Memo atau memorandum adalah surat yang berisikan pesan singkat, seperti pengantar, pemberitahuan, permintaan, undangan rapat, laporan singkat, atau hal-hal lain. Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan di internal perusahaan. Karena pesannya singkat, maka memo tidak membutuhkan salam pembuka, salam penutup, serta nama dan jabatan penandatangan.
Bagian pembuka memo terdiri dari nomor memo (untuk keperluan arsip dan dokumentasi surat-surat kantor), nama pihak yang dituju, pihak yang menulis pesan, tanggal memo dibuat, dan hal/perihal isi memo. Karena bersifat internal dan singkat, biasanya nama pengirim dan penerimanya tidak disertai gelar akademis, cukup dituliskan nama atau singkatan nama saja.
Perhatikan contoh memo undangan rapat dari Direktur Penjualan kepada seluruh staf bagian penjualan berikut ini.
Memo
Nomor: 123/MI/VI/21
Kepada : Seluruh Staf Bagian Penjualan Dari : Amir Umar – Direktur Penjualan Tanggal : 11 Juni 2021
Hal : Undangan Rapat – ‘Peluncuran Produk Baru’
Dalam rangka mempersiapkan peluncuran produk baru di bulan Agustus 2021, kami mengundang Saudara/i untuk hadir dalam rapat yang akan diadakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 10 Juni 2021 Pukul : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama – lantai 3 Acara : Persiapan peluncuran produk baru:
1. Pengenalan produk baru
2. Program promosi penjualan untuk pelanggan 3. Program promosi penjualan untuk pedagang
perantara
Kehadiran Saudara/i tepat pada waktunya sangat kami hargai.
Terima kasih.
Amir
Rangkuman
• Dalam komunikasi bisnis, fungsi surat dan memo bukan hanya untuk menyampaikan pesan, tetapi juga sebagai alat bukti. Ketika pebisnis membuat keputusan dan komitmen secara lisan, maka perlu dibuat sebuah bukti tertulis yang sifatnya permanen sebagai konfirmasi atas hasil pembicaraan tersebut.
• Surat bisnis bisa ditujukan untuk pihak internal kantor maupun eksternal dengan berbagai tujuannya. Surat untuk pihak eksternal juga ada yang perlu diketahui oleh pihak internal perusahaan atau sebaliknya. Contoh, pengumuman perubahan jam kerja, hari libur kantor, jadwal pembayaran, prosedur pemesanan barang, dan lainnya.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, surat yang telah dibuat juga dikirimkan (tembusan atau cc—carbon copy) kepada pihak-pihak yang perlu mengetahui isi surat tersebut agar mereka mengetahui atau menindaklanjutinya.
• Kepala surat (kop surat) memuat informasi berupa nama pengirim atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat surel, logo perusahaan, dan keterangan lain tentang identitas pengirim atau perusahaan.
• Bagian pembuka berisi tanggal dikirimkannya surat, nomor surat, lampiran (jika ada), alamat yang dituju, hal atau perihal surat, dan salam pembuka. Kemudian diikuti dengan paragraf pembuka yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada pesan yang ingin disampaikan.
• Isi surat merupakan bagian terpenting dari suatu surat bisnis. Oleh karena itu, usahakan agar isi surat jelas dan efektif. Periksa kembali apakah ada informasi penting yang tertinggal ataukah masih ada kalimat yang bertele-tele sehingga menyulitkan pembaca memahami isi surat. Setelah pesan disampaikan pada paragraf isi, tutuplah surat bisnis dengan sebuah paragraf yang berisi kesimpulan, harapan, dan ucapan terima kasih pada penerima surat.
• Terdapat beberapa bentuk surat bisnis, yaitu bentuk bentuk lurus penuh (full block style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus (semi block style) (a) dan (b), serta bentuk bertekuk (indented).
• Memo atau memorandum adalah surat yang berisikan pesan singkat dan biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan di internal perusahaan. Karena pesannya singkat, memo tidak membutuhkan salam pembuka, salam penutup, serta nama dan jabatan penandatangan.
• Bagian pembuka memo terdiri dari nomor memo (untuk keperluan arsip dan dokumentasi surat-surat kantor), nama pihak yang dituju, pihak yang menulis pesan, tanggal memo dibuat, dan hal/perihal isi memo. Karena bersifat internal dan singkat, biasanya nama pengirim dan penerimanya tidak disertai gelar akademis, cukup dituliskan nama atau singkatan nama saja.
Pertanyaan Penguji Pemahaman
1. Jelaskan perbedaan Surat dan Memo!
2. Kapan Anda menggunakan Memo dalam menyampaikan pesan?
3. Jelaskan bagaimanakah surat bisnis yang baik?
4. Surat terdiri dari bagian pembuka, tubuh surat (paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup) dan bagian penutup, jelaskan apa saja yang dituliskan di masing-masing bagian tersebut.
Latihan
Dari lima bentuk surat yang telah dijelaskan, pilihlah dua bentuk surat.
Kemudian, buat kop surat dan tulislah surat sesuai keterangan sebagai berikut:
Perihal: Kerja Sama Bantuan Hukum
Pada 26 April 2021, Bapak Prima Putera, S.H., M.H., Direktur LBH Bantuan Sosial yang beralamat di Jalan Gunung Tinggi Raya No. 7, Semarang, menulis surat. Surat tersebut ditujukan kepada Ibu Nina Surina, Manajer Umum dan Hukum di PT. Sukarela Sosial yang beralamat di Jalan Rumput
Gajah V No. 8, Semarang. Nomor telepon LBH Bantuan Sosial adalah 024 5678910.
Beberapa hari yang lalu, tepatnya tanggal 23 April 2021, Bapak Prima Putera telah bertemu dengan Ibu Nina Surina untuk membicarakan kemungkinan kerja sama dalam hal bantuan hukum. Melalui surat ini, Bapak Prima ingin menyampaikan bahwa beliau telah berdiskusi dengan tim manajemen dan LBH yang beliau pimpin dan bersedia bekerja sama dengan PT. Sukarela Sosial. Adapun kerja sama dapat dimulai bulan Mei 2021. Untuk keperluan administrasi, pihak LBH akan menyediakan Surat Perjanjian Kerja Sama (SPK) dan berharap SPK dapat ditandatangani pada tanggal 27 April 2021 di kantor LBH pukul 09.00 WIB. Di paragraf penutup, Bapak Prima Putera mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan Ibu Nina Surina.
Nomor Surat: 123/KS/BS/IV/2021
Tembusan: Manajemen LBH Bantuan Sosial Inisial: pp/rh
Istilah Penting
block style indented memo
cc (carbon copy) inisial
full block style semi block style
Referensi Lanjutan
Bovee, Cortland L., John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis Edisi ke-9. Jakarta:
Penerbit Indeks. h. 122—147, 296—313, 350—369.
Guffey, Mary Ellen, Kathleen Rhodes. Patricia Rogin. 2005. Komunikasi Bisnis:
Proses dan Produk Edisi ke-4. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. h. 173—183, 205—217, 252—256.
Purwanto, Djoko. 2019. Komunikasi Bisnis Edisi ke-5. Jakarta: Penerbit Erlangga.
h. 106—109, 118—129, 134—141, 185—201.
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bagian ini, pembaca dapat:
• Menerapkan proses penulisan surat, yaitu merencanakan, mengorganisasikan,