Resepsi Pernikahan Pada Acara Banquet Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan

(1)

RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET DALAM

MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN

KERTAS KARYA

Disusun :

O

L E H

ANGGI SYAHPUTRA HSB

NIM: 072204035

FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR

DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA

BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN

(2)

RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET DALAM

MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN

KERTAS KARYA

Disusun :

O

L

E

H

ANGGI SYAHPUTRA HSB

NIM: 072204035

Pembimbing

(T. DJOHAN MONEL HE)

Kertas Karya Ini diajukan Kepada Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra USU Medan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Ujian Diploma III Dalam Bidang Studi Pariwisata

FAKULTAS SASTRA

(3)

Disetujui oleh:

Program Diploma Sastra dan Budaya

Fakultas Sastra

Universitas Sumatera Utara

Medan, Maret 2010

PROGRAM STUDI PARIWISATA

KETUA,

(4)

PENGESAHAN Diterima Oleh:

PANITIA UJIAN PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN UNTUK MELENGKAPI SALAH SATU SYARAT UJIAN DIPLOMA III DALAM BIDANG STUDI PARIWISATA

Pada : Tanggal : Hari :

PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

DEKAN:

Prof. Syaifuddin, M.A., Ph. D (196509091994 03 1 004)

Panitia Ujian

No Nama Tanda Tangan

1. Drs.Ridwan Azhar.M.Hum. ( )

2. Mukhtar, S.Sos,S.Par,Ma ( )

3. T. Djohan monel HE ( )

(5)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur Alhamdulillah penulis persembahkan kepada Tuhan Semesta Alam Allah SWT yang telah memberikan kepada penulis begitu banyak rezeki, maghfiroh dan Barokah dalam menyelesaikan kertas karya yang amat sederhana ini. Kertas karya ini merupakan tugas akhir bagi penulis dan juga syarat dalam meraih gelar Ahli Madya Pariwisata di Universitas Sumatera Utara Fakultas Sastra bidang keahlian Perhotelan.

Penulis menyadari dengan segenap ketulusan hati, bahwa terdapat banyak sekali kekurangan dan kelemahan dalam proses pembuatan kertas karya ini. Namun dengan banyaknya bantuan semangat dari banyak pihak, membuat penulis semakin semangat dalam melaksanakannya.

Untuk itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Syaifuddin, MA, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Drs.Ridwan Azhar.M.Hum. Selaku Ketua Program Studi Diploma III Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak T. Djohan Monel HE, selaku dosen pembimbing dan Koordinator Praktek Bidang Keahlian Perhotelan Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

(6)

5. Bapak serta ibu dosen serta seluruh staff pengajar Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, terutama jurusan Pariwisata

6. Ibunda dan Ayahanda yang selalu Allah rahmati dan kasihi sepanjang hidup mereka, Insya Allah.

7. Senior-senior terbaik, terutama anak-anak stambuk ’05, Bg daus, Kak de, Bg eja, Kak bunga, Kak dian, dan stambuk ’06, Bg ojhie, Kak ulan, cindy dan lain-lain, yg tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Yang banyak memberikan pelajaran yang berharga pada penulis.

8. Sahabat-sahabat tercinta, terutama anak Hotel'07, Irma, Rini, Seftyan, Yuyun, Ridwan, Rindu, Icha, Iwin, Enal, Egy, Mas boy (B'Ari), kanda (Hendra), Farid, Madan dan seluruh teman-teman yang lain, yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

9. Para junior stambuk 2008 dan 2009 (Keep On spirit yah dek)

Seluruh rekan seperjuangan yang tidak mampu penulis sebutkan satu persatu yang telah mengarungi jalan perjuangan selama ini bersama-sama. Akhir kata penulis ucapkan Jazakumuulah Khairan Katsira, terima kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah rnembentu dan memberi dukungan penuh terhadap penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Medan, Maret 2010

Penulis,

(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

ABSTRAKSI... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Alasan Pemilihan Judul... 1

1.2 Batasan Masalah... 3

1.3 Tujuan Penelitiann... 3

1.4 Metode Penelitian... 4

1.5 Sistematika Penulisan... 4

BAB II

URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Banquet... 6

2.2 Uraian Penyelenggaraan banquet... 9

2.3 Organisasi Banquet... 11

(8)

BAB III

TINJAUAN UMUM HOTEL EMERALD

GARDENIA INTERNASIOANAL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya... 18

3.2 Klasifikasi... 19

3.4 Fasilitas yang Dimilki... 23

BAB IV

RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET

DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN

DI HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN

4.1Sistem Operasional Banquet ... 25

4.2 Peralatan dan Perlengkapan di Banquet... 27

4.3 Sistem Pengolahan Banquet... 32

BAB V

PENUTUP

36

(9)

ABSTRAKSI

Untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur secara merata, pemerintah Indonesia telah melaksanakan program pembangunan di segala bidang, ekonomi, sosial budaya, dan politik. Dewasa ini usaha atau industri pariwisata di indonesia merupakan salah satu usaha yang memilki prospek dan perkembangan yang dapat diandalkan. Walaupun dihadang oleh badai teroris dan gonjang-ganjing politik, industri pariwisata tetap menjadi primadona dalam pembangunan.

Karena itu perkembangan pariwisata tidaklah terlepas dari peran serta bidang perhotelan yang nama keduanya haruslah saling berdampingan, saat ini banyak hotel berdiri mulai dari klasifikasi melati sampai hotel berbintang, sehingga setiap hotel berusaha melengkapi hotelnya dengan berbagai fasilitas salah satunya Banquet.

Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan merupakan salah satu hotel berbintang 4 (****) di Medan yang banyak dikunjungi tamu, baik tamu bisnis atau wisata. Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan memilki fasilitas seperti Banquet, Swimming Pool, Restaurant and Bar, Piano Longue, and Karaoke. Untuk membuat tamu betah menginap dan datang kembali adalah dengan menciptakan situasi yang aman, bersih, menarik, menyenangkan, dan memuaskan kepada tamu dan kepada pihak hotel salah satu tindakan untuk mencapainya adalah dengan memelihara kebersihan hotel dan meningkatkan sistem pelayananya. Dengan adanya suatu sistem operasioanal pada outlet maka akan dapat meningkatkan mutu pelayananya.

(10)

ABSTRAKSI

Untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur secara merata, pemerintah Indonesia telah melaksanakan program pembangunan di segala bidang, ekonomi, sosial budaya, dan politik. Dewasa ini usaha atau industri pariwisata di indonesia merupakan salah satu usaha yang memilki prospek dan perkembangan yang dapat diandalkan. Walaupun dihadang oleh badai teroris dan gonjang-ganjing politik, industri pariwisata tetap menjadi primadona dalam pembangunan.

Karena itu perkembangan pariwisata tidaklah terlepas dari peran serta bidang perhotelan yang nama keduanya haruslah saling berdampingan, saat ini banyak hotel berdiri mulai dari klasifikasi melati sampai hotel berbintang, sehingga setiap hotel berusaha melengkapi hotelnya dengan berbagai fasilitas salah satunya Banquet.

Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan merupakan salah satu hotel berbintang 4 (****) di Medan yang banyak dikunjungi tamu, baik tamu bisnis atau wisata. Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan memilki fasilitas seperti Banquet, Swimming Pool, Restaurant and Bar, Piano Longue, and Karaoke. Untuk membuat tamu betah menginap dan datang kembali adalah dengan menciptakan situasi yang aman, bersih, menarik, menyenangkan, dan memuaskan kepada tamu dan kepada pihak hotel salah satu tindakan untuk mencapainya adalah dengan memelihara kebersihan hotel dan meningkatkan sistem pelayananya. Dengan adanya suatu sistem operasioanal pada outlet maka akan dapat meningkatkan mutu pelayananya.

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Alasan pemilihan judul

Pertumbuhan penduduk yang sangat pesat dan kemajuan teknologi pada era

saat sekarang ini menyambut era globalisasi pada tahun 2009 menimbulkan

dampak yang sangat berpengaruh bagi dunia industri. Salah satu dampaknya itu

adalah terjadinya persaingan ketat disegala bidang.

Untuk mengimbangi dan memasuki persaingan ketat di dunia industri

tersebut maka kebutuhan tenaga terampil harus ditingkatkan. Oleh karena itu,

sebagai mahasiswa perhotelan yang berhubungan langsung dengan dunia industri

harus dapat menjadi tenaga ahli yang profesional agar dapat bersaing dalam dunia

kerja khususnya dan masyarakat pada umumnya. Disamping itu juga dituntut

adanya peningkatan pengetahuan dan ketrampilan serta pengalaman di lapangan

sebagai aplikasi nyata dari ilmu pengetahuan yang dimiliki.

Hotel adalah suatu jenis bangunan yang mempergunakan sebagian atau

seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan, penginapan, makanan

dan minuman serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersil serta

memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan di dalam keputusan pemerintah

(berdasarkan surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi RI no

KM 94, HK 103/ MPT-87).

Salah satu jenis pelayanan makanan dan minum bagi umum itu adalah food

(12)

memberikan jasa pada umumnya dengan menangani segala macam kegiatan pesta,

seminar, pencarian dana dan lain-lain yang diselengarakan oleh hotel sendiri

maupun yang diselengarakan di hotel, baik itu diselengarakan oleh hotel sendiri

maupun yang di selenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat

pesanan ke hotel, dalam hal ini misalnya jamuan makan resepsi pernikahan.

Dewasa ini kegiatan Banquet makin dikembangkan lagi menjadi kegiatan

konvensi yaitu kegiatan pelayanan atas berbagai bentuk pertemuan dan di dalam

kegiatan itu termasuk pelayanan makan dan minum di ruang Banquet (Banquet

hall).

Salah satu hotel yang memiliki perkembangan dalam fasilitas Banquet

adalah hotel Emerald Garden Internasional Medan yanng merupakan salah satu

hotel berstandar bintang 4 (****). Kegiatan Banquet di hotel ini cukup banyak

dilakukan disebabkan tersedianya 2 (dua) ruangan Banquet yang memiliki

kapasitas bervariasi dan masing-masing ruangan mampu menyelenggarakan

jamuan dengan standar yang diinginkan, mulai dari standar lokal sampai dengan

standar internasional.

Dengan cukup sarana/fasilitas dan begitu banyaknya jumlah kegiatan

Banquet di hotel Emerald Garden Internasional tersebut penulis tertarik untuk

(13)

kegiatan itu terus berada, maka Penulis mengambil judul untuk satu kertas karya

yang berjudul :

“RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET DALAM

MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI HOTEL EMERALD

GARDEN INTERNATIONAL MEDAN.”

1.2 Batasan Masalah

Di dalam kertas karya ini penulis membahas tentang food&beverage

department, dengan membuat banquet section sebagai permasalahannya. Dalam

penghimpunan data untuk penulisan kertas karya ini penulis telah melakukan

penelitian dan pengamatan, serta pengumpulan informasi menyangkut kebenaran

data dan ikut serta dalam menangani beberapa kegiatan Banquet tersebut.

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk melengakapi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan

program studi Diploma III Pariwisata di bidang keahlian Perhotelan

Fakultas Sastra USU.

2. Untuk menerapkan teori-teori ilmu perhotelan yang diperoleh di

perkuliahan dan membandingkannya dengan kenyataan yang terjadi di

lapangan.

3. Mengembangkan kreativitas mahasiswa melalui pengalaman-pengalaman

(14)

1.4 Metode Penelitian

Dalam penyelesaian kertas karya ini data-data diperoleh dengan

menggunakan dua metode pengumpulan data yaitu :

1. Penelitian lapangan (field research)

Merupakan metode penelitian yang dilakukan secara langsung ke lapangan.

Di dalam field research ini penulis melakukan berbagai cara antara lain :

- Interview (wawancara), yaitu proses komunikasi pengumpulan data

dengan responden. Dalam hal ini penulis melakukan tanya jawab

dengan pimpinan dan staf bagian Banquet pada saat melakukan

praktek kerja lapangan (PKL).

- Observasi, yaitu cara pengumpulan data dengan menggunakan jalan

mengamati, meneliti, atau mengukur kejadian yang sedang

berlangsung. Dalam hal ini penulis melihat langsung jalannya

operasional Banquet.

2. Penilitian kepustakaan (Library Research)

Suatu usaha dalam mendapatkan data yang diperlukan melalui buku,

majalah-majalah. Bahan kuliah, dokumen-dokumen, dan laporan tertulis dari hotel

tempat penulis melakukan praktek kerja lapangan, setelah itu diadakan

penyaringan data-data yang relevan dengan judul kertas jarya ini.

1.5 Sistematika Penulisan

(15)

pembahasan ini bermaksud untuk memperoleh suatu susunan yang sistematis agar

lebih mudah lagi untuk diikuti dan dipahami.

Penulis membaginya kedalam 5 (Lima) bab, setiap bab terdiri dari beberapa

sub bab :

Bab I : Merupakan bab pendahuluan didalam nya dikemukakan

tentang alasan pemilihan judul, batasan masalah, tujuan

penulisan, metode penilitian, dan sistematika penulisan.

Bab II : Dalam hal ini dibahas tentang Banquet pada sebuah hotel yang

menguraikan pengertian Banquet, organisasi Banquet, uraian

penyelenggaraan Banquet serta tugas dan tanggung jawab

Banquet.

Bab III : Bab ini membahas tentang tinjauan umum tentang Hotel

Emerald Garden Internasional Medan, sejarah berdirinya,

klasifikasinya, fasilitas yang dimiliki, dan struktur

organisasinya.

Bab IV : Dalam bab ini penulis membahas tentang sistem operasional

Banquet, peralatan, dan perlengkapan Banquet, pengolahan

Banquet dan masalah yang dihadapi dan pemecahannya.

Bab V : Merupakan bab terakhir dimana penulis mencoba membuat

beberapa kesimpulan sesuai dengan uraian-uraian dalam kertas

(16)

BAB II

URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Banquet

Ada beberapa macam pengertian Banquet antra lain:

1. Berdasarkan kamus pariwisata dan perhotelan, Pengertian Banquet adalah

suatu resepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari hotel, dengan

menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.

2. Menurut Putra (1998), Banquet merupakan outlet Food and Beverage

Departement yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta

atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang

membuat pesanan ke hotel.

3. Menurut R Sukardi, Banquet adalah pelayanan khusus suatu jaminan atau

acara dimana pelayanan tersebut berbeda atau terpisah dengan pelayanan

yang ada di restaurant, coffee shop, atau grill room.

Awalnya hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yang

mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan melakukan

kegiatan perjamuan di hotel, ini dikarenakan ruangan pertemuan atau ruangan

rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang menguntungkan jika hotel

harus menyediakan ruangan besar, dengan peralatan dan pelayanan yang hanya

(17)

Sejarah Banquet dilatarbelakangi oleh kodrat manusia yang saling

berinteraksi yang pada masa dahulu kaum perancis, keluarga maupun kerabat

kaisar, sering kali menyelenggarakan acara berkumpul sambil makan enak

diantara kelompoknya masing-masing. Mereka mengundang para relasinya untuk

berkumpul bersama-sama dengan makanan yang tersedia.

Banquet merupakan sarana yang tidak jauh berbeda dengan restoran baik

perlengkapan, peralatan serta tata saji yang disuguhkan, hanya saja Banquet tidak

menyediakan sajian secara permanen seperi restoran, melainkan diselenggarakan

setelah adanya pihak pemesanan yang akan menyelenggarakan berbagai bentuk

jaminan. Pelayanan pada Banquet dimulai sejak pelanggan memesan tempat

hingga akhir acara, kesepakatan tersebut meliputi:

• Hari / tanggal dan jam pelaksanaan acara

• Jumlah peserta yang hadir

• Macam-macam acara yang diinginkan pelanggan.

• Tahapan penyelenggaraan acara

• Tata ruang

• Jenis pelayanan

• Fasilitas lain yang dinginkan

(18)

Bentuk-bentuk jamuan yang diselenggarakan di hotel ditinjau dari beberapa

sudut:

1 Berdasarkan Bentuk dan Sudut

a. Jamuan Formal (Jamuan tidak resmi)

Jamuan yang dalam pelaksanaanya tidak memiliki acara-acara yang bersifat

protokoler, tetapi lebih dititik beratkan untuk meningkatkan hubungan

kekeluargaan, peningkatan prestise, dan tujuan kehidupan sosialnya.

b. Sit down dinner

Jamuan ini menyediakan makanan lengkap serta minuman, untuk pesta yang

eksklusif disediakan anggur untuk setiap jenis makanan. Tamu duduk di kursi

menghadap meja makan dengan bentuk yang bermacam-macam. Pelayanan

disesuaikan dengan menu dan tujuan jamuannya, seperi American service,

Russian service, maupun French service.

c. Buffet Party

Jamuan ini tamu duduk di kursi dan menghadap meja makan, namun

hidangan dipajangkan diatas meja buffet. Tamu akan mengambil sendiri makanan

(19)

2.2 Uraian Penyelenggaraan Banquet

Penanganan dalam pelayanan banquet di mulai sejak pelanggan dan petugas

Banquet pertama kali bertemu hingga pada akhir penyelenggaraan pesta, termasuk

pula penyelesaian pembayaran. Proses tersebut dibagi atas beberapa tahap yaitu:

2.2.1 Sebelum Penyelenggaran

1. Pada saat penawaran dan permintaan suatu event, pihak Banquet

menawarkan berbagai produk pelayanan dengan berbagai fasilitas

disertai rincian biayanya. Pihak pelanggan akan memilih produk yang

ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.

2. Kedua belah pihak akan saling mengadakan pendekatan, dalam hal ini

pihak diwakili oleh Banquet sales dan representative atau Banquet

manager. Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia

pelaksana. Pendekatan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang

nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan

berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak

pelanggan.

3. Menandatangani surat perjanjian setelah dicapai kesepakatan bersama,

kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian berisi hak dan

(20)

4. Memelihara kesepakatan dengan komunikasi, mulai dari saat

penandatangani perjanjian sampai dengan hari acara berlangsung,

biasanya terbentang waktu yang cukup lama selama waktu tersebut,

kedua belah pihak saling berkomunikasi beberapa kali ada penambahan

atau pengurangan yang mungkin terjadi.

2.2.2 Saat Pelaksanaan Acara

Tahap ini merupakan saat yang dinantikan oleh pelanggan atas dasar

kesepakatan yang telah dibuat bersama. Pelaksanaan ini bukannya tanpa kendala,

misalnya jika ada perubahan yang mungkin timbul dari pihak pelanggan. Jika

perubahan tersebut sifatnya tidak prinsipal mungkin tidak menjadi masalah, akan

tetapi jika tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang mengganggu.

Karena itu perjanjian sebagai dasar kesepakatan bisa dijadikan pedoman dalam

setiap penyelesaian masalah yang mungkin terjadi. Urutan tahapan ini adalah

sebagai berikut:

a. Preperation (Persiapan menjelang pelaksanaa)

b. service (pada saat acara berlangsung)

c. Clear up (begitu acara selesai segera dibersihkan dan dirapikan kembali

(21)

2.2.3 Tahapan Setelah Selesai Acara

Setelah acara selesai, sejumlah rekening harus deselesaikan oleh pihak

pelanggan, penyelesaiannya dapat dalam bentuk pembayaran kantor, trasnsfer

bank, dan credit card. Tahap ini merupakan saat yang tepat bagi Banquet untuk

menerima segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk menerima

segala keluhan dan masukan dari pihak pelanggan untuk perbaikan dan

peningkatan mutu pelayanan dan produk. Ini juga merupakan kesempatan yang

baik untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan terpilihnya tempat

penyelenggaan sekaligus mengingatkan pelanggan.

2.3 Organisasi Banquet

Organisasi Banquet memilki sistem operasional yang diberikan kepada

orang-orang yang menghadiri jamuan-jamuan atau pesta-pesta. Banquet dipimpin

oleh seorang Banquet Manager, dibantu oleh seorang wakil yang disebut

Assistant Banquet Manager di bawahnya terdapat dua posisi jabatan yaitu

penenganan makanan dan minuman.

Untuk penanganan makanan dipimpin oleh seorang Head Waiter, yang

bertugas memimpin pelayanan Banquet secara langsung, kemudian dibawahnya

ada captain yang bertugas melaksanakan instruksi dari Head Waiter dan

bertanggung jawab atas kelancaran operasi pada area pelayanan yang dipimpin.

Captain membawahi beberapa waiter/ess yang bertugas melaksanakan pelayanan

(22)

Dalam penenganan minuman dipimpin oleh seorang head bartender yang

bertugas mengawasi secara langsung kegiatan bar, dalam hal pengolahan

penyajian dan kelengkapan stock minuman. Head bartender membawahi

bartender yang tugas utamanya adalah mengolah minuman, sedangkan untuk

penyajiannya dilakukan oleh waiter/ess. Dibawah posisi bartender terdapat

someliar yang bertugas khusus menyajikan anggur dan setelah itu barboy/girl

yang membantu pelayanan seperti clear up gelas, botol minuman, dan lain-lain.

Berikut ini sketsa dari organisasi pada hotel berklasifikasi bintang Empat

(23)

SKEMA ORGANISASI HOTEL BERKLASIFIKASI BINTANG 4() DAN 5(*)

BANQUET MANAGER

ASS.BANQUET MANAGER

HEAD WAITER

CAPTAIN

WAITER/ESS

BUSBOY/GIRL

HEAD BARTENDER

BARTENDER

SOMILIER

(24)

2.4 Tugas dan Tanggung Jawab Banquet

Dalam organisasi Banquet dalam melaksanakan segala tugas dan kegiatan

operasionalnya dipimpin oleh seorang Banquet Manager yang membawahi

Assistant manager, Secretary, Banquet Head Waiter, Banquet Bush Boy.

Berikut ini dijelaskan tugas kerja serta tanggung jawab dari masing-masing

jabatan, yakni:

a. Banquet Manager:

1. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.

2. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan

pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu memuaskan tamu.

3. Harus selalu erat hubungannya dengan F & B Manager,Public Relation

manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous

Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper.

4. Melaksanakan tugas-tugas administrasi.

5. Memeriksa kesiapan tugas dan seluruh bawahannya.

6. Harus memperhatikan dan mendengarkan keluhan-keluhan tamu serta

menyelesaikan masalah yang harus dipecahkan.

7. Mengawasi operasional banquet sampai selesai.

b. Assistant Manager

Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari Banquet Manager dalam

(25)

Manager apabila berhalangan datang. Memberikan briefing serta pengawasan

selama berlangsungnya acara.

c. Secretary

1. Membantu tugas-tugas Banquet manager dalam menengani pemasukan

dan pembalasan surat.

2. Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun

laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan

saran-saran dari tamu yang ada.

3. Selain itu bertugas sebagai perantara sebelum bertemu dengan Banquet

Manager, terutama yang menggunakan telepon.

d. Banquet Supervisor:

1. Mengkoordinir segala kegiatan, mulai dari menyiapkan kebutuhan Acara

sampai pelayanan kepada tamu.

2. Selain itu bekerja sama dengan bagian kitchen, bar, ataupun

bagian-bagian lain demi terciptanya suasana kerja yang baik.

3. Menangani segala keluhan dari tamu atau permintaan yang dibutuhkan

tamu, juga mengecek segala peralatan yang ada.

4. Membantu Banquet Manager jika mengalami kesulitan.

5. Bertanggung jawab kepada Banquet Manager atas segala kegiatan yang

ada di Banquet serta mengawasi cara kerja semua bawahannya selama

(26)

e. Banquet Captain

1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operasional

banquet.

2. Mengkoordinir para waiter.

3. Membuat time schedule juga pembagian tugas sesuai jabatan

masing-masing.

4. Menggambarkan suasana ruangan, meja, kursi, meja buffet, mini garden,

juga mengontrol dekorasi.

5. Mengontrol semua persiapan sebelum acara dimulai.

6. Memimpin briefing sebelum acara dimulai.

7. Menyambut tamu yang akan datang sebelum menyerahkan lebih lanjut

kepada waiter.

8. Membuat laporan harian.

9. Melaporkan hasil kegiatan kepada supervisior dan banquet maneger

tentang hal-hal yang di anggap pincang di dalam operasional kerja.

f. Banquet Waiter

1. Melaksanakan tugas yang telah diinstruksikan oleh banquet captain.

2. Bertanggung jawab terhadap area yang merupakan bagian tugasnya,

misalnya kebersihan dan kerapian.

3. Memeriksa semua kelengkapan peralatan yang dibutuhkan untuk

keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin, peralatan makan

(27)

4. Mengatur ruangan kembali dengan sempurna setelah tamu meninggalkan

ruangan.

g. Banquet Head Waiter

1. Bertanggung jawab mengenai keadaan yang terjadi pada operation

banquet.

2. Mengkoordinir para waiter dan daily worker

3. Membuat “Time Schedule” juga pembagian tugas sesuai dengan jabatan

masing-masing.

4. Menggambarkan susunan meja kursi, meja buffet, mini garden juga

mengontrol dekorasi ruangan serta menyiapkan kartu menu dan

nama-nama untuk dipasang di meja.

5. Mengontrol semua persipan sebelum peralatan tersebut dipasang di meja.

6. Memimpin briefing rutin sebelum acara dimulai

7. Membuat serta mengajukan anggaran untuk menambah sarana penunjang

atau peralatan-peralatan yang diganti.

h. Banquet Bush boy

Untuk tugas Bush boy umumnya adalah membantu dari pada

tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh waiter, karena itu waiter harus selalu

membimbing dan mengarahkan serta memberi contoh yang baik, juga sabar dan

teliti terhadap bush boy. Demikian diharapkan kelak kemudian hari, merekapun

dapat memberikan teladan yang baik pada karyawan dan bush boy yang baru, juga

(28)

BAB III

TINJAUAN UMUM HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN

3.1 Sejarah Berdirinya

Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan berada pada lokasi yang

strategis tepatnya di Jl.Yos Sudarso No.1 Medan dekat dengan pusat perbelanjaan,

Airport Polonia, Pelabuhan Belawan dan Stasiun Kereta Api.

Melihat perkembangan pariwisata khususnya di bidang jasa akomodasi di

Indonesia makin berkembang maka Bapak Arsyad Lis mempunyai gagasan yang

mantap untuk mendirikan sebuah hotel yang bertaraf Internasional yang

menampung arus wisatawan baik domestik maupun mancanegara.

Adapun lokasi tempet berdirinya HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN ini adalah: Eks PTP. IX seluas 1,8 Ha, hotel ini

termasuk salah satu Grup Mujur Timber yang sudah berdiri sebelumnya dan

merupakan induk dari berbagai bidang usaha.

Pelaksanaan pembangunan HOTEL EMERALD GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN adalah tahun 1994, resmi dibuka untuk umum pada

tanggal 15 Desember 1996 dengan General Manager pertama adalah Mr. Doung

King. HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN mulai

beroperasi dengan 163 kamar. Outlet pendukung yang sudah ada antara lain:

(29)

- Bar

- Swimming Pool

- Fitness Center

- Karaoke

- Business Center

3.2 Klasifikasi

Industri perhotelan kalau dipandang dari beberapa aspek di bagi dalam

beberapa klasifikasi dan harus di lihat pengklasifikasian tersebut antaranya di

tinjau dari jenis fasilitas yang dimiliki hotel tersebut, jenis tamu yang menginap,

lamanya kamu tinggal, lokasi hotel, bintang dan penetapan harga kamar hotel.

Berikut ini untuk lebih jelasnya HOTEL EMERALD GERDENIA

INTERNASIONAL MEDAN dapat ditinjau dari berbagai aspek klasifikasi ilmu

perhotelan antara lain:

1. Ditinjau Menurut Plan (Penetapan Harga Kamar Hotel)

Kontinental Plan, dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi dengan

menu kontinental breakfast dan juice (untuk kamar Executive Room Fan Sintes

Room). Secara rinci jenis-jenis kamar yang dimilki HOTEL EMERALD

(30)

No Tipe kamar Jumlah Kamar Harga Kamar (US$)

1 Penthouse 2 350

2 Executive Suite 11 210

3 Executive Deluxe King 11 135

4 Executive Deluxe Twin 10 135

5 Superior King 64 95

6 Superior Twin 60 95

7 Extra Bed 10 15

Harga kamar belum termasuk 10 % pajak dan 11 % service dan ada satu

jenis ruangan yang khusus dipakai untuk kepentingan operational hotel sebanyak

6 ruangan.

1. Dinning and Entertainment

1.1 Meranti Coffee House

Restaurant dibuka 24 jam dan menyajikan berbagai jenis makanan Eropa.

Coffee House ini menghadap ke Swimming Pool dengan kapasitas 120-140

kursi.

1.2 Ho Phin Court Chinese Restaurant

Restaurant ini khususnya menyediakan makanan Cina seperti Dim Sun dan

makanan jenis lainnya yang diiringi dengan Chinese Tea sebagai minuman

mayoritas. Makanan yang ditawarkan adalah Fresh sea food. Tamu dapat

(31)

dengan selera tamu. Tatanan ruangannya menggambarkan suasana khas

china. Demikian juga dengan peralatan dan perlengkapan makanan dan

minumanya. Untuk lebih menampilkan nuansa china, maka bagi para

pramusaji wanita menggunakan baju model Shanghai Chinese. Restorant

ini berkapasitas dimana terdapat 7 ruangan VIP.

1.3 Looby Lounge

Merupakan tempat rileks bagi para tamu, dimana para tamu dapat

memesan minuman beralkohol maupun non alkohol sambil menikmati

suguhan musik yang mengelun lembut. Lobby Lounge berkapasitas 40-45

kursi dan dibuka setiap hari.

1.4 Room service

Beroperasi selama 24 jam, melayani pesanan makanan dan minuman dari

tamu yang menginap di hotel.

1.5 Banquet Service

Grand Ballroom berkapasitas 800-1000 kursi. Tempat ini dipergunakan

untuk keperluan pesta perkawinan, acara ulang tahun, seminar, dan

lain-lain.

2. Fasilitas Sporting and Rekreation

2.1 Swimming Pool

Berhadapan dengan Meranti Coffee House dan disampingnya open stage

yang biasanya dipergunakan untuk acara-acara tertentu. Misalnya konser

(32)

2.2 Fitness Center and Gymnasium

Untuk kebutuhan tamu berkaitan dengan olah raga dan kesehatan maka

hotel menyediakan fasilitas seperti: tennis court, fitness center dengan

instruktur berpengalaman.

2. Ditinjau Menurut Ukuran / Jumlah Kamar

Menerangkan Large Hotel dilihat jumlah kamar yang dimiliki HOTEL

EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN sejumlah 158 kamar

yang semula 163 kamar.

3. Ditinjau Menurut Tipe Kamar

Business Hotel ditinjau dari jenis tamu yang menginap mayoritas adalah

pengusaha.

4. Ditinjau Menurut Lamanya Tamu yang Menginap (Length of Guest Stay)

Semi Residential Hotel, dimana tamu tinggal tidak terlalu lama dan tidak

terlalu cepat.

5. Ditinjau Menurut Lokasi

City Hotel, karena HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL

MEDAN berlokasi di kota Medan. Penggolongan hotel yang ditinjau menurut

peraturan pemerintah setempat disahkan dan telah di sesuaikan dengan

persyaratan yang di buat maka beberapa negara menganut penggolongan kelas

hotel, berdasarkan “Grade System” atau sistem kelas atau tingkat dan sudut

(33)

Ditinjau menurut Under The Government Regulation (perkembangan sesuai

dengan peraturan pemerintah), maka Hotel Emerald Gardenia Internasional

Medan didukung dengan beroperasi aktif sepanjang tahun (Year Round Hotel),

ditinjau dari Grade System sesuai dengan pemerintah yang disahkan mengenai

tarif kamar.

3.3 Fasilitas Yang Dimiliki

Untuk menarik perhatian para tamu dan memenuhi kebutuhan dan keinginan

mereka yang menginap di hotel, maka Hotel Emerald Gardenia medan sebagai

hotel yang menyandang predikat bintang Empat bertaraf internasional berupaya

untuk memeberikan kepuasan dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para

tamu melalui penyediaan fasilitas yang sesuai dengan standart yang sudah

dimiliki.

Adapun fasilitas yang dimilki Hotel Emerald Gardenia Medan adalah:

a. Rooms

saat ini Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan memilki 158 kamar

berlantai karpet dengan fasilitas kamar antara lain:

- Kamar mandi dengan Shower dan Bath Tub.

- Air Conditioner

- Telephone

- TV

- Mini Bar

(34)

b. Fasilitas Meeting

Untuk kebutuhan rapat, pertemuan dan kegiatan lain, hotel ini

mempunyai ruangan yang khusus dapat disewakan kepada tamu yaitu

Merbau room, dengan kapasitas 250-300 kursi, dilengkapi dengan

audio visual dan support equipment yang lengkap untuk memberikan

kemudahan kepada tamu. Bentuk ruangan ini dapat ditata sesuai dengan

jenis kegiatan dan disesuaikan dengan permintaan tamu.

c. Store and Rental

Penyewaan ruangan-ruangan hotel untuk salon, travel agent, dan

lain-lain.

d. Fasilitas Rental

- Drug store

- Save deposit box

- Laundry and dry cleaning

- Business center

- Souvenir shop

- Telephone, Telex, Faxmile

(35)

BAB IV

RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET DALAM

MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI HOTEL

EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN

4.1 Sistem Operasional Banquet

Banquet merupakan bagian hotel yang melayani jamuan makan atau

acara-acara khusus seperti seminar, konferensi, resepsi pernikahan, product launching

dan lain-lain yang membutuhkan ruangan yang lebih luas dan dimana

pelayanannya terpisah dari pelayanan restaurant.

Sistem operasional Banquet outlet Hotel Emerald Gardenia Internasional

Medan diawali dengan reservation atau pemesanan tempat. Melalui reservation

ini akan didapatkan informasi yang akurat mengenai hal-hal yang menyangkut

pelaksanaan kegiatan banquet. Berikut ini akan dijabarkan secara lengkap sistem

operasional banquet Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan:

• Pemesanan (reservasi) diterima oleh pihak hotel melalui surat, telepon, atau pihak pemesan datang langsung ke hotel.

• Banquet manager memeriksa banquet log book, apakah hari, tanggal dan

jam yang diminta oleh pemesan tidak ada kegiatan / acara atas nama

(36)

• Banquet manager mengkonfirmasikan pesanan tersebut kepada pemesan melalui telepon, kemudian diadakan pertemuan antar kedua belah pihak

• untuk melakukan persamaan persepsi agar dapat diketahui sifat, bentuk

dan jenis acara serta tata cara pembayarannya.

• Setelah dikonfirmasi, banquet manager berhak meminta pembayaran

sebesar 50% sebagai jaminan kepada pihak pemesan atau penyelenggara.

• Apabila kedua belah pihak sudah setuju, maka keduanya menandatangani

function statemen yang diterbitkan oleh Hotel Emerald Gardenia

Internasional Medan.

• Setelah function Statement ditandatangani kedua belah pihak, maka

Banquet Manager membuat bulletin Sheet yang akan dibagikan kepada

bagian yang terkait didalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Data-data yang

terdapat didalam Banquet Bulletin Sheet adalah :

- Name of organization

- Address

- Type/date/day/room of function.

- Number of participant (jumlah peserta pesta)

- Food menu

- Beverage Cocktail

- Seating Arrangement

(37)

• Setelah Banquet Bulletin Sheet dibagikan kepada bagian yang terkait dengan acara, maka langkah selanjutnya adalah mengadakan persiapan

baik itu fasilitas, peralatan, perlengkapan, tenaga dan menu.

• Pada waktu acara diselenggarakan, Banquet manager mempersiapkan

bon/bill. Sisa pembayaran dapat ditagih setelah acara selesai kepada pihak

pemesan.

4.2 Peralatan dan perlengkapan di banquet.

Setelah satu faktor penunjang yang terpenting pada banquet adalah

tersedianya peralatan dan perlengkapannya. Peralatan-peralatan tersebut harus

pula disesuaikan dengan jenis makanan dan minuman yang tersedia, muali dari

peralatan yang paling sederhana sampai dengan peralatan yang hanya khusus

dipergunakan untuk satu jenis makanan dan minuman yang tertentu saja.

Adapun persiapan yang dilakukan sebelum pelaksanaan acara antara lain :

a. Pengaturan meja dan kursi.

Adapun persiapan ruangan ini meliputi pengaturan meja, kursi dan lain-lain.

Dekorasi ruangan yang keseluruhan ditangani oleh House Keeping Department.

Adapun model pengaturan meja dan kursi pada acara ini adalah gabungan antara

theater style dan restaurant style, dimana pengaturan meja dan kursi model

restaurant style seluas 1/3 luas ruangan dan theater 2/3

b. Peralatan yang dipergunakan

(38)

• Meja persegi panjang

• Meja bulat untuk empat orang.

• Kursi lipat

• Sofa

• Dessert plate untuk cake

• Main dish untuk piring makan

• Cangkir kopi dan tatakan (coffee cup and saucer)

• Soup Bowl untuk hidangan sup.

• Chaving dish untuk menyajikan atau sekaligus mamanaskan hidangan

yang akan disajikan.

• Baki atau Tray, untuk clear up.

• Water goblet, untuk air putih

• Milk jug atau Creamer, untuk susu

• Dinner Fork

• Dessert Spoon

• Tea Spoon

• Taplak meja

• Molton

• Serbet makan

• Mikropon

(39)

• Keyboard

• Tissue

c. Menu

Adapun menu yang disajikan pada jamuan ini adalah buffet menu dengan

menu makanan indonesia. Setelah hidangan dibawa dari dapur ke convention dan

disusun pada meja yang telah disediakan dan sisa hidangan lainnya disimpan pada

kitchen khusus pada convention. Pada jamuan meja untuk hidangan disediakan

tiga buah meja main buffet. Sesaat sebelum acara di mulai maka banquet manager

memberikan briefing kepada para staff banquet untuk memberikan informasi dan

instruksi mengenai acara yang akan berlangsung serta memberitahukan

tugas-tugas waiter/ess.

Adapun menu yang akan dihidangkan pada acara resepsi pernikahan

tersebut adalah:

 SOUP KEPITING

 ROLLADE IKAN

 NASI PUTIH

 ACAR MENTIMUN

 TAUCO

 SAMBAL HATI & AMPELA AYAM

 RENDANG

 CAKE PISANG

(40)

Wedding Chinese Set Menu

Cold and Hot Started

Fried Crab Claw with Seafood Paste Crispy Prawn Ball

Crispy Potato Coated King Prawn Wasabi Mayonnaise

***

S o u p

Buddha Jumps Over The Wall ***

M ain Course

Steamed Cod Fish with Enoki Mushroom, Preserved Vegetables and Ginger ***

Fried Lobster with Turnip Cake and Spicy Sauce ***

Salt and Pepper Soft Shell Crab with Chicken Floss ***

Sauteed Seasonal Vegetables with Shimeji Mushroom and Seaweed Bean Curd ***

E-Fu Noodles with Dried Scallop and Roasted Duck ***

D e s s e r t

(41)

Banquet Suggestion Menu for Indonesian Buffet Wedding

Rp. 85.000,- / pax

A p p e t i z e r

MENU – I

Seafood Raisin Salad ***

S o u p

Soup Bakso Sapi Sayuran ***

M a i n C o u r s e

Nasi Putih

Kakap Goreng Sauce Manis Pedas Daging Rendang Sapi Padang

Ayam Goreng Lengkuas Tauco Tahu Kering Tumis Kailan Sauce Tiram

Gado – Gado Jakarta Sambal Goreng Acar Timun Wortel Nenas

Kerupuk Udang ***

D e s s e r t

(42)

d. Pelaksanaan Acara

Selama acara berlangsung dan acara jamuan makan berlangsung maka

waiter/ess harus berada pada posisinya masing-masing agar dapat melayani dan

menambah hidangan yang tinggal sedikit atau telah habis dengan hidangan yang

terdapat pada dapur convention, selama jamuan makan berlangsung waiter/ess

harus sesekali berkeliling untuk mengetahui apakah ada dari tamu yang

membutuhkan air minum.

e. Clear Up

Setelah tuan rumah selesai makan maka selanjutnya benquet manager

memberi aba-aba kepada waiter/ess bahwa pelaksanaan clear up mulai dapat

dilakukan. Para waiter/ess akan mulai mengelilingi ruangan untuk pelaksanaan

clear up tersebut. Peralatan yang kotor dibawa langsung menuju dapur khusus

convention dimana disana telah terdapat beberapa orang petugas yang bertugas

untuk mengumpulkan dan merapikan peralatan yang kotor yang akan dibersihkan

oleh petugas stewarding serta merapikannya kembali pada tempat semula setelah

semua peralatan telah kering.

4.3 Sistem Pengolahan Banquet

Pengolahan terhadap banquet dapat dilakukan melalui tiga tahapan yaitu:

• Mencari Tamu

Dalam mencari tamu, manager harus dapat menawarkan fasilitas yang

ada pada banquet kepada calon tamu tersebut, sebaliknya manager harus

(43)

tidak boleh berpegang teguh pada prinsip yang dipegang teguh pada

prinsip yang dipegang perusahaan karena tamu yang memesan tidak ada

yang sama jadi semua kebutuhan pemesanan harus sesuai dengan acara

yang diadakan.

Tamu yang memesan acara banquet ada yang telah biasa dan ada juga

yang baru pertama sekali, jadi manager dalam menghadapi tamu harus

hati-hati dan juga menawarkan harga yang terlalu tinggi karena akan dapat

membuat calon tamu mengundurkan diri karena harga yang ditetapkan

tidak cocok dengan kemampuannya. Pemesanan ini dapat dilakukan

melalui telepon, surat, atau datang secara langsung. Bagi tamu yang

datang langsung harus membuat perjanjian antara kedua belah pihak untuk

menghindari kesalah pahaman nantinya.

• Banquet Sales Office

Seperti halnya kantor, pada banquet juga terdapat peralatan kantor

yang berfungsi untuk kelancaran pemasaran banquet, pada banquet sales

office terdapat brosur-brosur mengenai banquet, check list dan lembaran

pengisian untuk pemesanan banquet serta lembaran-lembaran arsip yang

dibutuhkan pada pemasaran banquet.

• Menjawab Pemesanan Banquet

Setelah adanya persetujuan antara manager dan calon tamu secara

resmi manager telah memberikan jawaban kepada pemesan acara banquet,

dalam menjawab pemesanan ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan,

(44)

a. Berapa jumlah tamu yang akan datang

b. Apakah ruangan yang dipesan mencukupi

c. Apakah ruangan yang dipesan sedang kosong (tidak dipesan oleh

pemesan yang lain)

d. Semua fasilitas yang diinginkan tamu apakah sesuai dengan fasilitas

yang diinginkan.

Di dalam pelaksanaan operasional banquet yang berjalan lancar diperlukan

pengawasan secara menyeluruh, pengawasan ini meliputi:

1. Pengawasan Peralatan dan Perlengkapan

Banquet Hotel Emerald Gardenia Internasional medan memiliki jumlah

peralatan dan perlengkapan yang cukup lengkap. Untuk menjaga kelengkapan

peralatan tersebut perlu dilakukan pengawasan yang yang teliti dan cermat.

Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Hotel Emerald Gardenia Internasional

Medan adalah:

• Supervisor Steward bersama-sama dengan anggotanya mengontrol

peralatan dan perlengkapan yang tersedia apakah ada yang rusak, pecah,

atau hilang.

• Melakukan pengawasan dan penghitungan terhadap peralatan dan

perlengkapan yang dikeluarkan dan dihitung kembali apabila selesai

digunakan, untuk diketahui apabila selesai digunakan, untuk diketahui

apakah jumlahnya sesuai dengan jumlah sebelumnya.

(45)

• Kebersihan setiap peralatan dan perlengkapan harus tetap dijaga. 2. Pengawasan Pelayanan

Pengawasan terhadap palayanan sangat penting dilakukan agar proses

pelayanan tersebut berjalan dengan lancar, pengawasan pelayanan yang dilakukan

oleh banquet adalah:

• Ruangan untuk jamuan sudah ditata rapi sesuai dengan floor plan dan

seating arragement.

• Kelengkapan dan kebersihan peralatan dan perlengkapan yang di set up di

meja.

• Waiter/ess dan supervisor yang melaksanakan pelayanan harus berpakaian

rapi, rambut disisir, tangan dan kuku bersih.

• Cara penghidangan makanan dan minuman yang disesuaikan dengan jenis

(46)

BAB V

PENUTUP

Banquet merupakan salah satu pelayanan khusus jamuan atau acara, dimana

pelayanannya terpisah dari pelayanan restaurant atau coffee shop. Banquet

merupakan bagian dari Food & Beverage Department yang memberikan andil

yang besar bagi Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan.

Sistem operasional Banquet di Hotel Emerald Gardenia Medan dimulai

dengan pemesanan tempat baik melalui surat, atau datang langsung ke hotel.

bagian Banquet menerima berbagai jenis pemesanan jamuan baik berbentuk

formal maupun informal.

Pelaksanaan jamuan resepsi pernikahan pada acara Banquet dalam

meningkatkan mutu pelayanan di Hotel Emerald Gardenia Medan adalah topik

yang dibahas pada kertas karya ini, sistem pelayanan yang telah dilaksanakan

hendaknya dapat dipelihara dan ditingkatkan.

Keberhasilan pelaksanaan Banquet yang dilakukan pada suatu hotel juga

turut meningkatkan citra yang disandang oleh hotel yang bersangkutan. Acara

Banquet hotel mempunyai struktur organisasi yang lengkap mulai dari manager

hingga waiter. Pada prinsipnya ada hal-hal pokok yang menjadi ukuran

keberhasilan dari pelaksanaan Banquet, yaitu kesuksesan dari acara yang diadakan

(47)

- Bar

- Swimming Pool

- Fitness Center

- Karaoke

- Business Center

3.2 Klasifikasi

Industri perhotelan kalau dipandang dari beberapa aspek di bagi dalam

beberapa klasifikasi dan harus di lihat pengklasifikasian tersebut antaranya di

tinjau dari jenis fasilitas yang dimiliki hotel tersebut, jenis tamu yang menginap,

lamanya kamu tinggal, lokasi hotel, bintang dan penetapan harga kamar hotel.

Berikut ini untuk lebih jelasnya HOTEL EMERALD GERDENIA

INTERNASIONAL MEDAN dapat ditinjau dari berbagai aspek klasifikasi ilmu

perhotelan antara lain:

1. Ditinjau Menurut Plan (Penetapan Harga Kamar Hotel)

Kontinental Plan, dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi dengan

menu kontinental breakfast dan juice (untuk kamar Executive Room Fan Sintes

Room). Secara rinci jenis-jenis kamar yang dimilki HOTEL EMERALD

(48)

No Tipe kamar Jumlah Kamar Harga Kamar (US$)

1 Penthouse 2 350

2 Executive Suite 11 210

3 Executive Deluxe King 11 135

4 Executive Deluxe Twin 10 135

5 Superior King 64 95

6 Superior Twin 60 95

7 Extra Bed 10 15

Harga kamar belum termasuk 10 % pajak dan 11 % service dan ada satu

jenis ruangan yang khusus dipakai untuk kepentingan operational hotel sebanyak

6 ruangan.

1. Dinning and Entertainment

1.1 Meranti Coffee House

Restaurant dibuka 24 jam dan menyajikan berbagai jenis makanan Eropa.

Coffee House ini menghadap ke Swimming Pool dengan kapasitas 120-140

kursi.

1.2 Ho Phin Court Chinese Restaurant

Restaurant ini khususnya menyediakan makanan Cina seperti Dim Sun dan

makanan jenis lainnya yang diiringi dengan Chinese Tea sebagai minuman

mayoritas. Makanan yang ditawarkan adalah Fresh sea food. Tamu dapat

(49)

dengan selera tamu. Tatanan ruangannya menggambarkan suasana khas

china. Demikian juga dengan peralatan dan perlengkapan makanan dan

minumanya. Untuk lebih menampilkan nuansa china, maka bagi para

pramusaji wanita menggunakan baju model Shanghai Chinese. Restorant

ini berkapasitas dimana terdapat 7 ruangan VIP.

1.3 Looby Lounge

Merupakan tempat rileks bagi para tamu, dimana para tamu dapat

memesan minuman beralkohol maupun non alkohol sambil menikmati

suguhan musik yang mengelun lembut. Lobby Lounge berkapasitas 40-45

kursi dan dibuka setiap hari.

1.4 Room service

Beroperasi selama 24 jam, melayani pesanan makanan dan minuman dari

tamu yang menginap di hotel.

1.5 Banquet Service

Grand Ballroom berkapasitas 800-1000 kursi. Tempat ini dipergunakan

untuk keperluan pesta perkawinan, acara ulang tahun, seminar, dan

lain-lain.

2. Fasilitas Sporting and Rekreation

2.1 Swimming Pool

Berhadapan dengan Meranti Coffee House dan disampingnya open stage

yang biasanya dipergunakan untuk acara-acara tertentu. Misalnya konser

(50)

2.2 Fitness Center and Gymnasium

Untuk kebutuhan tamu berkaitan dengan olah raga dan kesehatan maka

hotel menyediakan fasilitas seperti: tennis court, fitness center dengan

instruktur berpengalaman.

2. Ditinjau Menurut Ukuran / Jumlah Kamar

Menerangkan Large Hotel dilihat jumlah kamar yang dimiliki HOTEL

EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN sejumlah 158 kamar

yang semula 163 kamar.

3. Ditinjau Menurut Tipe Kamar

Business Hotel ditinjau dari jenis tamu yang menginap mayoritas adalah

pengusaha.

4. Ditinjau Menurut Lamanya Tamu yang Menginap (Length of Guest Stay)

Semi Residential Hotel, dimana tamu tinggal tidak terlalu lama dan tidak

terlalu cepat.

5. Ditinjau Menurut Lokasi

City Hotel, karena HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL

MEDAN berlokasi di kota Medan. Penggolongan hotel yang ditinjau menurut

peraturan pemerintah setempat disahkan dan telah di sesuaikan dengan

persyaratan yang di buat maka beberapa negara menganut penggolongan kelas

hotel, berdasarkan “Grade System” atau sistem kelas atau tingkat dan sudut

(51)

Ditinjau menurut Under The Government Regulation (perkembangan sesuai

dengan peraturan pemerintah), maka Hotel Emerald Gardenia Internasional

Medan didukung dengan beroperasi aktif sepanjang tahun (Year Round Hotel),

ditinjau dari Grade System sesuai dengan pemerintah yang disahkan mengenai

tarif kamar.

3.3 Fasilitas Yang Dimiliki

Untuk menarik perhatian para tamu dan memenuhi kebutuhan dan keinginan

mereka yang menginap di hotel, maka Hotel Emerald Gardenia medan sebagai

hotel yang menyandang predikat bintang Empat bertaraf internasional berupaya

untuk memeberikan kepuasan dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para

tamu melalui penyediaan fasilitas yang sesuai dengan standart yang sudah

dimiliki.

Adapun fasilitas yang dimilki Hotel Emerald Gardenia Medan adalah:

a. Rooms

saat ini Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan memilki 158 kamar

berlantai karpet dengan fasilitas kamar antara lain:

- Kamar mandi dengan Shower dan Bath Tub.

- Air Conditioner

- Telephone

- TV

- Mini Bar

(52)

b. Fasilitas Meeting

Untuk kebutuhan rapat, pertemuan dan kegiatan lain, hotel ini

mempunyai ruangan yang khusus dapat disewakan kepada tamu yaitu

Merbau room, dengan kapasitas 250-300 kursi, dilengkapi dengan

audio visual dan support equipment yang lengkap untuk memberikan

kemudahan kepada tamu. Bentuk ruangan ini dapat ditata sesuai dengan

jenis kegiatan dan disesuaikan dengan permintaan tamu.

c. Store and Rental

Penyewaan ruangan-ruangan hotel untuk salon, travel agent, dan

lain-lain.

d. Fasilitas Rental

- Drug store

- Save deposit box

- Laundry and dry cleaning

- Business center

- Souvenir shop

- Telephone, Telex, Faxmile

(53)