Abubakar, Erwin, 2001, Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU; Medan.
Baridwan, Zaki, 2012, Intermediate Accounting,Edisi Kedelapan, Badan Penerbit FE - UGM, Yogyakarta.
Harahap, Sofyan Syafri, 2001, Sistem Pengawasan Manajemen, Pustaka Quantum, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat; Jakarta.
Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fees, 2008, Prinsip Akuntansi, Edisi 21, Penerjemah : Aria Farahmita, Amanungrahani, dan Taufik Hendrawan, Salemba Empat, Jakarta.
S.R, Soemarso, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Lima, Salemba Empat,
A. Pengertian Sistem Pengawasan Kas Kecil
Perkembangan suatu perusahaan baik itu kemajuan ataupun mungkin
kemunduran perusahaan dipengaruhi oleh gaya dan cara manajemen yang
diterapkan di tubuh perusahaan tersebut. Sedangkan untuk menilai berhasil atau
tidaknya suatu perusahaan sangat bergantung pada kemampuan manajemen dalam
menjalankan tugasnya, yang ditunjukkan melalui laporan keuangan yang
disajikan, dalam hal ini pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen
untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar
dapat berjalan dengan baik.
Setiap perusahaan memerlukan kas dalam menjalankan aktivitas usahanya
baik sebagai alat tukar dalam memperoleh barang atau jasa maupun sebagai
investasi dalam perusahaan tersebut. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian
kas, Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85)memberikan pengertian sebagai
berikut : “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Menurut Baridwan (2003 : 85)
“ kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran
Dalam neraca kas meruakan aktiva yang paling sering berubah. Hampir dalam
setiap transaksi dengan pihak luar akan selalui mempengaruhi kas.
Menurut Soemarso, (2004 : 320) :
“ Kas adalah segala sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat
tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai
nominalnya”.
Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi
perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para
pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposit,
yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau
bilyet).Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam
neraca.Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara
langsung dalam hamper semua transaksi. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :
1. Kas selalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
2. Kas merupakan harta yang siap dan mudah utnuk digunakan dalam
transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan
beragam tanpa tanda pemilik.
3. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga sedemikian
rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengelolaan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
2. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki.
3. Penggunaannya secara bebas.
4. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
Kas terdiri dari saldo kas yang ditangan perusahaan dan termasuk rekening
giro.Setoran kas adalah asset yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka
pendek, bukan untuk investasi dan dengan cepat dapat dijadikan menjadi kas.
Sedangkan Pengawasan berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan,
maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan
tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana-rencana.
Kas kecil pada penggunaannya ditujukan untuk pembiayaan pengeluaran yang
nominalnya cenderung kecil. Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah uang kas atau
unag tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
kecil yang kurang ekonomis apabila dibayar dengan cek, yang biasanya digunakan
untuk pembiayaan perangko, materai, alat tulis kantor dan sebagainya.
Menurut Soemarso, (2004 : 320) :
“sejumlah uang tunai tertentu yang disihkan dalam perusahaan dan
digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya
pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran yang jumlahnya tidak besar,
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin
dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan
mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan
mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana
tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan
dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan
tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan tujuan dibentuknya kas kecil pada
dasarnya adalah :
1. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil.
2. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.
3. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis apabila
dibayar dengan cek.
4. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan.
5. Untuk membantu administrasi kantor atau sekertaris dalam melaksanakan
tugasnya, yaitu memberikan palayanan kepada kolega dan pelanggan.
Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan dua cara :
Ialah dengan menyediakan sejumlah uang tunai dalam jumlah yang tidak tetap
yang tergantung kepada besarnya pengeluaran perusahaan yang nilainya
dianggap yang diduga akan terjadi untuk periode tertentu.
2. Imperest Fund Method.
Ialah dengan menyediakan sejumlah uang tunai yang ditaksir dapat membayar
semua pengeluaran perusahaan yang nilainya dianggap kecil untuk setiap
periode tertentu.
Prosedur Penanganan Kas Kecil
1. Administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas
kecil kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan
melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui
oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana
pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
3. Administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke
dalam bukti kas masuk , ditanda tangani oleh administrasi kantor atau
sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh
pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri
dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek).
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus
yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan
dalam lemari yang terkunci.
6. Bukti kas masuk disimpan dalam orner.
7. Administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan.
8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar dengan bukti transaksi
penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi dan menyertakan nomor
bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar.
10.Catat dan masukkan data bukti kas keluar ke dalam buku kas sesuai dengan
sistem yang digunakan.
11.Simpan semua dokumen pengeluaran pada orner.
12.Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan
bukti-bukti transaksinya.
Menurut Abubakar, (2001:83) :
“Sistem pengawasan intern suatu organisasi/perusahaan terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang
Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat
pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan
prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang
disajikan dapat dipercaya kkeabsahannya
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta
perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan
penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengawasan Internal Kas Meliputi 3 hal, yaitu :
1. Pengawasan Akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur
serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan
dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun
sedmikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikia rupa sehingga memungkinkan
ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
akutansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan
menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahaan.
c. Penguasaan atas harta perusahaan diberikan hanya dengan persetujuan
atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang
tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta
yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil
jika terjadi perbedaan.
2. Pengawasan Administartif
Pengawasan administrated meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana
serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan
keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi
wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut
merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan
tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi
atau transaksi.
3. Pengawasan Penggunaan
Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mengetahui apakah suatu
barang atau inventaris sudah benar penggunaannya.Penggunaan ini
penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti
keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan
Menurut Suharli (2006:173) :
“ Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka
waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah
tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.
Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut :
a. Struktur organisasi yang baik.
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas.
c. Sistem akuntansi yang baik
d. Kebijaksanaan personalia yang baik.
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap.
f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah
dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin
bahwa :
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah
ditetapkan
b. Kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima
c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek
perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang
serius oleh manajemen.dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus
diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas
pengguna manajemen.
Secara garis besar pengawasan harus diarahkan kepada dua hal, yaitu :
administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen
terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran
operasi perusahaan/instansi.
b. Menghindari terjadinya kas yang menganggur.
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian- kerugian
sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan
wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya
pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi
lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas
juga.
b. Kas merupakan asset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama
c. disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah,
kemungkinan perkreditan juga akan salah.
d. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika
salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
e. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya
kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internalvkas bertujuan untuk melindungi
harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan
dan penyalahgunaan harta perusahaan.
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Kas
1. Tujuan Sistem Pengawasan kas
Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengawasan
internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang
dilakukan terhadap kas.Pengawasan internal kas tercakup dalam suatu
pengawasan internal kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan internal kas adalah :
a. Diperolehnya data / informasi mengenai kas yang sebenarnya.
b. Untuk mengecek kecermatan antara dana dari catatan menurut pembukuan
dengan saldo kas yang sebenarnya.
c. Untuk mengecek pelaksanaan kegiatan / aktivitas mengenai kas sehingga
apabila terjadi penyimpangan dari system yang diterapka dapat diambil
Pengawasan terhadap kas dapat diterapkan dengan cara, yaitu :
1) Pengawasan terhadap penerimaan kas.
Sumber penerimaan uang kas yang lazim dalam perusahaan berasal dari
penjualan tunai, penerimaan kas pelunasan piutang untuk penjualan kredit, dan
penerimaan lainnya seperti hasil penjualan investasi sementara atau penjualan
aktiva tetap perusahaan. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan
menjadi milik perusahaan maka pengawasan inter yang baik harus diciptakan dan
dibina.
2) Pengawasan terhadap pengeluaran kas.
Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola
sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam
pelaksanaannya yang mengakibatkankerugian perusahaan.Pengeluaran kas
biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan / instansi untuk
berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji
karyawan dan biaya-biaya lainnya.
Adapun tujuan dari sistem pengawasn internal kas adalah sebagai berikut:
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
Tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta
pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggungjawab
secara tepat.
b. Menjaga ketelitian data akuntansi.
Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga ketelitian
data akuntansi yang ada, system tersebut dapat berjalan baik dengan
mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan.
Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat
diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketntuan yang ada
atau tidak.
c. Mewujudkan efisiensi kerja.
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu system dan
prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan/instansi, sehingga
pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen.
Dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah
ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan
dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Fungsi pengawasan internal kas secara umum antara lain ialah untuk
menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya kas dengan
aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan
yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri-ciri dasar dari sebuah
pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :
a. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.
b. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.
c. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari.
d. System voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.
e. Pemeriksaan intern dalam interval waktu yang tak terduga.
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci
yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di
dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan
kepastian pada :
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah, struktur pengendalian internal kas
tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di
dalam catatan akuntansi.
b. Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat.
c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diototisasi, maka dapat
mengakibatkan otorisasi yang curang.
d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat dan hal ini dilakukan guna
e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat.
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk
menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada
berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
f. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien
harus dicatat dalam jurnal.
g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat.
h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan
diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-unsur Pengawasan Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah sebagai
berikut :
1. Suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat.
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab
fungsional dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi
operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk
melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan
merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap
operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data
keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam
rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik
harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan – laporan dengan
ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk
menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan,
harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan
berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi.
b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam setiap
rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal,
pendapatan, dan biaya-biaya.
3. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan
fungsi setiap bagian organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktek yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya.
d. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas
unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggung jawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem
pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat,
prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak
memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem
pengawasan tidak akan berhasil dengan baik.
D. Prosedur Penerimaan Kas PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
(KPBN)
Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan PT. Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara Cabang Medan meliputi serangkaian proses pencatatan,
pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan
penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan
secara manual ataupun menggunakan sistem komputerisasi.
Kas yang diterima oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
Cabang Medan adalah berupa Anggaran Modal Kerja. Adapun prosedur yang
dilaksanakan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan
a. Pihak Perusahaan mengirimkan rencana Anggaran kepada kantor pusat PT.
Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN).
b. Setelah diteliti dan dicermati Rencana Anggaran yang diajukan selanjutnya
akan disepakati dan disetujui oleh pimpinan Kantor cabang yang
bersangkutan.
c. Setelah anggaran disetujui, selanjutnya kantor pusat mengirim dana modal
kerja melalui bank yang ditetapkan untuk selanjutnya diperoleh oleh
perusahaan.
d. Kantor cabang mengambil dana Anggaran melalui Bank yang sudah
ditentukan.
e. Kantor cabang melaporkan bukti penerimaan uang.
f. Mencatat alam buku besar di Bagian Keuangan mengenai Anggaran yang
sudah diterima.
g. Dana digunakan sebagai modal kerja dan biaya operasional kantor cabang.
h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas penggunaan dana tersebut.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
kepada Pusat sebagai pertanggungjawaban.
Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas PT. KPBN adalah
Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi,
pendapatan, dan pembiayaan kantor cabang dalam suatu periode tertentu.
Bagan Prosedur Penerimaan Kas
Cabang Mengajukan
Breakdown
Gambar 3.1
Prosedur Peneriman Kas PT. KPBN
Sumber : www.kpbptpn.co.id
1. Kas kecil pada PT. KPBN
Kas kecil merupakan uang yang sengaja dicadangkan oleh perusahaan
dalam rangka membayar pengeluaran rutin yang nilai nominalnya kurang dari Rp
2.000.000,-. Kas kecil diterima dari hasil permohonan yang diajukan kepada bank
(kas besar) yang nominalnya telah ditetapkan dan disesuaikan dengan kebutuhan
dan kebijakan perusahaan.
Kas kecil dibentuk tujuannya guna mendanai transaksi rutin yang jumlah
atau nominalnya kecil yakni kurang dari Rp 2.000.000,-. Pihak manajemen
perusahaan juga membatasi jumlah kas kecil, yang besarannya ditentukan dari
pemakaian dalam operasionalnya.Dalam hal ini PT. KPBN Cabang Medan
menetapkan besaran nominal kas kecil yang dapat diajukan tidak lebih dari Rp
10.000.000.
Metode dalam pencatatan kas kecil yang diterapkan pada PT. Kharism
Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan adalah Sistem Dana Tetap.
Sistem dana tetap (imperest fund system)
Dalam metode Sistem Dana Tetap, jumlah kas kecil bersifat tetap. Perubahan
jumlah kas kecil akan dilakukan apabila pihak perusahaan menghendakinya.
Prosedur penerimaan kas kecil yang dilaksansakan meliputi serangkaian
proses pencatatan surat, mutasi kas, pembuatan bukti, verifikasi yang kemudian
disetujui dan ditagih melalui kasir dan kemudian dibukukan, yang dapat
dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem komputerisasi. Adapun
prosedur yang dilaksanakan meliputi :
a. Bagian keuangan mengajukan mutasi kas atau bisa juga surat yang didisposisi
Asisten Manajer KSU (Keuangan, SDM, dan Umum) kepada pembuat bukti.
b. Setelah bukti pengajuan dikeluarkan selanjutnya diproses dan dilanjutkan ke
tahap verivikasi.
c. Untuk mutasi kas yang sudah dibuat bukti dan sudah diverifikasi kemudian
akan diajukan untuk disetujui oleh Asisten Manajer KSU (Keuangan, SDM,
Umum). Namun dalam situasi tertentu bukti yang sudah diverivikasi bisa saja
diperiksa kembali oleh Asisten Manajer yang mengakibatkan proses
pengesahan memerlukan waktu yang lebih dari seharusnya.
d. Setelah disetujui oleh Ass. Man. KSU maka mutasi kas selanjutnya akan
disetujui oleh Manajer cabang untuk dapat diproses pada kasir.
e. Kasir mengeluarkan dana dalam bentuk uang nyata, yang kemudian
digunakan untuk kebutuhan operasional kantor.
f. Bagian keuangan membuat pembukuan atas pemasukan dan pengeluaran dana
yang relah diterima.
Bagan Prosedur Penerimaan Kas Kecil
Gambar 3.2
Prosedur Penerimaan Kas Kecil Pada PT. KPB Nusantara
Sumber : www.kpbptpn.co.id
3. Prosedur Kas Keluar (kas kecil)
Surat ASS. Man. KSU
Dibukukan Kasir
Pembuat Bukti
Proses Verifikasi
ASS. Man. KSU Manajer Pembuat
Bukti Verifikasi Mutasi Kas Surat ASS. Man. KSU
Pembuat
Prosedur pengeluaran kas kecil pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara Cabang Medan meliputi serangkaian proses manual maupun
terkomputerisasi mulai dari pencatatan, pelampiran pelengkap dokumen,
pembuatan bukti, verifikasi, persetujuan, pembayaran hingga dibukukan sebagai
pertanggung jawaban.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh PT.
Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan meliputi:
a. Membuat surat memo yang didisposisi Ass. Man. KSU, SUrat permintaan
Barang/Jasa, Surat perintah Pembayaran.
b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang.
c. Membuat bukti pengeluaran uang yang akan ditagihkan.
d. Bukti pengeluaran yang sudah dicetak di verifikasi.
e. Meminta tanda tangan Ass. Man. KSU / Manajer cabang untuk menyetujui
pembayaran.
f. Pencairan dan Mencatat pada buku besar keuangan setiap jumlah uang yang
telah dikeluarkan.
Dokumen pendukung yang digunakan dalam prosedur pengeluaran kas pada PT.
KPBN Cabang Medan terdiri atas :
1. Kwitansi yang harus segera dibayar.
2. Surat perintah pembayaran yang diterbitkan oleh Asisten Manajer KSU
(Keuangan, SDM, Umum)
3. Surat permintaan barang dan jasa.
Bagan Prosedur Kas Keluar
Gambar 3.3
Prosedur Pengeluaran Kas PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang
Medan
F. Sistem pengawasan kas kecil PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
Cabang Medan.
1. Sistem pengawasan penerimaan kas kecil PT. Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara Cabang Medan
Untuk mengawasi prosedur penerimaan kas kecil di PT. Kharisma
Pemasaran Bersama maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut.
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan
pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya
pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan ka, Misalahnya berapa jumlah yang
diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukua, keduanya
dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti-bukti pendukung tetap
disimpan oleh bagian keuangan.
2. Sistem pengawasan pengeluaran kas kecil PT. Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara Cabang Medan
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh PT. Kharisma Pemasaran
a. Perusahaan menetapkan bagian-bagian tertentu yang berwenang untuk
menandatangani kwitansi dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah
tertentu.
b. Penandatanganan alat pembayaran dilakukan oleh sekurang-kurangnya oleh
2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayarkan umumnya mempunyai nomor urut.
d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang berbeda.
e. Bagian keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu
memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenehi syarat pembayaran.
f. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda
lunas dan diberi tanggal sesuai kapan transaksi tersebut terjadi.
Dari defenisi dan keterangan yang dipaparkan diatas, maka dapat dilihat sistem
secara ilmiah dan pelaksanaannya di PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara sudah terlaksana dengan baik, namun tidak terlepas dari perbaikan atau
peninjauan kembali pada bidang atau tahap-tahap tertentu yang diperkirakan
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
KesimpulanBerdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan kas kecil
pada internal kas PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan, maka
dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang
Medan dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya
kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi wewenang serta
tanggung jawan yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan
pengawasan internal kas yang dilakukan.
2. Pengawasan kas kecil pada internal kas merupakan kebijakan dan prosedur
yang melindungi aktiva dari penyalahgunaa, memastikan bahwa informasi
usaha akurat, memastikan bahwa perundang-ndangan serta peraturan dipatuhi
sebagaimana mestinya.
3. Jenis pengawasan internal kas yang diterapkan meliputi 2 hal, yaitu :
a. Pengawasan Administratif
Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan sudah cukup baik dengan
adanya bukti-bukti yang dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang
serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran
kas.
5. Dalam kondisi tertentu dan diperlukan maka Asisten Manajer KSU dapat
mengkoreksi secara langsung proses yang berjalan, ataupun juga menolak
permintaan pengajuan pengeluaran kas pad akas kecil. Pada praktiknya
peninjauan ulang akan menjadi pilihan.
B.
SaranUntuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka diberikan saran
sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain :
1.
Sistem pengawasn yang diterapkan di PT. Kharisma Pemasaran BersamaNusantara Cabang Medan hendaknya dapat dipertahankan dan dapat
ditingkatkan terus-menerus, agar berkembangnya kemajuan pengawaan di PT.
Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan.
2. Meneliti catatan potongan harga dan membandingkan rincian cek yang tertulis
pada duplikat bukti setoran yang disahkan bank dengan besarnya cek yang
penerimaan surat-surat masuk serta cek yang diterima.
3. Jika memungkinkan sebaiknya dilakukan pemeriksaan secara berulang agar
prosedur penerimaan dan pengeluaran kas di PT Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara Cabang Medan jelas dan lebih lanjut adanya pemeriksaan oleh
5
A.
Sejarah RingkasKantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV
dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I
XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri
Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor :
166/Kpts/OT.10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.
Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur
Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi
KPB-PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.
Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV di dirikan
dengan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan
hasil produksi PTPN dengan berpegangan pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas
Badan Usaha Milik Negara agar di dapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN
Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan
KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-KPB-PTPN No.
14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.
PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) addalah perusahaan
yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara
I-XIV. PT. KPBN mewrupakan Perseroan Terbatas yang di bentuk oleh Direktur
Utama PTPN I s/d PTPN XIV dan PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I
s/d PTPN XIV dan PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN
XIV dan PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran
komoditas perkebunan pada tanggal 16 November 2009 di hadapan Notaris N.M
Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status Badan
Hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor : AHU-60488.AH.01.01. Tahun 2009 tertanggal 11 Desember
2009.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebaghhai bagian yang
tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d PTPN XIV dan PT> RNI untuk
memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusuanan ulang
komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan
sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan
memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.
Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan,
Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan pengembangan Usaha Bidang
Logistik.
PT. Kharisma Pemarasn Bersama Nusantara cabang Medan ini bertugas untuk
mengapalkan hasil-hasil perkebunan dari PTPN I sd PTPN IX melalui pengapalannya
yaitu :
1. Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Kelapa Nyiur
2. Urusan Pengapalan Karet/Latex
3. Urusan Pengapalan Teh/Kakao
Setiap bagian ini bertugas memasarkan hasil komoditi perkebunan sesuai
dengan komoditinya.
Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT KPBN Pusat
(Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut :
1. PT. PKBN Cabang Medan.
2. PT. PKBN Cabang Surabaya
3. PT. PKBN Perwakilan Dubai
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan
tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab
kepada Direksi PT. KPBN.
PT. KPBN cabang Medan khususnya bagian minyak, sawit/kelapa nyiur
mengapalkan hasil dari PTPN I, II, III, IV, V. Kegiatan pengapalan ini menjadi
sangat penting sebab dapat mengirimkan hasil produksi sesegera mungkin kepada
Gambar 2.1
Lambang PT. KPBN
Sumber :
Penjelasan dari lambang di atas adalah :
a) Bola Dunia
Bentuk bola dunia menggabungkan makna bahwa daerah pemasaran PT.
KPBN mencakup seluruh penjuru dunia. Hari ini terbukti dari telah
berhasilnya PT KPBN merealisasikan penjualannya ke berbagai Negara
terbesar di 5 benua.
b) Huruf “P’
Huruf ‘P’ secara keseluruhan merupakan inisial dari kata “pemasaran”
Huruf ‘p’ dengan warna biru yang berjumlah tiga yang merupakan singkatan
dari Pemasaran Produk Perusahaan.
c) Warna Biru
Secara keseluruhan warna biru melamabangkan warna laut dan bersahabat
artinya bahwa PT. KPBN dalam melaksanakan tugas dan pengambilan
keputusan di pertimbangkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
seluruh pembeli dan koleganya, serta dalam melakasanakan bisnisnya tidak
pasif dan statis melainkan aktif dan dinamis.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
Adapun Visi dan Misi dari PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
adalah,
1. Visi
Menjadi Trading House Komoditas Perkebunan Indonesia yang unggul dan
terpercaya.
2. Misi
meyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunanIndonesia dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B.
Struktur Organisasi PerusahaanDalam rangka memberikan pendegasian wewenang dan tanggung jawab yang
seimbang maka perlu dibentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang
diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Struktur Organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang
terdiri dari :
1. Direktur Utama
2. Direktur Operasional
Struktur organisasi isi sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN
No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi
PT. KPBN dapat dilihat dibawah ini.
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan
Sumber :
C.
Job DescriptionBerikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT KPBN
Cabang Medan yang terdiri dari :
1) Manajer
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu, Quantum,Waktu Penyerahan, dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
PT KPBN CABANG MEDAN
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor HPE, Kurs pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
f. Menmonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik
Pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
2) Bagian Urusan Penjualan
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasikan jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula parsir di
Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender inti sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender inti Sawit/Molasses.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti Sawit.
i. Memonitor/meneliti percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoodinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan
The, Kakao, Karet, dan Sawit.
3) Bagian Urusan Log 1 Sawit dan Karet
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu Quantum, Waktu penyerahan dan pelaksanaan tender Inti
Sawit dan Tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN terkait
perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan
Permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik Pengapalan
Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
4) Bagian Urusan Log 2 Teh dan Kakao
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan
bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindak lanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2,
Teh, dan Kakao.
c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada
Advice/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada
d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan log-2 Teh dan Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan
dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen-dokumen
pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2, Teh dan Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
5) Bagian Urusan Keuangan, SDM dan Umum
Tugasnya adalah :
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggung jawaban
Keuangan kantor Cabang Medan.
b. Mengontrol dan memeriksa bukti keluar masuk Kas/Bank serta darta-data
pendukungnya.
c. Memantau dopping/transfer Modakl Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan gaji atau hak-hak karyawan lainnya.
e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi yang terjadi di cabang
medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan yang diinstruksikan oleh kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor Cabang
Medan.
i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan
Karyawan maupun pemeliharaan asset-aset kantor cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang Medan.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta
menyelesaikan rampung PPH karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
pemeriksa baik intern maupun extern.
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan
kepada masing-masing Karyawan.
D.
Kinerja Usaha TerkiniSetiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan
itu semua karna membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jai kinerja yang kini dijalankan perusahaan
adalah :
1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman
atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen
utama pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan
pembeli.
3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.
E.
Rencana Usaha KegiatanRencana usaha/kegiatan PT. KPBN Cabang Medan antara lain :
1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur.
Setiap perusahaan yang ingin membeli teh, kakao, kelapa sawit pasti akan
mengunjungi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan untuk mendapatkan barang dengan jumlah sesuai yang mereka
inginkan. Lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan mengunjungi PTPN untuk mengurus surat-surat, seperti surat
pengapalan, jasa pengiriman dan surat menyurat lainnya. Setelah melakukan
transaksi, lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
sebelum barang dikirim ke pembeli. Dan untuk mengirim barang kepada
pembeli tersebut, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) juga
harus mengurus lagi dokumen-dokumen sebagai syarat transaksi. Apabila
pembeli menginginkan waktu hanya 10 hari, maka PT. Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan harus menyelesaikan
pengumpulan barang selama 10 hari. Ini yang masih belum bisa dimaksimal
oleh perusahaan. Maka kedepannya PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan akan lebih efektif lagi memaksimalkan
waktu yang diinginkan pembeli agar penyelesaian dokumen dan pembayaran
dapat terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya.
Apabila PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan membuka perekrutan bagi karyawan baru, maka yang akan dipilih
adalah karyawan yang memang menguasai penuh bidangnya dan akan
ditempatkan sesuai bidangnya. Contohnya karyawan yang menguasai penuh
ilmu akuntansi maka akan ditempatkan dibagian keuangan perusahaan.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
Kinerja disetiap lini sangat penting untuk dimaksimalkan, karena akan
mendukung perkembangan dan kemajuan perusahaandalam menjalankan visi
bagian dalam perusahaan akan mampu mendongkrak pencapaian yang
direncanakan akan menjadi ujung tombak yang memnentukan berhasilnya
perencanaan yang dibuat.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di
pelabuhan belawan.
Pada penerapannya kantor pusat menetapkan target yang harus dicapai oleh
kantor cabang, agar dapat dijadikan ukuran apakah kinerja kantor cabang
sudah maksimal atau mungkin saja jauh dari harapan. Penerapan bonus bagi
karyawan juga memompa motivasi karyawan untuk bekerja maksimal agar
A. Latar Belakang
Dalam sektor perekonomian yang menunjang pembangunan Negara kita ini,
telah banyak perusahaan-perusahaan swasta maupun perusahaan milik Negara yang
berkembang dengan pesat.Perusahaan dalam dunia bisnis selalu berusaha untuk
mengikuti perkembangan yang terjadi.Dengan berbagai jenis usaha yang selalu
bersaing dalam memenuhi pangsa pasar, maka perusahaan dituntut untuk mencapai
kualitas produk dan pelayanan yang baik.Tujuan yang diharapkan perusahaan yaitu
mencari laba atau keuntungan, eningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi
perusahaan serta untuk mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah
digariskan manajemen. Dengan keuntungan yang diperoleh tersebut perusahaan akan
mampu mempertahankan kelangsungan hidupnya.Oleh karena itu para manajer harus
dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan perusahaan yang
diterima, perusahaan harus dapat menanggungjawabi kas dan pengeluaran serta
sarana yang dipercayakan kepada perusahaan ini.Setiap perusahaan yang memperoleh
laba atau keuntungan, baik yang bergerak dibidang manufaktur, dagang dan jasa akan
selalu dihadapkan dengan suatu kondisi atraupun masalah. Kondisi tersebut yaitu
pengeloalaan dan pengawasan yang berkaitan dengan pengelolaan harta yang
berbentuk kas. Masalah yang dihadapi perusahaan dapat berakibat hilangnya kendali,
data, kesengajaan karyawan dalam melaporkan fakta secara salah (yaitu penipuan dan
penggelapan)
Aktiva yang paling lancar yang sering digunakan dalam operasi perusahaan
adalah kas. Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order) atau
kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk Draft Bank atau Cek Bank.
Lazimnya, kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima Bank untuk
disetor ke rekening bank. Begitu mudahnya mentransfer uang, sehingga aktiva yang
cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan adalah kas.
Masalah kas adalah masalah yang paling sering diselewengkan, karena
merupakan aktiva yang bernilai dari aktiva lain, dan juga karena bentuknya yang
kecil, tidak diketahui pemiliknya, dapat dipindahtangankan dengan cepat serta
diperlukan setiap orang. Salah satu sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan
adalah sistem pengeluaran kas. Penerapan sistem pengeluaran kas pada perusahaan
sangatlah penting, mengingat kas adalah aktiva yang mudah berubah dibandingkan
dengan aktiva lain, sehingga kas merupakan alat pembayaran yang bebas dan selalu
siap sedia untuk digunakan. Kas dilihat dari sifatnya merupakan aktiva yang paling
lancar dan hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Kas
merupakan komponen penting dalam kelancaran jalannya kegiatan operasional
perusahaan. pengendalian dan pengawasan kas adalah semua penerimaan uang dalam
sebuah perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang
dilakukan dengan cek. Dalam prakteknya tidak semua pengeluaran uang dapat
gula nasi bungkus, biasanya tidak menggunakan cek karena tidak praktis. Untuk
mengatasi hal demikian maka perusahaan perlu.menyisihkan sejumlah uang tertentu
yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seorang yang ditunjuk sebagai kasir.
Jenis dan jumlah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan
melalui dana kas kecil. Karena fungsinya yang demikian penting bagi perusahaan
dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat
dibayangkan betapa tidak efisiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan
anggarannya oleh perusahaan, jumlah besarnya kas kecil masing-masing perusahaan
berbeda-beda sesuai dengan kebijakan internal perusahaan. Karena itu penulis merasa
tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam tugas
akhir ini tentang ” SISTEM PENGAWASAN KAS KECIL PADA PT. KHARISMA
PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA CABANG MEDAN ”
B. Permasalahan
Sistem pengawasan pengeluaran kas sangat penting untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap pengeluaran kas yang dapat
merugikan perusahaan. Sistem pemrosesan pengeluaran kas dimaksudkan untuk
membayar pengeluaran yang telah diotorisasikan dan didistribusikan secara akurat
dan secepatnya. Adapun permasalahan dalam penelitian ini adalah: ”Aapakah
penerapan sistem pengawasan pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT.
Kharisma Pemasaran Bersama Cabang Medan telah efektif”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Pada bab ini tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan system pengawasan pengeluaran
kas yang dilaksanakan oleh PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
Cabang medan,
2. Untuk mengetahui pengelolaan pengeluaran dana kas kecil pada PT
Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan,
3. Serta perhitungan secara akuntansi kas kecil periode maret 2015 secara
tepat terhadap kegiatan pada PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
Cabang medan.
Manfaat Penelitian
Sedangkan manfaat dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Peneliti, dapat mengetahui teori dan praktek dalam pengelolaan dan
pengawasan kas kecil pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara
Cabang Medan,
2. Bagi Perusahaan, untuk memberikan sumbangan pemikiran sesuai dengan
kemampuan penulis kepada Perusahaan dalam menyempurnakan
metode-metode yang digunakan dalam membuat perencanaan dan kebijakan yang
tepat untuk masa yang akan datang,
3. Bagi Pembaca, Laporan ini dapat menjadi rujukan atau sumber informasi
untuk mempelajari dan membahas lebih jauh tentang system pengawasan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
SISTEM PENGAWASAN KAS KECIL PADA PT. KHARISMA
PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (PT. KPBN)
CABANG MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
ALDER MANASE PERANGIN - ANGIN 122101065
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : ALDER MANASE PERANGIN - ANGIN
NIM : 122101065
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN KAS KECIL PADA
PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (PT. KPBN) CABANG MEDAN
Tanggal : ...2015 DOSEN PEMBIMBING
Drs. Liasta Ginting, SE, M.Si NIP.19590719 198703 1 003
Tanggal...2015 KETUA PRODI DIPLOMA III
MANAJEMEN KEUANGAN
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP. 19741123 200012 2 001
Tanggal...2015 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,atas kasihnya sehingga penulis
dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Sistem Pengawasan Kas Kecil
Pada PT. KPBN Cabang Medan”. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah
satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Manajemen
Keuangan program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis mengucap terima kasih kepada
pihak-pihak yang mmberikan bantuan, bimbingan, saran, kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Ac, Ak, CA Selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si dan Bapak Syafrizal Helmi Situmorang SE,
M.Si selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Manajemen
Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Liasta Ginting, SE, M.Si selaku Dosen pembimbing yang telah
banyak memberikan saran-saran serta bimbingan kepada penulis sehingga
ii
4. Seluruh staf pengajar dan staf administrasi/ pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan membekali
penulis dengan pengetahuan dalam penyelesaian tugas akhir ini.
5. Bapak Armansyah, SE, selaku Manajer KSU, Bapak Uun Irwoko, SE, dan
Irfan Abdillah, SE, selaku staf bagian akuntansi di PT Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara Cabang Medan.
6. Keluarga penulis: Ayah C. Perangin-angin; Ibu R.C Tarigan; kakak Siska J.E.
Perangin-angin; abang Andi F.Perangin-angin, dan Fajar E. Perangin-angin
yang juga turut memberi semangat selama penyelesaian tugas akhir ini.
7. Teman seperjuangan : Ihsan, Hanes, Rio, Reza, Ariza, Habibilah, Ray,
Theresia, Nur Indah, Rahma, Nur syahfitri yang telah memberi dukungan dan
saling memberi masukan dalam penyelesaian tugas akhir.
8. Semua pihak, rekan, sahabat yang namanya tidak dapat penulis sebutkan
satu-persatu terima kasih atas dukungannya selama ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi
setiap pembaca dan peneliti lainnya.Tuhan Memberkati.
Medan, Juni 2015
Penulis
Alder Manase Perangin – angin
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……… 1
B. Permasalahan ……….. 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ………... 4
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas ……….. 8
B. Struktur Organisasi Perusahaan ………. 10
C. Job Description (Uraian Tugas) ………. 11
F. Sistem Pengawasan Kas Kecil Pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Cabang Medan ……… 44
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ……….……. 46
B. Saran ……….... 47
iv
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Lambang PT. Kharisma Pemasaran Bersama
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 2.2 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan ... 11
Bagan 3.1 Prosedur Penerimaan Kas……….39
Bagan 3.2 Prosedur Penerimaan Kas Kecil………...42
