Dalam rangka mendukung visi untuk menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia, Pertamina terus berupaya untuk meningkatkan kualitas proses dan sistem pengadaan barang/jasa sesuai perkembangan dalam standar atau praktik bisnis global. Pengembangan sistem pengadaan barang/jasa yang handal dan transparan antara lain dilakukan melalui integrasi end-to-end seluruh proses pengadaan serta menjaga keterbukaan terhadap seluruh pemangku kepentingan yang terlibat. Pelaksanaan proses pengadaaan yang optimal juga akan berdampak pada profitabilitas Perusahaan dari sisi efisiensi biaya pengadaan barang/jasa dengan tetap mengutamakan aspek kualitas, ketersediaan dan pengiriman yang tepat waktu.
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Salah satu parameter kehandalan proses pengadaan adalah kemampuan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan cepat sesuai momentum of business, namun tetap dalam koridor peraturan yang berlaku. Untuk itu, proses-proses pengadaan di Pertamina dibangun dengan konsep menurunkan aspek control dan meningkatkan aspek enabler. Aspek control yang rendah menuntut adanya transparansi dan integritas sebagai syarat utama. Ini semua diatur dalam pedoman proses pengadaan Pertamina, yang diperbaharui dari waktu ke waktu sesuai perkembangan kondisi yang ada. Terakhir, pada tahun 2013 telah dilakukan pemutakhiran pedoman pengadaan Pertamina melalui SK Direksi No.51/C00000/2010-SO tentang Manajemen Pengadaan Barang/Jasa revisi ke-2 tanggal 25 Februari 2013.
Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa
Untuk memastikan agar user memperoleh barang/jasa terbaik dari pemasok yang berkomitmen tinggi terhadap pekerjaan mereka, Pertamina menerapkan metode penilaian kinerja penyedia barang/jasa, dengan memberikan poin positif ataupun negatif dengan nilai tertentu bagi kinerja pemasok selama proses lelang pengadaan, sepanjang jangka waktu pelaksanaan kontrak/ perjanjian, dan setiap saat setelah diketahui secara nyata telah terjadi pelanggaran atau wanprestasi oleh penyedia barang/ jasa.
Poin-poin tersebut diakumulasi dan menjadi dasar pengelompokan rekanan penyedia barang/jasa Pertamina menjadi 4 kategori, yaitu:
• HIJAU (akumulasi poin positif sampai dengan -30). Kelompok ini menjadi prioritas dalam kegiatan pengadaan barang/ jasa di lingkungan Pertamina.
• KUNING (akumulasi poin -31 sampai dengan -60). Kelompok ini tetap diperbolehkan mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina, tetapi tidak menjadi prioritas.
• MERAH (akumulasi poin -61 sampai dengan -120 ). Kelompok ini tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa selanjutnya selama 1 (satu) tahun sejak sanksi dimasukkan ke dalam sistem (berlaku untuk perusahaan, pemilik dan/atau pengurusnya).
• HITAM (akumulasi poin sama dengan atau kurang dari -121. Kelompok ini tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan
In support of its vision to become a World-Class Energy Company, Pertamina continue to strive to improve the quality of processes and systems in the procurement of goods/services in line with the latest global standards and best practice in business. The development of a reliable, robust and transparent procurement system is undertaken through, among other things, the integration of the whole procurement processes end-to-end as well as by ensuring a transparent process for all concerned stakeholders. An optimum procurement system and process will benefit the bottom line of the Company in terms of cost efficiency in the procurement of goods/ services, while still ensuring aspects of quality, availability and timely delivery.
Policies in the Procurement of Goods/Services
One of the hallmarks of a reliable procurement process is the ability to deliver on time with the dynamics of business, while staying within the corridors of relevant regulations. Accordingly, procurement processes at Pertamina is developed by reducing the control aspect while increasing the enabler aspect. A reduced control aspect demands transparency and integrity as prerequisites. This is governed in the guidelines procurement process of Pertamina, which is updated from time to time as needed. Lastly, in 2013 the guidelines have been updated through Directors Decree No.51/C00000/2010-SO concerning the Management of Procurement of Goods/Services in Pertamina, revision-2, dated February 25, 2013.
Evaluation of Vendor Performance
To ensure that the users receive the best quality goods/services from the respective vendors/suppliers, Pertamina implements a method to evaluate the performance of the suppliers of goods/services by assigning positive or negative points to the performance of the suppliers during the tender process, the contract period, and at any time there is clear indication of a violation or default by the respective vendors/suppliers.
These points are accumulated and become the basis for the grouping of listed vendors/suppliers to Pertamina into 4 categories: • Green (accumulated positive points up to -30). This group will
receive priority at any procurement activities by Pertamina. • Yellow (accumulated positive points -31 up to -60). This group
is allowed to enter into procurement tender in Pertamina, although not in priority.
• Red (accumulated positive points -61 uo to -120 ). This group is barred from participating in procurement tender activities in Pertamina for a period of 1 (one) year since the sanction is keyed into the system (applies to company. owner and/or its management).
• Black (accumulated positive points equalt to or less than -121). This group is blacklisted forever from participating
in procurement tender activities in Pertamina (applies to company. owner and/or its management).
Transparency of Procurement Process
Transparency is always a priority item in any procurement process for good/services at Pertamina, in order to to improve service quality to users as well as in the interest of transparency to stakeholders. Pertamina has developed a procurement application system that integrated the whole processes of procurement end-to-end, from the purchase request and up to the payment process. This application features added value as follows:
• Integrated all the documents related to the procurement process
• Work processes based on workflow and authorization levels • Easy monitoring and tracking by users as well as vendors;
and
• Serving as a basic system towards Procurement as a Strategic Sourcing
Transparency is also evident in the process of tender announcement and opening of certification of potential vendor/supplier of goods/ services for Pertamina, which can be freely and openly accessed at www.pertamina.com.
The following is the flow of procurement of goods/services and certification process of suppliers/vendors at Pertamina:
Diagram 1: the flow of procurement of goods/services pengadaan barang/jasa selanjutnya di Pertamina untuk
selamanya (berlaku untuk perusahaan, pemilik dan/atau pengurusnya).
Transparansi Proses Pengadaan
Aspek transparansi senantiasa menjadi prioritas dalam proses pengadaan barang/jasa di Pertamina, baik dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan kepada user maupun keterbukaan kepada pemangku kepentingan Pertamina. Untuk itu, Pertamina telah membangun sistem aplikasi pengadaan yang mengintegrasikan seluruh proses pengadaan secara end-to-end, mulai dari purchase request sampai proses pembayaran. Aplikasi tersebut juga memiliki fitur-fitur nilai tambah berikut:
• Integrasi dokumen-dokumen terkait proses pengadaan; • Penerapan alur kerja sesuai alur proses dan otorisasi; • Kemudahan pemantauan dan penelusuran baik oleh user
maupun vendor; dan
• Membangun sistem sebagai pondasi bagi fungsi Procurement untuk menuju Strategic Sourcing.
Aspek transparansi juga tercermin dari proses pengumuman lelang dan pembukaan pelaksanaan sertifikasi calon Penyedia Barang/Jasa di Pertamina yang senantiasa dilakukan dengan terbuka dan diumumkan melalui situs www.pertamina.com.
Berikut alur proses pengadaaan barang/jasa dan sertifikasi Penyedia Barang/Jasa di Pertamina:
Diagram 1: Alur Proses Pengadaan barang/jasa
Pengumuman Pemenang Winner Announcement Masa Sanggah Refute Periode Keputusan Penetapan Pemenang Winner Approval Penunjukan Pemenang Winner Awarding Sertifikasi/ Prakualifikasi Certification/ Prequalification Undangan & Pengambilan Dokumen Pengadaan
Request for Quotation & Bid Document Distribution Pengumuman/ Mengundang & Pendaftaran Bid Announcement/ Invitation Penjelasan Pekerjaan Aanwijzing Evaluasi & Negosiasi
Proposal Evaluation & Negotiations Pembukaan Dokumen Penawaran Bid Opening Usulan Penetapan Calon Pemenang Winner Recommendation Penyampaian Dokumen Penawaran Quotation/Proposal Submission
PROCUREMENT EXCELLENCE GROUP
Diagram 2: Alur Sertifikasi Penyedia Barang/Jasa
Pendaftaran Calon Penyedia Barang & Jasa
Products & Service Vendors Enrollment
Penerbitan SKT & Surat Keterangan Lulus CSMS
Issuance of SKT & Vendor Certification Letter Penetapan Hasil Sertifikasi Certification Results Pemasukan Data Vendor dalam MySAP (Untuk yang Lulus)
Inputing Vendor Data to MySAP (Certified Vendor
Only)
Pendaftaran Calon Pe-nyedia Barang & Jasa
Products & Service Vendors Enrollment
Evaluasi Biodata & Dokumen Administrasi
Biodata & Administration Document Evaluation
Peninjauan Lapangan
Field Review
Strategi Inisiatif Optimalisasi Procurement secara Korporat
Salah satu langkah strategis dalam bidang procurement untuk meningkatkan optimalisasi proses procurement di Pertamina dan memberikan kontribusi peningkatan laba melalui peningkatan cost saving pengadaan barang/jasa diwujudkan dalam program Strategi Inisiatif Optimalisasi Procurement secara Korporat (SIOPK) Pertamina 2012-2016.
Pada tahun 2013 Tim SIOPK telah melakukan beberapa langkah strategis diantaranya:
1. Bundling Pengadaan Secara Korporat.
Pada tahun 2013 telah dilakukan bundling pengadaan secara korporat dengan mengikat satu vendor dengan harga standard untuk memenuhi kebutuhan operasional Perusahaan di seluruh Indonesia. Bundling proses pengadaan ini dilakukan dengan membuat kontrak payung dengan principal/pabrikan/sole source langsung sehingga didapatkan harga yang lebih ekonomis dan kualitas barang yang terjamin. Proses bundling kontrak yang sudah dilakukan diantaranya adalah untuk pengadaan FOAM, spare part engine, dan spare part serta maintenance gas turbine.
2. Pembangunan System Integrated Procure To Pay (i-P2P) Salah satu upaya optimalisasi IT dalam pengadaan barang/ jasa di Pertamina dilakukan dengan membangun sistem integrasi end-to-end proses procurement yang dinamakan dengan sistem Integrated Procure to Pay (i-P2P). Pada tahun 2013 telah dilakukan penyusunan blue print dan program development. Sampai saat ini pembangunan system i-P2P sudah memasuki tahap solution development dengan target
Diagram 2: The flow certification process of suppliers/vendors
Corporate Strategy for Optimum Procurement
A strategic initiative to improve the optimization of procurement processes at Pertamina and thus to contribute more to company profitability through cost efficiencies in the procurement of goods/ services is undertaken through the Corporate Strategy for Optimum Procurement (SIOPK) Pertamina 2012-2016.
In 2013, the SIOPK team has taken the following strategic initiatives:
1. Bundling of Procurement at Corporate Level.
In 2013, procurement bundling is implemented at the corporate level by engaging a single vendor with standard prices to supply the operational needs of Pertamina throughout Indonesia. The procurement bundling is effected by drafting an master/umbrella contract directly with the principal/manufacturer/source of goods/services in order to get the most economical prices as well as standard of quality. Among the bundling process already implemented were the procurement of FOAM, engine spare parts, and the spare parts and maintenance for gas turbines.
2. Development of Integrated Procure To Pay (i-P2P) System The optimum utilization of Information Technology in
procurement processes at Pertamina is undertaken through the development of an integrated, end-to-end procurement system called the Integrated Procure to Pay (i-P2P) system. At present, development of the i-P2P system has entered the solution development phase and the system is targeted to go live in march 2014.