TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKU PPK-R2PN
5.1. Pelaku PPK di Desa, terdiri dari:
5.1.2. Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Pengurus KP
Adalah anggota masyarakat yang dipilih untuk mengelola dan melaksanakan tahapan PPK-R2PN. Kepengurusan TPK terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara ditambah ketua-ketua bidang sesuai dengan jenis kegiatan yang didanai PPK-R2PN, jika memang diperlukan.
5.1.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab TPK;KP
Secara umum tugas dan tanggung jawab TPK ;KP sebagai berikut:
(a) Melaksanakan setiap tahapan proses perencanaan kegiatan PPK-R2PN secara transparan dan melibatkan peran serta masyarakat termasuk kelompok miskin dan perempuan.
(b) Mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai melalui PPK-R2PN secara terbuka dan melibatkan masyarakat, meliputi:
(i) Membuat rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan.
(ii) Menyiapkan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya, antara lain pembuatan surat-surat perjanjian, penarikan dan penggunaan dana.
(iii) Membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengatur tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan.
(iv) Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja, penerimaan bahan dan mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan pembayaran dari Fasilitator Kecamatan.
(v) Melakukan pengawasan dan mengendalikan kualitas pekerjaan.
(vi) Menyiapkan dan membuat laporan bulanan.
(vii) Menyiapkan kelengkapan dokumen Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K) dan diajukan ke PjOK untuk diadakan pemeriksaan lapangan.
(c) Menyelenggarakan musyawarah desa dalam rangka revisi kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana yang sudah ditetapkan.
(d) Menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PPK-R2PN dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan di papan-papan informasi.
(e) Menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PPK-R2PN dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN melalui pertemuan musyawarah desa.
(f) Membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PjOK.
(g) Membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PPK-R2PN. Rencana tersebut harus dilengkapi dengan rencana kerja kelompok pemakai dan pemelihara serta nama penanggungjawabnya.
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 3 Secara khusus tugas dan tanggung jawab dari Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Ketua Bidang TPK sebagai berikut:
Ketua TPK;KP
Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
(i) Membantu memberikan penjelasan mengenai PPK-R2PN kepada masyarakat.
(ii) Memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana yang dibuat Tim Pengelola Kegiatan.
(iii) Memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi tiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator Kecamatan.
(iv) Memimpin Tim Pengelola Kegiatan dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi.
(v) Memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan.
(vi) Membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana.
(vii) Menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. (viii) Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan.
(ix) Menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelsaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).
(x) Mendorong masyarakat kelompok penerima manfaat bersama-sama bertanggungjawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan.
(xi) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan.
(xii) Mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota Tim Pengelola Kegiatan yang bersangkutan.
(xiii) Melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN di desa.
Sekretaris
Tugas dan tanggung jawab Sekretaris TPK,KP meliputi:
(i) Mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh Tim Pengelola Kegiatan.
(ii) Menyajikan informasi tentang kegiatan PPK-R2PN dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi.
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 4 (iii) Memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel
dalam papan informasi.
(iv) Mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PPK-R2PN. (v) Menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir
pekerja dari mandor atau kepala kelompok.
(vi) Membantu Ketua TPK;KP dalam pengisian format Laporan Bulanan. (vii) Memelihara / menjaga semua arsip.
(viii) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan.
(ix) Membuat catatan seluruh aktifitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan PPK-R2PN.
Bendahara
Tugas dan tanggung jawab Bendahara TPK;KP meliputi:
(i) Menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PPK-R2PN.
(ii) Menyiapakan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PPK-R2PN.
(iii) Melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK;KP.
(iv) Melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan.
(v) Membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD).
(vi) Melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang.
(vii) Menyiapkan administrasi untuk pengajuan dan pengambilan dana PPK-R2PN.
(viii) Menyiapkan data-data keuangan PPK-R2PN sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK;KP.
(ix) Menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran.
(x) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh Fasilitator Kecamatan.
Ketua-Ketua Bidang
Tugas dan tanggung jawab ketua bidang kegiatan pada dasarnya adalah untuk membantu ketua TPK;KP dalam memimpin pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya. Untuk lebih rincinya tugas dan tanggung jawab ketua bidang kegiatan, meliputi:
(i) Membantu ketua TPK;KP dalam persiapan pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya.
Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 5 (ii) Memantau dan menjaga kualitas pelaksanaan kegiatan sesuai
bidangnya.
(iii) Membantu menganani permasalahan yang terjadi sesuai bidangnya. (iv) Melaporkan kepada ketua TPK;KP tentang perkembangan
pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya.
(v) Berkoordinasi dengan instansi terkait dalam rangka mendorong pelaksanaan, pelestarian dan keberlanjutan kegiatan.
(vi) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh FK.
5.1.2.2. Kriteria TPK;KP
Kriteria yang diperlukan sebagai anggota TPK,KP meliputi:
(a) Warga desa setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar warga desa.
(b) Mempunyai cukup waktu untuk melaksanakan tugasnya.
(c) Mempunyai pengetahuan tentang peta desa dan arah pembangunan desa, serta peduli terhadap pembangunan di desanya.
(d) Sabar dan mampu mengendalikan diri.
(e) Menghargai pendapat orang lain dan tidak memihak kepada kelompok tertentu.
(f) Diterima dan dihargai semua kalangan masyarakat. (g) Bisa baca tulis.
Kriteria tambahan untuk ketua-ketua bidang adalah:
(h) Mempunyai pengalaman dibidang kegiatan yang didanai PPK
5.1.2.3. Proses pemilihan TPK;KP
Untuk mendapatkan anggota TPK;KP yang memenuhi kriteria, berikut acuan pemilihannya:
(a) Sebelum pelaksanaan Musyawarah Desa I
(i) Memastikan informasi kebutuhan TPK;KP telah tersebar di masyarakat baik melalui papan informasi maupun media informasi lainnya. Informasi yang diumumkan menerangkan bahwa pemilihan pengurus TPK dilakukan pada musyawarah desa I.
(ii) Melakukan identifikasi kebutuhan TPK;KP dengan menampung nama-nama calon TPK;KP dari setiap desa.
(b) Pada saat Pelaksanaan Musyawarah Desa I
(i) Menjelaskan peran, tugas tanggungjawab dan kriteria TPK;KP. (ii) Menuliskan daftar nama calon TPK;KP hasil identifikasi.
(iii) Memfasilitasi peserta musyawarah desa I untuk membahas calon-calon TPK;KP yang sudah ada, apakah akan ditambah atau dikurangi berdasarkan kriteria yang ada. Calon-calon hasil pembahasan ini selanjutnya diminta maju ke depan untuk menunjukkan komitmen dan kesanggupan menjalankan
tugas-Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK 6 tugasnya, sebelum ditetapkan sebagai calon TPK;KP yang akan dipilih langsung oleh peserta musyawarah desa.
(iv) Memfasilitasi proses pemilihan TPK;KP secara tertutup, dimana masing-masing peserta musyawarah desa memilih satu nama calon untuk jabatan ketua. Selanjutnya dilakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua TPK;KP. Proses ini diulangi kembali untuk memilih sekretaris dan bendahara.
Jika diperlukan ketua bidang, maka proses pemilihannya sebagai berikut:
Pemilihan dan penetapan ketua bidang kegiatan dilakukan pada Musyawarah desa III. Jumlah ketua bidang kegiatan dapat disesuaikan dengan jumlah jenis kegiatan yang akan dikerjakan di desa.
Acuan proses pemilihan ketua bidang kegiatan sebagai berikut:
(a) Menjelaskan kepada semua peserta tentang perlunya tambahan anggota TPK;KP sebagai kepala bidang sesuai jenis kegiatan yang disetujui untuk didanai PPK-R2PN serta tugas dan tanggungjawabnya. (b) Membuat kesepakatan ketua bidang kegiatan apa saja yang akan
ditambahkan sebagai anggota TPK;KP.
(c) Menyampaikan kriteria TPK termasuk kriteria tambahan sebagai ketua bidang kegiatan.
(d) Meminta kepada peserta untuk mengajukan calon-calon yang dipandang memenuhi kriteria.
(e) Menuliskan nama-nama calon ketua bidang kegiatan yang diusulkan peserta.
(f) Memfasilitasi proses pemilihan ketua bidang kegiatan secara tertutup, dengan masing-masing peserta memilih satu nama calon untuk jabatan ketua bidang kegiatan tertentu.
(g) Melakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua bidang kegiatan. Proses ini diulangi kembali untuk memilih ketua bidang kegiatan lainnya.