ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG DAERAH A. DASAR HUKUM
F. PEMERIKSAAN BARANG
1. Pemeriksaan barang dilaksanakan oleh Panitia Pemeriksa Barang terhadap seluruh barang hasil pengadaan dengan nilai di atas Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah) yang berasal dari penyedia barang dengan cara membandingkan antara kondisi fisik barang dengan spesifikasi/jumlah barang yang tercantum dalam dokumen kontrak yang telah ditandatangani oleh Pejabat yang berkompeten dengan penyedia barang.
2. Hasil pemeriksaan barang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Barang. 3. Panitia Pemeriksa Barang :
a. Panitia Pemeriksa Barang di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur dibentuk oleh Gubernur Jawa Timur;
b. Untuk Pemeriksaan Barang pada Badan/Dinas/Lembaga yang menggunakan dana APBD dilaksanakan oleh 1 (satu) Panitia Pemeriksa Barang yang dibentuk oleh Kepala SKPD yang bersangkutan;
c. Keputusan pembentukan Panitia Pemeriksa Barang dimaksud disampaikan kepada Biro Keuangan dan Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur;
d. Susunan keanggotaan Panitia Pemeriksa Barang terdiri dari unsur-unsur di dalam SKPD dan dapat melibatkan unsur teknis terkait sesuai kebutuhan.
4. Pemeriksaan barang dilaksanakan pada saat masa pengadaan barang sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak masih berlaku.
5. Apabila dalam pemeriksaan ditemui spesifikasi/jumlah barang tidak sesuai dengan dokumen kontrak dengan kondisi :
a. Penyedia barang tidak dapat memberikan alasan relevan serta menyatakan tidak sanggup melengkapi spesifikasi/jumlah barang sedangkan batas waktu pelaksanaan barang telah berakhir, maka barang dimaksud ditolak dan dikembalikan kepada penyedia barang, selanjutnya Panitia Pemeriksa Barang menerbitkan Berita Acara Pemeriksaan Barang dan segera memberitahukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen.
b. Penyedia barang dapat memberikan alasan yang relevan serta menyatakan sanggup melengkapi spesifikasi/jumlah barang dalam batas waktu pelaksanaan pengadaan barang sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak, maka barang dimaksud dapat diserahkan kepada Penyimpan Barang untuk disimpan sebagai barang titipan. Dan apabila Penyedia Barang telah melengkapi spesifikasi/jumlah barang sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak maka Panitia Pemeriksa Barang dapat menerbitkan Berita Acara Pemeriksaan Barang.
c. Penyedia barang dapat memberikan alasan yang relevan serta menyatakan sanggup melengkapi spesifikasi/jumlah barang, namun melebihi batas waktu pelaksanaan pengadaan barang sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak, maka Panitia Pemeriksa Barang memberikan rekomendasi untuk pelaksanaan denda sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak, dan apabila Penyedia Barang telah melengkapi spesifikasi/jumlah barang serta dapat menunjukkan bukti pembayaran denda sebagaimana tercantum dalam dokumen kontrak maka Panitia Pemeriksa Barang dapat menerbitkan Berita Acara Pemeriksaan Barang.
6. Berita Acara Pemeriksaan Barang dinyatakan sah apabila telah ditanda tangani sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang anggota panitia (Ketua/Sekretaris dan 2 orang anggota) serta Pihak Penyedia barang.
Bilamana Anggota Panitia berhalangan pada saat pemeriksaan barang, maka harus dibuatkan surat keterangan dari panitia yang ditanda tangani oleh Ketua/Sekretaris Panitia Pemeriksa Barang.
7. Dalam rangka efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengadaan barang pada UPT, maka hasil pengadaan barang pada UPT dengan nilai antara Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah) sampai dengan Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) pelaksanaan pemeriksaan barang dapat dilakukan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pemeriksa Barang yang telah ditunjuk oleh Kepala Unit. Pejabat Pemeriksa dimaksud berasal dari salah satu pejabat struktural pada UPT yang bersangkutan. Hasil Pemeriksaannya dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Barang yang ditandatangani oleh Pejabat Pemeriksa dan Pihak Penyedia barang.
G. AKUNTANSIBARANG
1. Barang diakui sebagai asset sejak barang diterima oleh Penyimpan Barang atau Pejabat penerima lainnya dan dicatat/dibukukan sebesar nilai yang dibayarkan/ dikeluarkan termasuk pajak-pajak berdasarkan dokumen penyerahan yang sah antara lain Surat Perintah Kerja, Surat Perjanjian, Berita Acara Serah Terima Pengelolaan, Berita Acara Serah Terima Hibah dll.
2. Pencatatan barang yang berada dalam gudang (persediaan) dilakukan oleh Penyimpan Barang dalam Buku Penerimaan/Buku Persediaan serta Kartu Barang untuk tiap-tiap jenis barang. Nilai persediaan barang pakai habis maupun inventaris yang ada dalam tanggung jawab Penyimpan Barang dicatat dari nilai pembelian barang termasuk PPN, selanjutnya untuk memantau total nilai persediaan barang pakai habis menggunakan metoda rata-rata (average). Sedangkan untuk persediaan barang inventaris nilainya dicatat sesuai dengan harga perolehan yang tercantum dalam dokumen kontrak termasuk PPN.
3. Pencatatan barang khususnya yang berasal dari Penyimpan Barang agar dapat dilaksanakan dengan akurat dan Akuntabel maka dasar pencatatan barang berupa PB.35 (Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Barang), PB.29 (Bukti Pengambilan Barang dari Gudang) maupun Berita Acara Serah Terima Pengelolaan harus didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembar ke 1 (satu) didistribusikan kepada Penyimpan Barang (Legger/pertinggal) sebagai bahan penyusunan Hasil Pengadaan barang serta pencatatan pengeluaran dalam pembukuan barang di gudang ;
b. Tembusan/lembar ke 2 (dua) didistribusikan kepada Pengurus Barang/Pembantu Pengurus Barang SKPD Penerima (pengelola) sebagai dasar pencatatan/ pendaftaran barang dimaksud sebagai kekayaan daerah dan pencatatan dimaksud dapat dilakukan secara tepat waktu sesuai dengan metoda pengakuan akuntansi, sehingga diperoleh data barang yang up to date dan akurat.
c. Tembusan/lembar ke 3 (tiga) didistribusikan kepada Atasan Langsung Penyimpan/ Pengurus Barang sebagai bahan evaluasi Laporan Pengelolaan Barang.
d. Tembusan/lembar ke 4 (empat) didistribusikan pada Bendahara Pengeluaran/ Bendahara Pengeluaran Pembantu dimana beban rekening pembayaran barang dimaksud berada sebagai bahan penyusunan Berita Acara Serah Terima Kegiatan kepada Gubernur.
4. Pencatatan barang dalam pemanfaatan (di luar gudang) dilakukan oleh Pengurus Barang dalam Kartu Inventaris Barang (KIB) untuk tiap-tiap jenis barang tanggal pencatatan sesuai dengan tanggal Berita Acara Penerimaan Barang.
5. Pengurangan barang karena penghapusan dicatat sebesar nilai buku barang yang dihapus pada saat adanya transaksi penjualan (tanggal kuitansi), pemusnahan (tanggal Berita Acara Pemusnahan).
6. Pemerintah Provinsi setiap tahun menyusun Neraca Daerah, salah satu komponennya adalah Daftar Aktiva Tetap, maka untuk memperoleh data dan nilai aktiva tetap yang akurat, diwajibkan kepada setiap SKPD untuk membuat Daftar Aktiva Tetap per 31 Desember 2009 dan disampaikan kepada Gubernur paling lambat tanggal 15 Januari 2010.