Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan

(1)

Susma Wiryawinata : Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2010.

KERTAS KARYA

STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM

MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU

TOBA INTERNASIONAL MEDAN

DIKERJAKAN

O

L

E

H

052204116

SUSMA WIRYAWINATA

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR

BIDANG KEHALIAN PERHOTELAN

FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM

KERTAS KARYA

DIKERJAKAN

O

L

E

H

052204116

SUSMA WIRYAWINATA

PEMBIMBING

T. DJOHAN MONEL HE

Kertas Kerja Ini Diajukan Kepada Panitia

Program Pendidikan Non Gelas Fakultas Sastra USU Medan

Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Ujian Diploma III

Dalam Program Studi Pariwisata

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR

BIDANG KEHALIAN PERHOTELAN

FAKULTAS SASTRA

MEDAN

(3)

Disetujui Oleh :

PROGRAM STUDI PARIWISATA

FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2009

Medan, November 2009

KETUA

(4)

PENGESAHAN :

Diterima Oleh :

Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Sastra dan Budaya

Fakultas Sastra USU Medan

Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Ujian Diploma III

Dalam Program Studi Pariwisata

Pada

:

Tanggal

:

Hari

:

PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA

FAKULTAS SASTRA

DEKAN

Prof. Syaifuddin MA, Ph.D

NIP. 19650909199403.1.004

PNITIA PENILAI

No. Nama

Tanda Tangan

1.

T. Djohan Monel HE

Dosem Pembimbing …………

2.

Drs. Ridwan Azhar, M.Hum

Dosen Pembaca

…………

3.

Drs. Ridwan Azhar, M.Hum

Ketua

…………

(5)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadiran Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga dapat menyelesaikan kertas karya

ini dan tepat pada waktunya.

Adapun judul kertas karya ini adalah “Strategi Pelayanan Banquet

Department Dalam Meningkatkan Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan”. Kertas karya ini merupakan salah satu syarat akademis

untuk dapat menyelesaikan studi dari Program Ahli Madya Pariwisata Bidang

Keahlian Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Didalam penulisan kertas karya ini, penulis sadar sepenuhnya bahwa

seluruh yang penulis kerjakan tidaklah berhasil tanpa bantuan dari berbagai pihak.

Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Syaifuddin, MA. Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Ridwan Azhar, M. Hum selaku Ketua Program Studi Diploma

III Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai

Dosen Pembaca yang telah banyak membimbing dan memotivasi hingga

kertas karya ini dapat selesai dengan baik.

3. Bapak T. Djohan Monel HE, selaku Koordinator Praktek Bidang Keahlian

Perhotelan Program Studi Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera

Utara sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah membantu

memberikan bimbingan serta petunjuk, hingga selesainya penyusuan kertas

(6)

4. Seluruh staf pengajar Program Studi Pariwisata Khususnya di bidang

Kehalian Perhotelan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

5. Seluruh staf dan karyawan Hotel Danau Toba Internasional Medan yang

telah membantu memberikan informasi yang berguna bagi penyusunan

kertas karya ini.

6. Ayahanda (Alm) Sutrisman dan Ibunda tercinta Siti Maryam yang telah

banyak memberikan dukungan dan motivasi dari awal sekolah hingga

selesainya perkuliahan.

7. Buat abang dan kakak saya yang telah banyak memberikan bantuan kepada

penulis.

8. Rekan – rekan yang telah turut membantu serta memberikan dorongan

kepada penulis.

Akhirnya penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi

pembaca, khususnya mahasiswa Program Studi Pariwisata Bidang Keahlian

Perhotelan.

Medan, November 2009

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

ABSTRAK ... v

BAB I PENDAHULUAN 1.1.Alasan Pemilihan Judul ... 1

1.2.Batasan Masalah ... 2

1.3.Tujuan Penelitian ... 3

1.4.Metode Penelitian ... 3

1.5.Sistematika Pembahasan ... 4

BAB II URAIAN TEORITIS 2.1. Pengertian Banquet ... 5

2.2. Sistematika Pelayanan Banquet ... 5

2.3. Tugas dan Tanggung Jawab Banquet ... 7

2.4. Peralatan dan Perlengkapan Banquet ... 10

2.5. Jenis Banquet ... 16

BAB III TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 3.1. Sejarah Berdirinya ... 17

(8)

3.3. Fasilitas Yang Dimiliki ... 21

3.4. Klasifikasi Hotel ... 25

BAB IV STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM MENINGKATKAN PENDAPATAN PADA HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 4.1. Strategi Pelayanan Banquet Department dalam Meningkatkan Pendapatan ... 26

4.2. Mode dan Suasana Ruangan Banquet ... 27

4.3. Sistem Pelayanan Banquet ... 28

4.4. Pengaruh Kegiatan Banquet ... 30

4.5. Masalah Yang Dihadapi dan Pemecahannya ... 31

(9)

ABSTRAK

Kepariwisataan merupakan salah satu sumber pendapatan devisa negara

yang bukan hanya dapat meningkatkan perekonomian bangsa Indonesia tetapi juga

dapat memberikan lapangan pekerjaan. Hotel Danau Toba Internasional Medan

merupakan salah satu hotel berbintang 4 di Medan yang banyak dikunjungi tamu,

baik tamu bisnis, tamu wisata mancanegara maupun lokal, dll. Hotel ini memiliki

fasilitas seperti: Banquet, Restaurant, Bar, Fitnes Center, Swimming Pool, Biliyar,

Rock Caffe, Family Karaoke, The Tavern and Piano Lounge. Penulis mengambil

judul “Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan

Pendapatan Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan” dengan alasan

karena banquet juga memerlukan penanganan khusus dalam pelaksanaannya

sehigga menarik untuk di angkat dalam bentuk kertas karya tulis.

(10)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Alasan Memilih Judul

Dalam industri pariwisata telah di sepakati sebagai salah satu industri yang

dapat memberikan keuntungan terhadap masyarakat maupun pemerintah, bukan

saja karena kekayaan alam, adat istiadat, budaya, dan berikut fasilitas pendukung

yang dimiliki tetapi juga karena dunia kepariwisataan di jadikan sebagai salah satu

andalan devisa negara.

Hotel berperan penting dalam pengembangan kepariwisataan akan sulit

berkembang tanpa di dukung oleh jumlah kamar yang cukup, standard fasilitas

yang memadai dan cara pelayanan yang baik. Dengan pentingnya keberadaan hotel

dalam pembangunan serta pengembangan kepariwisataan sehingga hotel sering

disebut sebagai industri yang menjual produk dan jasa.

Semakin banyaknya persaingan, pihak hotel semakin dipacu untuk

meningkatkan cara mengatasi persaingan tersebut agar tidak mengalami kekalahan

dalam persaingan, yang berarti kegagalan hotel manajemen tersebut. Bukan hanya

manajemen saja tapi juga setiap karyawan di semua bidang yang terdapat dalam

beberapa department seperti Front Office Department, Food & Beverage

Department, House Keeping Department, dan lain sebagainya. Sedangkan ciri-ciri

banquet yakni sanggup melayani jamauan makan dalam jumlah yang besar, dan

semua macam bentuk service dapat diterapkan tergantung permintaan tamu.

Adapun ciri-ciri suatu industri yang bergerak pada bidang perhotelan adalah

(11)

Beverage Department bagi hotel merupakan bagian yang sangat penting di samping

department lain dari segi penjualan makanan dan minuman kepada tamu.

Banquet department merupakan pendapatan bagi hotel danau toba

inernasional medan, baik dari segi manajement maupun operasionalnya. Apalagi

sekarang ini masyarakat dalam mengadakan acara-acara berupa resepsi pernikahan,

ulang tahun, atau meeting bisnis memerlukan berupa tempat yang aman, nyaman,

dan mewah. Disinilah pihak hotel harus mampu bersaing dengan hotel-hotel

lainnya, apalagi sekarang ini kemajuan industri perhotelan yang sangat kompetitif

sekarang ini.

Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas pemasalahan ini

berdasarkan uraian-uraian di atas untuk menyusun suatu kertas karya yang berjudul

:Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan

Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan.

1.2 Batasan Masalah

Banquet merupakan suatu unit khusus berupa sarana hotel yang tidak jauh

berbeda dari restaurant baik perlengkapan, peralatan serta tata saji yang

dipersiapkan. Banquet tidak meyediakan sajian secara permanen seperti restaurant

melainkan diselenggarakan setelah ada pemesanan dalam bentuk jamuan. Didalam

pembahasan ini, penulis menekankan kegiatan Food & Bevarage Department pada

bagian banquet yang dilaksanakan di Hotel Danau Toba. Untuk itulah penulis

(12)

“Strategi Pelayanan Banquet Department Dalam Meningkatkan Pendapatan

Pada Hotel Danau Toba Internasional Medan”.

1.3 Tujuan Penulisan

Penyusun kertas karya ini juga untuk memenuhi salah satu syarat dalam

menyelesaikan Pendidikan Diploma III dalam Program Studi Pariwisata Bidang

Keahlian Perhotelan pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, yang di

dasarkan atas perbandingan teori yang di peroleh di perkuliahan dan buku-buku

dengan kenyataan yang penulis temukan selama mengikuti praktek kerja lapangan

di Hotel Danau Toba Internasional Medan.

1.4 Metode Penelitian

Dalam menyusun kertas karya ini, ada dua metode penelitian yang

digunakan dalam pengumpulan data memecahkan masalah yaitu:

1. Library Research (Penelitian Perpustakaan)

Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data berupa teori-teori

pendapat yang berhubungan dengan masalah ini, serta bahan kuliah yang ada

hubungannya dengan masalah yang dibahas.

2.Field Research (Penelitian Lapangan)

Data dan informasi yang di peroleh adalah bersumber dari penelitian secara

langsung di lapangan. Metode ini dibagi atas beberapa cara, yaitu:

(13)

- Praktek Kerja Lapangan (Job Training)

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika pembahasan ini bermaksud untuk memperoleh suatu susunan

yang sistematis agar lebih muda untuk di ikuti dan dipahami dalam penulisan

kertas karya ini di bagi atas beberapa bagian yang meliputi:

BAB I : Merupakan bab pendahuluan di mana menjelaskan tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan penulisan, metode penelitian

dan sistematika penulisan.

BAB II : Menjelaskan tentang uraian teoritis mengenai pengertian banquet, sistem pelayanan banquet, ruang lingkup penyelenggaraan banquet,

peralatan dan perlengkapan yang digunakan di banquet.

BAB III : Tinjauan umum tentang Hotel Danau Toba Internasonal Medan

mengenai sejarah berdirinya hotel,struktur organisasi, fasilitas yang

dimiliki dan klasifikasi hotel tersebut.

BAB IV : Berisikan tentang pembahasan mengenai Strategi Pelayanan Food &

Beverage Department Di Bagian Banquet Dalam Mempersiapkan

Perlengkapan Yang Dibutuhkan Pada Hotel Danau Toba Internasional

Medan.

(14)

BAB II

URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Banquet

Banquet adalah suatu jamuan yang diadakan di hotel atas permintaan

pemesanan, yang biasanya menghidangkan jenis menu yang sudah pasti dan jumlah

tamu yang datang cukup banyak.

Menurut R. Sukardi, Banquet merupakan suatu pelayanan khusus untuk

jamuan atau acara di mana pelayanan tersebut berbeda dengan pelayanan yang ada

di restoran, coffee shop atau caffe terrace.

Sedangkan berdasarkan Kamus Pariwisata dan Perhotelan, Banquet adalah

suatu resepsi mewah yang diadakan di ruang khusus di hotel, dengan menyediakan

makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.

Dari definisi banquet di atas dapat di ambil kesimpulan yaitu:

- Jamuan makan dan minum

- Pelayanan berbeda dengan tempat-tempat lainnya

- Menu pasti dan yang datang cukup banyak

- Atas permintaan tamu

2.2 Sistem Pelayanan Banquet

Dalam pelaksanaan banquet di Hotel Internasional memiliki aturan - aturan

(15)

a.) Waiter harus berpakaian rapi, bersih sewaktu melayani tamu.

b.) Perhatikan cara menghidangkan dari sebelah kanan, untuk mengambil

dari sebelah kiri atau depan supaya memudahkan kita.

c.) Peralatan yang di pergunakan harus bersih begitu juga dengan table

cloth, green plant yang indah dan segar.

d.) Sewaktu menghidangkan, memegang tray jangan terlalu tinggi karena

sukar untuk mengambilnya

Service banquet yang umum adalah self service (prasmanan). Biasanya juga

kombinasi antara self service dengan table service. Untuk lebih jelasnya dari kedua

service diatas sebagai berikut:

a. Self Service dibedakan menjadi dua macam yaitu:

1. Cafetarian Service

2. Buffet Service

b. Table Service dibedakan menjadi empat jenis yaitu:

1. Cara penyajian Inggris disebut Family Service

2. Cara penyajian Russian Service

3. Cara penyajian French Service

(16)

2.3 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet

Dalam pelakasanaan kegiatan banquet meliputi kegiatan yang di pimpin

oleh / seoarang Banquet Manager yang membawahi Assistant Banquet Manager,

Secretary, Banquet Head Waiter, Assistant Head Waiter, Supervisor, Banquet

Waiter.

Berikut ini di jelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari masing-masing

jabatan, yakni:

a. Banquet Manager

- Bertanggung jawab sebagai pimpinan banquet

- Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya

- Harus berhubungan erat dengan department lain

- Melaksanakan tugas-tugas administrasi

- Memeriksa kesiapan tugas Head Waiter dan kesiapan tugas waiter

- Harus memperhatikan dan mendengar akan keluhan-keluhan tamu

- Mengawasi operation banquet sampai selesai.

b. Assistant Banquet Manager

Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari banquet manager

dalam menangani tugas sehari-harinya,juga memikul serta tanggung

jawab dari banquet manager apabila berhalangan dating.Memberikan

briefing serta pengawasan selama berlangsungan acara-acara pentinga

juga secara seminar.

(17)

- Membuat tugas-tugas dari banquet manager dalam menangani

pemasukan pembalasan surat.

- Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun

laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk

pengaduan-pengaduan dan saran-saran dari tamu yang ada.

- Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan

banquet manager, terutama yang menggunakan telepon.

d. Banquet Head Waiter

- Bertanggung jawab menangani keadaan yang tejadi pada operation

banquet.

- Mengkoordinir para waiter dan daily worker.

- Membuat “time schedule” juga pembagian tugas sesuai dengan

jabatan masing-masing.

- Mengontrol semua persiapan sebelum peralatan tersebut di pasang

dimeja.

- Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai.

- Menyambut tamu yang dating sebelum menyerahkan lebih lanjut

kepada captain waiter.

- Membuat laporan harian (daily log report)

- Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambahkan sarana

(18)

- Melaporkan hasil kegiatan kepada Banquet Manager tentang hal-hal

yang dianggab pincang di dalam operasi kerja.

e. Assistant banquet Head waiter

Assistant Banquet Head Waiter yaitu membantu segala kegiatan

Head Waiter, juga menggantikan posisi bila Head Waiter berhalangan

datang. Tugasnya membuat laporan tentang pemasukan keuangan,

kejadian-kejadian, serta catatan khusus yang terjadi selama operation

berlangsung.

f. Banquet Superevisor

- Mengkoordinir segala kegiatan, mulai menyiapkan kabutuhan

function sampai pelayanan kepada tamu.

- Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar, atau

bagian-bagian yang lain demi terciptanya kerja sama yang baik.

- Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang di

butuhkan tamu, juga mengecek peralatan yang ada.

- Membantu waiter jika mangalami kesulitan.

- Serta bertanggung jawab terhadap Banquet Head Waiter atas segala

kegiatan yang ada di banquet serta mengawasi cara kerja

bawahannya selama function berlangsung.

g. Banquet Waiter

(19)

- Menata meja dengan room style plan yang dikehendaki oleh pihak

penyelenggara event.

- Menyiapkan peralatan yang di butuhkan untuk keperluan event.

- Membuat tea atau coffee dengan jumlah yang dikehendaki tamu.

- Menyiapkan air es serta menuangkan kedalam gelas sebelum tamu

duduk.

- Menyiapkan makanan yang dibawa dari dapur yang telah di siapkan

cook untuk dihidangkan kepada tamu.

- Mengirim peralatan yang kotor dan mengirimkannya kepada

laundry.

- Mengumpulkan linen-linen yang kotor dan mengirimkan kebagian

laundry untuk di bersihkan.

- Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu

meninggalkan ruangan.

2.4 Peralatan dan Perlengkapan Banquet

Secara umum peralatan-peralatan yang dipergunakan banquet dapat

digolongkan menjadi 5 bagian yaitu:

1. Glassware

Glassware merupakan peralatan untuk penyajian minuman dan pada

umumnya dipergunakan untuk minum. Meskipun ada juga beberapa

(20)

cocktail dan sebagainya. Untuk itu personel banquet diutuntut

pengenalannya satu-persatu yang meliputi nama, bentuk dan

penggunaannya.

Secara keseluruhan jenis gelas dapat dibedakan menjadi 2 macam

gelas yakni gelas yang berkaki dan gelas yang tidak berkaki.Untuk

penyajian makanan dan minuman dengan hasil maksimal harus di

dasarkan atas:

- Penyesuaian dengan jenis minuman dan makanan yang di sajikan.

- Bahan gelas sebaiknya bening, tidak bermotif maupun mempunyai

gambar yang terlalu mencolok akibat penggunaan di luar ketentuan

warna asli dari makanan dan minuman mungkin juga berubah.

Berikut ini adalah jenis-jenis gelas yang biasa dipergunakan pada banquet

dan kegunaannya:

- Water Goblet, gelas yang dipergunakan untuk penyajian air minum,

sebagai pengiring makanan.

- Cocktail Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian makanan

penutup seperti ice cream.

- Beer Glass, gelas yang dipergunakan untuk penyajian minuman beer

dan sejenisnya yang memiliki 4 macam yaitu:

1. Plisner Glass

2. Highball Glass

(21)

4. Beer Seidel (Stainless Steel)

2. Cutlery

Cutlery adalah alat makan dan minuman, yang berfungsi

memindahkan sesuatu makanan atau minuman dari piring atau gelas ke

mulut. Di samping itu ada pula yang berfungsi sebagai alat pembantu

apabila seorang ingin memindahkan makanan ketempat lain dihadapan

tamu. Pada umumnya Cutlery ini dipergunakan terbuat dari stainless steel.

Berikut ini adalah jenis-jenis Cutlery yang biasanya dipergunakan

pada banquet dan kegunaannya:

a. Dinner fork, yaitu garpu yang dipergunakan untuk makan inti

(main dish).

b. Dessert Fork, yaitu garpu yang dipergunakan untuk penyajian

makanan penutup (dessert).

c. Fish Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian.

d. Serving Fork, yaitu garpu besar untuk penyajian.

e. Dinner Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk makanan

pokok.

f. Dessert Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk makanan

penutup (dessert).

g. Serving Spoon, yaitu sendok yang dipergunakan untuk

(22)

h. Fruit Spoon, yaitu sendok untuk makanan pembuka atau penutup

yang berkuah.

i. Cake Tong, yaitu berupa penjepit untuk memindahka tart/ kue

dari tempat kue ke piring.

3. Chinaware

Chinaware disebut juga Earthware yaitu barang-barang pecah belah

umumnya dipergunakan sebagai tempat makan dan minum, di samping juga

sebagai tempat penyajian makanan dan minuman. Biasanya pada umumnya

terdapat pada bagian pinggir yang terbuat dengan motif kembang, ada yang

polos dengan pinggiran emas, biru, kuning, serta menarik lainnya.

Berikut ini adalah jenis-jenis chinaware yang biasanya dipergunakan

pada banquet dan kegunaannya:

a. Bread and Butter Plate, piring ceper untuk penyajian roti dan

mentega dengan diameter sekitar 16 cm.

b. Dessert Plate, piring ceper untuk penyajian makanan pembuka

atau penutup dengan diameter sekitar 20 cm.

c. Dinner Plate, digunakan sebagai tempat penyajian main course

dengan makanan pengiringnya.

d. Soup Bowl, digunakan sebagi tempat penyajian soup atau main

dish juga makanan yang berkuah.

e. Tea Cup & Saucer, cangkir dan piringnya khusus untuk

(23)

f. Coffee Cup & Saucer, cangkir dan piringnya khusus penyajian

minuman kopi.

g. Salad Bowl, mangkok salad untuk menghidangkan dalam porsi

yang besar.

4. Miscellaneous (Peralatan penyajian lainnya)

Peralatan penyajian lainnya atau miscellaneous adalah peralatan

yang tidak termasuk kelompok glassware, cutlery, chinaware, linen maupun

stationary. Peralatan ini secara umum juga berfungsi sebagai tempat

menyajikan makanandan minuman itu. Bahan yang dipergunakan untuk

peralatan-peralatan tersebut ada bermacam-macam yang terbuat dari besi,

metal, stainless steel, perak kayu, aluminium dan sebagainya.

Berikut ini adalah jenis-jenis miscellaneous yang biasanya

dipergunakan pada banquet dan kegunaannya:

a. Flower Vase, tempat bunga untuk menghias meja. b. Ashtray, asbak tempat abu rokok.

c. Water Pitcher, tempat air minum dan biasanya air es.

d. Tray, baki yang dipergunakan untuk membawa makanan dan

minuman.

e. Creamer, teko kecil untuk tempat susu kental.

f. Tea Pot, teko yang memekai tutup tetapi memiliki saringan

(24)

g. Chaping Dish/ Chaffer, pemanas yang menjaga makanan tetap

dalam keadaan panas dalam jamuan banquet.

h. Recaud, alat untuk pemanas dengan cara meletakan makanan

dengan tempatnya dengan langsung diatasnya.

5. Linen & Stationary

Peralatan yang dipergunakan untuk memperindah, merapikan meja,

membersihkan mulut, dan sebagainya untuk memudahkan tamu menikmati

hidangan, sedangkan stationary adalah peralatan tulis-menulis yang

dipergunakan pada waktu seminar yang membutuhkan penjelasan tertulis

guna memperjelas makalah yang dibicarakan.

Berikut ini linen dan stationary yang biasanya dipergunakan pada

banquet dan kegunaannya:

a. Table Cloth, taplak meja supaya terlihat rapi mejanya.

b. Napkin, serbet untuk membersihkan mulut tamu setelah makan. c. Skirting, kain untuk menutupi bagian samping kaki meja.

d. Overhead Projector, alat untuk memperoyeksikan tulisan ke

papan tulis.

e. Spidol, lat tulis seperti ballpoint yang besar untuk menulis di

papan tulis.

f. White Board, papan tulis yang berukuran segi empat untuk

(25)

2.5 Jenis Banquet

Jenis-jenis banquet yang umum dilaksanakan di hotel adalah:

1. Acara banquet yang bersifat social

a. Pesta pernikahan

b. Pesta ulang tahun

2. Acara banquet untuk bisnis

a. Peragaan busana

b. Seminar

3. Acara untuk hari raya

a. Lebaran

b. Tahun Baru

4. Acara-acara lainnya

a. Acara kenegaraan

b. Pesta peresmian pembukaan perusahaan

(26)

BAB III

TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL DANAU TOBA

INTERNATIONAL

3.1 Sejarah berdirinya

Setelah mempelajari dokumen-dokumen dari Surat Keputusan Bersama

Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Menteri Perhubungan Republik

Indonesia No. 101 September 1968 yaitu keputusan pemberian fasilitas yang

sebesar-besarnya kepada pengusaha-pengusaha yang berminat untuk berusaha

dibidang perhotelan, sehigga diambil kesimpulan bahwa usaha untuk perhotelan

Indonesia masa itu adalah usaha yang menguntungkan dan mempunyai aspek sosial

ekonomi yang sangat menguntungkan Bapak T.D Pardede sehingga mengambil

keputusan untuk mendirikan usaha perhotelan sebagai tambahan bidang-bidang

usahanya yang telah ada.

Hotel Danau Toba Internasional Medan dibuka secara resmi untuk umum

pada tanggal 10 juni 1972 dengan Generak Manager pertama Stanley Allison dari

London, hotel ini beroperasi dengan 200 kamar yang terletak di Jalan Imam Bonjol

No.17 Medan. Pada akhirnya tahun 1972 Hotel Danau Toba Internasional Medan

ini mempunyai occupancy rate 25 % Break Event Point jauh dari jangkauan.

Maka pada tanggal 1 april 1973 diadakan kontrak management dengan PT.

Aeropacific Hotel Corporation dengan General Manager R.E Selling dengan

ketentuan bahwa dibawah pimpinan Management PT. Aeropacific Hotel

Corporation harus dicapai occupancy rate hotel rata-rata 50 % sampai akhir tahun

(27)

dengan General Manager tetap R.E Selling yang bersedia memperpanjang kontrak

kerjanya.

Sampai saat ini disamping perbaikan mutu operasional juga ditingkatkan

service agar menarik perhatian dan menyenangkan tamu-tamu yang menginap di

hotel ini dari check in samapi chek out.

3.2 Struktur Organisasi

Hotel Danau Toba Internasional Medan mempunyai struktur organisasi

yang memiliki tugas pokok dan tanggung jawab dari struktur organisai perusahaan

terdiri dari :

1. General Manager

o Mengkoordinasi dan mengawasi beroperasinya perusahaan.

o Mengikuti perkembangan pelayanan hotel.

o Membawahi keseluruhan Department Head yang ada.

o Memecahkan segala masalah dan mengambil tindakan-tindakan

yang perlu.

2. Duty Manager

o Bertanggung jawab langsung kepada General Manager.

o Bertanggung jawab atas yang dibawahinya yaitu, Sales and

Marketing Department, F & B Department, Personalia, Security.

(28)

3. Personel Manager

o Bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty

Manager.

o Melaksanakan / memenuhi kebutuhan pekerjaan.

o Melaksanakan test tertulis dan interview bagi pelamar pekerja.

o Membuat anggaran tenaga secara menyeluruh.

o Mewakili General Manager untuk menyelesaikan kasus-kasus

perubahan yang timbul pada kantor.

o Melakukan pembinaan tenaga kerja yang melalui kegiatan in

house training dan kegiatan lainnya.

4. Chief Accountant

o Mengontrol uang masuk dan uang yang keluar dari perusahaan.

o Revisi cost flows.

o Membuat buget plan (1 tahun sekali)

o Memonitor buget tip hari.

5. Front Office Manager

o Bertanggung jawab kepada Genaral Manager melalui Room

Division Manager

o Mengawasi operasi Front Office setiap hari.

(29)

o Mengatasi masalah-masalah yang terjadi apabila ada tamu-yamu

yang melakukan complaint.

Bagian-bagian yang termasuk dibwah naungan Front Office

Manager yaitu:

 Reservation Section

 Reception Section

 Information Section

 Uniform Section

6. Front Office Cashier

o Melayani penukaran valuta asing, penjualan perangko, dan

penanganan kartu-kartu kredit pembayaran sebagai hasil

penjualan fasilitas kamar hotel.

o Menangani segala pembayaran sebagai hasil penjualan fasilitas

kamar hotel.

7. Food and Beverage Manager

o Bertanggung jawab kepada Geneal Manager.

o Bertanggung jawab atas bagian yang di bawahi serta mengawasi

operasi setiap bagian.

(30)

Bagian-bagian dibawahi naungan Food & Beverage Department terdiri dari:

o Coffe Shop

o Javanesse Restaurant

o Piano Lounge

o Pool Bar

o Mini Bar

o Main Kitchen

o Pastry

o Banquet

3.3 Fasilitas yang Dimiliki

Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki fasilitas-fasilitas sesuai

dengan klasifikasi bintang empat.Dimana fasilitas tersebut juga merupakan

penunjang dalam melaksanakan operasional tersebut.

1. Rooms

Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki 258 kamar,

dimana kamar-kamar tersebut terdiri dari berbagai tipe yang dilengkapi

fasilitas yaitu: AC, Bath Room, Shower, TV, Video, Mini Bar, dan

Telepon.

Adapun tipe-tipe kamar tersebut beserta tarifnya adalah sebagai

berikut:

(31)

2. Standart Room us$ 89.00

3. Superior us$ 108.00

4. Deluxe us$ 229.00

5. Suite us$ 335.00

6. Junior us$ 405.00

7. President us$ 650.00

Adapun kamar tersebut sudah termasuk tax dan service charge.

Hotel Danau Toba Internasional Medan memliki outlet sebagai

tempat penjualan makanan dan minuman, dimana outlet tersebut antara

lain yaitu:

a. The Caffe Terrace, yaitu melayani pesanan atau oderan dari

tamu berdasarkan buku menu yang ada atau dengan sistem a’la

carte menu dan biasanya ini dilaksanakan untuk lunch atau

dinner.

b. Osaka Japanesse Restaurant, yaitu melayani/ menyediakan

makanan khas Jepang dan nama lain dari restaurant ini adalah

Fuji Restaurant.

c. Sunda & Javanesse Restaurant, yaitu restaurant yang

menyediakan makanan dan minuman khas jawa atau sunda dan

(32)

d. Iseya Restaurant, yaitu menyediakan makanan khas china yaitu

makanan yang berasal dari ikan laut dan juga melayani khas

hongkong yaitu dim sum (yam cha).

e. Room Service, yaitu bertugas melayani pemesanan makanan

dan minuman ke kamar-kamar tamu.

f. Piano Lounge, yaitu suatu tempat hiburan dengan suasana

romantis di malam hari dengan pianist dan penyanyi dari luar

negeri yang menyanyikan lagu-lagu yang berirama Jazz.

g. The Tavern, yaitu tempat hiburan yang menyediakan makanan

dari daging yang dipanggang dan hiburan dari negara philipina.

h. T.D Pardede Lounge/ Lobby Bar, yaitu menyediakan

minuman olkohol dan non alkohol.

i. Music Lounge, yaitu menyediakan minuman yang beralkohol

dengan bergaya inggris dan suasana cocok untuk tempat

bersantai bagi tamu.

2. Fasilitas lainnya

Hotel Danau Toba Internasional Medan memiliki 3 ruang

function yang dapat disewakan baik untuk bisnis, pesta, koferensi

dan terdiri dari:

a. Deli Room, yaitu ruangan yang dipakai untuk business, weding

party and cocktail party yang berkapasitas hingga mencapai 700

(33)

b. Royal Room, yaitu ruangan yang dipakai untuk kegiatan

konvensi, seminar, exhibition atau trade luncheon yang dibagi

menjadi 5 yaitu:

1. Royal Room I

2. Royal Room II

3. Royal Room III

4. Royal Room IV

5. Royal Room V

c. Convetion Hall, yaitu ruangan yang biasa dipakai untuk acara

pernikahan,ulang tahun yang mencapai 1500 orang.

3. Health and Fitnes Centre

Health and Fitnes Centre adalah gedung olah raga sebagai fasilitas

yang disediakan hotel untuk melakukan bermacam-macam kegiatan

olah raga seperti basket, tennis, squash court dan mandi uap yang

dilakukan untuk meningkatkan tingkat kebugaran dan kesehatan

4. Danau Toba Executive Residence

Danau Toba Executive Residence ini di bangun berupa apartement

yang disewakan dan terdiri dari 41 kamar yang dilengkapi peralatan

yang serba mewah dan dibangun pada tanggal 2 februari 1992.

5. Other Facilities

Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki, yaitu Billiard Centre,

(34)

Beauty/ Barber Shop, Star Massage, Cake Shop, Swimming Pool, Video

Casset Rental, Medical Clinic, Taxi Service, Laundry, Parking Area,

Karaoke dan Pool Bar.

3.4 Klasifikasi Hotel

Hotel Danau Toba Internasional Medan adalah hotel yanh berbintang 4

karena terletak di tengah-tengah kota dan tidak jauh dari perbelanjaan,

kantor-kantor, dan airport.

Klasifikasi hotel ini untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan harga jual kamar (Plan system)

2. Dari jumlah kamar (Size number of room)

3. Berdasarkan lamanya tamu tinggal (Length of Guest Stay)

4. Berdasarkan jenis tamu hotel (Type of Guest)

5. Berdasarkan lamanya hotel dioperasikan (Length of Operation Periode)

6. Berdasarkan Lokasi ( Location)

(35)

BAB IV

STRATEGI PELAYANAN BANQUET DEPARTMENT DALAM

4.1 Strategi pelayanan banquet department dalam meningkatkan pendapatan

Sehubungan eratnya hubungan pelayanan Banquet dengan sales dan

marketing, selama penulis melaksanakan training di Hotel Danau Toba

Internasional Medan, dengan usaha-usaha untuk meningkatkan pendapatan ada 3

peluang yaitu:

1. Meningkatkan Mutu Produk dan Mutu Pelayanan

Mutu suatu produk dan pelayanan sangat mempengaruhi apakah

pelayanan tersebut akan dibayar tamu. Di samping itu dalam hal produk

(makan dan minum), yang penting kebersihannya juga pelayanan yang

diberikan harus bersifat cepat dengan tenaga professional di samping juga

harga yang memadai tersebut.

2. Modernisasi Fasilitas Banquet

Usaha-usaha yang dilakukan Hotel Danau Toba Internasional

Medan dalam modernisasi peralatan yaitu:

a. Mengganti peralatan, seperti Glassware, China Ware, Cutlery dan

sebagainya yang sudah tidak layak lagi untuk dipakai dengan

(36)

b. Merenovasi/ memperluas ruangan banquet yang disesuaikan dengan

kebutuhan tamu tanpa harus menghilangkan arsitektur cirri khas

tersebut.

c. Memperlengkapi ruangan banquet dengan sound system yang

modern.

3. Menjalin Hubungan Baik dengan Customer

Hotel Danau Toba Internasional Medan dalam membina dan

menjalin hubungan yang baik dengan tamu langganan ada beberapa cara

anatara lain:

a. Mengirimkan kartu, karangan bunga ucapan selamat pada hari-hari

istimewa, seperti ulang tahun, hari raya dan lainnya.

b. Mengirimkan informasi berupa brosur-brosur yang kiranya penting

bagi perusahaan bersangkutan.

c. Dan lain sebagainya.

4.2 Model dan Suasana Ruangan Banquet

Ada beberapa pemesanan yang memberikan kebebasan kepada pihak

banquet yang mengerjakan sesuai dengan bentuk acara. Pada umumnya ada

beberapa susunan ruangan banquet yaitu:

1. Class Room Style

Dilihat dari namanya saja kita sudah mendapatkan gambaran bahwa

menyerupai ruangan kelas. Dimana pembicara utama duduk di kursi pada

(37)

2. U-shape Style

U-shape Style cocok di tata diruangan acara seminar atau rapat yang tidak

mengundang banyak tamu.

3. Restaurant Style

Model ini cocok dengan acara yang bersifat formal atau resmi yang

mengundanga tamu tidak terlalu banyak, dimana tamu setelah mengambil

makanan di meja buffet, dapat duduk di meja yang sudah di set-up.

4. Theater Style

Model ini cocok dengan acara banyak tamu dengan susunan kursi berurutan

kesamping dan kebelakang untuk memudahi tamu untuk mencapai tempat

duduknya atau disebut model bioskop.

5. Cocktail Party Style

Deangan meletakan meja buffet ditengah-tengah ruangan dan tea-table

disetiap sudut ruangan yang diselingi dengan kursi. Pada acaraini biasanya

tamu menikmati hidangan kecil sambil berdiri dan santai.

4.3 Sistem Pelayanan Banquet

Berikut ini akan dijabarkan secara lengkap sistem pelayanan banquet pada

Hotel Danau Toba Internasional Medan, yaitu sebagai berikut:

a. Pemesanan (reservasi) diterima oleh pihak hotel melalui surat, telepon,

(38)

b. Banquet Manager atau Food and Beverage Manager memeriksa banquet

log book, apakah hari, tanggal dan jam yang diterima oleh pemesan tidak

ada kegiatan/ acara nama pemesan lain.

c. Setelah dikonfirmasikan, banquet berhak meminta pembayaran sebesar

50% sebagai jaminan kepada pihak pemesan atau panitia penyelenggara.

d. Apabila kedua belah pihak sudah setuju maka keduanya menandatangani

Function Statement yang diterbitkan oleh Hotel Danau Toba Internasional

Medan.

e. Setelah Function Statement ditandatangani, maka Banquet Manager

membuat Banquet Bulletin Sheet yang akan dibagikan kepada bagian

yang terkait didalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

f. Setelah Banquet Bulletin Sheet dibagikan kepada bagian yang terkait

dengan acara, maka langkah slanjutnya adalah mengadakan persiapan

baik itu fasilitas, peralatan, perlengkapan, tenaga dan menu.

g. Pada waktu acara diselenggarakan, Banquet Manager mempersiapkan

bon/bill. Sisa pembayaran dapat ditagih setelah acara selesai kepada pihak

pemesan.

h. Apabila pembayaran sudah diselesaikan dan kontrak dianggap selesai,

sebagai ucapan terima kasih atas kerja sama yang baik setelah penjualan

pelayanan, Banquet mengirimkan thanks letter kepada panitia

penyelenggara dan selanjutnya Banquet siap menjalankan kontrak

(39)

4.4 Pengaruh Kegiatan Banquet

Dalam satu pelayanan Banquet yang akan diselenggarakan dapat

memberikan beberapa pengaruh yaitu :

a. Terhadap Pendapatan Hotel

Pelaksanaan Banquet di Hotel Danau Toba Internasional Medan

mempunyai dua tujuan yaitu memberikan kepuasan kepada tamu dan

mendapat keuntungan.

Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan Banquet sangat besar,

apalagi Hotel Danau Toba Internasional Medan adalah hotel berbintang

yang mempunyai fasilitas Banquet yang cukup memadai.

Salah satu keuntungan yang diperoleh dari kegiatan banquet

dibandingkan outlet lain yang ada di Hotel danau Toba Internasional

Medan adalah dalam hal penjualan karena penjualan bangquet

merupakan penjualan dengan persentase biaya makanan (Food Cost

Percentage) biasanya lebih rendah dalam banquet service karena sudah

dihitung terlebih dahulu, dan sisa dari kelebihan produksi minim

jumlahnya. Dengan kata lain Hotel dapat dengan pasti menafsirkan

berapa profit yang akan diterima dalam penyelenggaraan banquet.

b. Terhadap Pendapatan F & B Department

Banquet adlah alat penjualan yang efektif di F & B Department

karena dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan

yang didapat dari pelaksanaan banquet terhadap F & B Department

(40)

sedikitnya produksi dan staf yang dibutuhkan untuk memberikan

prlayanan yang efisien bila dibandingkan dengan bagian – bagian lain

yang ada di F & B Department maupun disemua outlet di hotel.

Keuntungan yang diperoleh F & B Department bukan hanya

diperoleh pada acara banquet berlangsung, akan tetapi jika tamu yang

dating merasa terkesan terhadap makanan yang disajikan itu

menyebabkan ia akan dating kembali ke hotel untuk merasakan

hidangan dan pelayanan, misalnya dengan mengadakan acara banquet

di hotel ini atau dating kerestoran yang merupakan bagian dari F & B

Department. Itu berarti bukan hanya menambah pelanggan akan dating

tetapi juga menambah pendapatan bagi F & B Department.

c. Terhadap Citra dan Promosi Hotel

Penyelenggara banquet dikatakan berjalan lancer apabila pelayanan

dapat memuaskan tamu. Pelayanan yang baik yang diberikan oleh

pihak hotel khususnya Banquet Section adalah kunci untuk

terlaksananya acara banquet, dengan terlaksananya banquet dengan

baik manambah nilai plus bagi Hotel Danau Toba Internasional Medan,

dan menaikkan citra hotel sendiri. Banquet juga dapat berperan sebagai

alat untuk mempromosikan hotel kepada pelanggan dengan seringnya

tamu memboking pelaksanaan.

4.5 Masalah yang Dihadapi dan Pemecahannya

Adapun permasalahan yang dihadapi di Banquet Depertment Hotel Danau

(41)

a. Tamu yang dating pada saat event berlangsung jauh melebihi

pemesanan dilakukan oleh pemesan/panitia, misalnya pada suatu

wedding party, pihak penyelenggara memesan 120 pack, akan tetapi

pada saat event berlangsung ditemui jumlah tamu yang datang sebanyak

1300 pack, sehingga jumlah makanan dan minuman mengalami

kekurangan.

b. Masalah berikut ini timbul diakibatkan karena masalah pertama, kedua

masalah saling berkaitan yaitu masalah peralatan karena tamu yang

datang melebihi dari yang sudah disepakati oleh pihak hotel dan

pemesan, mengakibatkan ketidakmampuan untuk mengahandle baik itu

dalam perlatan perlengkapan dan makanan dan minuman.

Meskipun demikian pihak Banquet Department yang juga melakukan

berbagai usaha untuk meminimalisasikan berbagai permasalahan tersebut antara

lain :

a. Pihak hotel melakukan rekonsiliasi kepada pihak penyelenggara tentang

solusi/pemecahannya, salah satunya adalah membuka bill direstoran

atau bi banquet.

b. Pihak hotel khususnya banquet maminjam segala keperluan peralatan

perlengkapan direstoran, room service dan lain – lain, dan bagian

steward segera mencuci semua peralatan yang sudah terpakai dan sudah

(42)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN KESEIMPULAN

Sebagai bab penutup akhir penulisan kertas karya ini penulis akan memberikan

kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas. Industri jasa perhotelan

merupakan tulang punggung dari industry kepariwisataan karena hotel adalah salah

satu kebutuhan yang sangat penting bagi wisatawan yang sedang mengadakan

perjalanan. Jasa pelayanan di hotel adalah setiap kegiatan yang apat memberikan

keuntungan dan kepuasan kepada tamu dimana produknya tidak dapat diraba dan

tidak dapat mencerminkan kepemilikannya.

Banquet Department merupakan salah satu outlet dari F & B Department

yang bertugas menangani pelaksanan pesta yang diselenggarakan dihotel. Outlet ini

juga merupakan salah satu bagian yang ikut melaksanakan kegiatan penjualan

makanan dan minuman. Penampilan menu pada buffet adalah salah satu produk

yang ditawarkan kepada pemesan hanya dengan satu harga paket.

Menu yang ditawarkan kepada pemesan acara banquet ternyata mendapat

sambutan, hal ini disebabkan karena pengguna jasa banquet dan tamu – tamunya

mayoritas warga Negara Indonesia asli. Dengan penampilan dari berbagai daerah

pada setiap acara di banquet dapat dijadikan sebagai alat untuk mempromosikan

makanan nusantara kepada tamu – tamu yang khususnya berasal dari mancanegara.

Pengolahan yang baik di dalam Hotel Danau Toba Internasional Medan ini

adalah merupakan kesuksesan dari setiap makanan dan minuman yang akan

(43)

membuat event – event yang selalu diminati oleh masyarakat agar masyarakat mau

datang sebagai tamu hotel dan menggunakan fasilitas yang disediakan hotel.

SARAN

Dalam meningkatkan dunia pariwisata dan usaha - usaha menarik

wasatawan baik itu wisatawan lokal maupun asing sepantasnya lah pemerintah

beserta para pengelola tempat hiburan ataupun hotel selaku penunjang sarana dan

prasarana memiliki keterikatan dan tanggung jawab bersama dalam memperbaiki

fasilitas yang ada serta kegiatan – kegiatan atau acara – acara yang dapat dikemas

dengan baik sehingga dapat menimbulkan ketertarikan bagi para wisatawan.

Syah dan tidak dapat dipungkiri bahwa kegiatan budaya lokal adalah

memiliki daya tarik sendiri, apa lagi hotel sekelas bintang 4 yang dimiliki oleh

Hotel Danau Toba Internasional Medan sudah sepantasnya memiliki kegiatan atau

acara – acara yang mencerminkan akan budaya Medan atau budaya Sumatera Utara

secara umunya. Semoga dengan demikian budaya Sumatera Utara dapat dikenal

sampai ke manca negara.

Demikian tulisan ini dibuat semoga bermanfaat bagi kita semua. Terlepas

dari itu sekiranya dalam tulisan ini ada kesalahan – kesalahan dalam penulisan

penulis mohon maaf dan penulis juga membuka diri untuk menerima saran dan

(44)

DAFTAR PUSTAKA

Balai Pendidikan dan Latihan Pariwisata. 1999. Pengetahuan Perhotelan. Medan

Basri, Drs. 2007. Manajemen Hotel. Medan

I.N.R. Pendit, Sukresno. 1996. Petunjuk Praktek Pramusaji Food and Beverage

Service. Jakarta : PT. Gramedia Utama.

Marsum. 1985, Sistem Pelayanan Makanan dan Minuman Secara Internasional.

Yogyakarta.

Kotler, Philip. Pemasaran Perhotelan dan Kepariwisataan. PT. Prenhallindo.