BAB IX ANALISIS JABATAN
B. Manfaat Analisis Jabatan
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), manfaat analisis jabatan sebagai berikut :
1. Landasan untuk melaksanakan mutasi.
a. Merit System (secara ilmiah objectif dan meningkatkan kinerja karyawan).
b. Seniority System ( landasan atas usia, pengalaman kerja dan masa kerja).
c. Spoil System ( berdasakan atas kekeluargaan).
2. Landasan untuk melaksanakan promosi. bertujuan untuk karyawan lebih kreatif dalam berkompetisi dalam jabatan tersebut.
61 3. Landasan untuk melaksanakan training (pelatihan).
4. Landasan untuk melaksanakan kompensasi.
5. Landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja.
6. Landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
C. Tujuan Analisis Jabatan
1. tujuan analisis jabatan (Job description), adalah untuk mengidentifikasikan pekerjaan, bidang pekerjaan, kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban pekerjaan, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar kerja.
2. penyusunan pekerjaan (Job classification), yaitu penyusunan pekerjaan kedalam kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu.
3. Evalusai Pekerjaan (Job evaluation), suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan yang berdasarkan atas kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat.
4. Restrukturisasi desain pekerjaan (Job desinng restructuring), meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok pekerjaan.
5. Persyaratan Personil (Personel requirement), yang merupakan persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.
6. Penilaian Kinerja (Performance appraisal), yaitu penilaian yang bersifat sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para karyawan.
7. Pelatihan pekerjaan (Worker training), yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja/karyawan.
8. Mobilitas pekerjaan (Worker mobility), yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efektivitas (Efficiency), ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, standar kerja dan susunan kerja.
10. Pengaman (Safety), berfokus mengidentifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan yang tidak aman.
11. Perencanaan SDM (Human resource planning), kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi tersebut.
12. Hukum (Legal), aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi tersebut.
62 D. Sasaran Analisis Jabatan
1. Dapat nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.
2. Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.
3. Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
4. Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan dimana organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
5. Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerjan.
6. Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
7. Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.
E. Uraian Pekerjaan (Job Description)
Dalam prosesnya analisa jabatan akan menghasilkan sebuah uraian jabatan. Dapat didefinisi bahwa Uraian Jabatan adalah “ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk didalamnya tugas dantanggung jawabnya”. Dan dapat diartikan dengan kata lain Uraian Jabatan menjelaskan mengenai apa yang harus dikerjakan, mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan dan secara ringkas bagaimana mengerjakannya. Penulisannya dapat dalam format yang disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing organisasi.
Secara umum dapat dibagi 5 kelompok yaitu :
1. Identifikasi Dalam bagian ini dituliskan seperti: nama jabatan, departemen, divisi, nama pemegang jabatan, nama atasan pemegang jabatan dan hal-hal lain yang dianggap perlu.
2. Ringkasan Umum Dituliskan ringkasan dari aktivitas jabatan tersebut. Para Job Analyst sepakat untuk membatasi dengan sekitar empat kalimat atau tiga puluh kata.
3. Tugas dan Tanggung Jawab yang terpenting Bagian ini dituliskan lebih detail mengenai pekerjaan tersebut tetapi ringkas. Disarankan untuk menuliskan hanya aktivitas-aktivitas yang menyita lima persen lebih waktu bekerja.
63 4. Spesifikasi Jabatan Pada bagian ini menjelaskan kualitas atas spesifikasi apa yang diperlukanuntuk mengerjakan jabatan ini. Dikenal dengan “KSA requirement” yang merupakan ringkasan dari:
Knowledge, berkatian dengan aktivitas mental
Skill, berkaitan dengan aktivitas phisik
Abillities, berkenaan dengan bakat.
5. Disclaimer dan Approval Persetujuan pemegang jabatan dan atasannya perlu dicantumkan dengan menandatangani bagian ini. Disclaimer menjelaskan batasan-batasan yang biasanya diperlukan untuk kepentingan legal.
F. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan tertentu,agar dapat melaksanakan tugas-tugas yang ditetapkan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, dan juga dapat di susun secara terpisah.
Ada Beberapa hal yang umumnya dimasukkan kedalam Spesifikasi Jabatan adalah : 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja.
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.
3. Persyaratan fisik dan mental.
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Kegunaan Analisa Jabatan, uraian jabatan dan spesifikasi jabatan, sebagai hasil dari analisa jabatan yang mempunyai banyak manfaat, diantaranya :
1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
64 G. Standar kinerja pekerjaan
Standar kinerja pekerjaan(performance standar) dapat diartikan sebagai menetapkan tingkatan kinerja pekerjaan yang diharapkan dari pekerjaan dan kriteria mengukur keberhasilan pekerjaan. Standar kinerja pekerjaan membuat eksplisit kuantitas dan kualitas kinerja untuk karyawan yang diharapkan dalam tugas mendasar yang ditetapkan sebelumnya dalam deskripsi pekerjaan.
Standar kinerja pekerjaan ini biasanya berupa pernyataan yang mengenai kinerja yang dianggap dapat diterima dan dapat dicapai atas sebuah pekerjaan tertentu. Adapun beberapa persyaratan yang perlu dipenuhi dalam standar kinerja pekerjaan diantaranya adalah :
1. Standar kinerja perlu relevan dengan individu dan organisasi.
2. Standar kinerja perlu stabil dan handal.
3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik, sedang dan buruk.
4. Standar kinerja harus dijabarkan dalam angka.
5. Standar kinerja harus mudah diukur.
6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyedia.
7. Standar kinerja harus memberikan interprestasi yang tidak bisa.
Standar kinerja pekerjaan ini memiliki dua fungsi.
1. Menjadi tujuan atau sasaran upaya karyawan. Jikalau standar telah dipenuhi, karyawan harus merasakan adanya pencapaian dan penyelesaian.
2. Standar kinerja pekerjaan ini merupakan kriteria pengukuran keberhasilan suatu pekerjaan. Tidak adanya standar, tidak ada sistem kendali yang dapat mengevaluasi kinerja karyawan. Beberapa diantaranya dapat menjadi disfungsional.
Contoh, standar yang tertulis diperusahaan Jepang adalah yaitu seorang karyawan mesti bekerja luar biasa lamanya setiap hari guna membuktikan loyalitasnya untu pihak perusahaan. Karoshi, atau kematian yang diakibatkan kelebihan kerja, menjadi konsekuensi yang harus ditanggung karyawan.