2017 Annual Report
Untuk meningkatkan kemampuan, potensi, dan profesionalitas dan kompetensi seluruh staf Divisi Internal Audit, Perseroan secara berkala selalu memberikan pelatihan kepada seluruh staf Internal Audit, baik yang diadakan di internal perusahaan, maupun yang diadakan di luar perusahaan.
Perseroan telah memiliki Piagam Internal Audit (Internal Audit Charter)
Pada tanggal 31 Desember 2017 divisi Internal Audit dipimpin oleh :
NURMANSYAH 64 tahun, WNI
Lulusan Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran, Jurusan Akuntansi, tahun 1986.
Meniti karir di Kantor Akuntan Publik SGV Utomo (1980 – 1986), PT Chevron Pacific Indonesia serta Dana Pensiun Chevron( 1987 – 2013), dan Conoco Phillips Indonesia (2013 - 2015).
Mulai bergabung dengan Perseroan sejak tahun 2016 sebagai Internal Audit Manager.
5. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (INTERNAL CONTROL)
Sistem pengendalian internal Perseroan dijabarkan dalam bentuk perencanaan yang meliputi seluruh kegiatan operasional Perseroan dengan tujuan menjaga eksistensi dan keamanan harta milik Perseroan, memeriksa kebenaran data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya seluruh kebijakan-kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Untuk dapat mencapai hal tersebut, dalam menjalankan kegiatan usahanya Perseroan dipimpin oleh para Direksi yang sangat berpengalaman dalam core business perusahaan, dibantu oleh para manajer yang berpengalaman, memiliki integritas yang tinggi, dan berkompeten di bidangnya masing-masing. Selain itu Perseroan selalu menyesuaikan kegiatan operasionalnya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi terkini baik dalam bidang keuangan, produksi, maupun bidang pemasaran.
• Di bidang keuangan
Pada saat ini Perseroan menerapkan sistem aplikasi ERP Oracle, yang terintegrasi mulai dari budgeting system sampai dengan sales and distribution system. Perseroan melakukan pengendalian keuangan dengan ketat melalui sistem otorisasi yang bertingkat, dimana setiap penggunaan dana harus melalui persetujuan dari pejabat yang berwenang di bidangnya.
• Di bidang produksi
Perseroan juga telah menggunakan High Technology Production System, yaitu suatu model sistem produksi yang terintegrasi mulai dari proses produksi sampai menjadi barang jadi, kemudian masuk ke gudang
To improve the ability, competence, and professionalism of Audit Staff, the Company regularly provides training to all Audit staff performed either within the Company or held outside the Company.
The Company already has an Internal Audit Charter.
On December 31, 2017 Internal Audit division is led by :
NURMANSYAH
64 years, Indonesian citizen
Graduated from Faculty of Economics, Department of Accounting, University of Padjadjaran, Bandung, in 1986. His started his career at SGV Utomo (1980-1986), PT Chevron Pacific Indonesia (1987-2013), and Conoco Phillips Indonesia (2013-2015). Joined the Company in 2016 as Internal Audit Manager.
5. INTERNAL CONTROL SYSTEM
The Company’s internal control system is described in the form of a plan that covers all of the Company’s operational activities with the objective of maintaining the existence and security of the Company’s assets, verifying the accounting data, and encouraging compliance with all established management policies.
To be able to achieve that, In carrying out its business activities the Company is led by the Board of Directors who are highly experienced in the Company’s core business, assisted by managers who have experience, high integrity, and competence in their respective fields. In addition, the Company has always developed its operations by utilizing the latest technological developments in the field of finance, production, and marketing fields.
• In finance
The Company has implemented the Oracle ERP application system that integrated from budgeting system to the sales and distribution system. The Company conducts strict financial control through multilevel authorization system, where every funds usage must receive the approval of the competent authority in its field.
• In production
The Company has also used High Technology Production System, which is an integrated production system model from production process to finished product, then go into the warehouse through the automatic conveyor system.
94
PT ULTRAJAYA MILK INDUSTRY & TRADING COMPANY Tbk Laporan Tahunan 2017penyimpanan melalui sistem ban berjalan secara otomatis. Alur semua proses produksi termonitor pada layar dan dikontrol didalam ruang kontrol produksi. Selain itu hasil produksi selalu diawasi oleh Quality Control sehingga dapat dipastikan produk Perseroan terjamin kualitasnya.
• Di bidang pemasaran
Perseroan selalu menjamin ketersediaan produk di pasar, melakukan riset dengan memperhatikan kepentingan konsumen, dan melakukan kegiatan-kegiatan maupun memberikan pendidikan kepada setiap lapisan masyarakat mengenai manfaat-manfaat kebiasaan minum susu setiap hari. Dengan demikian pangsa pasar tetap terjaga dan Perseroan tetap menjadi pemimpin pasar.
• Di bidang pengelolaan dan pengendalian perusahaan Manajemen Perseroan menetapkan perencanaan dan
target-target akan yang menjadi ukuran atas keberhasilan kegiatan Perseroan, baik untuk jangka pendek secara tahunan maupun jangka menengah dan panjang. Perseroan telah menempatkan seorang Financial Controller untuk membantu pimpinan Perusahaan dalam melakukan review atas kesesuaian antara hasil operasional perusahaan yang sedang berjalan dengan target yang telah ditetapkan.
6. MANAJEMEN RISIKO
Dalam menjalankan kegiatannya Perseroan menghadapi risiko usaha dan risiko keuangan tertentu yang berada di luar kendala Perseroan.
Seiring dengan perkembangan Perseroan, maka risiko yang harus dihadapi Perseroan pun semakin luas dan variatif. Dituntut kemampuan yang prima dari pihak manajemen dalam melakukan proses indentifikasi, analisa dan evaluasi atas risiko, agar risiko-risiko tersebut dapat dikenali dan dikendalikan dengan tepat.
Tujuan manajemen risiko Perseroan secara keseluruhan adalah untuk secara efektif mengendalikan risiko-risiko ini dan meminimalisasi pengaruh merugikan yang dapat terjadi. Risiko-risiko tersebut antara lain adalah:
a. Risiko Usaha
• Mutu Produk
Perseroan menghadapi risiko gangguan mutu produk yang dapat terjadi karena penyediaan bahan baku yang kurang baik atau karena gangguan pada waktu proses produksi. Untuk menanggulangi masalah penyediaan bahan baku yang kurang baik Perseroan berusaha untuk selalu membina hubungan yang baik dengan para peternak, koperasi-koperasi, dan para pemasok lainnya agar mendapatkan bahan baku yang berkualitas.
The work flow of all production process is monitored on screen and controlled in the production control room. In addition, production is monitored by the Quality Control to ensure the Company’s products quality.
• In marketing
The Company always guarantees the availability of products in the market, conducts research with attention to the interests of consumers, and conducts activities as well as provides education to every level of society about the benefits of drinking milk every day. Thus the market share is maintained and the Company remains the market leader.
• In management and control of the company
Top management sets out the plans and targets that will be a measure of the success of the Company’s activities, both on a yearly basis and mid-term and long-term.
The Company has placed a Financial Controller to assist the Top management in reviewing the suitability of the ongoing operating results of the company against the established targets.
6. RISK MANAGEMENT
In carrying out its activities, the Company faces the business risks and financial risks which is beyond the constraints of the Company.
Along with the development of the Company, the risks to be faced by the Company is increasingly widespread and varied. There is sufficient ability of the excellent management in identifying, analyzing and evaluating the risks, so that risks can be recognized and controlled appropriately.
The Company’s overall risk management goal is to effectively manage these risks and minimize the adverse effects that may occur.
These risks include: a. Business Risk • Product Quality
The Company faces the risk of impaired product quality that may occur due to the adverse supply of raw materials or because of interference during the production process. To overcome the problem of adverse raw material supplies, the Company strives to always maintain good relationship with farmers, cooperatives, and other suppliers in order to obtain high quality raw materials.