PERANAN KERJA SAMA SEBAGAI BAGIAN DARI FUNGSI PENGORGANISASIAN PADA DEPARTEMEN
MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH EDY WIJAYA
092103092
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
Nama : Edy Wijaya
Nim : 092103092
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Judul : Peranan Kerja Sama Sebagai Bagian Dari Fungsi Pengorganisasian Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Tanggal ... : Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan
(DR. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM.) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal ... : DEKAN
Nama : Edy Wijaya
Nim : 092103092
Program Studi : Diploma III Kesekretariatan
Judul : Peranan Kerja Sama Sebagai Bagian Dari Fungsi Pengorganisasian Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Medan, Disetujui Pembimbing
Puji syukur penulis panjatkan kepada tuhan yang maha esa, atas berkat dan karunianya memberikan kebahagiaan bagi para umatnya. Kebahagiaan yang terbaik bagi penulis sebagai seorang mahasiswa adalah terselesaikannya tugas akhir ini sebagai salah-satu syarat bagi penulis untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul dari tugas akhir ini adalah “Peranan Kerja Sama Sebagai Bagian Dari Fungsi Pengorganisasian Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
Tak lupa, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih dari lubuk hati yang paling dalam kepada para pihak yang sangat membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Yang diantaranya adalah:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME selaku Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Seluruh anggota keluarga saya khususnya kedua orang tua serta abang dan
adik saya yang sangat saya cintai.
8. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si yang memberikan semangat dan pengertian manajemen yang sesungguhnya.
9. Bapak Sodali, SE yang selalu dan amat sangat membantu saya.
10.Teman-teman saya Swonary Sianturi, Sp; Yusak Manik dan lainnya yang mengisi aktivitas kuliah saya dengan hal-hal yang sangat menyenangkan dan bermakna.
Semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembaca sebagai bahan informasi di dalam membangun kerja sama dan jika terdapat kesalahan penulisan pada tugas akhir ini harap dimaklumi mengingat kesempurnaan hanya milik Tuhan YME. Walaupun demikian, penulis akan selalu mengasah kemampuan untuk menghasilkan karya yang lebih baik di masa depan. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas ketertarikan pada tugas akhir ini.
Medan, April 2012 Penulis
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Struktur Organisasi ... 12
C. Job Description ... 16
D. Jenis Usaha/Kegiatan ... 22
E. Kinerja Usaha Terkini ... 23
F. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III PEMBAHASAN ... 25
A. Kerja Sama Sebagai Tujuan Manajemen Mencapai Tujuan Organisasi ... 25
B. Bentuk-Bentuk Kelompok Di Dalam Organisasi ... 27
C. Tim Yang Efektif ... 31
D. Tipe Kepribadian Anggota Tim ... 35
E. Membentuk Tim Berdasarkan Tipe Kepribadian ... 40
a. Model kognitif (cognitive mode) ... 40
b. Kelompok afinitas (affinity group) ... 43
c. Memasukkan anggota ke dalam tim ... 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 47
A. Kesimpulan... 47
B. Saran ... 49
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 Tabel 1.2 16 Tipe Kepribadian ... 39 Tabel 1.3 Daftar Pembagian Kelompok Afinitas Pada Departemen
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 13 Gambar 1.2 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
A. Latar Belakang
Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerja sama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan, dan kerja sama tersebut tercapai bukan dikarenakan ilmu pengetahuan dan keterampilan karyawan bukan juga karena uang yang dibayarkan kepada karyawan. Kerja sama hanya dapat tercapai jika setiap anggota organisasi memiliki kepribadian yang saling melengkapi dan sesuai dengan perannya masing-masing di dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Setiap organisasi harus memiliki tujuan dan sumber daya (organisasi, bahan mentah dan keuangan) untuk memenuhi tujuannya. Ia harus memantau apa yang dilakukannya dan seberapa baik yang dilakukannya itu. Setiap departemen harus menjalankan fungsinya dengan benar. Para pegawai harus diberi tugas-tugas yang spesifik yang akan menggerakkan kelompok itu ke arah tujuannya (Gorman, 2005: 9).
Di dalam organisasi terdapat visi yang kemudian berkembang menjadi berbagai misi yang harus dikerjakan bawahannya. Misi ini disampaikan dari atasan kepada orang-orang yang langsung bertanggung jawab kepadanya dalam bentuk perintah dan perintah ini kemudian menyebar ke seluruh individu di dalam organisasi dengan cara yang sama dan terbentuklah rantai perintah.
Setiap posisi pekerjaan di dalam organisasi memiliki tugas inti yang yang terangkum di dalam deskripsi kerja, pelaksanaan tugas-tugas inti ini terus mengalami efisiensi, baik dalam hal biaya maupun waktu, yang tentunya sangat dipengaruhi oleh kerja sama dan keahlian para karyawan. Oleh sebab itu, karyawan perlu dilatih dan diberikan kompensasi yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Sehingga, ia dapat mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya, inilah yang disebut akuntabilitas, di sisi lain karyawan juga semakin siap untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar dan kesiapan ini disebut promotabilitas.
Kerja sama diantara para staf administrasi sangatlah penting dalam membantu kinerja ketua departemen, dimana secara vertikal staf administrasi melaksanakan deskripsi kerjanya dengan baik dan memberikan laporan kepada ketua departemen dan jika diminta staf administrasi juga memberikan laporan kepada ketua program studi di lain pihak secara horizontal staf administrasi harus saling membantu untuk melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan tepat waktu. Sehingga, Departemen Manajemen dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien. Oleh sebab itu, penulis yakin bahwa tugas akhir dengan judul “Peranan Kerja Sama Sebagai Bagian Dari Fungsi Pengorganisasian Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Layak dan bermanfaat untuk dibuat.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas pada tugas akhir ini adalah “ Bagaimana membentuk kerja sama yang ideal pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar tercapai kinerja yang maksimal.”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peranan kerja-sama sebagai bagian dari fungsi pengorganisasian pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penulisan tugas akhir dari penelitian yang penulis lakukan adalah: 1. Sebagai bahan masukan dan informasi bagi Departemen Manajemen
2. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi peneliti mengenai aspek-aspek yang berhubungan dengan kerja sama.
3. Bagi pihak lain, tugas akhir ini dapat menjadi sumber informasi yang berguna dalam membina kerja sama.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Tabel 1.1 di bawah ini memperlihatkan jadwal kegiatan yang dijalani dalam menyelesaikan penulisan tugas akhir ini.
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
No Kegiatan
Maret 2012 April 2012
I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan laporan
Persiapan tugas akhir dimulai dari tanggal 9 Maret s/d 14 April, sejak dikeluarkan buku kuning penulisan tugas akhir.
Setelah data dikumpulkan, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dibuat dalam bentuk tugas akhir. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis dibimbing oleh seorang Dosen Pembimbing yang memberikan arahan yang berguna bagi penulis untuk membuat tugas akhir dengan baik.
F. Sistematika Penulisan
Berikut merupakan sistematika penulisan yang dipakai dalam menyusun tugas akhir ini:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis menguraikan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, penulis menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (job deskription), kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III PEMBAHASAN
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan, atau di luar Propinsi Sumatera Utara, jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Hal ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi memperoleh status negri dengan surat keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No.64/1961 tentang penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan memasukan Fakultas ini ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku terhitung tanggal 01 Oktober 1961.
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu: a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari: a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf Nasional dan Internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan Nasional dan Internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
Sejarah Ringkas Departemen Manajemen
Surat Keputusan Menteri PTIP No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1996 pada tanggal 11 Juli 1996 tentang Jurusan pada Program Sarjana di lingkungan Universitas Sumatera Utara.
Pada saat ini Jurusan Manajemen telah berganti nama menjadi Departemen Manajemen. Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah-satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator yang menunjukkan perkembangan tersebut adalah:
1. Jumlah Mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.
2. Para lulusan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan pekerjaan. 3. Masa studi semakin cepat.
4. IPK Mahasiswa cendrung makin baik.
5. Adanya motivasi yang tinggi di kalangan staf pengajar untuk meningkatkan Strata pendidikannya serta kualitas pengajarannya.
6. Saat ini Manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3. 7. Rasio antara staf pengajar dengan Mahasiswa sebesar (1:11) tergolong
cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar.
8. Memiliki 6 (enam) konsentrasi: Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Usaha Kecil, Manajemen Operasional Dan Manajemen Agribisnis.
Visi Departemen Manajemen
masyarakat, serta berpartisipasi penuh dalam pengembangan bisnis dan manajemen di wilayah Asia (Asean Region).
Misi Departemen Manajemen
Mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
Tujuan Departemen Manajemen
a. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembangan dunia bisnis, manajemen dan industri.
b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan dunia bisnis dan industri.
c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan umumnya, suatu instansi membentuk bagian-bagian dengan fungsi-fungsi khusus di dalam organisasinya. Bagian-bagian-bagian ini diatur sedemikian rupa untuk saling bekerja sama di dalam suatu struktur organisasi. Sehingga, tujuan setiap bagian dapat tercapai dan menunjang tujuan keseluruhan instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koodinasi yang baik agar tujuan perusahaan dapat dicapai.
KETUA DEPARTEMEN
SEKRETARIS DEPARTEMEN
KETUA
PROGRAM STUDI
LABORATORIUM MANAJEMEN STAF
ADMINISTRASI
Keterangan:
Sumber: Buku pedoman program studi Manajemen
Gambar 1.2: Struktur organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M.ec. Acc Prof. Drs Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Ptatomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, MM Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalaung, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Akademik : Fepti Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zaliana, S.Sos
C. Job Description 1. Dekan
a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.
b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.
c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II dan III pada masing-masing bagian.
2. Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan Fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas. h. Melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyiapan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
3. Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkuangan Fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4. Bagian Umum Dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan Fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan Fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
5. Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus,ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub. Bagian dan memersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
7. Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub. Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
8. Ketua Departemen Manajemen
a. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi.
d. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
e. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa. f. Memimpin rapat dosen Program Studi.
g. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang.
9. Sekretaris Departemen Manajemen
a. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pengabdian di Program Studi.
b. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. c. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. d. Membuat notulen rapat dosen program studi.
e. Memimpin jalannya seminar proposal, ujian skripsi dan seminar magang, apabila ketua program studi tidak dapat hadir.
10. Pegawai Administrasi
Pegawai administrasi terdiri atas tiga orang yang mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Menyimpan arsip nilai.
b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
c. Menghitung indeks prestasi mahasiswa per-semester ke dalam kartu evaluasi.
d. Mengoreksi transkip nilai Mahasiswa.
e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan Program Akademik Departemen Manajemen.
h. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap semester.
i. Mengawasi ujian akhir semester.
j. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester. k. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul.
l. Menempelkan nomor urut di skripsi.
m. Memberi stempel pada skripsi yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen.
n. Membersihkan dan merapikan lemari Ketua Departemen
o. Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor pada Departemen Manajemen.
p. Membagikan KRS dan KHS kepada Mahasiswa. q. Membuat form pengesahan seminar proposal.
r. Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infokus.
s. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian meja hijau (comprehenship) Departemen Manajemen.
t. Menyiapkan berkas ujian meja hijau (comprehenship).
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan TRI DHARMA perguruan tinggi yakni: penyelenggaraan pendidikan, pelaksana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara berperan dalam menghasilkan lulusan-lulusan Program Studi Manajemen untuk mengisi lapangan perkerjaan yang sangat luas antara lain, berbagai posisi manajerial pada perusahaan swasta, bank dan berbagai lembaga pendidikan tinggi serta dimungkinkan alumni Program Studi Manajemen untuk menjadi wirausahawan yang justru mampu menciptakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat umum. Sampai saat ini alumni Program Studi Manajemen telah bekerja di berbagai bidang atau posisi pekerjaan yang tersebar luas baik di dalam maupun di luar negri.
E. Kinerja Usaha Terkini
Pastinya untuk mendorong dicapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemen yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Departemen Manajemen juga terus melakukan pembinaan terhadap dosen, pegawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
a. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
b. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.
c. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.
d. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.
BAB III PEMBAHASAN
A. Kerja Sama Sebagai Tujuan Manajemen Mencapai Tujuan Organisasi
Manajemen secara umum didefinisikan sebagai seni dan sains tentang menyelesaikan sesuatu melalui orang lain, definisi ini menekankan bahwa seorang manajer merencanakan dan memandu pekerjaan orang lain. Beberapa orang (yang sinis) berkata bahwa itu berarti manajer tidak memiliki pekerjaan untuk diselesaikan sendiri, padahal menjalankan fungsi-fungsi manajemen merupakan suatu tugas yang berat mengingat organisasi terdiri atas orang-orang yang memiliki cara berpikir yang berbeda-beda.
Pengorganisasian didefinisikan sebagai penyusunan dan strukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi. Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dari fungsi manajemen yang mana setelah perencanaan dilaksanakan terciptalah tujuan yang harus dicapai seorang manajer dan untuk mencapai tujuan tersebut maka seorang manajer harus menentukan tugas-tugas apa yang harus diselesaikan, siapa saja yang akan mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa harus melapor kepada siapa, dan di mana suatu keputusan harus diambil (Robbins & Coulter, 2010: 239).
maka organisasi itu dapat dikatakan tidak pernah berkembang, jadi untuk dapat tumbuh dan bertahan di era globalisasi suatu organisasi harus terus berubah ke arah yang efektif dan efisien (produktif) (Davidson, 2005: 3).
Perubahan organisasi dapat tercapai melalui pengorganisasian. Ketika suatu organisasi mulai mencoba sesuatu yang baru maka akan muncul wewenang dan tanggung jawab yang baru, kepada siapa wewenang dan tanggung jawab ini akan diberikan, hal ini ditentukan melalui pendelegasian yang pada akhirnya menghasilkan suatu jabatan maupun bagian dengan tugas-tugas yang baru. Oleh sebab itu, pengorganisasian dapat dikatakan suatu usaha yang merubah cara-cara lama yang kurang produktif dengan cara-cara baru yang lebih produktif, atau dapat juga dikatakan organisasi membenahi dirinya melalui pengorganisasian.
Manajer mencapai pengorganisasian melalui struktur, dan struktur itu sendiri menggambarkan bagaimana kerja sama antar anggota organisasi terlaksana, hal ini menentukan produktivitas organisasi di dalam mencapai tujuannya. Kerja sama merupakan dasar atau pondasi bagi semua organisasi untuk melaksanakan aktivitasnya. Dalam praktiknya bentuk kerja sama akan berbeda untuk tujuan yang berbeda ada yang hasil kerjanya merupakan akumulasi dari hasil individual (group), ada pula yang merupakan hasil yang hanya bisa dicapai bersama (team) demi mencapai sinergi antara keterampilan dan sumberdaya individu di dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Oleh sebab itu, inti dari manajemen yang artinya mencapai tujuan yang tidak bisa dicapai secara individual adalah kerja sama (Goa, 2007: 18).
B. Bentuk-Bentuk Kelompok Di Dalam Organisasi
Beberapa bentuk kelompok yang umum pada organisasi dapat dilihat pada gambar 1.3 sebagai berikut:
Sumber: Wahjono, 2010
Gambar 1.3: bentuk-bentuk kelompok dalam organisasi
a) Kelompok formal dapat diartikan sebagai kelompok yang diciptakan oleh keputusan manajerial untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karenanya, kelompok formal lebih banyak terdapat dan dijumpai pada organisasi yang bersifat formal dan terstruktur dengan baik.
b) Kelompok informal dapat dikatakan sebagai kelompok yang lebih berkembang dari upaya individu untuk pengembangan minat dan persahabatan daripada desain yang sengaja dibentuk organisasi. Kelompok informal lebih bersifat cair dan cendrung temporer dan ad hoc.
c) Kelompok komando dicirikan oleh adanya rantai komando dari pemimpin ke yang dipimpin. Karena sifatnya komando, maka perintah pemimpin haruslah dikerjakan. Kelalaian dan pembangkangan atas komando pemimpin akan membawa sanksi organisasi. Dalam komando telah Formal
Klp. Komando
Informal
Klp. Tugas
Klp. Minat
Klp. Persahabatan
Klp. Kerja Tim Kerja
Tim Pemecah Masalah
menjadi jelas, siapa yang berhak memerintah dan siapa yang harus memberi laporan dan kemana saja dan kapan satnya laporan itu diberikan. d) Kelompok tugas bersifat komunal dan kebersamaan dalam menyelesaikan
suatu tugas secara bersama-sama lebih menonjol. Karena sifatnya yang kolektif maka kejelasan tentang hak, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab menjadi kabur.
e) Kelompok minat dalam kelompok ini beberapa individu sengaja berkelompok karena mempunyai kesamaan minat dan kepentingan. Semangat berkelompok direkatkan oleh lem berupa kesamaan hobi, kesukaan, perilaku keseharian, tuntutan sosial, pandangan hidup, dan juga ritual agama.
f) Kelompok persahabatan, beberapa individu berkelompok karena terdapat kecocokan dan itu menimbulkan kesenangan dan kegembiaraan. Sehingga, mendorong orang untuk mengulangi kesenangan dan kegembiraanya dengan membuat kelompok. Kesenangan dan kegembiraan itu bisa karena dipicu oleh kesamaan bahasa ibu, tempat lahir, almamater, dan bahkan karena kesamaan makanan dan tempat makan favorit.
menciptakan suatu tingkat keseluruhan kinerja yang lebih besar daripada jumlah masukan.
h) Tim kerja adalah kelompok yang upaya-upaya individualnya menghasilkan suatu kinerja yang lebih besar daripada jumlah dari masukan-masukan individual. Suatu tim kerja membangkitkan sinergi positif lewat upaya yang terkoordinasi. Sehingga, terdapat hubungan timbal balik dan saling melengkapi di dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
i) Tim pemecah masalah adalah kelompok yang terdiri dari 5 sampai 12 karyawan dari satu departemen yang bertemu selama beberapa jam tiap pekan untuk membahas cara-cara memperbaiki kualitas, efisiensi dan lingkungan kerja.
j) Tim pengelola diri adalah kelompok yang terdiri dari 10 sampai 15 orang yang memikul tanggung jawab dari mantan penyelia mereka. Lazimnya ini mencakup perencanaan dan penjadwalan kerja, kontrol kolektif atas langkah kerja, membuat keputusan operasi dan mengambil tindakan atas permasalahan. Tim kerja sepenuhnya mengelola sendiri bahkan memilah anggota-anggotanya sendiri dan menyuruh anggota sendiri untuk saling menilai kinerja, ini mengakibatkan jabatan penyelia berkurang fungsinya bahkan dapat disingkirkan.
efektif yang memungkinkan orang-orang dari aneka bidang ke dalam suatu organisasi (atau bahkan antar organisasi) untuk bertukar informasi, mengembangkan gagasan baru dan memecahkan masalah, serta mengkoordinir proyek yang rumit.
(Wahjono, 2010: 143-144).
C. Tim Yang Efektif
Tim yang baik adalah tim yang memiliki hubungan antar anggota yang baik pula. Sebuah tim yang anggotanya tidak saling mempercayai, tidak mau saling membantu, terlalu kompetitif dan tidak berkomunikasi dengan baik, akan mengalami kegagalan. Oleh sebab itu, sebagian besar keluhan untuk bekerja sama di antara para anggota tim adalah ketidakcocokan sifat yang berhubungan dengan kepribadian para anggota. Tidak dapat dipungkiri bahwa untuk membentuk suatu tim haruslah didasarkan pada keahlian anggota dan kepribadian mereka yang saling melengkapi, lebih daripada hanya berdasarkan ilmu pengetahuan mereka. Kenyataanya, tidak ada cara untuk mencocokkan anggota tim secara mutlak agar mereka dapat bersama-sama bekerja dengan baik. Walaupun begitu, setiap usaha harus dikerjakan untuk membentuk tim yang dapat bersatu padu, berkomunikasi secara efektif, memahami tujuan tim secara menyeluruh dan memiliki keinginan untuk menjadi tim yang sukses/berhasil.
Anggota tim dibagi menjadi 4 (empat) tipe/peran yaitu sebagai berikut: a) Kontributor adalah orang yang berorientasi tugas, yang menyelesaikan
pekerjaan yang ada dan merupakan anggota tim yang dapat diandalkan anggota yang lain. Ia berfokus pada ketelitian, tugas-tugas perorangan dan pekerjaan.
b) Kolabolator adalah orang yang berorientasi pada tujuan, yang melihat gambaran ke depan, berkolaborasi dengan semua orang, membangun hubungan kerja, menjaga tim berfokus pada tujuan dan bekerja dibalik layar memastikan tugas-tugas terselesaikan. Ia berfokus pada tujuan bukan tugas perorangan, dia adalah seorang visioner.
c) Komunikator adalah orang yang berorientasi pada proses, orang yang membentuk kesepakatan dan mencoba untuk mempersatukan anggota tim. Ia adalah pendengar yang efektif, seorang fasilitator dan orang yang menyelesaikan pertikaian. Ia berfokus pada proses pencapaian tujuan bukan tujuannya, bukan tugas dan juga pekerjaan perorangan.
d) Challenger adalah kata hati dari tim, orang yang suka mengeritik, bertanya, dan mempertentangkan keputusan. Orang ini bisa tidak setuju dengan pendapat atasan, ia suka berterus terang dan terbuka serta menjadi motivator bagi yang lainnya untuk mengambil suatu resiko.
setiap kelompok membutuhkan cakupan peran diatas dengan seimbang, hal ini dapat dibuktikan oleh anggota kelompok yang memiliki peran yang berbeda-beda dan jika mereka bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama, maka mereka akan berfungsi dengan baik dan meyelesaikan lebih banyak hal (West, 2002: 17).
sambil belajar. Tim yang dapat bekerja dengan baik memiliki karakteristik sebagai berikut:
a) Memiliki tujuan yang jelas: tujuan yang hendak dicapai tim harus jelas bagi anggota tim.
b) Partisipasi bersama: seluruh anggota tim harus ikut berperan serta bagi tim dan menyelesaikan tanggung jawabnya.
c) Keputusan berdasarkan mufakat: ketika perbedaan pendapat muncul, cobalah untuk menyatukan perbedaan tersebut dalam mencapai keputusan bersama.
d) peran dan tugasnya jelas: hal ini menciptakan kesadaran akan perintah dan tanggung jawab.
e) Kepemimpinan dan tanggung jawab bersama: kepemimpinan bersama dapat juga membantu tim dalam membangun kepercayaan dan mufakat. f) Memiliki keragaman: sebagai suatu aspek kehidupan, keragaman
memberikan lebih banyak hal bagi tim daripada keseragaman.
Dan tim yang dapat belajar dalam rangka meningkatkan efisiensi memiliki karakteristik sebagai berikut:
a) Evaluasi diri: tanggapan dari anggota dan usaha untuk menilai efektifitas tim akan meningkatkan kinerja.
b) Mau mendengar: komunikasi antara anggota tim sangatlah penting/vital. c) Menghargai perbedaan pendapat: perbedaan pendapat haruslah diterima
Keseluruhan karakter di atas membentuk karakteristik suatu tim yang efektif sehingga dapat disimpulkan beberapa faktor yang mempengaruhi efektifitas suatu tim yaitu sebagai berikut:
a) Peran: apa peran dari masing-masing anggota tim?
b) Uraian dari peran: peran yang diberikan harus jelas bagi anggota tim. c) Kesepakatan tujuan: setiap anggota harus terlibat dalam menentukan
tujuan tim.
d) Proses dan prosedur yang benar.
e) Hubungan antar individu yang efektif: kesepakatan terhadap sejumlah peraturan mengenai tingkah laku dan kemungkinan peraturan lainnya untuk mencegah konflik di masa depan.
f) Kepemimpinan yang baik.
Setiap tim tentulah tidak langsung menjadi suatu tim yang efektif ketika baru dibentuk dan untuk menjadi tim yang efektif suatu tim haruslah melaui beberapa proses sebagai berikut:
a) Forming: ketika tim baru dibentuk.
b) Storming: ketika perbedaan pandangan muncul, anggota tim mulai mengenal satu sama lain dan hubungan kerja terbentuk.
c) Norming: ketika kesepakatan dibuat, hubungan semakin matang dan konflik terselesaikan.
d) Performing: ketika tim secara nyata mulai bergerak mencapai tujuan. e) Adjourning: ketika tujuan telah tercapai dan tim dibubarkan.
D. Tipe Kepribadian Anggota Tim
Tes kepribadian memberikan gambaran umum kepribadian sehubungan dengan pembentukan tim. Hal ini dapat berguna untuk memperkirakan karakteristik individual sebelum mereka mendapat penugasan ke dalam tim, dalam hal ini setiap orang perlu mengikuti tes kepribadian yang menggolongkan setiap individu ke dalam beberapa tipe. Jika informasi kepribadian ini digunakan dengan benar maka dapat dipastikan anggota tim dapat bekerja sama dengan baik dan saling melengkapi melalui banyak cara.
Perlu diketahui bahwa terdapat banyak jenis tes kepribadian, yang paling umum digunakan adalah Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI). Walaupun demikian, masih banyak lagi jenis lainnya, temasuk metode berdasarkan pemilihan warna yang disebut Luscher Color Test for Personalities.
Ada banyak penelitian yang dilakukan untuk mempelajari kepribadian orang, sebagian besar penelitian ini didasarkan pada penelitian psikologi standar yang dilakukan sebelumnya oleh Freud, Jung dan para pelopor di bidang yang sama. Sebagian besar sifat dirangkum dalam rangkaian kepribadian yang saling bertolak belakang seperti terlihat di bawah ini:
Extraverted (E) vs Introverted (I) (ke arah mana perhatian anda tertuju)
Sensing (S) vs iNtuitive (N) (bagaimana anda memperoleh informasi)
Thinkers (T) vs Feelers (F) (bagaimana anda membuat keputusan)
a) Extraverted adalah tipe individu yang memiliki sifat antara lain: ramah, suka mengeluarkan pendapat, berorientasi pada orang banyak, suka bergaul, aktif berbicara dan memiliki banyak teman. Mereka berbicara dahulu baru kemudian berpikir. Mereka suka berhubungan dengan orang banyak dan diperhatikan. Extraverted sangat cocok belajar ketika bertindak dan menyukai aktivitas fisik, suka belajar bersama, dan suka berdiskusi. Mereka tertarik mengenai bagaimana orang lain melaksanakan pekerjaannya.
b) Introverted merupakan kebalikan dari extraverted. Mereka suka menjaga wilayah pribadinya, pendiam, berfikir sebelum berbicara, memiliki hubungan yang mendalam dengan sedikit orang dan suka melamun. Mereka suka menjaga privasinya. Mereka dapat bekerja sendiri dan tinggal sendiri dalam waktu lama. Mereka sangat cocok belajar di tempat yang tenang, lebih suka membaca daripada berbicara, lebih suka belajar sendiri dan membutuhkan konsentrasi untuk belajar.
c) Sensing merupakan tipe individu yang realistis, berfikir berdasarkan fakta, kebenaran, dan percobaan. Mereka mencari informasi tertentu, mengingat fakta yang ada dan mengikuti instruksi. Mereka suka berpegang pada instruksi, mempercayai bukti yang diperlihatkan. Mereka mempelajari lingkungannya dan mencoba untuk memahami keberadaanya, pikirannya tertuju pada apa yang dikerjakan sekarang dan membuat keputusan berdasarkan realitas.
(khayalan) dan teoritis. Mereka menggunakan intuisi untuk mengambil suatu keputusan. Mereka berfikir menggunakan imajinasi melebihi fakta, menyukai hal baru dan mengambil kesimpulan berdasarkan informasi yang diberikan.
e) Thinkers tipe yang memegang prinsip yang dibuat, suka mengikuti peraturan, analitis, berorientasi pada kebijakan, objektif dan adil. Mereka menghargai perlakuan yang adil namun tegas dan keras kepala. Mereka suka mengeritik ide baru, mudah menemukan kelemahan dalam sebuah pernyataan, belajar melalui perdebatan. Mereka bisa saja menyakiti perasaan orang tanpa mengetahuinya. Mereka menanggapi gagasan orang bukan perasaan orang tersebut.
f) Feelers tipe yang bersifat subjektif, mudah terbawa perasaan, berorientasi pada perasaan orang dan berhati lembut. Mereka mudah memperlihatkan perasaanya dan bisa lebih emosional dari yang lain. Pergaulan dan hubungan perorangan merupakan hal yang penting bagi mereka, mereka menghindari pertikaian. Mereka mudah menghargai sesuatu. Mereka belajar dengan dukungan dan dorongan. Mereka mengevaluasi dampak dari keputusannya terhadap perasaan orang.
h) Perceivers merupakan tipe yang suka bergantung pada situasi, lebih fleksibel dan menyesuaikan diri dengan situasi yang muncul, individu yang terbuka dan menyukai situasi dengan banyak alternatif, bersifat spontan dan tidak menghiraukan batas waktu (deadline), jikalau pekerjaan mereka selesai mereka menyelesaikannya di menit-menit terakhir. Mereka menanggapi sesuatu ketika sudah terjadi. Mereka menyukai perubahan dan bekerja secara spontan. Mereka selalu merasa kekurangan informasi untuk membuat suatu keputusan. Mereka senang untuk menyimpan segala sesuatu untuk dicapai di masa depan.
(Larsen & Buss, 2010: 117).
Tabel 1.2 16 tipe kepribadian
E E E E E E E E I I I I I I I I S S S S N N N N S S S S N N N N T T F F T T F F T T F F T T F F J P J P J P J P J P J P J P J P
Sumber: Larsen & Buss, 2010
Sangatlah penting untuk mengetahui bahwa tidak ada tipe kepribadian tertentu yang lebih baik daripada tipe yang lain. Setiap atribut kepribadian memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, anda tidak boleh mencap seseorang atas kepribadiannya, kecuali untuk mempelajari kepribadiannya dan mengerti bagaimana seseorang dapat bekerja lebih baik dengan orang yang lain dan atribut ini jangan dijadikan sumber diskriminasi, mempermainkan atau mempermalukan.
Anda dapat menggunakan MBTI, Keiser.com dan Humanmetrics.com untuk melakukan tes kepribadian. Tes ini sebagian besar memiliki dasar prinsip yang sama tetapi tidak sama secara keseluruhan. Hasil yang anda dapat dari tes yang berbeda atau mengikuti tes yang sama lebih dari satu kali atau pada waktu yang berbeda, bisa saja berbeda. Hal ini memperlihatkan pertumbuhan diri dan pengetahuan anda. Anda mungkin berubah. Hal ini bisa juga memperlihatkan bahwa hasil yang diperoleh merupakan fungsi dari pertanyaan yang ditanyakan dan ini merupakan suatu alasan yang digunakan untuk menimbulkan sedikit keraguan pada tes kepribadian. Sebagai pengingat kepribadian orang dapat berubah-ubah. Tes sederhana dapat diperoleh secara gratis pada humanmetrics.com (langkah-langkah pelaksanaan tes dapat dilihat pada lampiran).
E. Membentuk Tim Berdasarkan Tipe Kepribadian
Berikut ini adalah bentuk sederhana dari metode yang dikembangkan oleh Douglass Wilde, emeritus profesor of mechanical engineering pada Universitas Stanford untuk membentuk tim berdasarkan tipe kepribadian (Niku, 2009: 13).
a. Model kognitif (cognitive mode)
ET Organisasi EF Komunitas Analisis IS Evaluasi IF
[image:49.596.107.484.78.284.2]Sumber: Niku, 2009
Gambar 1.4 model kognitif
Berikut ini merupakan perhitungan untuk menghitung nilai model kognitif:
EN =N 2+
E + P
4 = (−IS)
EF =F 2+
E + J
4 = (−IT)
ES =S 2+
E + P
4 = (−IN)
ET =T 2+
E + J
4 = (−IF)
Nilai setiap atribut (E/I, P/J, S/N dan T/F) dapat diperoleh dari jawaban quisioner yang ada pada humanmetrics.com dan jika terdapat atribut selain E, N, F dan P, maka nilai atribut tersebut dapat didistribusi sebagai berikut:
I = −E, S =−N, T =−F, J =−P
ES Eksperimen EN Gagasan Ilmu Pengetahuan IS Imajinasi IN
Berikut ini adalah perhitungan nilai model kognitif 4 (empat) anggota staf administrasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU:
a) ISTJ dimana I=11, S=25, T=1, J=33
EN =−25
2 +
−11−33
4 =−23,5
EF =−1 2 +
−11 + 33
4 = 5
ES =25 2 +
−11−33
4 = 1,5
ET =1 2+
−11 + 33
4 = 6
Ini mengindikasikan anggota A sebagai IS=23,5; EF=5; ES=1,5: ET=6. b) ESFJ dimana E=1, S=1, F=25, J=44
EN =−1 2 +
1−44
4 =−11,25
EF =25 2 +
1 + 44
4 = 23,75
ES =1 2+
1−44
4 =−10,25
ET =−25
2 +
1 + 44
4 =−1,25
Ini mengindikasikan anggota B sebagai IS=11,25; EF=23,75; IN=10,25; IF=1,25.
c) ESTJ dimana E=11, S=1, T=12, J=56
EN =−1 2 +
11−56
4 = −11,75
EF =−12
2 +
11 + 56 4 = 19
ET =12 2 +
11 + 56
4 = 22,75
Ini mengindikasikan anggota C sebagai IS=11,75; EF=19; IN=10,75; ET=22,75.
d) ISFP dimana I=33, S=62, F=25, P=11
EN =−62
2 +
−33 + 11
4 =−36,5
EF =25 2 +
−33−11
4 = 1,5
ES =62 2 +
−33 + 11
4 = 25,5
ET =−25
2 +
−33−11
4 = −23,5
Ini mengindikasikan anggota D sebagai IS=36,5; EF=1,5; ES=25,5; IF=23,5.
b. Kelompok afinitas (affinity group)
Individu dengan nilai model kognitif yang mirip dapat dikumpulkan ke dalam salah-satu dari beberapa kelompok afinitas berikut ini:
a) Idea individual (EN): adalah individu yang lebih pandai menghasilkan gagasan. Harus diingat ini tidak berarti yang lainnya tidak pintar dalam hal yang sama, ini juga tidak berarti (EN) selalu mendapat ide di dalam implementasi jika diperlukan. Tetapi, mereka memiliki kekuatan untuk mengusulkan atau membuat gagasan.
c) Action individual (ES): adalah peneliti yang berguna, seorang operator, membuat modul belajar. Mereka pandai melihat hubungan antara uji coba dan sistem kerja.
d) Organization individual: (ET) adalah pendorong terhadap pencapaian hasil, berorientasi pada batas waktu, pandai dalam membuat jadwal dan menyusun misi.
e) Wild card individual: individu ini adalah anggota selebihnya yang terdiri atas orang-orang selain keempat kategori di atas. Mereka dapat mengisi lubang yang ada dan peran yang berbeda-beda. Mereka biasanya baik dipakai sebagai pelengkap bagi yang lain dan dapat berfungsi di banyak peran.
C. Memasukkan anggota ke dalam tim
secara umum ukuran suatu tim sangatlah bervariasi. Akan tetapi, banyak tim terdiri atas 4 orang anggota dengan prosedur sebagai berikut:
tertinggi selanjutnya EF dan ES sisanya adalah Wild Card selanjutnya setiap anggota dari kelompok afinitas didistribusikan kesetiap tim secara merata.
[image:53.596.100.534.403.475.2]Prosedur di atas dapat disesuaikan dengan tim yang anggotanya kurang dari 4 ataupun lebih. Walaupun demikian, untuk tim yang anggotanya kurang dari 4 ada kemungkinan tidak semua atribut kepribadian yang diinginkan dapat terpenuhi, ada pula kemungkinan terdapat lebih dari 1 (satu) individu yang berasal dari kelompok afinitas yang sama, jika hal ini terjadi mereka dapat saling bertentangan. Jadi sebaiknya anda memastikan agar mereka mengerti peran dan tanggung jawab masing-masing untuk menghindari terjadinya konflik. Tabel 1.3 memperlihatkan pembagian kelompok pada staf administrasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
Tabel 1.3
Daftar pembagian kelompok afinitas pada Departemen Manajemen FE USU
MBTI E I N S F T P J EN EF ES ET Kelompok afinitas
A ISTJ -11 11 -25 25 -1 1 -33 33 -23,5 5 1,5 6 x
B ESFJ 1 -1 -1 1 25 -25 -44 44 -11,25 23,75 -10,25 -1,25 xx
C ESTJ 11 -11 -1 1 -12 12 -56 56 -11,75 19 -10,75 22,75 x
D ISFP -33 33 -62 62 25 -25 11 -11 -36,5 1,5 25,5 -23,5 x
Alternatif lain untuk menyusun staf administrasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang mungkin bisa menciptakan kinerjanya lebih baik adalah jika staf ekstensi terdiri atas C, D dan A dimana C (EF) sebagai operator (kontributor), D (ES) sebagai kolabolator, dan A (wild card) sebagai komunikator. Sedangkan staf reguler terdiri atas D dan B (EF) dimana B sebagai komunikator dan D (ES) sebagai kolabolator.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berikut merupakan kesimpulan yang dapat diambil dari keseluruhan isi tugas akhir yang telah dibuat ini:
1) Kerja sama pada staf administrasi Departemen Manajemen FE USU belum dapat dikatakan ideal walaupun memiliki kinerja yang baik, dikarenakan kurangnya kemampuan anggota untuk menyumbangkan pengalamannya dalam bentuk gagasan yang dapat digunakan untuk meningkatkan sistem administrasi pada Departemen Manajemen.
2) Pada staf administrasi Program Ekstensi Departemen Manajemen FE USU terdapat intensitas komunikasi yang tinggi yang menjadikannya kelompok sosial yang kuat.
3) Staf administrasi Program Reguler Departemen Manajemen FE USU memiliki kinerja yang baik dikarenakan terdapat keseimbangan di antara aktivitas pekerjaan dengan aktivitas komunikasi.
4) Hubungan staf administrasi Departemen Manajemen FE USU cukup baik namun kurang erat dikarenakan setiap 4 dari 5 anggota staf administrasi hanya ingin memilih untuk bekerja sama dengan 1 orang yang sama.
5) Di dalam staf administrasi Departemen Manajemen FE USU tidak terdapat idea individual (EN) sehingga minat untuk melakukan pekerjaan dengan cara-cara baru cukup kurang.
B. Saran
Berikut merupakan gagasan berupa saran yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas pada staf administrasi Departemen Manajemen FE USU. 1. Pada staf administrasi Departemen Manajemen FE USU perlu diisi oleh
seorang anggota dengan karakteristik idea individual (EN) terutama yang ahli di bidang sistem informasi sehingga diharapkan tata pelaksanaan deskripsi pekerjaan staf administrasi dapat berkembang ke arah yang lebih baik.
2. Para anggota staf administrasi Departemen Manajemen FE USU haruslah menghargai sifat dan karakter teman sekerja, gunakanlah kelebihan yang mereka miliki dan isilah kelemahan yang mereka miliki juga.
3. Anggota staf administrasi Departemen Manajemen FE USU di dalam beberapa kesempatan, perlu diberikan tugas-tugas yang mendidik seputar sistem informasi maupun penggunaan komputer agar menciptakan motifasi untuk meningkatkan kreatifitas daripada melaksanakan tugas yang tidak pernah berubah.
4. Dikarenakan setiap karakteristik manusia dapat berubah-ubah sesuai situasi dan kerangka berfikirnya, maka sebaiknya peran staf administrasi Departemen Manajemen FE USU harus disesuaikan dengan kepribadiannya, jika tidak hal itu memungkinkan yang bersangkutan untuk bekerja dengan sembarangan dan kebiasaan itu bisa merubah kepribadiannya ke arah yang bersifat negatif (corrupt).
merupakan people individual (EF) dikarenakan komunikasi yang berlebihan dapat mengurangi kinerja.
DAFTAR PUSTAKA
Davidson, J. 2005, The Complete Ideal’s Guides: Change Management, Edisi pertama, Diterjemahkan oleh: Priatna, D., Prenada, Jakarta.
Goa, I. H. 2007, Semua Orang Bisa Hebat, Edisi pertama., Grasindo, Jakarta. Gorman, T. 2005, The Complete Ideal’s Guides: MBA Basic, Edisi ke-2
Diterjemahkan oleh: Haryanto, S., Sukono, M., Atmoko, R., Prenada, Jakarta.
Larsen, J. R., Buss, M. D., 2010, Personality Psychology: Domain of Knowledge About Human Nature, 4th ed., New York, Mc Graw-Hill.
Niku, B. S. 2009, Creative Design of Product and System, 1st ed., Hoboken, John Wiley & Sons.
Robbins, P. S., Coulter, M., 2010, Manajemen, Edisi ke-10, Diterjemahkan oleh: Sabran, B., Putra, B. D., Erlangga, Jakarta.
Robbins, P. S., Judge, A. T., 2008, Perilaku Organisasi, Edisi ke-12, Diterjemahkan oleh: Angelica, D., Cahyani, R., Rosyid, A., Salemba Empat, Jakarta.
Snair, S. 2008, Motivational Leadership: Surefire Strategies for Encouraging Cooperation, Edisi pertama, Diterjemahkan oleh: Hariyanto, S., Yulianto, E. W., Prenada, Jakarta.
Wahjono, I. S. 2010, Perilaku Organisasi, Edisi pertama., Graha Ilmu, Yogyakarta.
West, M. 2002, Effective Teamwork: Kerja Sama Kelompok Yang Efektif, Edisi ke-5, Diterjemahkan oleh: Waluyo, S., Kanisius, Yogyakarta.
Cara yang digunakan untuk menghitung nilai atribut keperibadian di dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Buka website humanmetrics.com
3. klik Do it ! untuk memulai pengisian Quisioner
4. distribusikan jawaban quisioner yang ada pada lampiran tugas akhir ini dengan quisioner yang ada di dalam website sesuai dengan urutannya.
5. klik Score It! Untuk memulai proses perhitungan atribut kepribadian berdasarkan quisioner yang telah dijawab.
yang ditujukan untuk bahan pembelajaran yang berguna bagi para pembaca.
Keterangan: jika jawaban anda ya maka buat tanda cek list ( √ ) jika tidak buat tanda silang (X) pada kolom di sebelah pertanyaan. Ya = ( √ ), tidak = (X).
1)
anda hampir tidak pernah terlambat untuk setiap janji yang anda buat
2)
anda menyukai untuk diajak mengerjakan tugas-tugas sampingan
3)
anda menyukai untuk berkumpul dengan banyak teman
4)
anda ikut terbawa suasana film ketika anda menonton film seri atau sinetron
5)
anda biasanya menjadi yang pertama kali menanggapi hal-hal yang bersifat
tiba-tiba seperti telepon atau pertanyaan tiba-tiba dari pimpinan
6)
anda lebih tertarik pada ide-ide yang bersifat umum daripada proses
pelaksanaannya
7)
anda tidak memihak kepada siapapun dalam bekerja walaupun itu akan
membahayakan hubungan persahabatan anda
8)
anda benar-benar taat melaksanakan aturan yang ada dan percaya hal itu
akan membuahkan hasil yang baik
9)
anda sulit untuk bersemangat dan tertarik akan suatu hal
10)
anda pada dasarnya suka memikul tanggung jawab
11)
anda sering berpikir tentang umat manusia dan masa depannya
12)
anda percaya keputusan yang terbaik adalah keputusan yang mudah untuk
diubah
13)
kritik-kritik itu selalu berguna di dalam setiap aktivitas
14)
anda lebih suka untuk langsung bertindak daripada mempertimbangkan
berbagai pilihan yang ada
15)
anda selalu mempertimbangkan fakta daripada naluri anda
16)
anda lebih cendrung melakukan improvisasi (melaksanakan sesuatu secara
spontan) daripada perencanaan yang matang
17)
anda menghabiskan waktu luang anda dengan berkumpul bersama
teman-teman, berbelanja, dan sebagainya
18)
anda selalu merencanakan kegiatan yang akan anda lakukan
19)
tindakan anda biasanya dipengaruhi oleh suasana hati
20)
anda orangnya pendiam dan sulit untuk memulai pembicaraan
21)
anda mengetahui bagaimana menggunakan setiap waktu anda untuk tujuan
yang baik
22)
anda rela untuk membantu orang tanpa mengharapkan imbalan
24)
Setelah cukup lama anda berkumpul bersama teman anda ingin untuk pergi
dan menyendiri sebentar
25)
anda sering mengerjakan pekerjaan dengan terburu-buru
26)
anda dengan mudah mengetahui apa yang menjadi penyebab terjadinya
sesuatu
27)
anda sering dan mudah mengungkapkan perasaan anda dan emosi anda
28)
anda sulit untuk berbicara dengan keras
29)
anda merasa bosan jika membaca buku-buku teoritis
30)
anda mudah untuk bersimpati kepada orang (merasa sedih jika ada yang
susah)
31)
anda lebih menghargai keadilan dibandingkan dengan pengampunan
32)
anda dapat mudah berbaur jika ditempatkan di tempat kerja yang baru
33)
Jika anda berbicara kepada semakin banyak orang, anda merasa lebih enak
34)
anda lebih percaya dengan pengalaman daripada teori
35)
anda selalu memperhatikan bagaimana perkembangan suatu kasus
36)
anda mudah berempati (mengerti perasaan orang) terhadap keadaan yang
berhubungan dengan orang lain
37)
anda lebih memilih untuk membaca buku daripada berkumpul bersama
teman
38)
anda suka menjadi pusat perhatian pada acara-acara yang diselenggarakan
39)
anda lebih suka melakukan uji coba daripada mengikuti cara-cara yang
sama
40)
anda menghindar untuk terikat kepada kewajiban-kewajiban
41)
anda sangat mudah tersentuh dengan cerita mengenai kesulitan orang lain
42)
Batas waktu pengerjaan tugas tampaknya bersifat berubah-ubah daripada
tetap, penting
43)
anda cendrung menjauh dari keributan yang ada diluar
44)
penting bagi anda untuk mencoba sesuatu dengan kemampuan anda sendiri
45)
anda berpikir bahwa hampir semuanya dapat dianalisa dan diketahui
46)
anda berusaha sebaik mungkin untuk menyelesaikan tugas tepat waktu
47)
anda senang mengerjakan sesuatu sesuai dengan urutannya
49)
anda dengan baik dapat mengontrol keinginan dan godaan seperti menunda
pekerjaan sejenak untuk mengobrol
50)
Anda mudah untuk memahami suatu teori-teori yang baru
51)
Proses untuk memecahkan suatu masalah lebih penting daripada solusi
yang didapat
52)
Anda lebih suka bersandar di dinding atau berdiri dekat dengan dinding
daripada berdiri di tengah-tengah ruangan
53)
Ketika memecahkan masalah anda lebih suka mengikuti cara-cara yang
sudah ada daripada mencari cara-cara yang baru
54)
Anda benar-benar memegang teguh prinsip anda
55)
Anda memiliki jiwa petualang
56)
Anda lebih suka bersama teman untuk menemui orang yang belum anda
kenal
57)
Berhubungan dengan suatu situasi, anda lebih memperhatikan situasi yang
ada pada saat sekarang ini daripada situasi-situasi yang mungkin terjadi di
masa depan
58)
Anda cendrung berpikir bahwa pendekatan ilmiah adalah yang terbaik
59)
Anda sulit untuk membicarakan perasaan anda
60)
Anda sering menghabiskan waktu untuk memikirkan bagaimana sesuatu
dapat ditingkatkan
61)
Keputusan yang anda ambil lebih berdasarkan perasaan daripada
perencanaan yang matang
62)
Anda lebih suka menghabiskan waktu luang anda sendirian atau bersantai
pada suasana yang tenang
63)
Anda merasa lebih nyaman dengan cara-cara yang biasa dilaksanakan orang
untuk melaksanakan tugas
64)
Anda mudah memperlihatkan perasaan yang dibuat-buat (seperti pura-pura
sedih)
65)
Apakah anda selalu mencari peluang
66)
Meja belajar anda, meja kerja dan sebagainya selalu bersih dan tertata rapi
67)
Biasanya anda lebih memikirkan kebahagiaan saat ini dibanding dengan
rencana masa depan anda
68)
Anda merasa senang untuk berjalan-jalan sendiri
69)
Mudah bagi anda untuk berkomunikasi di dalam suatu kelompok
70)
Anda selalu tetap pada kebiasaan anda
73. Jika disuruh bekerja sama, siapa yang anda pilih untuk bekerja
sama?
a.
Melvina Sari. SE
b.
Sodali. SE
c.
Khairunnisa. SE
d.
Oka Rafii. SE
bagian dari fungsi pengorganisasian pada Departemen Manajemen FE USU”
Berdasarkan struktur organisasi Departemen Manajemen di bawah ini :
Keterangan:
Sumber: buku pedoman program studi manajemen (disederhanakan)
Fakultas Ekonomi USU memiliki sistem desentralisasi dimana
tugas-tugas administrasi dilaksanakan oleh tiap-tiap staf administrasi pada
masing-masing departemen, jadi pada departemen manajemen tugas administrasi
dipimpin oleh ketua departemen dikarenakan tugas staf administrasi merupakan
tugas ketua departemen yang semakin luas. Sehingga dapat dikatakan staf
administrasi merupakan pembantu ketua departemen yang bertanggungjawab
terhadap pelaksanaan arsip departemen.
Staf administrasi melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada ketua
departemen, jika diminta staf administrasi juga memberi laporan kepada ketua
PRODI dan ketua departemen menilai hasil kinerja daripada staf administrasi
begitu pula ketua PRODI dan staf laboratorium terhadap ketua departemen.
Sedangkan sekretaris manajemen hanya memberikan laporan jika diminta oleh
ketua departemen.
1)
tim kerja staf administrasi yang bagaimana yang paling ibu harapkan?
2)
Apakah Ibu puas dengan kinerja para staf saat ini?
3)
Apakah menurut Ibu masih ada yang perlu ditingkatkan, jika ya apa saja
yang ingin ditingkatkan?
Jawaban:
1)
Yang dapat menjalankan deskripsi kerja dengan baik.
2)
Puas, tapi masih perlu ditingkatkan.
3)
Kemampuan teknologi informasi (TI),komputer dan lainnya.
