ADMINISTRASI PENGELOLAAN BARANG DAERAH A. DASAR HUKUM
H. PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN BARANG
1. Dalam rangka pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran barang di bawah pengelolaan SKPD, Gubernur menetapkan Atasan Langsung Penyimpan/ Pengurus Barang, Penyimpan Barang dan Pembantu Penyimpan Barang atas usulan Kepala SKPD. Khusus Rumah Sakit dapat ditetapkan Penyimpan Barang Medis dan Pembantu Penyimpan Barang Medis oleh Gubernur Jawa Timur atas usulan Direktur Rumah Sakit.
2. Seluruh barang hasil pengadaan yang berasal dari penyedia barang dengan nilai diatas Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah) harus diterima oleh Penyimpan Barang. Hasil penerimaan barang dituangkan dalam Berita Acara Penerimaan Barang (Peng.3), sedangkan untuk pengadaan sampai dengan Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah). Dokumen pengadaan barangnya harus diketahui oleh Penyimpan Barang dan dipergunakan oleh Penyimpan Barang sebagai dasar pencatatan.
3. Berita Acara Penerimaan Barang (Peng.3) dinyatakan sah apabila telah ditandatangani oleh Penyimpan Barang serta Pihak Penyedia Barang.
4. Barang yang akan diterima harus disertai dokumen yang jelas, menyatakan macam/ jenis, jumlah, harga dan spesifikasi barang.
5. Dalam rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan pengadaan barang pada UPT, mekanisme penerimaan barang dari hasil pengadaan barang diatur sebagai berikut: a. Untuk nilai di atas Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah) sampai dengan Rp.
5.000.000,00 (lima juta rupiah) penerimaan barang dilakukan oleh Pembantu Pengurus Barang pada UPT yang bersangkutan dalam hal ini bertindak selaku Pembantu Penyimpan Barang hasil penerimaan dituangkan dalam Berita Acara Penerimaan Barang (PB.3), untuk pengadaan sampai dengan Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah) harus diketahui oleh Pembantu Pengurus Barang pada UPT dan wajib memberikan foto copy dokumennya;
b. Untuk pengadaan barang dengan nilai di atas Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah) penerimaan barang dilaksanakan setelah diadakan pemeriksaan oleh Pejabat Pemeriksa Barang pada UPT yang bersangkutan dan hasil pemeriksaannya dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Barang;
c. Pejabat yang berwenang memberikan perintah penerimaan dan pengeluaran barang pada UPT adalah Kepala UPT yang bersangkutan dalam hal ini bertindak selaku Atasan Langsung Pembantu Pengurus/Penyimpan Barang pada UPT.
6. Penyimpan Barang wajib menjaga dan memelihara kondisi fisik barang yang ada dalam tanggung jawabnya agar selalu dalam keadaan siap untuk dipergunakan, untuk itu sistem pengelolaan barang di gudang dianjurkan dengan menggunakan metoda masuk pertama keluar pertama (First In First Out).
7. Untuk pemantauan nilai dan kondisi persediaan barang yang ada dalam tanggung jawab Penyimpan Barang, maka Penyimpan Barang berkewajiban menyusun Laporan Persediaan Barang setiap triwulan, baik Laporan Persediaan Barang Inventaris maupun Laporan Persediaan Barang Pakai Habis, selanjutnya disampaikan ke Biro Keuangan dengan jadwal sebagai berikut:
− Triwulan I paling lambat tanggal 15 April 2009; − Triwulan II paling lambat tanggal 15 Juli 2009; − Triwulan III paling lambat tanggal 15 Oktober 2009; − Triwulan IV paling lambat tanggal 15 Januari 2010.
Untuk UPT laporan disampaikan pada Dinas masing-masing dengan jadwal sebagai berikut:
− Triwulan II paling lambat tanggal 10 Juli 2009; − Triwulan III paling lambat tanggal 10 Oktober 2009; − Triwulan IV paling lambat tanggal 10 Januari 2010. 8. Mekanisme Pembukuan Penyimpan Barang :
a. Penerimaan Barang :
1) Dokumen yang menjadi dasar pelaksanaan Penerimaan Barang :
a) Surat Perintah Penerimaan Barang (PB.35) dari Atasan Langsung Penyimpan Barang selaku pejabat yang diberi kuasa oleh Kepala SKPD yang dalam hal ini bertindak sebagai Pengguna Barang;
b) Dokumen Kontrak/Perjanjian/SPK serta Berita Acara Pemeriksaan Barang bagi barang-barang hasil pengadaan;
c) Berita Acara Serah Terima Pengelolaan bagi barang-barang yang berasal dari SKPD lain lingkup Pemerintah Provinsi beserta data/dokumen yang diperlukan;
d) Berita Acara Serah Terima Hibah/Bantuan bagi barang-barang dari Lembaga/Instansi/Perorangan di luar Pemerintah Provinsi beserta data/ dokumen yang diperlukan;
2) Berdasarkan dokumen-dokumen sebagaimana dimaksud pada angka (1) Penyimpan Barang harus melakukan Pembukuan/Pencatatan Barang yang diterimanya ke dalam Buku Penerimaan Barang (PB.21) selanjutnya dari Buku Penerimaan Barang dipisahkan berdasarkan kategori spesifikasi barang yaitu untuk barang inventaris dicatat di Buku Barang Inventaris (PB.18) sebagai unsur penambah, sedangkan untuk barang pakai habis dicatat di Buku Barang Pakai Habis (PB.19) sebagai unsur penambah, khusus untuk barang-barang yang diperoleh dari hasil pengadaan dari dana APBD juga dicatat dalam Buku Pengadaan Barang (PB.20) dan selanjutnya catatan PB.20 dimaksud dapat dijadikan salah satu sumber data penyusunan Laporan Hasil Pengadaan Barang (PB.l).
b. Penyaluran/Pengeluaran Barang :
1) Dokumen yang menjadi dasar pelaksanaan Pengeluaran Barang adalah Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Barang (PB.35) dari Atasan Langsung Penyimpan Barang.
2) Berdasarkan Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Barang (PB.35), Penyimpan Barang menerbitkan Bukti Pengambilan Barang dari Gudang (PB.29) atau Delivery Order/DO.
3) Khusus untuk barang-barang inventaris yang dikeluarkan untuk SKPD/UPT di lingkungan Pemerintah Provinsi harus dibuatkan Berita Acara Serah Terima Pengelolaan dan harus diketahui serta dicatat oleh Pengurus/Pembantu Pengurus Barang SKPD/UPT Penerima (pengguna). Sedangkan untuk barang inventaris yang dikeluarkan untuk dihibahkan kepada Instansi/Badan Usaha/Perorangan di luar lingkup Pemerintah Provinsi dibuatkan Berita Acara Serah Terima Hibah.
4) Semua barang yang dikeluarkan harus dicatat oleh Penyimpan Barang dalam Buku Pengeluaran Barang (PB.21.A), selanjutnya dari Buku Pengeluaran Barang dipisahkan berdasarkan kategori spesifikasi barang yaitu untuk barang inventaris dicatat di Buku Barang Inventaris (PB.18) sebagai unsur pengurang, sedangkan untuk barang pakai habis dicatat di Buku Barang Pakai Habis (PB.19) sebagai unsur pengurang.
9. Atasan Langsung Penyimpan Barang bersama-sama Penyimpan Barang wajib melakukan Stock Opname atas barang-barang yang berada dalam gudang minimal 3 (tiga) bulan sekali, sekaligus menyusun Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang Inventaris (PB.27) maupun Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Barang Pakai Habis (PB.28).
10.Untuk memudahkan pemantauan kondisi fisik dan jumlah barang, Penyimpan Barang juga diwajibkan untuk mencatat dalam Kartu Barang (PB.22) untuk tiap jenis barang serta dalam Kartu Persediaan Barang (PB.23) juga untuk tiap jenis barang. Kartu Barang harus diletakkan melekat pada lokasi (tumpukan) barang, sedangkan Kartu Persediaan Barang disimpan oleh Penyimpan Barang.
I. INVENTARISASI
1. Barang Milik Daerah yang dipergunakan oleh SKPD harus dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan Dinas.
2. SKPD berkewajiban melaksanakan pengamanan terhadap barang daerah yang dikelolanya antara lain dengan melakukan tindakan :
a. Pengamanan fisik : penjagaan, pemagaran, pemasangan plang, pemberian label dan lain sebagainya.
b. Pengamanan administrasi (yuridis) : pengurusan bukti-bukti kepemilikan berupa sertifikat, 1MB, BPKB serta alat bukti lain yang sah.
c. Pengamanan data : tertib administrasi pencatatan, pelaporan.
Untuk pelaksanaan kegiatan sebagaimana huruf a, b, dan c dapat dianggarkan dari APBD pada SKPD masing-masing.
3. Dalam rangka pelaksanaan inventarisasi barang daerah dibawah penggunaan SKPD, Kepala SKPD dapat menunjuk Atasan Langsung Penyimpan/Pengurus Barang, Penyimpan Barang, Pengurus Barang dan Pembantu Pengurus Barang dan mengusulkan kepada Gubernur untuk penetapannya.
4. Mekanisme pencatatan/pembukuan dan penanganan barang inventaris dalam pemanfaatan :
a. Pengurus Barang/Pembantu Pengurus Barang mencatat/membukukan barang inventaris yang diterimanya dalam Daftar Kekayaan Pengguna (SKPD) dengan berdasarkan :
1) Kontrak (Kwitansi/Surat Perintah Kerja/Surat Perjanjian);
2) Surat Perintah Pengeluaran/Penyaluran Barang (PB.35) dan Bukti Pengambilan Barang dari Gudang (PB.29);
3) Berita Acara Serah Terima Penggunaan Barang Inventaris dari SKPD lingkup Pemerintah Provinsi;
4) Berita Acara Serah Terima Hibah dari Pihak Lain di luar Pemerintah Provinsi; 5) Dokumen lain yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Dalam waktu 1 (satu) minggu sejak barang inventaris diterimanya, maka Pengurus/Pembantu Pengurus Barang berkewajiban memberikan labelisasi nomor kode barang dan kode lokasi sebagai identitas barang dimaksud.
c. Melaksanakan pemasangan plang (tanah) dan plat nomor bangunan/gedung. 5. Laporan Mutasi :
a. Laporan mutasi barang inventaris dilaksanakan dan dilaporkan tiap semester/6 (enam) bulan sekali yaitu semester I (1 Januari s/d 30 Juni) dan semester II (1 Juli s/d 31 Desember) tahun anggaran berjalan serta wajib disampaikan ke Biro Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
b. Laporan Mutasi Barang harus dilampiri penjelasan-penjelasan dari Kepala SKPD berkaitan dengan adanya ketidak sesuaian antara Laporan Mutasi Pertambahan Asset dengan Realisasi Belanja Modal Tahun Anggaran 2009.
c. Agar penjelasan SKPD dimaksud dapat menggambarkan realita yang sebenarnya (wajar), maka sebelum menyusun Laporan Mutasi, SKPD dapat menyelenggarakan Validasi Data dengan melibatkan unsur-unsur pencatat asset (Perlengkapan) serta unsur-unsur pembeli asset (PPTK) dan unsur Keuangan (Akuntansi).
6. Validasi Data Barang Daerah :
Sebagai tindak lanjut hasil Sensus Barang Milik Daerah Tahun 2008, maka pada tahun 2009 di seluruh SKPD Pemerintah Provinsi Jawa Timur dengan dikoordinir Biro Keuangan melaksanakan Validasi Data Barang Daerah dengan fokus pengisian kolom-kolom kosong pada data Simbada berupa data tanah, bangunan, peralatan mesin, gedung, jaringan dan jembatan serta aktiva tetap lainnya, dengan tujuan :
a. Mutu data base barang daerah dalam Simbada Otoda Jatim dapat ditingkatkan keakurasiannya;
b. Perubahan baik berupa penambahan maupun pengurangan dapat dilaksanakan sebanding (proporsional) dengan Hasil Pengadaan Barang (HPB) Inventaris tahun 2008 serta Penghapusan Barang Inventaris selama tahun 2008;
c. Implementasi penerapan Simbada Otoda Jatim pada SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur sampai level UPT.
7. Apabila terjadi perubahan baik akibat dari merger maupun penyerahan kewenangan dalam rangka otonomi daerah maka barang-barang inventaris yang berasal dari instansi yang bergabung (merger) maupun yang akan diserahkan kepada Pemerintah Kabupaten/Kota terlebih dahulu harus dilakukan Validasi Data dengan dikoordinir Biro Keuangan dan hasilnya merupakan lampiran dari Berita Acara Serah Terima.
8. Pensertifikatan Tanah Pemerintah Provinsi Jawa Timur:
a. Untuk memberikan kepastian hukum terhadap tanah-tanah Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang belum bersertifikat, maka Kepala SKPD bertanggung jawab atas pensertifikatannya, untuk keperluan tersebut masing-masing SKPD dapat mengalokasikan dana sesuai kemampuan APBD, atau diusulkan pensertifikatannya kepada Biro Keuangan dengan dilampiri dokumen-dokumen pendukungnya (selengkap mungkin), serta ikut membantu sepenuhnya terhadap pelaksanaan pensertifikatannya.
b. Sebagai tahap awal agar Kepala SKPD melakukan pendaftaran pensertifikatan tanah sehingga tercatat dalam buku tanah BPN sesuai dengan luas tanah yang dikelolanya dan belum bersertifikat sebagaimana tercatat dalam KIB.A.
c. Pelaksanaan sertifikasi tanah dapat dilaksanakan dengan cara bekerjasama dengan Badan Pertanahan melalui cara Swakelola atau dengan jasa menggunakan penyedia jasa dalam hal ini Notaris/PPAT.
d. Apabila menggunakan jasa Notaris/PPAT pelaksanaan pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap sebesar 50 % pada saat pendaftaran ukur dengan dilampiri bukti pendaftaran ukur, untuk angsuran tahap kedua sebesar 40 % dengan dilampiri foto copy SK Hak Atas Tanah dari Pejabat Pertanahan yang berwenang dan pembayaran sisa angsuran sebesar 10 % dengan dilampiri foto copy Sertifikat Hak Atas Tanah dari Pejabat Pertanahan yang berwenang dan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan.
e. Apabila pelaksanaan sertifikasi tanah dimaksud selama Tahun Anggaran 2009 diprediksikan tingkat penyelesaiannya hanya sampai tahap tertentu (misal pengukuran), maka dalam pengalokasian anggaran maupun kontrak yang dibuat dengan Penyedia Jasa Notaris/PPAT hanya sebatas pada tahap proses penyelesaian sertifikat yang diprediksi, selanjutnya dalam Tahun Anggaran berikutnya dapat dialokasikan dana untuk lebih lanjut.