Pesan Rutin, Positif, dan
PT SUMBER REJEKI
Agen Penjualan Sepeda Motor COOL Jalan Lintas Balap V No. 3
Jakarta Utara
Telpon: 021 456 7890 Surel: [email protected]
Nomor: 123/SR/DM/VII/2021 12 Juli 2021
Hal : Pemenang Undian Berhadiah Yth. Sdr. Putera Bungsu
Perumahan Hijau Asri Jl. Bunga Levender III No. 7 Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Selamat! Anda memenangkan hadiah ‘sebuah Sepeda Lipat merek COOL’
dalam program Undian Gebyar Penjualan Perdana Sepeda Motor Merek COOL periode Januari sampai Juni 2021.
Kupon undian Saudara telah terpilih dalam undian yang dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 9 Juli 2021 di kantor PT. Sumber Rejeki, di hadapan pimpinan perusahaan dan disaksikan oleh Notaris.
Hadiah akan dikirim ke rumah Saudara pada hari Rabu tanggal 14 Juli 2021.
Pajak hadiah dan biaya pengiriman ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan.
Terima kasih sudah menjadi pelanggan ‘COOL’. Semoga hadiah ini bermanfaat bagi Saudara.
Hormat kami,
tanda tangan ----Jingga Puteri W, S.E.
Marketing Manager
Contoh 7. Pesan negatif—berita buruk
Surat internal berupa surat peringatan pertama kepada karyawan karena karyawan telah melanggar peraturan perusahaan, yaitu sering terlambat datang ke tempat kerja.
Dengan hormat,
Kami sangat mengapresiasi perbaikan dalam hal ketepatan waktu hadir di tempat kerja yang Saudara lakukan setelah kita berdiskusi pada tanggal 3 Mei 2021.
Sebelumnya, Saudara selalu datang terlambat rata-rata lebih dari 15 menit dan di catatan kami terekam data:
Sejak tanggal 4 – 7 dan 10 – 11 Mei 2021 : keterlambatan: 0
Namun, setelah libur Idul Fitri dan cuti bersama, tanggal 12 – 19 Mei, saudara kembali datang terlambat dengan data sebagai berikut:
Tanggal 20 Mei 2021 : terlambat 30 menit Tanggal 21 Mei 2021 : terlambat 35 menit
Tanggal 24 ,25, 27 dan 28 Mei 2021: masing-masing terlambat 45 sampai 60 menit
Sekali lagi kami ingatkan, kebiasaan datang terlambat yang Saudara lakukan sangat mengganggu kinerja perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka sesuai komitmen yang telah Anda sampaikan dalam pertemuan sebelumnya dan sesuai dengan Peraturan Perusahaan Pasal ……. No. ….. ayat ….., kami sampaikan bahwa Saudara kami kenakan sanksi Peringatan Pertama (Surat Peringatan terlampir).
Demikian surat ini disampaikan, dengan harapan Surat Peringatan ini dapat memperbaiki kinerja Anda di kemudian hari. Terima kasih.
Contoh 8. Pesan negatif—berita buruk
Surat Penolakan lamaran kerja dari perusahaan kepada pelamar kerja.
Terima kasih telah mempertimbangkan PT. XYZ sebagai tempat untuk memulai karier Anda.
Posisi pekerjaan yang akan dijalani menuntut orang yang telah berpengalaman dan memiliki keterampilan dalam bidangnya, tetapi berdasarkan CV dan hasil wawancara yang telah dilakukan, Anda lebih sesuai ditempatkan pada posisi awal. Data akademik, pengalaman kerja, dan sifat pekerja keras Anda menunjukkan peluang besar bagi Anda untuk mendapatkan posisi yang lebih sesuai di bidang yang Anda inginkan.
Untuk sementara, kami akan menyimpan data Anda sampai 6 (enam) bulan ke depan sebagai antisipasi jika posisi staf junior terbuka dalam waktu dekat.
Kami berharap yang terbaik untuk perjalanan karier Anda.
Contoh 9. Pesan negatif—berita buruk
Surat keluhan dari pelanggan ke perusahaan karena kesalahan pengiriman barang.
Dengan hormat,
Pesanan barang sesuai PO nomor …… tanggal …….. telah kami terima.
Namun setelah kami periksa, ternyata ada kesalahan dalam pengiriman barang, sebagai berikut:
No. Nama barang Jumlah yang
dipesan Jumlah yang
dikirim Keterangan
1 xxx 100 unit 72 unit Kurang 28 unit
2 yyy 120 unit 130 unit Lebih 10 unit
3 zzz 75 unit 59 unit Kurang 16 unit
Kesalahan pengiriman barang seperti ini telah berulang kali dilakukan dan tentunya hal ini sangat menyulitkan kami, bukan hanya dalam hal pembayaran mengingat setiap barang memiliki harga yang berbeda, tetapi utamanya dalam hal persediaan barang dan proses produksi. Kami telah menyampaikan keluhan ini sebanyak tiga kali melalui surat No. 12/PT/Inv/2021 tanggal 6 September 2021, No. 20/PT/Inv/2021 tanggal 15 September 2021, dan No. 25/PT/Inv/2021 tanggal 22 September 2021.
Melalui surat ini, kami mohon agar kekurangan pengiriman barang xxx dan zzz segera dilengkapi dan kelebihan barang yyy dapat diambil kembali. Kami tunggu pengiriman barang yang dimaksud untuk selambat-lambatnya hari Kamis, 30 September 2021 sebelum pukul 10.00 WIB.
Kami mohon kesalahan seperti ini adalah yang terakhir kalinya. Bila di pesanan berikutnya masih terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, dengan berat hati kami putuskan untuk memutuskan kerja sama dengan perusahaan Bapak.
Demikian, atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Rangkuman
• Pesan rutin adalah pesan yang mencakup urusan operasional bisnis sehari-hari, seperti membuat permintaan untuk melakukan pesanan, memberikan informasi, konfirmasi, surat pengantar, surat pemberitahuan, koordinasi kerja, penjualan, dan lainnya.
• Pesan positif adalah pesan yang menyampaikan berita gembira, seperti penerimaan karyawan, promosi jabatan, memberikan potongan harga, memberikan hadiah, ucapan selamat, dan lainnya.
• Pesan negatif, yaitu pesan yang tidak menyenangkan bagi penerima atau berita buruk, seperti penolakan kerja sama, pemutusan hubungan kerja, surat peringatan, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, dan lainnya.
Pertanyaan Penguji Pemahaman
1. Apa yang dimaksud dengan pesan rutin dan berita baik?
2. Apa yang dimaksud dengan pesan berita buruk atau negatif?
3. Jelaskan perbedaan pengorganisasian pesan berita baik dan berita negatif.
Latihan
1. Buatlah surat berita baik: ucapan selamat dari pimpinan perusahaan kepada karyawan yang terpilih sebagai karyawan terbaik tahun 2020—
Best Employee of the Year 2020. Atas dedikasi dan kinerja yang baik, perusahaan memberikan hadiah uang sejumlah Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah). Pimpinan percaya prestasi ini juga bisa diraih oleh karyawan lain dan berharap program pemilihan karyawan terbaik ini bisa memotivasi karyawan untuk lebih semangat lagi dalam bekerja. (Catatan: untuk nama pimpinan dan karyawan, silakan Anda tetapkan sendiri.)
2. Buatlah surat pesan negatif: penolakan penawaran kerja sama. PT. XYZ adalah pabrik yang membuat botol plastik. PT. XYZ mengirim surat penawaran kepada PT. PQR, pabrik air minum dalam kemasan. PT. XYZ berharap bisa bekerja sama dengan perusahaan PQR sebagai supplier botol. Namun, PT. PQR sudah memiliki supplier botol dan perjanjian kerja samanya masih berlanjut sampai enam bulan ke depan. Anda adalah Manajer Pembelian (Purchasing Manager) PT. PQR. Buatlah surat penolakan penawaran kerja sama yang diajukan PT. XYZ dan sampaikan bahwa untuk sementara PT. PQR belum bisa menerima tawaran tersebut karena masih terikat kerja sama dengan supplier lain. Sampaikan kepada PT. XYZ, silakan ditawarkan kembali sekitar lima bulan yang akan datang, mungkin perusahaan memerlukan supplier baru.
Istilah Penting
pesan negatif pesan positif pesan rutin
Referensi Lanjutan
Bovee, Cortland L., John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis Edisi ke-9. Jakarta:
Penerbit Indeks. h. 122—147, 296—313, 350—369.
Guffey, Mary Ellen, Kathleen Rhodes. Patricia Rogin. 2005. Komunikasi Bisnis:
Proses dan Produk Edisi ke-4. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. h. 173—183, 205—217, 252—256.
Purwanto, Djoko. 2019. Komunikasi Bisnis Edisi ke-5. Jakarta: Penerbit Erlangga.
h. 106—109, 118—129, 134—141, 185—201.