Hal-hal yang Perlu Diperhatikan
5.2. Pelaku PPK -R2PN di Kecamatan, terdiri dari:
5.2.1. Camat
Dalam pelaksanaan PPK-R2PN, Camat atas nama Bupati berfungsi sebagai pembina di wilayah kerja kecamatan.
5.2.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Camat
(a) Mengikuti sosialisasi PPK-R2PN di Kabupaten
(b) Mengkoordinir penyelenggaraan dan mengundang desa-desa dalam pertemuan Musyawarah Antar Desa I
(c) Bersama FK dan PjOK memberikan sosialisasi PPK-R2PN di Kecamatan (d) Memantau desa-desa dalam melaksanakan tahapan-tahapan PPK-R2PN
dan penerapan prinsip-prinsipnya, serta melaporkan masalah-masalah yang dihadapi kepada Bupati,
(e) Membantu penyelesaian masalah yang timbul di wilayahnya,
(f) Membantu memfasilitasi kegiatan di tingkat antar desa, seperti; penyelenggaraan Musyawarah Antar Desa II dan III.
(g) Membuat surat penetapan tentang pembentukan Tim Verifikasi untuk kegiatan (I) , pengurus UPK dan usulan kegiatan yang diputuskan akan didanai dalam SPC.
(h) Mengetahui dan menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan Surat Pernyataan Penyelesaian Kegiatan (SP2K) yang dibuat oleh Ketua TPK dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK). (i) Memantau proses pemeliharaan
5.2.2. Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK)
Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK-R2PN di wilayahnya. PjOK akan dijabat oleh seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar surat keputusan Bupati.
5.2.2.1. Tugas dan Tanggung jawab PjOK
(a) Melaksanakan koordinasi dengan FK dan Tim Koordinasi PPK Kabupaten mengenai pelaksanaan PPK di daerahnya,
(b) Melaksanakan kegiatan manajemen PPK-R2PN, yang meliputi aspek-aspek kegiatan sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian,
(c) Memproses pengajuan dana dari UPK ke KPKN serta memantau proses pencairannya,
(d) Menyelenggarakan rapat rutin bulanan bersama Fasilitator Kecamatan dan pelaku PPK-R2PN lainnya bertujuan untuk membahas kemajuan kegiatan, masalah-masalah dan penyelesaiannya,
(e) Membuat laporan bulanan kegiatan PPK ke TK. PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Camat,
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 13 (g) Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja Tim Pengelola
Kegiatan,
(h) Bersama FK memfasilitasi pelaksanaan Musyawarah Antar Desa I, II, III. (i) Memantau kegiatan Musyawarah desa di wilayahnya,
(j) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan tugasnya.
5.2.3. Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK)
Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) bertanggungjawab atas penyelenggaraan administrasi. PjAK akan dijabat oleh seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar surat keputusan Bupati bersamaan dengan penetapan PjOK.
5.2.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab PjAK
(a) Membantu PjOK menyiapkan administrasi kegiatan PPK-R2PN, (b) Mengikuti sosialisasi PPK di kabupaten,
(c) Membantu PjOK rencana penggunaan dana PAP Kecamatan,
(d) Membantu PjOK untuk mengelola dan membuat pertanggungjawaban dana PAP Kecamatan,
(e) Bersama PjOK membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) kepada KPKN sesuai dengan tahapan dan tata cara pencairan dana,
(f) Membantu PjOK dalam mempertanggungjawabkan administrasi keuangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku,
(g) Bersama PjOK memantau perkembangan dan pelestarian kegiatan PPK-R2PN.
5.2.4. Unit Pengelola Kegiatan (UPK)
Unit Pengelola Kegiatan (UPK) bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan dan PjOK memfasilitasi dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa. UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PPK-R2PN. Pengurusnya dipilih oleh masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang kemudian ditetapkan oleh Surat Keputusan Camat. Penggantian pengurus UPK dapat dilakukan kapan saja melalui forum Musyawarah Antar Desa jika dinilai indisipliner, tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang mengundurkan diri.
5.2.4.1. Tugas dan Tanggung Jawab UPK
(a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PPK-R2PN serta turut menjaga berlangsungnya proses PPK-R2PN sesuai prinsip dan azasnya. (b) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa
yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari terlebih dahulu,
(c) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak luar
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 14 (d) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan
Ketua TPK untuk dana bantuan PPK-R2PN
(e) Menyalurkan dana bantuan PPK-R2PN ke desa melalui rekening TPK di bank pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dari penggunaan dana sebelumnya.
(f) Memberikan bantuan teknis kepada TPK dan kelompok melalui Pendamping Teknik(PT) dan Pendamping Pembukuan (PP) mengenai pembukuan, laporan keuangan .
(g) Dibantu oleh PT dan PP melakukan pemeriksaan pembukuan KP secara berkala atau sesuai kebutuhan.
(h) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Teknik (PT) dan Pendampingb Pembukuan (PP) serta KD/KT.
(i) Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya untuk dibahas dan disetujui bersama fasilitator kecamatan dan PJOK.
(j) Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana PPK-R2PN pada papan informasi di kecamatan secara berkala serta memelihara papan informasi tersebut,
(k) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan PPK-R2PN,
(l) Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SP di desa serta melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam Musyawarah desa dengan tetap memfungsikan KD yang ada,
(m) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK,
5.2.4.2. Kriteria UPK
Struktur pengurus organisasi UPK terdiri dari Ketua (1 orang), Bendahara (1 orang) dan Sekretaris (1 orang) dengan kriteria sebagai berikut:
(a) Sebaiknya campuran laki-laki dan perempuan (b) Mempunyai wawasan yang cukup luas
(c) Dapat diterima dan dihargai oleh masyarakat
(d) Bukan aparat pegawai negeri, staf kecamatan atau aparat desa (e) Mempunyai cukup waktu dan kesungguhan
(f) Pendidikan minimal SLTA
5.2.4.3. Proses Pemilihan UPK
Proses pemilihan dilakukan pada waktu Musyawarah Antar Desa II dengan sebelumnya telah dilakukan pengajuan calon pengurus UPK di masing-masing desa pada waktu Musyawarah desa II. Acuan pemelihannya sebagai berikut:
Pada waktu Musyawarah desa II:
(a) Jelaskan kepada peserta Musyawarah desa II tentang UPK termasuk tugas dan tanggung jawabnya
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 15 (c) Minta peserta Musyawarah desa untuk mengajukan calon – calon yang
dipandang oleh peserta memenuhi kriteria tersebut di atas
(d) Fasilitasi musyawarah desa II untuk memilih satu orang calon pengurus UPK yang diajukan untuk dipilih di Musyawarah Antar Desa II. Orang yang diusulkan tidak harus berasal dari desanya, bisa dari desa lain. (e) Lakukan wawancara dengan calon yang diusulkan untuk mengetahui
latar belakang calon
Pada waktu Musyawarah Antar Desa II:
(a) Menjelaskan kembali kepada peserta tentang UPK termasuk tugas tanggung jawabnya,
(b) Mengingatkan kembali kepada peserta tentang kriteria UPK
(c) Menuliskan nama-nama yang telah diajukan tiap-tiap desa di kertas plano
(d) Menceritakan mengenai latar belakang calon-calon pengurus UPK, minta calon yang diusulkan berdiri
(e) Meminta persetujuan kepada setiap calon untuk dipilih
(f) Menjelaskan cara pemilihan pengurus, yaitu dengan pemungutan suara secara tertutup. Setiap desa memilih 2 nama untuk mengatasi kecenderungan setiap desa memilih calonnya sendiri.
(g) Setiap utusan dari desa yang sama berkumpul untuk memilih 2 orang dengan menuliskannya di atas kertas tanpa sebutkan nama desa yang memilih,
(h) Pemilihan dimulai dari ketua, kemudian tuliskan jumlah suara yang diperoleh setiap calon. Yang mendapatkan suara terbanyak menjadi ketua,
(i) Ulangi dengan proses yang sama untuk pemilihan Sekretaris dan Bendahara,
5.2.5. Tim Survei dan Verifikasi
Tim Survei dan Verifikasi dibentuk pada saat musyawarah desa I. Jumlah dan keanggotaan hádala 4 perempuan dan 3 laki-laki. Pembentukan tim survei dan verifikasi harus mempertimbangkan adanya keseimbangan dan keterlibatan perempuan sebagai wujud penerapan salah satu prinsip dan kebijakan dalam PPK-R2PN. Tim Survei dan Verifikasi pada prinsipnya bertugas untuk memeriksa kelayakan setiap usulan kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa dari masing-masing desa sebelum dibahas di Musyawarah Desa Khusus Perempuan/MDKP.
5.2.5.1. Tugas dan Tanggung jawab
Tugas dan tanggung jawab Tim Survei dan Verifikasi adalah:
(a) Mengikuti pelatihan yang diberikan oleh FK,
(b) Memeriksa kelengkapan dokumen setiap usulan kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa yang diajukan masing-masing desa ke Musyawarah Desa Khusus Perempuan/MDKP, (c) Melakukan kunjungan lapangan untuk memeriksa kesesuaian Jumlah
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 16 termasuk mewawancarai warga masyarakat di sekitar lokasi kegiatan dan/ atau calon penerima manfaat,
(d) Memeriksa kesesuaian usulan dengan kriteria dan tujuan PPK-R2PN (e) Menyampaikan hasil Survei dan Verifikasi kegiatan kepada FK/FT serta
KM-Kab/KMT agar dilakukan pemeriksaan keabsahan sesuai kriteria, (f) Membuat rekomendasi terhadap hasil pemeriksaan usulan kegiatan (g) Menyampaikan dan menjelaskan rekomendasi hasil pemeriksaan
usulan kegiatan kepada peserta Musyawarah Antar Desa II
5.2.5.2. Kriteria Tim Survei dan Verifikasi
Kriteria anggota Tim survei dan Verifikasi adalah sebagai berikut:
(a) Anggota masyarakat yang memiliki pengalaman dan keahlian khusus, baik dibidang teknik pembangunan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa
(b) Mempunyai cukup waktu,
(c) Diutamakan berasal dari penduduk desa setempat
(d) Mempunyai wawasan yang cukup luas dan bersikap netral atau tidak memihak salah satu atau beberapa desa saja,
(e) Jumlah personil 7 orang.( 4 Perempuan & 3 laki-lak )
5.2.5.3. Proses Pembentukkan Tim Survei dan Verifikasi
(a) FK/FT dan PjOK memperkirakan keahlian yang dibutuhkan untuk survei dan verifikasi berdasarkan jenis kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Kantor atau Balai desa
(b) FK mengidentifikasi orang-orang yang memenuhi syarat sesuai keahlian yang dibutuhkan, yaitu dengan konsultasi secara informal dengan tokoh-tokoh desa untuk mendapatkan masukkan siapa saja yang mampu melakukan survei dan verifikasi sesuai kriteria sebagaimana di atas,
(c) Menghubungi orang-orang yang sudah teridentifikasi, menjelaskan secara informal tentang PPK-R2PN, maksud kedatangan dan mewawancarai tentang keahlian dan pengalaman yang dimiliki serta konfirmasi kesediaan (punya cukup waktu) jika nantinya ditetapkan sebagai anggota tim survei dan verifikasi.
(d) Membuat rekapitulasi dan catatan tentang semua orang calon anggota tim survei dan verifikasi beserta hasil wawancara tentang keahlian dan ketrampilannya ,diajukan ke KM Kab untuk memastikan kesesuaian keahlian dan ketrampilan calon anggota tim survei dan verifikasi dan usulan dari semua desa
(e) KM-Kab/KMT membuat catatan terhadap calon anggota Tim Survei dan Verifikasi dan menandatangani daftar anggota untuk dipilih dan ditetapkan pada rapat di Desa.
Rapat pembentukan Tim Survei dan Verifikasi difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan dengan agenda sebagai berikut:
(a) Pembukaan oleh camat
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 17 (c) Penjelasan tentang tugas tanggung jawab dan kualifikasi serta hak dan
kewajiban Tim Survei dan Verifikasi
(d) Penjelasan jenis usulan dari masing-masing desa
(e) Jika sudah ada kata sepakat, selanjutnya dibuatkan berita acara dan ditetapkan oleh camat atas nama bupati.