Anggota tim konsultan pengawas terdiri dari 2 (dua) orang Landscape Inspector (LI) yang bertugas dalam mengumpulkan dan memperbaharui data lapangan, 1 (satu) orang Chief Inspector (CI) dan 1 (satu) orang Resident Engineer (RE). Pengumpulan data dilaksanakan secara harian oleh LI melalui tinjauan langsung ke lapangan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor kepada CI dengan mengacu pada rencana kerja yang kemudian direkap dalam berita acara kemajuan (progress) pekerjaan. Untuk pekerjaan yang tidak dapat diawasi langsung oleh konsultan pengawas, pemeriksaan dilakukan pada hari berikutnya dengan memeriksa hasil pekerjaan tersebut secara langsung dan meminta laporan, baik tertulis maupun lisan kepada pekerja yang berada di lapangan. Alur pelaksanaan dan hubungan kerja yang berlangsung pada penataan lanskap jalan tol CTC dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Alur pelaksanaan kerja penataan proyek lanskap jalan tol Dalam memastikan bahwa ketentuan yang ditetapkan oleh pemberi kerja (PT. Jasa Marga cab CTC) dipenuhi, RE selaku menejer pelaksana pekerjaan pengawasan merencanakan kegiatan pengawasan dan pengendalian masing-masing kegiatan kerja melalui serangkaian proses manajemen. Proses tersebut mencakup : manajemen waktu, manajemen kualitas, manajemen perubahan,
manajemen resiko, manajemen masalah dan kendala, manajemen pencegahan/antisipasi dan manajemen komunikasi.
5.1. Manajemen Waktu
Manajemen waktu merupakan metode yang digunakan dalam mengalokasikan penggunaan waktu yang digunakan dalam pengawasan setiap jenis pekerjaan. Manajemen waktu merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek dikarenakan waktu merupakan sumber daya yang sangat berharga dalam pelaksanaan proyek (Westland, 2006). Dalam melaksanakan manajemen waktu, RE dan CI melakukan analisis dalam menentukan alokasi waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan berdasarkan data dari sejarah (track record) kemampuan kontraktor dalam menyelesaiakn suatu jenis pekerjaan. Untuk lebih rincinya, perekaman (record) terhadap waktu aktual yang dibutuhkan oleh masing-masing pekerja dilapangan dimaksudkan untuk :
1) mengkalkulasikan waktu yang diperlukan dalam menyelesaian jenis pekerjaan tertentu
2) mengendalikan alokasi sumberdaya masing-masing jenis pekerjaan, dan 3) mengidentifikasikan persentase penyelesaian pekerjaan yang telah
dilaksanakan dan besarnya penyimpangan dari rencana proyek
Dasar yang digunakan dalam proses manajemen waktu adalah laporan timesheet mingguan yang merupakan rekapitulasi dari laporan harian pengawasan pekerjaan di lapangan. Prosedur manajemen waktu yang dilaksanakan dalam kegiatan pengawasan dapat dilihat pada Lampiran 1.
5.2. Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas dilakukan melalui penetapan standar pekerjaan.
Penilaian yang dilaksanakan didasarkan kepada pengawasan dan pengendalian alat, bahan, metode dan tenaga kerja yang digunakan. Dalam proses ini, pengertian kualitas dari masing-masing jenis pekerjaan didefinisikan secara jelas dan dilakukan dokumentasi atas rencana pengawasan kualitas. Dalam dokumen rencana pengawasan kualitas dijelaskan :
1) definisi kualitas yang hendak dicapai pada masing-masing jenis pekerjaan 2) sasaran jelas dalam menentukan kualitas dari masing-masing pekerjaan yang didalamnya terdapat penjelasan kriteria dan standar yang harus dipenuhi sesuai dengan keinginan pemberi kerja, dan
3) tehnik yang digunakan untuk melakukan pengendalian kualitas
Penjaminan kualitas pekerjaan, baik alat, bahan maupun materi pekerjaan yang digunakan didasarkan kepada hasil Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang disusun dan diperbaharui melalui pemeriksaan lapangan oleh LI.
BAP lapangan yang diterbitkan oleh konsultan pengawas terdiri atas : 1) BAP pengadaan tanaman
2) BAP pengadaan penopang bambu 3) BAP pemeriksaan lubang tanam 4) BAP pemeriksaan penanaman
Prosedur manajemen kualitas yang dilaksanakan dalam kegiatan pengawasan dapat dilihat pada Lampiran 2. BAP merupakan dokumen rangkuman hasil pemeriksaan terhadap suatu material atau alat kerja sebelum digunakan dilapangan. Untuk dapat diterima dalam administrasi proyek, dokumen tersebut harus disahkan oleh RE dan disetujui oleh satgas.
5.3. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan merupakan bagian dari proses pengawasan yang ditujukan untuk menangani perubahan terhadap cakupan, kualitas, jangka waktu pelaksanaan atau sumberdaya pekerjaan yang diajukan melalui prosedur resmi oleh kontraktor kepada konsultan pengawas. Segala perubahan yang terjadi selama berlangsungnya pekerjaan didokumentasikan dalam dokumen perubahan kerja yang disetujui oleh ketua satgas. Pengambilan keputusan pada proses manajemen perubahan merupakan inti peran seorang RE dalam menjalankan manajemen proyek. Prosedur dalam menjalankan manajemen perubahan yang digunakan dalam kegiatan pengawasan dapat dilihat pada Lampiran 3.
5.4. Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah kegiatan manajemen yang ditujukan untuk mengidentifikasi, mengkalkulasi dan mengatasi masalah sebelum muncul ke permukaan pada saat pekerjaan sedang berlangsung. Manajemen resiko lebih ditekankan pada saat pelaksanaan pemeriksaan (review) rencana dan gambar kerja yang digunakan dalam proyek. Dalam kegiatan ini, dikemukakan sejumlah tindakan yang mungkin ditempuh dalam mengurangi intensitas dan kemungkinan kemunculan resiko pekerjaan serta meredam dampak yang ditimbulkan oleh
masing-masing resiko tersebut terhadap pekerjaan keseluruhan. Tujuan utama dalam manajemen resiko adalah memastikan bahwa setiap resiko yang mungkin muncul teridentifikasi, dapat dikalkulasikan, dihindari, diarahkan ataupun diatasi dengan baik. Namun demikian, kegiatan manajemen resiko dilangsungkan dari awal permulaan pekerjaan hingga proyek selesai dilaksanakan. Alur proses manajemen resiko serupa dengan proses manajemen masalah/kendala dan dapat dilihat pada Lampiran 4.
5.5. Manajemen Masalah/Kendala
Manajemen masalah/kendala adalah metode yang digunakan dalam menangani segala sesuatu yang mempengaruhi kinerja pelaksanaan pekerjaan.
Proses yang digunakan adalah penerapan berbagai metode peninjauan dalam menilai dampak yang akan dihasilkan suatu permasalahan/kendala yang dijumpai di lapangan. Manajemen masalah/kendala merupakan kelanjutan dari manajemen terhadap resiko yang tidak teridentifikasi pada masa pemeriksaan rencana proyek. Peninjaun dilakukan dalam sudut pandang ketersediaan waktu dan kapabilitas masing-masing stake holder. Tahap selanjutnya adalah merumuskan berbagai kemungkinan yang dapat ditempuh untuk mengatasi atau mengurangi dampak tersebut.
5.6. Manajemen Komunikasi
Dalam manajemen komunikasi, ditentukan tingkat informasi yang akan didistribusikan kepada masing-masing pihak yang terlibat (stake holder). Dalam rencana komunikasi ditentukan tipe, metode, frekuensi dan tanggung jawab personal dari konsultan pengawas dalam pendistribusian informasi dalam pelaksanaan pekerjaan. Komunikasi yang jelas, akurat dan lancar merupakan hal yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan pelaksanaan pekerjaan.
Komunikasi yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan berhubungan dengan tingkat resiko yang mungkin muncul. Komunikasi yang baik berdampak pada tersedianya informasi yang benar, pada waktu yang tepat dalam pengambilan keputusan.
Bentuk komunikasi formal yang dilangsungkan dalam pekerjaan adalah berupa penerbitan laporan performa dan status pekerjaan, pengkomunikasian potensi resiko pekerjaan, masalah aktual, perubahan ketentuan kerja dan
rangkuman informasi proyek secara berkala yang disampaikan melalui materi dalam rapat rutin mingguan stake holder. Bentuk lainnya adalah melalui penerbitan surat resmi dan laporan bulanan konsultan pengawas.
Walaupun pelaksanaan komunikasi formal umumnya dilaksanakan setelah informasi atau data lapangan telah terkumpul, namun komunikasi antar masing-masing pihak (stake holder) dilaksanakan secara intensif sepanjang proses pekerjaan. Alur proses manejemen komunikasi formal yang digunakan oleh konsultan pengawas dapat dilihat pada Lampiran 5 .