PERBAIKAN LAYANAN Lakukan tindakan perbaikan segera Raih
D. PEMANTAUAN DAN EVALUAS
Penggunaan metode Peningkatan Kualitas Pelayanan dengan Partisipasi Masyarakat bertujuanmeningkatkan kualitas pelayanan publik di sekolah yang akan menghasilkan manfaat nyata dan dapatdirasakan oleh masyarakat pengguna pelayanan.
Untuk memastikan bahwa Janji Perbaikan Pelayanan dan Rekomendasi Perbaikan Pelayanan yangtelah diterbitkan terpenuhi dan dilaksanakan, isi Janji dan Rekomendasi Perbaikan Pelayanantersebut harus diintegrasi ke dalam rencana kerja sekolah (RKS dan RKAS). Pelaksanaan Janji dan Rekomendasi Perbaikan Pelayanan melekat mengikuti siklus perencanaan, persiapan anggaran, pelaksanaan sampai ke pertanggungjawaban hasil(akuntabilitas).
Untuk memastikan bahwa semua kegiatan perbaikan serta hasil nyata akan dicapai dalam waktuyang direncanakan perlu dilakukan pemantauan kegiatan serta evaluasi hasil.
Pemantauan adalah pengumpulan dan analisis informasi tentang status kegiatan yangmenghasilkan gambaran status kegiatan dan mendukung
pengendalian dan keputusan tindak lanjut yang tepat. Pemantauan dilaksanakan secara berkala dan seiring dengan siklus perencanaan sekolah. Oleh karena itu pemantauan adalah kegiatan rutin
dalam konteks pelaksanaankegiatan. Pemantauan difokuskan pada hasil kegiatan seperti sudah ditentukan/direncanakan.
Pemantauan akan memeriksa hasil bukan kegiatan itu sendiri (mis: “Kebutuhan buku paket sudah terpenuhi sesuai jumlah siswa” (=hasil), bukan: “Sejumlah 100 buku paket disediakan”(=kegiatan). Evaluasi adalah proses pemeriksaan terhadap dampak yang telah dihasilkan oleh suatu kegiatan serta keluarannya. Evaluasi dilaksanakan secara berkala, tetapi dengan frekuensi lebih rendah daripada pemantauan kemajuan pelaksanaan kegiatan (misalnya: setahun atau dua tahun sekali).
Frekuensi evaluasi dampak tergantung pada tujuan evaluasi. Evaluasi memfokuskan dampak padahasil pelaksanaan, yaitu apakah hasil sudah mengakibatkan perubahan yang positif (atau malahnegatif). Dampak kegiatan peningkatan pelayanan publik dapat dilihat dari berbagai faktor sepertimisalnya, peningkatan kualitas pelayanan sesuai dengan standar tertentu, peningkatan jumlahpengguna suatu unit pelayanan, jumlah penghargaan yang diterima sesudah pelayanan menjadilebih baik, peningkatan kepuasan
masyarakat atau penurunan pengaduan pengguna. Pendekatan evaluasi harus sesuai dengan
tujuan evaluasi itu sendiri dan faktor-faktor yang ingindiketahui secara mendalam.
Pemantauan dan evaluasi menghasilkan informasi yang menjadi landasan pelaporan rutin kepadapihak yang terkait (akuntabilitas), termasuk sebagai bahan informasi balikan kepada masyarakatpengguna pelayanan.
Komitmen untuk pemantauan dan evaluasi
tindakan nyata perbaikan pelayanan yang disebut-
kan di dalam dokumen Janji PerbaikanPelayanan dan tindakan nyata perbaikan, yang diharapkan dilakukan pihak lain atau pimpinanseperti yang dimuat di dalam dokumen Rekomendasi Perbaikan Pelayanan harus disertaikomitmen untuk memantau dan mengevaluasinya. Pemantauan dan evaluasi memberi peluangbagi penyesuaian kegiatan dan perbaikan secara efektif.
Jika terjadi perubahan pimpinan sekolah, kegiatan pemantauan menjadi wacana efektifuntuk menginformasikan dan membahas status usaha perbaikan pelayanan di suatu unitpelayanan. Sesuai dengan janji dan rekomendasi, pimpinan sekolah melaporkan perkembanganperbaikan pelayanan kepada masyarakat pengguna pelayanan. Masyarakat pengguna juga diberi peluang dan saluran untuk mengawasi pelaksanaan janji dan rekomendasi. Dengan demikian, kegiatan pemantauan dan evaluasi sangat penting dilakukan dengan melibatkan atau mengundang langsung umpan-balik dari masyarakat pengguna pelayanan.
1. Para pihak yang terlibat
a. Sekolah sebagai unit pelayananTim Pelaksana Survei yang sudah dibentuk di unit pelayanan sebaiknyatidak berhenti bekerja setelah Janji Perbaikan Pelayanan dan Rekomendasi Perbaikan Pelayanandihasilkan. Tetapi tim ini meneruskan kegiatannya untuk melaksanakan pemantauan dan evaluasisecara berkala untuk memastikan bahwa tujuan janji
160
www.kinerja.or.idLAMPIRAN B - URAIAN SUBSTANSI
Tata Kelola Manajemen Berbasis Sekolah
Berorientasi Pelayanan Publik
dapat tercapai. Perlu dicatat bahwa komite sekolah masuk dalam bagian ini.
b) Masyarakat pengguna pelayanan
Masyarakat pengguna pelayanan berhak untuk mengawasi kinerja pelayanan serta implementasijanji di tingkat unit pelayanan. Masukan dapat diberikan dalam bentuk pengaduan tertulis atau lisandan melalui partisipasi langsung dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi.
2. Metode pemantauan dan
evaluasi
Pemantauan dan evaluasi sebaiknya dilaksanakan dengan dua pendekatan, yaitu:
• Veriikasi status Janji dan Rekomendasi
Perbaikan Pelayanan
• Mengulangi Survei Pengaduan Masyarakat dengan menggunakan kuesioner yang samadengan yang digunakan pada survei sebelumnya dan membandingkan hasil
(IndeksPengaduan Masyarakat) yang diperoleh dari kedua survei tersebut.
Ketiga pihak yang disebutkan di atas dilibatkan secara efektif dalam pelaksanaan kedua
pendekatanpemantauan dan evaluasi tersebut di atas.
Bagian berikut ini adalah penjelasan tentang tujuan dan hasil masing-masing pendekatanpemantauan
dan evaluasi yang diuraikan di atas dan proses pelaksanaannya.
2.1.
Veriikasi status realisasi Janji dan
Rekomendasi Perbaikan Pelayanan.
Tujuan veriikasi status realisasi Janji Perbaikan
Pelayanan dan Rekomendasi Perbaikan
Pelayanansesuai dengan kepentingan pihak yang terlibat:
a) Tujuan di tingkat sekolah
• Mengetahui status pelaksanaan janji, sapakah perlu penyesuaian kegiatan atau penyesuaianjanji agar lebih realistis,
• Mengetahui status realisasi rekomendasi sebagai faktor pendukung perbaikan
pelayananyang telah dilakukan oleh sekolah itu sendiri,
• Melaporkan status-status tersebut kepada masyarakat pengguna pelayanan sebagai balikansesuai dengan apa yang disebut di dalam dokumen janji dan rekomendasi perbaikanpelayanan.
b) Tujuan di tingkat kabupaten/kota (Dinas Pendidikan)
• Menentukan kemajuan pelaksanaan Janji dan rekomendasi Perbaikan Pelayanan dalamrangka perbaikan pelaksanaan kegiatan, perencanaan dan perubahan kebijakan jika diperlukan.
• Mengidentiikasi faktor-faktor penghambat
realisasi janji Perbaikan Pelayanan yang berkaitanerat dengan atau sangat ditentukan oleh dukungan dari tingkat kabupaten/kota.
• Mengidentiikasi praktek yang baik/inovasi
di sekolah yang layak menjadicontoh untuk sekolah-sekolah lainnya.
Kegiatan veriikasi status realisasi Janji dan
Rekomendasi Perbaikan Pelayanan bersifat sebagaikegiatan pemantauan intern yang dilaksanakan oleh Tim Survei Pengaduan di sekolah dan didukung oleh Dinas Pendidikan.
Kegiatan veriikasi status realisasi janji dan
rekomendasi sebaiknya dikoordinasikan dengan semuasekolah yang terlibat sehingga hasil- hasilnya dapat digabungkan dan masing-masing sekolah dapat saling belajar dari pengalaman.