
1. Bagaimana cara untuk menjadi pendengar yang baik?
2. Apa yang sebaiknya dilakukan agar dapat fokus ketika mendengarkan?
3. Agar komunikasi menjadi efektif, sebaiknya komunikator mengetahui siapa pihak yang menerima pesan. Hal apa saja yang harus diketahui tentang pihak penerima pesan dalam komunikasi bisnis?
Latihan
1. Kutip sebuah artikel pendek di media cetak yang ada keterangan tanggal, periode, nilai Rupiah atau Dolar, atau nama orang. Bacakan atau ceritakan kembali artikel tersebut kepada teman Anda. Setelah teman Anda mendengarkan, tanyakan poin-poin penting dari artikel tersebut, apakah teman Anda dapat mengingat hal-hal penting dari apa yang baru saja didengarnya? Lakukan secara bergantian.
2. Lakukan aktivitas kelompok. Tonton film-film Korea, Jepang, Amerika, atau film pilihan lainnya bersama-sama. Perhatikan bagaimana cara mereka berpakaian, bahasa tubuh, cara makan, cara menghargai orang yang lebih tua, cara bekerja, dan hal-hal lainnya. Lalu diskusikan dengan kelompok Anda, apa perbedaan budaya yang terlihat dan dapat Anda pelajari dari aktivitas ini.
Istilah Penting mendengar mendengarkan dengan
empati
mendengarkan isi mendengarkan mendengarkan dengan
kritis
penerima pesan
Referensi Lanjutan
Bovee, Cortland L., John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis Edisi ke-9. Jakarta:
Penerbit Indeks. h.13—14, 67.
Dharmawan, Yohana Purnama, Hendriyani. 2014. Public Speaking Edisi ke-2.
Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka. h. 8.2—8.17, 8.47—8.55.
Guffey, Mary Ellen, Kathleen Rhodes, Patricia Rogin. 2005. Komunikasi Bisnis:
Proses dan Produk Edisi ke-4. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. h. 8—9.
Jaskolka, Anna. 2012. The Picture Book of Body Language. Inggris: Foulsham.
p.161—162.
Purwanto, Djoko. 2019. Komunikasi Bisnis Edisi ke-5. Jakarta: Penerbit Erlangga.
h. 5—14, 61—67.