BAGAIMANA MEMONITOR TEMPAT- TEMPAT-TEMPAT PENAHANAN
5. Tindak Lanjut setelah Kunjungan
5.2. Menulis Laporan Monitoring Kondisi Penahanan Laporan mungkin merupakan sarana paling penting yang siap
sedia untuk dipergunakan oleh badan pelaksana kunjungan dalam melindungi tahanan dan memperbaiki kondisi mereka. Dokumen legal atau kesepakatan yang menjadi dasar mekanisme kunjungan dengan demikian biasanya secara eksplisit menyebutkan hak dari badan pelaksana kunjungan untuk membuat laporan dan rekomendasi tersebut dan kewajiban dari pejabat yang berwenang atas penahanan untuk mempertimbangkannya dan melakukan dialog.
Dimungkinkan adanya berbagai tipe laporan yang berbeda, dengan tujuan yang berbeda, diarahkan pada organisasi yang terkait. Badan pelaksana kunjungan seharusnya menentukan strateginya sendiri berkaitan dengan laporan dan tindak lanjut. Suatu badan pelaksana kunjungan dapat memutuskan untuk melaporkan tiap kunjungan atau menyusun suatu laporan umum berdasarkan rangkaian kunjungan. Ia dapat juga memutuskan untuk menyusun hanya satu laporan tahunan umum.
5.2.1. Menulis Laporan Kunjungan
Mekanisme kunjungan seharusnya secara regular memberitahukan hasil penilaiannya atas tempat-tempat penahananan yang dikunjungi kepada otoritas yang melakukan penahanan. Sangat disarankan informasi itu tertuang dalam laporan. Pemberitahuan informasi secara lisan harus dibatasi pada kontak periodik dengan
pejabat yang berwenang yang akan diupayakan untuk dibangun dan dipelihara oleh mekanisme tersebut.
Laporan kunjungan yang mencakup hanya satu kali kunjungan ke satu tempat seharusnya menampilkan fakta-fakta utama dan masalah-masalah yang muncul dari kunjungan, sebagaimana juga poin-poin penting yang muncul dari perbincangan akhir dengan direktur. Laporan kunjungan semacam itu relatif pendek dan seharusnya dikirimkan segera setelah kunjungan. Mereka harus ditujukan secara langsung kepada pejabat yang berwenang dari tempat yang dikunjungi, karena mereka memiliki tanggung jawab untuk menemukan solusi dan mengimplementasikan rekomendasi. Ini memperkuat dialog dengan pejabat tersebut dengan menyediakan masukan tertulis secara formal.
Mekanisme kunjungan dapat mempergunakan cara pandang yang tidak selalu diperlukan oleh tiap suatu kunjungan, tunduk pada laporan tertulis yang segera harus diserahkan kepada pejabat yang berwenang. Laporan kemudian ditujukan kepada pejabat yang berwenang berdasarkan kasus per kasus, tergantung pada penilaian tim mengenai tingkat keseriusan masalah-masalah yang dicatat.
Laporan kunjungan seharusnya berisi informasi umum tertentu:
Komposisi tim pelaksana kunjungan dan tanggal serta waktu kunjungan
Tujuan khusus dari kunjungan yang dilakukan
Pemaparan mengenai kondisi penahanan:
Laporan seharusnya secara jelas menampilkan pokok-pokok perhatian berdasarkan hal-hal berikut yang tercantum dalam Bab IV:
Perlakuan
Tindakan perlindungan Kondisi material Sistem adan aktivitas Pelayanan medis Personel
Tidak perlu menjelaskan secara sangat detail mengenai aspek-aspek kondisi penahanan yang memadai, meskipun disarankan aspek positif juga disebutkan.
Urutan prioritas bagi wilayah-wilayah yang problematik harus ditetapkan:
Menekankan pada masalah yang paling serius
Menekankan pada masalah utama yang menimbulkan permasalahan yang lainnya.
Bila melaporkan mengenai penyiksaan, tindakan yang sewenang-wenang atau situasi apa pun yang tidak disaksikan oleh pelaksana kunjungan, kehati-hatian yang besar harus diterapkan dalam menampilkan informasi tersebut. Terminologi yang dipergunakan harus secara jelas membedakan antara apa yang “sesungguhnya” dan apa yang “diduga” atau “dilaporkan”. Tujuannya adalah untuk menanyakan pada pejabat yang berwenang untuk melakukan penyelidikan dan mengambil tindakan.
Badan pelaksana kunjungan juga harus memastikan bahwa data pribadi tahanan hanya disebutkan dengan persetujuan mereka dan isi dari laporan itu tidak membahayakan mereka yang dikunjungi.
Rekomendasi
Penting bagi rekomendasi untuk ditujukan kepada otoritas pada tingkat yang tepat. Dalam laporan kunjungan rekomendasi seharusnya disampaikan secara langsung kepada pejabat yang berwenang atas tempat penahanan, yang merupakan otoritas yang melakukan perubhana dan mengimplementasikan rekomendasi-rekomendasi tersebut. Apabila akar persoalan terletak di luar kompetensi manajer senior, maka problem-problem itu perlu disampaikan ke level yang berbeda dalam laporan yang berbeda.
Rekomendasi-rekomendasi atau langkah koreksi yang diusulkan harus menyertakan faktor waktu: rekomendasi-rekomendasi yang bisa diaplikasikan dalam jangka waktu yang pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Batas waktu itu harus realistis dan dan secara logis mengikuti uraian persoalan tersebut.
5.2.2. Menulis sebuah Laporan Global
Sebagai tambahan pada, atau sebagai ganti laporan kunjungan, suatu badan pelaksana kunjungan dapat memutuskan untuk menghasilkan laporan analitis, sebuah laporan tahunan atau keduanya.
Laporan Analitis
Mekanisme kunjungan dapat memutuskan untuk membuat laporan setelah melakukan serangkaian kunjungan selama periode waktu tertentu. Strategi semacam itu memungkinkan mekanisme kunjungan memperoleh pandangan lebih komprehensif dan analitis terhadap isu-isu yang sudah muncul selama monitoring. Sebuah pendekatan yang lebih tematis juga dapat dipilih untuk memusatkan pada suatu pilihan isu yang terbatas yang menjadi perhatian khusus.
Melakukan analisis atas beberapa kunjungan pada beberapa tempat membantu dalam mengindentifikasi suatu pola persoalan atau kekerasan-kekerasan. Hal itu dapat juga menyoroti seluruh spektrum dari akar persoalan-persoalan di tempat penahanan. Rekomendasi-rekomendasi itu dapat menunjuk aktor-aktor yang berbeda yang perlu terlibat untuk menanggapi sebab-sebab ini, yang mungkin merupakan pihak eksternal dari penjara itu atau kementerian (seperti perundang-undangan, kebijakan pemidanaan, penyediaan staf training).
Laporan analitis dapat melengkapi laporan kunjungan di mana laporan itu didasarkan.
Laporan Tahunan
Mekanisme kunjugan itu dapat juga memutuskan untuk menghasilkan laporan tahunan mengenai aktivitas-aktivitas moni-toring itu.
Isi dari laporan tahunan bervariasi dari satu badan domestik dengan yang lainnya. Laporan-laporan tahunan dapat berbentuk suatu kompilasi dari laporan kunjungan dan disampaikan secara rinci, data yang ditemukan dalam tempat-tempat yang berbeda yang dikunjungi dan rekomendasi-rekomendasi yang dibuat. Laporan itu dapat lebih analitis dan menekankan isu utama yang diidentifikasi dalam tahun yang berjalan tersebut. Laporan tahunan dapat juga fokus pada satau atau sejumlah isu tematik prioritas yang terbatas, dan mengusulkan rekomendasi yang relevan.
Di bawah OPCAT, mekanisme pencegahan nasional secara jelas diminta untuk menyampaikan suatu laporan tahunan, dan negara pihak diwajibkan untuk mempublikasikan dan membagikannya. Tergantung dari mekanisme nasional untuk memutuskan apakah laporan tahunan harus memuat hanya informasi umum mengenai aktivitas monitoring atau apakah laporan kunjungan dan rekomendasi harus juga disertakan.
5.2.3. Penyebaran Laporan-Laporan Tahunan
Laporan tahunan harus juga ditujukan tidak hanya kepada para pejabat yang berwenang. Penting baik laporan tahunan dan analitis untuk dapat tersedia bagi publik, termasuk pihak lain yang dapat mempergunakan pengaruh mereka untuk mendukung dan memonitor implementasi rekomendasi itu, seperti anggota parlemen dan organisasi masyarakat sipil.
Tergantung pada strategi komunikasi dari badan pelaksana monitoring, laporan dan rangkuman selanjutnya dapat juga disampaikan pada media.
Harus juga dicatat bahwa laporan semacam itu di kemudian hari dapat juga dikirimkan secara rahasia atau tanpa suatu batasan apa pun kepada Sub-komite yang akan dibentuk oleh OPCAT. Laporan itu juga akan menjadi sumber informasi yang berguna bagi badan internasional lain, dalam badan-badan regional khusus seperti CPT, Komisi Inter-Amerika untuk Hak Asasi Manusia, dan Pelapor Khusus mengenai Penjara dan Kondisi Tahanan di Afrika, juga kepada CAT ketika laporan negara dievaluasi, Pelapor Khusus mengenai Penyiksaan dan lainnya (lihat Bab II, Poin 4: Koordinasi).
5.3. Tindak Lanjut atas Implementasi dari Rekomendasi