4.3 Analisis Proses
4.3.5 Pemesanan dan Pembelian Bahan Makanan
Pemesanan dan pembelian bahan makanan adalah bagian dari kegiatan pengadaan bahan makanan untuk penyelenggaraan makanan di rumah sakit. Kegiatan pengadaan bahan makanan di rumah sakit biasanya dilakukan oleh pihak
leveransi, sama halnya dengan pihak Instalasi Gizi RSUD Kabanjahe yang juga memiliki leveransi dalam pengadaan bahan makanan. Pertama, pihak instalasi gizi harus melaksanakan pemesanan bahan makanan terlebih dahulu kemudian kegiatan pembelian baru bisa dilakukan. Pemesanan bahan makanan adalah penyusunan permintaan (order) bahan makanan berdasarkan pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen/pasien yang dilayani, sesuai periode pemesanan yang ditetapkan (Kemenkes, 2013).
Dalam kegiatan pemesanan bahan makanan, ada prasyarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu dan kegiatan pemesanan bahan makanan harus dilakukan dengan langkah-langkah yang sudah diatur dalam PGRS. Pemenuhan prasyarat dan pelaksanaan langkah-langkah dalam kegiatan pemesanan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUD Kabanjahe dapat digambarkan melalui tabel berikut :
Tabel 4.12 Prasyarat Pemesanan Bahan Makanan
No Prasyarat Keterangan
1 Adanya kebijakan rumah sakit tentang prosedur pengadaan bahan makanan
2 Tersedianya dana untuk bahan makanan
3 Adanya spesifikasi bahan makanan
4 Adanya menu dan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan selama periode waktu tertentu
5 Adanya pesanan bahan makanan untuk 1 periode menu Sumber : Data Primer (Hasil Wawancara)
Tabel 4.13 Pelaksanaan Langkah-langkah Pemesanan Bahan Makanan Instalasi Gizi RSUD Kabanjahe
No Langkah-langkah Pemesanan Bahan Makanan Pelaksanaannya (RSUD Kabanjahe) 1 Menentukan frekuensi pemesanan bahan makanan
basah dan kering
2 Rekapitulasi kebutuhan bahan makanan dengan cara mengalikan standar porsi dengan jumlah konsumen/pasien kali kurun waktu pemesanan
Dari Tabel 4.12 dan Tabel 4.13 diketahui bahwa semua prasyarat pemesanan bahan makanan sudah dipenuhi dan kegiatan pemesanan bahan makanan sudah dilakukan sesuai dengan langkah-langkah pemesanan bahan makanan yang diatur dalam PGRS.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Instalasi Gizi, petugas administrasi, dan beberapa ahli gizi diperoleh informasi terkait kegiatan perencanaan menu di RSUD Kabanjahe sebagai berikut :
“Belanjanya memiliki leveransi karena setiap rumah sakit pemerintah harus ada UD, bagaimana pemda percaya jika tidak ada stempel untuk setiap pembelian bahan makanan.” (Informan 1)
“Ia, leveransi kami cuma satu saja untuk semua pemesanan dan pembelian jenis bahan makanan. Kalau untuk pemilihan leveransi, itu yang melakukan pihak rumah sakit tapi kita orang instalasi juga terlibat. Biasanya kita kan buat dulu jenis bahan makanan sama spesifikasinya dan perkiraan harga biasanya, terus nanti kita kasih ke pihak rumah sakit. Seperti yang kam bilang tadi, rumah sakit punya panitia pengadaan bahan makanan. Didalamnya itu ikutlah pihak instalasi, petugas adminustrasi kita, pihak keuangan, dan pihak PPTK. PPTK itu Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan.”(Informan 1)
“Kalau mau memilih leveransi, ya rumah sakit buat sistem pelelangan. Biasanya diumumkan lewat siaran radio, dalam seminggu 2 atau 3 kalilah disiarkan, sampai nanti ada beberapa UD yang daftar, baru dipilih sama panitia pengadaan bahan makananlah. Dipilih UD yang bisa mengadakan semua jenis bahan makanan dan spesifikasinya seperti yang sudah kita susun dan butuhkan dan harganya juga sesuai. Tetapi, kalau ada masalah dengan pihak leveransi, pihak rumah sakit melakukan penunjukan langsung pihak leveransi lain untuk menggantikan leveransi yang lama.”(Informan 2)
“Hanya ada satu pemasok semua bahan makanan untuk instalasi gizi ini. Kontrak sama pemasok selama ini diperbaharui sekali setahun. Biasanya itu juga nya pemasok tahun-tahun sebelumnya sampai sekarang.”(Informan 3)
“Kita punya leveransi, kita cukup memesan dari sini dan leveransi yang mengantarkan bahan makanannya ke sini.” (Informan 4)
“Kalau dalam pengadaan bahan makanan, ya itulah pemesanaan dan pembelian bahan makanan bukan kami yang belanja bahan makanannya, tapi kita kan punya leveransi.”(Informan 5)
Pemasokan kebutuhan bahan makanan basah maupun bahan makanan kering di instalasi gizi RSUD Kabanjahe dilakukan oleh pihak leveransi yang dipilih oleh Panitia Pengadaan Bahan Makanan rumah sakit melalui pelelangan umum. Panitia Pengadaan Bahan Makanan terdiri dari perwakilan pihak instalasi gizi, pihak keuangan dan PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan). Pihak leveransi diseleksi berdasarkan kemampuan pihak leveransi untuk menyediakan semua jenis bahan makanan berikut spesifikasi bahan makanannya sesuai dengan standar yang telah ditentukan serta tawaran harga yang sesuai dengan perencanaan anggaran belanja bahan makanan yang telah disusun dan disepakati.
“Pengadaan untuk bahan makanan basah seperti ikan, daging dilakukan setiap hari. Misalnya ini hari Selasa ya, kita pesan semalam, terus diantar tadi pagi. Bahan makanan itulah yang kita masak untuk makan siang nanti sampai makan pagi besoknya. Tapi kalau bahan makanan kering, kita adakan sekali dua hari.” (Informan 2)
“Jumlah yang kita pesan sesuai dengan jumlah pasien yang kita layanilah. Tetapi misalnya hari ini saya sudah pesan bahan makanan, tapi nanti ada pasien baru dalam jumlah yang cukup banyak, disini kita sering terkendala karena kekurangan bahan makanan. Ya, kita pesan lagi lah jadinya”. (Informan 2)
“Bahan makanan basah setiap hari pemesanannya, bahan makanan kering sekali dua hari. Iya, kami pesan sesuai dengan menu dan spesifikasinya. Kami kan juga punya standar bahan makanan sendiri. Misalnya untuk beras harus yang merk Matahari, untuk kecap harus merk Bangau. Biasanya leveransi tahu daftar bahan makanan dan spesifikasi yang kami butuhkan dan mereka nanti harus ngasih bahan makanan yang sesuai jugalah dengan daftar dan orderan yang kita buat.”(Informan 3)
“Pemesanan dan pembelian bahan makanan basah itu setiap hari, jadi ya masih segarlah bahan makanannya, karna tiap hari itu. Tapi, kalau bahan makanan kering kita pesan dua hari sekali. Pasien kita kan gak banyak kali, jadi pemesanannya seperlunya saja, biar baru terus barangnya.”(Informan 4)
“Bahan makanan kering kayak beras, gula, teh kita pesan untuk kebutuhan dua hari sedangkan bahan makanan basah kita pesan dan diantar sama leveransi setiap hari.”(Informan 5)
Pemesanan bahan makanan dilakukan berdasarkan pedoman menu dan standar bahan makanan serta spesifikasi bahan makanan yang sudah ditetapkan dan jumlahnya disesuaikan dengan jumlah pasien rawat inap. Pengadaan bahan makanan basah dilakukan setiap hari dan pengadaan bahan makanan kering dilakukan sekali dua hari.