MANAJEMEN LOGISTIK
1. Perencanaan dan Penganggaran
Kebutuhan logistik pemilihan sangat tergantung dari perencanannya. Perencanaan yang berorientasi pada tepat jumlah, tepat jenis, dan tepat waktu akan sangat berpengaruh terhadap efisiensi kebutuhan logistik. Menjadi permasalahan yang masih saja terjadi adalah perencanaan logistik yang kurang efisien, misalnya waktu pengadaan yang sangat singkat sehingga harga produksi menjadi lebih mahal. Juga masih ada saja perencanaan kebutuhan yang tidak tepat dari sisi jumlah dan jenis, sehingga harus dilakukan pengadaan kembali atau harus diganti barang yang telah tersedia.
Proses perencanaan pengadaan logistik pemilihan disusun oleh KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Adapun dokumen perencanaan yang disusun oleh KPU Kabupaten/Kota meliputi:
a. Perencanaan dan penggangaran atas data kebutuhan barang (DKB) dan alokasi kebutuhan
b. Data dukung berupa biaya distribusi logistik dari Kabupaten/
Kota ke PPK/PPS
c. Jenis- jenis kebutuhan logistik
d. Penyusunan rencana kebutuhan dan penganggaran mengacu pada keputusan tentang penetapan Daftar Pemilih Tetap (DPT) pemilihan
67 Proses Penganggaran yaitu penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang mengacu pada kebutuhan barang dan alokasi barang. Perencanaan kebutuhan logistik pemilihan dilakukan dengan mengacu pada keputusan KPU sebagai acuan dalam penetapan kebutuhan dan spesifikasi teknis perlengkapan pemungutan suara dan perlengkapan lainnya, serta keputusan tentang perencanaan anggaran.
Sebagai upaya penyamaan persepsi dan penyeragaman penyusunan anggaran dan kebutuhan logistik, penyelenggara di tingkat provinsi harus menyiapkan template untuk diisi oleh penyelenggara di Kabupaten/Kota dan seterusnya ke bawah.
Penyusunan rencana anggaran kebutuhan yang dilakukan oleh KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota dilaksanakan dengan melalui rapat koordinasi serta bimbingan teknis. Tujuan dari pelaksanaan rapat koordinasi yaitu KPU Kabupaten/
Kota memberikan gambaran terkait rencana anggaran dan kebutuhan logisitik pemilihan yang dituangkan dalam RAB beserta data dukung.
Data yang diperlukan dalam menghitung kebutuhan logistik meliputi jumlah pemilih, jumlah badan penyelenggara adhoc (PPK, PPS dan KPPS), jumlah peserta pemilihan, kondisi logistik pada pemilihan sebelumnya, dan indeks kebutuhan setiap jenis logistik pada setiap tingkatan badan adhoc. Perencanaan kebutuhan logistik dimulai dengan kegiatan pengumpulan data, yang dilakukan secara berjenjang pada dua tahun sebelum tahun penyelenggaraan Pemilihan. Tahapan pengolahan data meliputi pemeriksaan kelengkapan data, validasi data, penyusunan rencana kebutuhan logistik, penyusunan RAB pengadaan, dan penyusunan RAB pendistribusian logistik pemilu.
Manajemen Logistik Pemilihan
2. Pengadaan
Pengadaan logistik pemilu merupakan bagian dari tahapan penyelenggaraan pemilihan kepala daerah, dimana dalam tahapan pemilihan diatur tahapan pengadaan perlengkapan pemungutan dan penghitungan suara kurang lebih tiga bulan panjangnya, dan tahapan produksi serta pendistribusian perlengkapan pemungutan dan penghitungan suara kurang lebih juga tiga bulan lamanya.
Fungsi pengadaan ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan perlengkapan pemungutan suara dan perlengkapan lainnya dilaksanakan oleh Sekretariat KPU Provinsi dan/
atau Sekretariat KPU Kabupaten/Kota. Dalam Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretariat KPU Provinsi dapat melimpahkan kewenangan pengadaan perlengkapan lainnya kepada Sekretariat KPU Kabupaten/Kota. Pengadaan perlengkapan pemungutan suara berupa TPS dilaksanakan oleh KPPS bekerja sama dengan masyarakat. Pengadaan barang/jasa untuk perlengkapan pemungutan suara dan perlengkapan lainnya dalam pemilihan yang dilaksanakan secara bersamaan dilakukan oleh KPU Provinsi berkoordinasi dengan KPU Kabupaten/Kota. Pengadaan barang/jasa tersebut dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pengadaan barang/jasa Pemerintah.
Proses pengadaan Barang dan Jasa yang dilakukan mengacu
69 pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 20186. Adapun tahapan pengadaan yang dilakukan yaitu pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK), survei dan penyusunan HPS dan spesifikasi Barang/Jasa oleh oleh PPK, penyusunan jadwal pengadaan, pembuatan standar dokumen pengadaan oleh Pejabat Pengadaan/Pokja pemilihan, serta kontrak oleh PPK. Dalam rangka memberikan pemahaman dan peningkatan kualitas sumber daya manusia terkait pengadaan logistik, harus dilaksanakan kegiatan- kegiatan yang melibatkan jajaran penyelenggara khususnya yang menangani pengadaan logistik pemilu. Kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan antara lain bimbingan teknis dan rapat koordinasi baik bagi komisioner, kepala sub bagian maupun staf bidang logistik. Kegiatan-kegiatan seperti ini perlu dilaksanakan mengingat pentingnya satu pemahaman yang baik akan aturan, kebijakan dan proses pengadaan logistik pemilu.
Dalam rangka meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan barang dan jasa maka perlu untuk ditetapkan unit layanan pengadaan.
Unit Layanan Pengadaan, selanjutnya disebut ULP, adalah unit yang bertugas untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sesuai dengan tugasnya, unit kerja pengadaan barang dan jasa memfasilitasi pengadan Barang/Jasa di tingkat Provinsi maupun di tingkat Kabupaten/Kota. Dalam melaksanakan tugas pengadaan barang/jasa, unit ini juga melaksanakan asistensi dan bimbingan bagi para pejabat pengadaan, pejabat pembuat komitmen yang ada di tingkat Kabupaten/Kota.
6 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/
Jasa Pemerintah
Manajemen Logistik Pemilihan
Tujuan dari pembentukan unit ini yaitu:
1. Melaksanakan pengadaan barang/jasa;
2. Menyampaikan daftar hitam penyedia barang/jasa kepada PA/KPA untuk diteruslaporkan kepada LKPP;
3. Melakukan pemantauan dan supervisi pelaksanaan pengadaan barang/jasa ULP Provinsi dan ULP Kabupaten/
Kota; dan
4. Melaksanakan tugas lainnya di bidang pengadaan barang/
jasa berdasarkan arahan PA/KPA sesuai peraturan perundang-undangan
Organisasi pengadaan barang/jasa untuk pengadaan dilakukan melalui penyedia barang/jasa terdiri atas : 1. PA/KPA. 2. PPK.
3. ULP/Pejabat Pengadaan. 4. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Tugas pokok dan kewenangan PA/KPA adalah menetapkan Rencana Umum Pengadaan (RUP), mengumumkan secara luas RUP, menetapkan PPK, menetapkan Pejabat Pengadaan, dan menetapkan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Tugas pokok dan kewenangan PPK antara lain menetapkan spesifikasi barang/
jasa, menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), menyiapkan rancangan kontrak, menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), melaksanakan kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa, mengendalikan pelaksanaan Kontrak, dan menyetujui bukti pembelian atau menandatangai kuitansi/ SPK/ kontak.
Tugas pokok dan kewenangan Pokja ULP meliputi penyusunan rencana pemilihan Penyedia barang/jasa yang bernilai di atas Rp.
200 juta dan untuk pekerjaan Jasa Konsultansi bernilai di atas Rp. 50 juta, menetapkan dokumen pengadaan, mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa, menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa, melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga
71 terhadap penawaran yang masuk, menjawab sanggahan, dan menetapkan Penyedia barang/jasa (pemenang lelang) dengan nilai paling tinggi Rp. 100 miliar dan untuk jasa konsultasi dengan nilai paling tinggi Rp. 10 miliar. Tugas pokok dan kewenangan Pejabat Pengadaan antara lain menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang bernilai sampai dengan Rp. 200 juta dan untuk pekerjaan Jasa Konsultansi bernilai paling tinggi Rp.
50 juta, menetapkan dokumen Pengadaan, mengumumkan pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa, menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa, melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk, menetapkan Penyedia barang/
jasa (pemenang lelang) dengan nilai paling tinggi Rp. 200 juta dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai paling tinggi Rp. 50 juta.
Rencana Umum Pengadaan (RUP) diumumkan setelah Rencana Kerja Kementerian/Lembaga/Institusi disetujui DPR dan untuk anggaran belanja hibah Pemilihan diumumkan setelah dibahas dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan DPRD. RUP diumumkan oleh PA/KPA dari Kementerian /Lembaga /Dinas/
Institusi yang bersangkutan. Pengumuman RUP paling kurang berisi nama dan alamat Pengguna Anggaran, paket pekerjaan yang akan dilaksanakan, lokasi pekerjaan; dan perkiraan besaran biaya. RUP diumumkan dalam Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) pada https://sirup.lkpp.go.id/sirup.
Cara pengadaan ada 6 metode, yaitu pelelangan umum, pelelangan sederhana pengadaan langsung, penunjukkan langsung, e-purchasing melalui e-katalog, dan lelang cepat. Penetapan cara pemilihan tergantung besaran nilai paket pekerjaan yang akan diadakan dan tingkat kerumitan/ kompleksitas teknis pekerjaannya. Yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal pengadaan antara lain jadwal tahapan Pemilu/Pemilihan, kapan barang tersebut akan digunakan, apakah barang tersebut harus
Manajemen Logistik Pemilihan
diproduksi atau barang yang (ready stock), antisipasi apabila ada pelelangan gagal, perlu waktu berapa hari produksi dan pengiriman ke KPU kabupaten/kota, berapa lama waktu sortir, menyusun alokasi setiap badan pelaksanaan dan pengepakan, serta berapa lama distribusi dari KPU Kabupaten/Kota ke TPS. Untuk memfasilitasi pengadaan barang/ jasa khususnya perlengkapan penyelenggaraan Pemilu/Pemilihan, KPU membentuk LPSE pada tahun 2016. Dengan berdirinya LPSE KPU, diharapkan seluruh satuan kerja KPU (KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota) dapat melaksanakan pelelangan melalui LPSE KPU, sehingga seluruh kegiatan pelelangan perlengkapan penyelenggaraan pemilihan dapat berjalan dengan profesional, transparan dan akuntabel untuk mewujudkan kemandirian lembaga. LPSE KPU berfungsi mengelola sistem e-procurement, menyediakan pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan penyediaan barang/jasa, menyediakan sarana akses SPSE bagi PPK/ Pokja ULP dan penyedia barang/ jasa , menyediakan bantuan teknis terkait kendala pengoperasian sistem eprocurement, dan menyediakan fasilitas pendaftaran dan verifikasi bagi penyedia.
3. Pendistribusian
Ketentuan mengatur bahwa perlengkapan pemungutan suara harus sudah diterima Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara paling lambat 1 (satu) hari sebelum hari/tanggal pemungutan suara. Maka dari itu, penyelenggara pemilihan harus melaksanakan dengan baik pendistribusian perlengkapan pemungutan suara untuk memenuhi ketentuan dimaksud.
Pendistribusian Perlengkapan Pemungutan Suara adalah pendistribusian atau pengiriman perlengkapan pemungutan suara dari KPU Provinsi ke KPU Kabupaten/Kota, dan/atau
73 dari KPU Kabupaten/Kota ke PPK, PPS, dan KPPS. Pengelolaan proses pendistribusian logistik terdiri dari dua hal penting, yaitu perencanaan pendistribusian dan pelaksanaan pendistribusian.
Yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan pendistribusian perlengkapan pemilihan harus dimulai dengan koordinasi bersama lembaga lain yang terkait. Koordinasi ini sebagai upaya kerjasama dengan Pemerintah, Pemerintah Daerah, Kepolisian Negara Republik Indonesia, dan Tentara Nasional Indonesia serta perangkat daerah di daerah masing-masing demi kelancaran pendistribusian dan mempertimbangkan nilai efisien, efektif, dan akuntabel sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
Mengingat luasnya jangkauan wilayah distribusi, misalnya wilayah Provinsi Sulawesi Utara yang terdiri dari 3 Kepulauan dan 13 Daratan perlu disusun perencanaan pendistribusian yang matang. Penyelenggara harus menyusun perencanaan pendistribusian perlengkapan pemungutan suara dengan efektif.
Hal tersebut agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik sesuai prinsip-prinsip pengelolaan logistik, yaitu :
1. Tepat sasaran, barang yang didistribusikan ke KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, dan KPPS sesuai dengan alamat tujuan barang;
2. Tepat waktu, barang yang dikirim ke KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, dan KPPS dan diterima sesuai dengan waktu yang telah ditentukan;
3. Tepat jumlah, barang yang dikirim dan diterima oleh KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, dan KPPS sesuai dengan alokasi jumlah yang sudah ditetapkan;
Manajemen Logistik Pemilihan
4. Tepat jenis, barang yang dikirim dan diterima oleh KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PS, dan KPPS sesuai dengan jenis barang yang sudah ditetapkan;
5. Tepat kualitas, barang yang dikirim dan diterima oleh KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota, PPK, PPS, dan KPPS tidak mengubah mutu/spesifikasi barang ditetapkan oleh KPU;
6. Efisien, dalam proses pendistribusian mempertimbangkan biaya yang berdaya guna; dan
Langkah berikutnya dalam perencanaan pendistribusian adalah menentukan daerah prioritas. Menentukan daerah prioritas merupakan bagian penting sebelum penyelenggara menentukan jadwal pendistribusian, menentukan moda angkut, menentukan pola pendistribusian, menyusun anggaran distribusi, dan menyusun kerjasama sama dengan instansi terkait. Hal ini disebabkan karena tipologi dan geografis yang beragam, sehingga harus mempertimbangkan tingkat kesulitan atau hambatan.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan derah prioritas adalah, antara lain, :
1. Waktu Tempuh. Pendistribusian perlengkapan pemungutan suara dan pendistribusian hasil penghitungan suara pemilihan dibatasi oleh waktu tahapan pemilihan. Oleh karena itu, unsur waktu tempuh harus diutamakan dalam perencanaan pendistribusian perlengkapan pemungutan suara dan pendistribusian hasil penghitungan suara Pemilihan. KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang menyelenggarakan pemilihan dapat menentukan waktu tempuh pada saat pendistribusian dengan melihat pengalaman pendistribusian pemilihan/pemilihan umum sebelumnya, survey langsung ke lapangan, dan
75 berkoordinasi dengan instansi terkait (perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan perhubungan atau perangkat daerah terkait lainnya, serta pihak swasta/masyarakat.
2. Jarak Lokasi. Dalam menentukan daerah prioritas, apabila terdapat dua atau lebih titik pendistribusian yang memiliki waktu tempuh yang sama atau hampir sama, maka penentuan daerah prioritas dapat dilihat dari jarak lokasi.
Jauh atau dekat jarak lokasi harus mempertimbangkan tingkat kesulitan, yaitu letak geografis, kondisi cuaca, sarana transportasi, keamanan dan kerawanan daerah tujuan, serta jumlah pemilih yang mempengaruhi jumlah barang yang dikirim.
3. Geografis. Penentuan daerah prioritas juga dapat berdasarkan letak geografis setiap lokasi tujuan. Hal ini dikarenakan wilayah Indonesia terdiri atas kepulauan/
laut, pegunungan, dataran rendah, dataran tinggi, dan sungai/rawa/danau, maka setiap lokasi pendistribusian memiliki karakter geografis yang berbeda. Bahkan dalam satu wilayah kerja PPK memiliki TPS yang mempunyai letak geografis berbeda-beda.
4. Kondisi Cuaca. Dalam pendistribusian, kondisi cuaca juga dapat mempengaruhi lambat atau cepatnya pengiriman, sehingga kondisi cuaca juga dapat menjadi unsur dalam menetapkan daerah prioritas. Daerah yang berpengaruh terhadap kondisi cuaca yaitu daerah kepulauan, pegunungan, dan sungai/rawa/danau. Untuk dapat mengantisipasi kondisi cuaca buruk, maka pada saat penentuan daerah prioritas KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota bekerjasama dengan pihak terkait, seperti lembaga yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang meteorologi, klimatologi, dan
Manajemen Logistik Pemilihan
geofisika, serta perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang penanggulangan bencana, atau pihak lain yang mengetahui kondisi umum cuaca pada bulan pendistribusian.
5. Sarana Transportasi. Sarana transportasi yang tersedia juga menjadi unsur yang penting dalam menentukan daerah prioritas, seperti angkutan umum regular, sewa, pinjam instansi terkait, atau tenaga manusia.
6. Tingkat Keamanan serta Kerawanan Daerah Tujuan. Tingkat keamanan serta kerawanan daerah tujuan juga menjadi unsur penting dalam menentukan daerah prioritas. Oleh karena itu perlu berkoordinasi dengan pihak Kepolisian Negara Republik Indonesia dan Tentara Nasional Indonesia untuk mengetahui titik rawan mana saja yang perlu dilakukan pengawalan dan pengamanan.
7. Jumlah Pemilih. Jumlah pemilih berkaitan dengan jumlah barang yang didistribusikan. Hal ini menjadi unsur penentuan daerah prioritas apabila jumlah setiap kecamatan mempunyai jumlah barang yang memiliki jumlah angkut yang berbeda.
Hal penting berikutnya dalam rangka penyusunan perencanaan, adalah penyusunan jadwal pendistribusian. Pendistribusian logisitik dapat dilakukan oleh penyedia, tapi dapat juga dilakukan secara swakelola oleh penyelenggara sendiri. Untuk pendistribusian yang menggunakan penyedia jasa pendistribusian, maka jadwal disusun oleh penyelenggara dan berkoordinasi dengan pihak penyedia dengan memerhatikan antara lain daerah prioritas yang disusun, jumlah transportasi Penyedia, dan jaringan transportasi Penyedia.
77 Pemilihan moda transportasi yang tepat menjadi hal yang penting. penyelenggara dalam menentukan moda angkutan dan kapasitas angkut untuk pendistribusian, perlu mempertimbangkan hal-hal antara lain, :
1. Pendistribusian melalui darat. Pendistribusian melalui darat dilakukan untuk daerah yang dapat dilalui oleh kendaraan besar, seperti truk build up, kontainer, truk kecil, dan kereta api.
2. Pendistribusian melalui air. Pendistribusian melalui air dilakukan untuk daerah yang tidak dapat dilalui oleh angkutan darat sehingga memerlukan transportasi air, seperti kapal laut, kapal kargo, kapal ferry, kapal layar, speed boat, kapal sampan, dan lain-lain.
3. Pendistribusian melalui udara. Pendistribusian dan pengembalian melalui udara dilakukan pada daerah dengan kondisi geografis dan cuaca yang karena alasan keterbatasan waktu tidak memungkinkan melalui darat dan/atau air.
Dalam menentukan moda angkutan, harus memperhatikan daerah yang dapat memadukan moda darat, air, dan udara dengan mempertimbangkan efektivitas, efisiensi, dan keamanan dalam pendistribusian. Penyelenggara harus berkoordinasi untuk memutuskan moda transportasi yang akan digunakan dalam pendistribusian. Guna kelancaran pelaksanaan pendistribusian maka bagi daerah prioritas yang moda transportasinya tidak dapat disediakan oleh pihak penyedia jasa transportasi dan masyarakat, dapat berkoordinasi Pemerintah, Pemerintah Daerah, Kepolisian Negara Republik Indonesia, dan Tentara Nasional Indonesia.
Manajemen Logistik Pemilihan
Penentuan mekanisme pendistribusian apakah akan dilakukan secara swakelola atau menggunakan penyedia jasa pengiriman atau ekspedisi adalah hal yang penting juga ditentukan dalam melakukan perencanaan pendistribusian. Penentuan mekanisme pendistribusian dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi geografis daerah yang bersangkutan,
maupun pengalaman-pengalaman melaksanakan pendistribusian pada pemilu atau pemilihan sebelumnya. Dan yang paling terakhir yaitu penyusunan anggaran distribusi yang tentunya menjadi hal yang penting untuk dituntaskan pada saat melakukan perencanaan distribusi.
Hal yang kedua dalam proses pendistribusian tentunya adalah pelaksanaan pendistribusian. Di tingkat Provinsi maupun di Kabupaten/Kota, sangat penting bagi penyelenggara untuk terus melakukan monitoring untuk mengetahui perkembangan dan pergerakan pendistribusian, penerimaan, dan pengembalian logistik. Hal yang dilakukan antara lain adalah dengan membentuk pos atau desk monitoring, dimana di dalamnya dapat diisi oleh penyelenggara sendiri bersama dengan pemangku kepentingan lainnya. Hal ini agar dapat semakin memudahkan serta mempercepat penerimaan informasi maupun upaya penyelesaian masalah jika terjadi hambatan dalam proses pendistribusian logistik.
Hal yang terakhir yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan distribusi logisitik adalah keadaan darurat. penyelenggara dalam melaksanakan pendistribusian perlengkapan pemilihan dapat menghadapi berbagai hambatan. Hal tersebut disebabkan oleh kondisi geografis wilayah Negara Kesatuan Republik
Penjemputan Logistik di Pelabuhan Bitung
79 Indonesia yang berbentuk dataran, perbukitan, pegunungan, dan kepulauan. Selain itu juga ditambah dengan tingkat kerawanan dan keamanan suatu daerah, serta keadaan darurat.
Keadaan darurat merupakan suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, seperti bencana alam, bencana nonalam, bencana sosial, pemogokan, kebakaran, kondisi cuaca ekstrim, dan gangguan industri lainnya, sehingga proses pendistribusian perlengkapan pemilihan tidak dapat dilaksanakan secara umum.
Dalam menghadapi kondisi tersebut diperlukan langkah alternatif dalam pendistribusian perlengkapan pemilihan agar dapat sampai di tempat tujuan sesuai dengan asas tepat sasaran, tepat waktu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat kualitas, dan efisien. Langkah alternatif tersebut dilakukan dengan menyiapkan langkah daruat, yaitu perlu adanya perlakuan khusus secara tepat dan cepat serta diperlukan pemahaman yang sama oleh penyelenggara maupun para pemangku kepentingan. Apabila memang diperlukan menyewa alat transportasi dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia, alat transportasi tersebut harus bersifat representatif sesuai dengan kondisi yang riil.
Pada pelaksanaannya, penanganan keadaan darurat secara teknis berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dalam Penanganan keadaan darurat guna memberikan value for money, berdasarkan prinsip efektif, transparan, dan akuntabel.
Adapun kriteria keadaan darurat yaitu,
Manajemen Logistik Pemilihan
1) Keadaan Darurat Bencana. Keadaan darurat bencana yaitu suatu keadaan yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan sekelompok orang/masyarakat yang memerlukan tindakan penanganan segera dan memadai.
Keadaan darurat bencana dapat disebabkan oleh:
a) bencana alam, seperti gempa bumi, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan, tanah longsor, dan lain-lain;
b) bencana nonalam, seperti gagal teknologi, gagal modernisasi, pandemi atau epidemi, dan wabah penyakit; dan/atau c) bencana sosial, seperti konflik sosial antarkelompok
atau antarkomunitas masyarakat, teror, dan lain-lain.
2) Pelaksanaan Operasi Pencarian dan Pertolongan. Kegiatan yang dilakukan dalam upaya mencari, menolong, menyelamatkan, dan mengevakuasi manusia yang menghadapi keadaan darurat dan/atau bahaya yang dapat disebabkan oleh kecelakaan (darat, udara dan/atau air), bencana, atau kondisi yang dapat membahayakan manusia/masyarakat.
3) Kerusakan Sarana/Prasarana yang dapat Mengganggu Kegiatan Pelayanan Publik. Kerusakan sarana/prasarana yang dapat mengancam keselamatan, keamanan, dan pemanfaatan, diperlukan tindakan yang cepat dan tepat untuk menangani kerusakan tersebut.
4) Bencana alam, bencana nonalam, bencana sosial, per kembangan situasi politik dan keamanan di luar negeri, dan/atau pemberlakuan kebijakan pemerintah asing yang memiliki dampak langsung terhadap keselamatan dan ketertiban warga negara Indonesia di luar negeri.
5) Pemberian bantuan kemanusiaan kepada negara lain yang terkena bencana.
81 4. Pemeliharaan dan Inventarisasi
Pemeliharaan dan inventarisasi logistik dilakukan sebelum sampai dengan pelaksanaan pemungutan dan perhitungam suara, yang meliputi perlengkapan pemungutan suara serta dukungan perlengkapan lainnya. Mekanisme kegiatan pemeliharaan dan inventarisasi logistik terdiri dari tahap penerimaan, penyimpanan, penyortiran, pengesetan, penghitungan, pengepakan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyaluran. Seluruh tahapan kegiatan tersebut, harus dilaksanakan secara baik, taat prosedur, dan tertib administrasi dengan melibatkan segenap pemangku kepentingan dan PPK, PPS, dan KPPS dengan masing-masing kegiatan yang dijabarkan pada uraian di bawah ini, :
1) Tahap Penerimaan
Tahap Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik pemilihan di gudang KPU Kabupaten/Kota.
Dalam proses penerimaan, KPU Kabupaten/Kota mengangkat pejabat/penerima hasil pekerjaan dengan tugas sebagai berikut :
a) Melakukan pemeriksaan terhadap jenis barang dan jumlah koli yang diterima;
a) Melakukan pemeriksaan terhadap jenis barang dan jumlah koli yang diterima;