2017 Annual Report
sebagai perusahaan publik.
• Sekretaris Perusahaan diangkat, diberhentikan, dan bertanggung jawab kepada Direksi Perseroan.
Dalam tahunbuku 2017 Sekretaris Perusahaan telah memfasilitasi penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan, penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Lainnya, penyelenggaraan Publik Ekspose, mengkoordinasikan penerbitan Laporan Tahunan, dan melaksanakan seluruh kewajiban Perseroan kepada Otoritas Jasa Keuangan dan Bursa Efek tepat pada waktunya. Dalam tahunbuku 2017 Sekretaris Perusahaan beberapa kali mengikuti seminar-seminar dan pelatihan yang berkaitan dengan pasar modal yang diselenggarakan baik oleh OJK, Bursa Efek, KSEI, AEI (Asosiasai Emiten Indonesia) ataupun oleh pihak lainnya.
Pada saat ini Sekretaris Perusahaan dijabat oleh: EDDI KURNIADI
68 tahun, WNI
Sarjana strata 1 Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran di Bandung, lulusan tahun 1978. Meniti karir di PT INALUM (1978 – 1981), dan mulai bergabung dengan Perseroan sejak tahun 1981.
Di Perseroan pernah menjabat sebagai Office Manager (1981), Administrative Manager (1982 - 1985), Finance & Accounting Manager (1985 – 1990), dan diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan sejak tahun 1990.
Aktif mengikuti seminar-seminar tentang undang-undang, peraturan, dan seluk beluk mengenai pasar modal dan perpajakkan.
4. DIVISI PENGENDALIAN INTERNAL (INTERNAL AUDIT)
Pembentukan Divisi Internal Audit merupakan wujud komitmen Perseroan dalam mematuhi peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK), serta sejalan dengan usaha Perseroan untuk meningkatkan nilai tata kelola internal yang kuat dan memperbaiki operasional Perseroan.
Internal Auditing adalah kegiatan yang independen dan obyektif dalam bentuk pemberian keyakinan (assurance activities), dan konsultasi (consulting activities), yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dalam usaha meningkatkan kegiatan operasional sebuah organisasi. Kegiatan ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan cara menggunakan pendekatan yang sistematis dan teratur untuk menilai dan meningkatkan efektifitas dari proses manajemen risiko, kontrol (pengendalian), dan tata kelola (governance process).
Misi Audit Internal adalah membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran, dan rekomendasi untuk meningkatkan dan menjaga kontrol di dalam perusahaan agar operasi bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
Company’s responsibilities as a public company.
• Corporate Secretary is appointed, dismissed and responsible to the Board of Directors of the Company. In 2017, Corporate Secretary has facilitated and organized AGMS and Public Expose, coordinated the publication of Annual Report and timely conducted all the Company’s duties to OJK and Stock Exchange.
In 2017, Corporate Secretary has attended seminar and trainings on stock market held by OJK, BEI, KSEI, AEI or other parties.
Currently the position of Corporate Secretary is held by: EDDI KURNIADI
68 years, Indonesian citizen
Graduated S1 Accountancy at the Faculty of Economics of Universitas Padjajaran, graduated in 1978. He started his career at PT INALUM (1978-1981), and joined the Company in 1981.
He was appointed to be an Office Manager (1981), Administrative Manager (1982-1985), Finance & Accounting Manager (1985-1990), and has been appointed as the Company’s Corporate Secretary in 1990.
Actively attending seminars an regulation and rules on stock market and taxation.
4. INTERNAL CONTROL DIVISION (INTERNAL AUDIT)
Establishment of Internal Audit Division is a commitment of the Company to comply with Indonesian regulations Financial Services Authority (OJK) and in line with the Company’s efforts to increase the value of strong internal governance and improve the Company’s operations. Internal Auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve Company’s operational activities.
Internal Auditing helps the Company to achieve its objectives through a systematic and regular approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, controlling, and governance processes.
The Mission of Internal Audit is to assist the management in performing as duty by presenting analysis, suggestion, and recommendation to increase and to maintenance control s0 that Company’s operation could run effectively and efficiently.
92
PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING COMPANY Tbk Laporan Tahunan 2017Tujuan utama Divisi Internal Audit adalah untuk membangun, menilai, dan memelihara sistem pengendalian intern yang memadai, sehingga memperoleh keyakinan terhadap : • Reabilitas dan integritas informasi,
• Kesesuaian dengan berbagai kebijakan, rencana, dan prosedur yang berlaku di Perseroan serta per-undang2- an.
• Perlindungan terhadap harta Perseroan,
• Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien, • Tercapainya berbagai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Kegiatan Internal Audit :
• Mengevaluasi kontrol dan memberi saran kepada manajer di semua level.
• Mengevaluasi risiko
• Menganalisis operasi dan mengkonfirmasi informasi • Bekerja sama dengan penyedia jasa pemberi keyakinan
lainnya.
Divisi Internal Audit bertanggung-jawab untuk membantu Direksi dalam menjalankan fungsi pengendalian terhadap seluruh kegiatan operasional Perseroan. Divisi Internal Audit berkewajiban utuk menyusun rencana, melaksanakan, melakukan koordinasi, dan mengendalikan kegiatan- kegiatan audit di internal Perseroan. Divisi Internal Audit juga diharapkan dapat memberikan masukan berupa opini yang obyektif dan memberikan saran-saran yang diperlukan oleh Direksi Perseroan.
Divisi Internal Audit bertanggung-jawab langsung kepada Direksi Perseroan. Kepala Divisi Internal Audit diangkat dan diberhentikan oleh Direksi Perseroan.
Pada tahun 2017 organisasi Divisi Internal Audit terdiri dari 4 bagian, yaitu :
1. Sales Distribution Area 1, 2. Sales Distribution Area 2,
3. Production and Supply Chain & Purchasing, dan
4. Information Technology, Financial & Accounting, dan HRD.
Masing-masing bagian dipimpin oleh seorang Supervisor Audit, dan memiliki 18 orang Audit staf yang berlatar belakang pendidikan sarjana jurusan akuntansi.
Pada tahunbuku 2017 Divisi Internal Audit melakukan audit secara berkala atas kegiatan operasional di divisi Sales & Distribution di 21 Kantor Penjualan di Pulau Jawa dan juga distribusi penjualan melalui jaringan Supermarket dan Distributor di lar Pulau Jawa.
Divisi Internal Audit juga melakukan audit atas kegiatan operasional di bagian Produksi, Supply Chain, Information & Technology, Financial & Accounting, Marketing, dan bagian HRD.
Audit tidak hanya mencakup aspek finansial dan operasional, namun juga aspek kepatuhan terhadap aturan dan kebijakan Perseroan.
The objective of Internal Audit Division is to uphold, appraise, and to maintain internal control system to achieve confidence on:
• Reliability and integrity of information.
• Conformity with all decision, plan, and procedure applies within the Company and national laws.
• To protect the Company’s asset.
• Economical and efficient usage of resources. • Completion of all objectives set forth
Internal Audit Activities:
• Evaluates control and give suggestion to all managers • Risk Evaluation
• Analyzing operation and confirming information • working hand in hand with all other auditing services
The Internal Audit Division is responsible to assist the Board of Directors in exercising control of all operational activities of the Company. Internal Audit is responsible to establish a plan, to conduct coordination and to control internal audit activities within the Company, and to provide necessary advise to the Company’s Directors.
Internal Audit is directly responsible to the Directors. Head of Internal Audit Division is appointed and dismissed by the Board of Directors.
In the year 2017 the Internal Audit consisted of 4 division: 1. Sales Distribution Area 1,
2. Sales Distribution Area 2,
3. Production and Supply Chain & Purchasing, dan
4. Information Technology, Financial & Accounting, dan HRD.
Each leaded by an Audit Supervisor and having 18 audit staff graduated from the bachelor of accounting.
In 2017 the Division of Internal Audit conducted periodical audits on the operational activities of the Sales and Distribution Division. The Audits were carried out in all representative offices in Java totaling 21 sales offices and distribution through a network of supermarkets and distributors outside of Java.
Internal Audit Division also carrying out audits in Production, Supply chain, Information & Technology, Financial & Accounting, Marketing, and HRD.
Audit done is not only covers financial and operational aspects, but also conformity to the rules and decisions made by the company.