I o = Nilai Investas
EKSTERNAL PETANI 2 Desakan pedagang pengumpul
7.1. Tahapan Strategis Pembangunan Jaringan
1. Tahap Pertama : Penetapan dasar organisasi jaringan
Tahap pertama menyelesaikan lima bagian pekerjaan penyiapan jaringan yakni: penataan organisasi, keanggotaan, penataan proses, penyiapan fasilitas dan petugas pelaksana. Tujuannya adalah :
a. Menghasilkan cetak biru pengorganisasian jaringan dengan menetapkan kewenangan pusat manajemen, kelompok petani, petani anggota dan fasilitator. Mengelompokkan fungsi dan menempatkan pada pelaksana fungsi. Menetapkan garis komunikasi dan bagaimana pemrosesan dan aliran informasi. Pengaturan lingkup keputusan dan bagaimana disebarkan ke setiap anggota untuk mencegah timbulnya konflik internal.
b. Menyelesaikan pendeskripsian hak dan kewajiban anggota, ruang lingkup tanggung jawab anggota dan mekanisme koordinasi anggota dan kelompok.
c. Menghasilkan keterhubungan proses, dan data kemampuan proses yang sanggup dilakukan oleh anggota, siapa yang akan mengerjakan bagian proses yang mana dan keterhubungan proses satu sama lain. Seluruh prosedur diuraikan dengan jelas, demikian pula penetapan titik kendali dari setiap proses dan menjadi manual organisasi jaringan.
d. Mempersiapkan fasilitas mencakup lokasi kantor untuk pusat manajemen, gudang penyimpanan, lantai pengeringan dan alat bantu kerja lainnya.
e. Mempersiapkan petugas pengelola di pusat manajemen jaringan sehingga kegiatan dalam lingkup fungsi hubungan eksternal mulai dilakukan.
Peletakkan dasar organisasi pada tahap pertama ini dengan memperhatikan hasil sintesa ISM terhadap sub-elemen struktur dan sistem organisasi pada elemen tujuan. Kejelasan pengorganisasian akan membantu calon anggota membandingkan dan mempelajari apa manfaat yang akan diperoleh bilamana menjadi anggota jaringan. Penjabaran
konsep pada tahap pertama memerlukan kegiatan berpikir secara konseptual sehingga peran pemrakarsa menjadi tinggi.
Aktivitas kunci yang dihasilkan dari sintesa ISM yakni survei lokasi, telah mulai dilaksanakan pada tahap pertama sehingga petani anggota dari beberapa daerah sumber pasokan yang telah tergerak bergabung dapat ditempatkan pada kelompoknya. Bersamaan dengan pertambahan jumlah petani bergabung dengan jaringan, fasilitator akan terus mensosialisasikan manfaat berjejaring. Mekanisme penerimaan anggota diatur sebagaimana Gambar 26 berikut ini.
Mulai
Analisis kesediaan petani bergabung
tinjauan status saat ini (kontrak)
Analisis potensi petani andalan, untuk fasiltator Potensi lahan, tanaman obat, kondisi ikatan dengan pihaklain Menolak ?
Analisis kesediaan memenuhi norma organisasi
tinjauan sikap dan perilaku
Rujukan norma: integritas, komitmen, kerjasama Bersedia ? tidak tidak ya ya Kompetensi sesuai ? Kriteria fasilitator Pengembangan/ pendampingan
Sesuai ? Petani, fasilitator terdaftar
Selesai tidak ya Kepemimpinan, penerimaan lingkungan, pengetahuan Tetap mekanisme dagang/ tidak terikat
tidak
ya
Siapa sebaiknya menjadi fasilitator diperoleh berdasarkan informasi dari petugas pemrakarsa industri atau mitra kerja di desa. Fasilitator dimaksud dapat berasal dari petani, tokoh non petani yang memiliki kemampuan mengkoordinasikan kegiatan dan memahami tanaman obat. Apabila setelah dilakukan survei, ternyata tidak terdapat orang yang tepat sebagai fasilitator, maka industri dapat menempatkan petugasnya sementara waktu sambil melakukan pembinaan atau meminta bantuan pemerintah untuk menempatkan petugas berkemampuan guna memfasilitiasi kegiatan kelompok.
2. Tahap Kedua : Operasionalisasi kegiatan
Setelah tahap penyusunan organisasi jaringan selesai, maka tahap kedua adalah melaksanakan pengoperasian kegiatan dengan sasaran terselenggaranya proses produksi, pemasaran dan pengendalian keuangan secara tertib dan terkendali. Kinerja pengelolaan operasi dinyatakan dengan tingkat penolakan bahan baku rendah, perolehan harga premium, kesesuaian jumlah produksi dengan serapan pasar guna mencegah bahan baku tertahan di gudang.
Perincian ruang lingkup kegiatan pada tahap kedua sebagai berikut : a. Mencari anggota sehingga mencapai jumlah petani sesuai target. b. Melaksanakan sosialisasi secara intensif kepada industri dengan
sasaran pengenalan dan perluasan pembeli.
c. Mengoperasikan transaksi dengan pembeli dan penyaluran bahan baku dalam waktu, jumlah dan tingkat mutu yang sesuai lebih giat dilaksanakan dengan bantuan dari pemrakarsa. Keberhasilan pada tahap ini ditunjukkan dengan kesediaan industri membeli bahan baku yang dipasok.
d. Melaksanakan pembelajaran anggota dan petugas pusat manajemen jaringan dalam mengelola organisasi jaringan. Pembelajaran mencakup perencanaan pengadaan dan pemasaran berdasarkan analisis permintaan dan penawaran, pengambilan keputusan, pengelolaan persediaan, manajemen transportasi dan pembukuan.
e. Mengalihkan pengetahuan dari petugas pemrakarsa yang memiliki kemampuan pengelolaan kepada fasilitator dan pengelola pusat manajemen jaringan, sehingga secara bertahap peran industri dikurangi.
f. Mencari akses modal mengingat faktor tersebut menjadi kendala pada pembangunan jaringan sebagaimana hasil sintesa ISM. Terdapat alternatif sumber modal yakni pinjaman bank, pinjaman industri berupa uang muka pembelian bahan baku dan iuran anggota yang jumlahnya ditetapkan oleh organisasi. Jaringan dapat mengusahakan pencarian pinjaman kepada lembaga pembiayaan untuk kepentingan anggota. Apabila petani kurang memiliki kemampuan melakukan pembayaran iuran anggota secara sekaligus, maka diatur penempatan uang muka dalam prosentase yang disepakati dari total dana penempatan yang ditetapkan. Sisa kewajiban diangsur dari hasil penjualan bahan baku. Pemerintah dapat mengambil peran memfasilitasi kemudahan pinjaman dari pihak pemberi pinjaman.
Bilamana dua tahapan strategis telah dikuasai maka peran pemrakarsa dapat berangsur berkurang dan dialihkan pada pengelolaan terkendali yang dilakukan oleh anggota dan pengurus.
Guna melaksanakan aktivitas operasional pusat manajemen jaringan, pekerjaan dikelompokkan menjadi dua bagian yakni operasional dan keuangan - administrasi umum. Bagian operasional mencakup kegiatan pokok :
1. pengadaan bahan baku, 2. pembinaan anggota dan 3. pemasaran.
Kegiatan pengadaan bahan baku mencakup : perencanaan dan pendataan produksi, penyiapan pasokan, pengendalian mutu dan penyimpanan. Pengaturan arus masuk dan keluar bahan baku dikelola berdasarkan perhitungan saat panen, persediaan bahan baku di gudang dan perkiraan permintaan.
Pembinaan anggota merupakan aktivitas yang dilakukan oleh fasilitator untuk meningkatkan kemampuan anggota dari segi : budidaya, pascapanen dan berorganisasi. Petani diajak untuk berusaha secara profesional dengan mengedepankan komitmen.
Kegiatan pemasaran merupakan serangkaian aktivitas perencanaan target pasar, membina hubungan untuk mempertahankan pembeli, melakukan aktivitas pemasaran, dan menyalurkan bahan baku.. Perluasan pasar akan menjadi perhatian guna memperbesar kemungkinan menyalurkan pasokan anggota.
Desain organisasi yang bertumpu pada peran aktif anggota akan meminimalisir penggunaan pegawai tetap di pusat manajemen sehingga menekan pengeluaran biaya tetap. Bagian keuangan dan administrasi umum mencakup kegiatan pendukung yakni :
(1) akunting dan keuangan
(2) administrasi dan pengelolaan orang
Kelompok keuangan dan administrasi umum akan mengelola aktivitas uang masuk dan keluar, pencatatan keuangan, pengadaan fasilitas organisasi, hubungan dengan lembaga pembiayaan, legalitas dan izin- izin, serta pengelolaan tenaga kerja.
Pengelola pusat manajemen jaringan adalah manajer yang dibantu oleh petugas pelaksana yang menangani operasional dan pengendalian keuangan. Petugas pelaksana operasional bertanggung jawab memantau pergerakan harga tanaman obat dari berbagai sumber pasokan dan harga jual yang ditetapkan oleh pengumpul dari berbagai daerah, berkunjung kepada kelompok petani dan aktivitas berkaitan pemrosesan permintaan dan pasokan. Petugas pelaksana keuangan bertanggungjawab dalam pengendalian arus kas, pengelolaan fasilitas/ aset lembaga, pembayaran berbagai pihak, pembagian sisa hasil usaha, hubungan dengan lembaga pembiayaan, pengolalaan pelaksana dan buruh kerja.
Manajer, bertanggung jawab atas pencapaian kinerja jaringan ditinjau dari keterlibatan anggota, perolehan pendapatan organisasi, dan penjualan / penyaluran bahan baku kepada pihak industri. Manajer
memastikan bahwa perencanaan dan pengendalian staf di bawahnya berjalan dengan baik. Melalui kemampuan berkomunikasi, terdapat kemungkinan diperoleh dana bantuan ataupun pembinaan bekerjasama dengan agroindustri farmasi, departemen teknis atau pemerintah daerah setempat. Setiap individu dapat menjadi manajer dengan syarat memenuhi kelayakan kompentensi generik, teknikal dan manajerial.
Manajer digaji dengan standar upah minimum regional ditambah dengan tunjangan jabatan. Tenaga pelaksana diperhitungkan mendapatkan upah setara dengan upah minimum regional. Bilamana kegiatan jaringan berkembang, dimungkinkan derajad bagian operasional yang dipimpin oleh seorang kepala bagian operasional dan tidak sekedar seorang staf dengan cakupan tanggungjawab yang lebih luas dalam pensupervisian.
Mekanisme pengkoordinasian kegiatan dilakukan melalui pertemuan reguler pusat manajemen dengan fasilitator sehingga senantiasa dapat disampaikan kondisi pasar tanaman obat. Pada tahap ini, pemrakarsa memperkenalkan cara menilai kinerja jaringan secara kuantitatif yang mencakup kinerja : pemasaran, keuangan, operasional / proses internal, dan pembelajaran.
3. Tahap ketiga : Pembinaan Jaringan
Sasaran pada tahap ini adalah memperbaiki fungsi jaringan yang dinilai belum efektif, tercapai pengelolaan operasional berupa kapasitas produksi dan mutu produk, kinerja hubungan antar anggota dan perubahan perilaku anggota. Anggota didorong untuk menganalisis rantai proses yang belum menunjukkan kinerja sebagaimana diharapkan, menilai kembali anggota yang belum terlibat aktif, dan koordinasi yang masih belum berjalan sebagaimana diharapkan. Permasalahan di lapangan dianalisis di dalam kelompok untuk dicari solusinya. Berapa lama tahapan ketiga ini berlangsung, tergantung dari kemajuan pembentukan kelompok dan kemandirian pengelola.
Bilamana target pada tahap ketiga tercapai, menjadi tanda bahwa perangkat organisasi siap memasuki tahap keempat yakni pengelolaan mandiri dimana keterlibatan industri diganti dengan partisipasi anggota dan pengelola pusat manajemen. Kehadiran industri hanya dilakukan dimana diperlukan dan bertindak sebagai konsultan organisasi.
Dalam kegiatan jaringan yang melibatkan banyak individu, diperlukan pengambilan keputusan yang tepat dalam menyelesaikan berbagai permasalahan. Lingkungan bisnis yang berubah cepat sering memerlukan keputusan lebih cepat, yang dapat berakibat pada mutu pengambilan keputusan (Turban, Aronson dan Peng Lian, 2005). Pengambilan keputusan semakin kompleks bilamana melibatkan beberapa orang di dalam kelompok.
Area pengambilan keputusan dibagi menjadi dua yakni keputusan strategis dan teknis sebagai berikut :
a. Keputusan teknis operasional adalah keputusan yang diambil oleh kelompok mencakup cara bagaimana anggota berkontribusi dan bagaimana pelaksanaan teknis diselenggarakan mencakup: budidaya dan usaha tani, pengelolaan aktivitas, mekanisme pemecahan masalah anggota dan berpendapat. Dengan bantuan fasilitator, keputusan teknis dikelola sejalan dengan keputusan yang ditetapkan oleh pusat manajemen jaringan.
b. Keputusan strategis berada pada pusat manajemen jaringan mencakup : pemasaran, pengembangan usaha, keorganisasian, dan pemberdayaan anggota dengan cakupan yang lebih luas untuk kepentingan seluruh anggota. Keputusan strategis akan menjadi anutan dari seluruh anggota. Bagan di bawah ini akan menunjukkan bagaimana dua keputusan ditetapkan oleh lembaga jaringan.
Analisis persaingan - pergerakkan harga - pendekatan pesaing - jumlah pesaing Analisis Kebutuhan - pergerakkan permintaan - pergerakkan harga industri - perkembangan pasar agroinidustri Lingkungan Industri dan Jauh
- peraturan - inflasi - suku bunga
Analisis pengadaan nasional
- pasokan desa - nasional - produksi petani non
anggota - prediksi stock Analisis faktor pendukung - ketersediaan gudang - kemungkinan dana pinjaman - penyediaan buruh KEPUTUSAN STRATEGIS Mulai Data lengkap tidak ya
(1). Total ped pengumpul, Jml serapan tan obat, harga
beli.
(2). Total permintaan industri. (3). Harga beli AIF (Ai
Mancur,
Sidomuncul, Nyonya Meneer
Jago)
(4). Suku bunga kredit. Tkt inflasi (5), Sewa,lokasi, luas gudang, biaya buruh. Kebijakan pembelian,tingkat kualitas dan harga Harga sesuai Jumlah stock gudang
Jumlah penyaluran Rujukan Lokasi gudang, FIFO ya - Keputusan harga - Kebijakan produk (jenis,
tingkat mutu, pasokan) - Jumlah pembelian Kapasitas ? Sewa < /= batas ? Penetapan lokasi penyimpanan KEPUTUSAN OPERASIONAL tidak Selesai ya tidak
4. Tahap keempat : Pengelolaan Mandiri
Tanggung jawab pengelolaan jaringan pada tahap ini telah diserahterimakan kepada petani. Dengan demikian rekayasa rantai pasokan berbasis jaringan yang dimiliki sepenuhnya oleh anggota terwujud. Indikator jaringan siap berada pada tahap pengelolaan mandiri ditunjukkan dengan:
1. kemampuan pengelolaan sepenuhnya dilakukan oleh petani, fasilitator dan pengurus,
2. proses bisnis berjalan,
3. pengelolaan administrasi terpenuhi, 4. cara petani beraktivitas telah tepat.
Kondisi dimana kegiatan rutin berjalan sesuai proses bisnis dengan tingkat kesalahan rendah menunjukkan proses pembelajaran telah berjalan baik. Aktivitas kerja jaringan yang berada dalam tanggung jawab masing-masing bagian mengikuti proses bisnis sebagaimana diterakan pada gambar 28. Masing – masing penanggung jawab bagian melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan dalam proses bisnis.
Kegiatan pemasaran Industri Pelaksana operasional Manajer P e rk ira a n ke b u tu h a n b a h a n b a ku P e re n ca n a a n p e n g a d a a n b .b a k u P e m b e lia n P e n g o la h a n P e n y im p a n a n P e n ya lu ra n E va lu a si p e n ca p a ia n Pengadaan fasilitas pergudangan, transportasi Penyediaan buruh operasional Keuangan/ dana operasi Kegiatan pendukung Kegiatan operasi
Staf akunting dan administrasi umum P e m b in a a n p e ta n i Pusat penyimpanan data Kegiatan Sosialisasi Petani anggota Lembaga teknis
Gambar 28 Kegiatan operasi pusat manajemen jaringan.
Keberhasilan jaringan diukur dari : a. keuntungan, arus kas,
b. pertumbuhan permintaan, c. tingkat penolakan produk, d. umur keanggotaan dan e. tingkat kepuasan pelanggan.
Tolok ukur tersebut merefleksikan kemampuan operasional jaringan memuaskan pembeli industri, maupun memenuhi komitmen organisasi memberikan nilai lebih bagi anggota dalam wujud kepuasan, pembinaan dan kemajuan. Efektivitas pengelolaan diwujudkan dari seberapa cepat permintaan pasok bahan baku dapat dipenuhi kepada pembeli. Dalam pemenuhan permintaan pasokan, tenggang waktu (lead time)
diperhitungkan secara seksama dengan menganalisis waktu pengalihan permintaan kepada masing-masing anggota, melakukan pengumpulan bahan baku dan memproses sesuai persyaratan yang diminta.