TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Diajukan oleh :
VIONY RAHWINA
102103001
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : VIONY RAHWINA
NIM : 102103001
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Tanggal ... : Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM. NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal ... : Dekan Fakultas Ekonomi
(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak NIP.19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : VIONY RAHWINA
NIM : 102103001
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
Medan, Disetujui Pembimbing
(Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, MSi NIP. 19770214 200812 2 001
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Alhamdulillah wa syukurillah, segala puji dan syukur kehadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya kepada kita
semua,khususnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini. Adapun penyusunan Tugas Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu
syarat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan memperoleh gelar Ahli Madya.
Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan
magang hingga akhirnya penyelesaian, penulis telah banyak menerima bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terimakasih atas bantuan yang diberikan dalam bentuk pikiran, tenaga, support
yang luar biasa. Dengan segala Kerendahan hati penulis mengucapkan
terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc.(CTM), Sp.A(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua
Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena L.L. Sibarani, SE, M.Si Selaku Sekretaris Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Isfenti Sdalia, SE, ME selaku Ketua Program Studi Manajemen yang telah menjadi supervise dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas
akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
7. Seluruh Dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8. Bapak OK. Rafii, Ibu Melvina Sari dan Ibu Nurailah selaku staf
administrasi pada Departemen Manajemen yang telah memberikan
kesempatan untuk melakukan penelitian dan meluangkan waktu untuk
memberikan penjelasan terhadap data yang dibutuhkan penulis.
9. Teristimewa untuk kedua orangtua penulis , Ayahanda Azwir Midin
dan Ibunda Yuslena yang telah membesarkan penulis cinta dan kasih
sayang yang besar dan tanpa henti mendoakan penulis agar tetap
menjadi yang lebih baik dan meraih cita – cita yang diinginkan.
10.Buat abang penulis Hendri Lesmana dan kakak Nancy Nila Herwina,
Muhammad Hendra yang selalu memberikan Doa, dukungan dan
semangat Kepada penulis.
11.Untuk Ferry Susanto yang selalu bersedia memberikan bantuan dan
motivasi yang besar kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir
ini.
12.Seluruh teman – teman Penulis di Program Studi D-III Kesekretariatan
stambuk 2010, Suci Fatiya, A.Ananda Musdalifah, Agita Karina, Dwita Sari Sinaga yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan
keceriaan bagi penulis, Semoga cita – cita kita terwujud secepatnya.
13.Buat teman – teman magang khususnya grup 01 yaitu Elys, Regina,
Muchti, Eko,yang telah bekerjasama dengan baik selama kegiatan
magang.
Semoga Allah selalu melimpahkan Rahmat- Nya kepada segenap pihak
yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini
dapat member manfaat bagi semua pihak.
Wasalam
Medan, Juli 2013
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 7
BAB III PEMBAHASAN ... 20
4. ... Je nis – jenis Tata Ruang Perkantoran ... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 48 A. ... Ke
simpulan ... 48 B. ... Sa
ran ... 50
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 11 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Departemen Manajemen Fakultas
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar BelakangPerusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan
wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai
aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Setiap lembaga atau perusahaan di dalam menjalankan tugasnya tidak dapat
berdiri sendiri, melainkan sangat berhubungan dengan pihak dari luar
perusahaan, apakah itu dari perusahaan luar ataupun dari masyarakat luas.
Dalam hal ini perusahaan harus mampu menciptakan hubungan baik dan
harmonis antara perusahaan dengan lingkungannya, melalui aktivitas sebuah
komunikasi. Tidak terkecuali sebuah lembaga pendidikan, di dalam lembaga
ini akan sangat terasa adanya kebutuhan suatu hubungan komunikasi yang
efektif dan bekerja sama yang baik dengan orang – orang yang bergerak di
segala bidang.
Menurut Siagian (2007:7), manajemen adalah sebagai seni memperoleh
hasil melalui kegiatan orang lain dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan
organisasional ketika terdapat sekelompok orang lain yang menduduki
berbagai jenjang tingkat kepemimpinan dan sekelompok orang lain yang
tanggung jawab utamanya adalah menyelenggarakan berbagai kegiatan
Menurut William dan Edwin dalam Gie (2007:2), manajemen perkantoran
adalah suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan
dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien bilamana dan dimana
pun pekerjaan itu harus dilakukan.
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas
dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan
usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju.
Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara bagaimana
menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi
hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pada Departemen Manajemen tidak terlepas dari penerapan yang ada di
dalam manajemen perkantoran agar sistem kerjasama dilakukan dalam
melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu
yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen ini
sudah baik dilihat dari mampu nya mengurangi hambatan-hambatan yang terjadi
pada Departemen ini. Hambatan-hambatan itu, misalnya seperti penyelesaian
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas permasalahan yang akan dibahas, yaitu
“Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Departemen Manajemen
Universitas Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan organisasi?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
manajemen perkantoran pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera
Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Memperdalam pengetahuan mengenai Pelaksanaan Manajemen Perkantoran
pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dan melatih serta
mengembangkan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori – teori
yang ada.
2. Bagi instansi
Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam mengambil kebijaksanaan untuk
mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat
3. Bagi pihak lain
Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua
pihak yang membutuhkan, khususnya tentang Manajemen Perkantoran.
E. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Table
1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir.
Penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah
Kampus USU Medan.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Sumber Penulis: (2013)
NO Kegiatan
Mei 2013 Juni 2013
Minggu Minggu
I II III IV I II III IV
1 Persiapan Tugas Akhir
2
Pelaksanaan Tugas
Akhir
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku- buku
referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data
dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, Penulis kemudian melakukan
penyusunan laporan Tugas Akhir.
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, jadwal survei dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini berisikan sejarah perusahaan, stuktur organisasi, uraian tugas, kegiatan
usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada
Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang
dilakukan di Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dan beberapa
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
No.0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 , Program Pendidikan Diploma D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangakan Program Studi Diploma-III terdiri dari :
a. Program Studi Diploma III Kesekretariatan
b. Program Studi Diploma III Keuangan
c. Program Studi Diploma III Akuntansi
Sementara pendidikan profesi berada dibawah Departemen Akuntansi, yakni Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk) yang kurikulum dan proses pendidikan diselenggarakan secara tersendiri. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara :
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, Manajemen, Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
B. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan
pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
C. Struktur Organisasi
Stuktur Organisasi diperlukan untuk membedakan wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya keterkaitan antar bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing masing pegawai tahu akan tugas , wewenang , dan tanggung jawab sehingga para pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang di bebankan kepada nya dengan baik dan tanggungjawab.
Untuk mencapai tujuan organisasi, diperlukan suatu wadah yang mengatur seluruh aktivitas organisasi yang disusun dalam suatu stuktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
DEKAN Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonom
Pimpinan dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM,Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Ketua Program Studi : Irsyad Lubis, M.Soc, Ph.D Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat SE, M.Si
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Maharyanie, M.Si
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris Program Studi : Dra. Friska S, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafruddin Ginting SE, M.A.F.I.S. Ak Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena L.L. Sibarani, SE,M.Si
D. Job Description
Job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai
dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46).
Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah :
a. Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran,
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administrasi fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menandatangani tanggal ujian skripsi/ komprehensif dan
panitia penguji.
f. Mendisposisi surat-surat masuk.
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi. 2. Pembantu Dekan
Tugasnya :
a. Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik
atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Pembantu Dekan II
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan
di bidang administrasi umum dan keuangan.
c. Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang
pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan kerjasama
3. Kasubag Kemahasiswaan Tugasnya :
a. Memeriksa surat permohonan mahasiswa apakah sudah benar.
c. Mengkonsep/membalas surat yang diterima dari luar instansi misalnya surat
lowongan pekerjaan, surat kegiatan beprestasi (beasiswa).
4. Staf/ Pegawai
Tugasnya :
a. Mengetik surat permohonan beasiswa.
b. Memeriksa syarat pengajuan surat permohonan mahasiswa.
c. Apabila dalam masa pengurusan beasiswa, memberikan formulir, menerima
dan memeriksa berkas mahasiswa seperti KHS, Fotocopy SPP, Fotocopy KTM
dan sebagainya.
d. Mendata ulang mahasiswa baru dengan memberikan formulir.
5. Bagian Tata Usaha Tugasnya :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
k. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
l. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Fakultas.
6. Sub Bagian Akademik Tugasnya :
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat
di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
E. Jaringan Usaha/Kegiatan
Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang
digunakan dapat ditingkatkan.
2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan
kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.
3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara harus melaksanakan pengabdian masyarakat
dan penelitian.
4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang
ilmu-ilmu manajemen.
5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester,
laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil
BAB III
PEMBAHASAN
A.Pengertian Manajemen Perkantoran
Menurut Terry Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu using.
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan, karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut. Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan- tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
1. Defenisi manajemen perkantoran dari beberapa ahli:
a. Menurut William dan Ernest dalam Gie (2007:3) menyatakan bahwa
Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas –
aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan,
b. Menurut WH Evans dalam Sukoco (2007:3) menyatakan bahwa Manajemen
Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan
semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi.
c. The Liang Gie Dia mengatakanPada pokoknya manajemen perkantoran modern
merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur
dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu
pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
1. Tata penyelenggaraan; 2. Pelaksanaan secara efesien;
3. Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
4. Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
2. Fungsi Manajemen Perkantoran antara lain: a. Fungsi Perencanaan
Menurut Siagian (2007:35), fungsi perencanaan merupakan langkah konkret yang
pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan, artinya perencanaan
merupakan usaha konkretisasi langkah-langkah yang harus ditempuh yang
dasar-dasarnya telah diletakkan dalam strategi organisasi.
1) Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing – masing fungsi serta layanan
kantor, termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.
2) Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan
melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan
dan fungsi kantor yang efektif dan efisien.
3) Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara
total fungsi dan layanan kantor yang baru.
4) Memudahkan pengawasan.
Jenis-jenis perencanaan terbagi atas tiga bagian, yaitu:
1. Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan yang meliputi jangka waktu
sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat
mendetail.
Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok tiap hari atau tiap minggu.
2. Perencanaan Jangka Menengah adalah suatu rencana yang bersifat sementara
dan lebih mudah berubah dibandingkan rencana jangka panjang. Rencana
jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan
terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
Contoh : Melatih mahasiswa mengikuti perkembangan manajemen semua aspek.
3. Perencanaan Jangka Panjang adalah perencanaan yang memiliki sasaran dan
tindakan yang disarankan yang meliputi jangka waktu lebih lama, paling sedikit
lima tahun dan membutuhkan pertimbangan secara lebih mendetail agar lebih
Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik
dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan
lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan
yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat
terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya
tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi
baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen.
Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek
meliputi dari merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk
memenuhi tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja
pembelian kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah,
misalnya melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti
perkembangan Manajemen di setiap aspek. Baik dalam aspek perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka
panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan
manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai
bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis
dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera
Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
b. Fungsi Pengorganisasian
Menurut Siagian (2007:60), fungsi pengorganisasian merupakan keseluruhan
proses pengelompokkan orang – orang, alat – alat, tugas – tugas, serta wewenang
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:9), tujuan fungsi pengorganisasian adalah:
1) Menjelaskan cara yang paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan
tugasnya.
2) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
3) Meningkatkan produktivitas organisasi maupun perusahaan.
Pengertian struktur organisasi adalah adalah Suatu susunan dan
hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam
menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik
dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan
lainnya. Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan
yang didesain sedemikian indah agar kinerja di dalam Departemen tersebut dapat
terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya
tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi
baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen.
Pada Departemen Manajemen ini, perencanaan jangka pendek meliputi dari
merencanakan pembelian kebutuhan-kebutuhan untuk memenuhi
tercapainya kegiatan didalam Departemen ini. Misalnya saja pembelian
kebutuhan pada ATK. Sedangkan perencanaan jangka menengah, misalnya
melakukan atau melatih mahasiswa dalam mengikuti perkembangan
pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Dan perencanaan jangka
panjang meliputi mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan
manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai
bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis
dan industri, terutama untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera
Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
c. Fungsi Pengarahan
Menurut Siagian (2007:95), fungsi pengarahan didefinisikan sebagai keseluruhan
usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar
mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi
dengan efisien, efektif dan ekonomis.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengarahan adalah:
1) Mendesain sistem komunikasi yang efektif antarunit
2) Menjamin terpenuhnya pegawai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.
3) Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan.
Pada Departemen Manajemen, dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani, M.Si sebagai Sekretaris Departemen Manajemen. Pada Departemen Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga pengajar laki-laki dan mempunyai 3 pegawai/staf yang akan membantu segala aktivitas yang dilakukan pada departemen ini.
Struktur Organisasi pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 3.1. berikut ini :
Sumber : Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara (2013)
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara
Ketua Program Studi S1 Manajemen
Dr.Endang Sulistya Rini,SE,M.Si
NIP. 19620513 199203 2 001
Sekretaris Program Studi S1
ManajemenDra.Friska S, M.Si
NIP.19620117 198603 2 002
Staf Administrasi
OK. Rafii
NIP. 19610823 198203 1 002
Staf Administrasi
Melvina Sari
NIP. 19820905 200910 2 001
Staf Administrasi
Nurailah,Amd
NIP. 19650618 200810 2 001
Ketua Departemen S1 Manajemen
Dr. Isfenti Sadalia,SE ME
NIP. 19671019 199303 2 002
Sekretaris Departemen S1 Manajemen
Dra. Marhayanie,M.Si
Struktur organisasi pada Departemen Manajemen yang dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME sebagai Ketua Departemen S1 Manajemen mempunyai wewenang terhadap Sekretaris Departemen S1 Manajemen, Ketua Program Studi S1 Manajemen dan pegawai/staf nya. Wewenang itu seperti mengadakan rapat yang dipimpin langsung oleh Ketua Departemen S1 Manajemen. Setiap wewenang yang dilakukan oleh Ketua Departemen ini haruslah selalu disertai dengan ketaatan bawahan nya. Dengan adanya rasa taat yang dilakukan bawahan terhadap suatu wewenang akan memperlancar segala aktivitas didalam nya. Wewenang itu bukan saja hanya dari Ketua Departemen S1 Manajemen ini, melainkan wewenang itu bisa dari Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi S1 Manajemen. Seperti, menggerakkan kepada staf-staf nya agar memeriksa judul skripsi yang akan dipilih. Judul skripsi tersebut haruslah dengan judul terbaru agar tidak ada mahasiswa yang melakukan plagiat pada skripsi orang lain.
d. Fungsi Pengawasan
Menurut Siagian (2007:125), fungsi pengawasan merupakan proses
pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua
pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
Menurut Quible dalam Sukoco (2001:10), tujuan fungsi pengawasan adalah:
1) Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan
efisien.
2) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja.
3) Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan
Pada Departemen Manajemen, pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada departemen ini sudah dijalankan. Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu satuan kerja tertentu maupun departemen lain.
Pada Departemen Manajemen tidak terlepas dari penerapan yang ada di dalam manajemen perkantoran agar sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen ini sudah baik dilihat dari mampu nya mengurangi hambatan-hambatan yang terjadi pada Departemen ini.
3. Defenisi dan Fungsi Kantor a. Defenisi Kantor
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya:
ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat
memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor
menurut Sedarmayanti (2001:2) adalah:
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
b. Fungsi Kantor
Menurut Mills dan Oliver dalam Gie (2007:16) Fungsi kantor adalah sebagai
segenap rangkaian aktivitas seperti menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi.
i. Menghimpun
Yaitu kegiatan – kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimanapun sehingga siap
untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
ii. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan –
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan.
iii.Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
iv.Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
v. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
vi.Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
Pada Departemen Manajemen, fungsi kantor sudah diterapkan pada kerja
setiap pegawai/staf nya. Keseluruhan aspek fungsi kantor dilaksanakan dengan
baik. Misalnya, pada Departemen ini seluruh aktivitas baik mencatat seluruh
kegiatan yang penting untuk dicek kembali oleh atasan maupun mengolah
keterangan-keterangan yang dapat dijadikan sebagai sample atau contoh
dikemudian hari untuk mempermudah pekerjaan staf/pegawai nya. Kegiatan yang
dilakukan sudah sesuai dengan bentuk kajian, itu bertujuan agar kegiatan yang
berlangsung didalam sudah terpenuhi dengan baik.
B.Pekerjaan Perkantoran 1. Arti Pekerjaan Perkantoran
a. Menurut Terry dalam Gie (2007:13) pekerjaan perkantoran meliputi
penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan Objek
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan.
b. Menurut William dan Edwin dalam Gie (2007:14), pekerjaan perkantoran
berkenaan dengan warkat – warkat dari badan usaha pembuatan warkat,
keterangan di kemudian hari.
Pada Departemen Manajemen, pekerjaan perkantoran didalam berbagai hal
sudah bisa dikatakan baik. Dilihat dari pembuatan warkat/arsip yang berurutan
sesuai dengan nomor, pemakaian warkat yang apabila digunakan tersusun rapi
didalam lemari dan penyimpanan warkat dalam departemen ini menggunakan
ruangan tersendiri.
2. Prosedur dan Sistem Perkantoran a. Prosedur Perkantoran
Menurut George Terry dalam Gie (2007:27), prosedur perkantoran adalah
segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah – langkah
tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya
oleh satu petugas.
Pada Departemen Manajemen, prosedur perkantoran sudah
dilaksanakan oleh berbagai pihak sesuai dengan prosedur yang ditetapakan.
Misalnya, prosedur penerimaan dan penjawaban surat – surat yang masuk
yaitu mulai diterima oleh pegawai, setelah itu dibuka dan dicatat seperlunya
lalu diteruskan kepada pejabat/atasan yang berkepentingan.
b. Sistem Perkantoran
Menurut Denyer dalam Gie (2007:29), mengemukakan asas-asas umum
sistem perkantoran seperti berikut:
1. Sistem perkantoran yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa
2. Sistem perkantoran yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja dan
warkat.
3. Sistem perkantoran memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam
pelaksanaan kerja.
4. Sistem perkantoran yang baik menghindarkan pengecekan yang tidak perlu.
5. Sistem perkantoran yang baik memanfaatkan sebaik-baiknya mesin yang ada,
tetapi tidak menggunakannya secara berlebihan.
Pada Departemen Manajemen, sistem perkantoran sudah cukup baik.
Dilihat dari pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan untuk
mempermudah pekerjaan walaupun masih banyak yang harus dibenahi.
Misalnya, prosedur rutin telah ditetapkan dan dijadwalkan pada departemen
ini maka tidak perlu semua urusan dilakukan pencatatan atau pengecekan
karena hal tersebut tidak perlu. Pada Departemen Manajemen terdapat
beberapa teknologi informasi seperti komputer, faximile dan telepon. Pada
Departemen ini memiliki 4 unit komputer, 1 unit telepon dan 1 unit
faximile.
Pada Departemen ini, teknologi informasi belum cukup. Alasannya,
karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan banyak nya
mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai untuk
mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari kurangnya
teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja yang
Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik
dalam memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa
yang mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.
3. Deskripsi Pekerjaan Pada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara
1) Ketua Program Studi Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Ketua Departemen Manajemen antara lain:
a. Membuka sidang ujian kompehensif
b. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat
c. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding
d. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa
e. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal
f. Menandatangani skripsi yang telah diperbanyak mahasiswa
g. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan dengan
Departemen Manajemen
h. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Manajemen dan
lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Manajemen.
2) Sekretaris Program Studi Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Sekretaris Departemen Manajemen antara lain:
b. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan
dengan Departemen Manajemen.
3) Staf Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Staf Departemen Manajemen antara lain:
a. Mengetik surat masuk / keluar
b. Mengarsip surat / keluar
c. Memberikan KRS / KHS mahasiswa
d. Menstempel Skripsi mahasiswa yang telah ditandatangani oleh Ketua
Departemen Manajemen
e. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa
f. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan diuji / diperbanyak
g. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar
h. Mengetik daftar alumni Departemen Manajemen
i. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Manajemen
j. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif
k. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.
C.Komunikasi Perkantoran 1. Arti Komunikasi
Menurut Boove dalam Sukoco (2007:49), komunikasi didefinisikan
pesan tersebut dapat dimengerti tindakan atau mendorong orang lain untuk
bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang digunakan sudah
efektif karena penyampaian pesan/warkat yang dilakukan baik oleh atasan
kepada staf maupun staf kepada mahasiswa nya mudah dimengerti sehingga
didalam pemberian pesan/warkat si penerima pesan bertindak sesuai dengan
pesan yang telah disampaikan.
2. Bentuk Komunikasi i. Komunikasi Intern
Menurut Broaded dalam Gie (2007:67), untuk menyederhanakan
penyebutan, hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri
dapat disebut komunikasi intern.
Komunikasi itu dapat dibedakan dalam dua macam, yaitu:
a. Hubungan Tegak (Vertikal)
Adalah proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan
kepada para pegawai (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan
kepada pimpinan (vertikal keatas).
b. Hubungan Datar (Horizontal)
Adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat
jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.
Pada Departemen Manajemen, bentuk komunikasi vertikal dan
hubungan vertikal kebawah ketika ketua departemen manajemen (atasan)
memberi perintah maupun petunjuk kepada staf nya untuk mengerjakan
sesuatu seperti mengetik surat. Dan bentuk komunikasi vertikal keatas
ketika staf meminta atasan (ketua prodi manajemen) untuk menandatangani
KRS dan lainnya.
Untuk hubungan horizontal seperti komunikasi antara ketua departemen
manajemen dengan ketua departemen lainnya
ii. Komunikasi Ekstern
Menurut penelitian yang telah dilakukan penulis, komunikasi yang bersifat
eksternal pada Departemen Ekonomi Manajemen Universitas Sumatera Utara
dengan berbagai pihak yaitu:
1. Hubungan dengan setiap mahasiswa
Misalnya, dalam mengurus KRS dan KHS, dalam mengurus seminar
proposal maupun skripsi dan lainnya.
2. Hubungan dengan setiap departemen lain.
Misalnya, dengan pemberian informasi yang akurat dari departemen lain
sekaligus menjalin kerjasama yang baik pada departemen lain.
3. Komunikasi yang Efektif i. Arti komunikasi yang efektif
Menurut Thomas dan Schmidt dalam Sukoco (2007:51), komunikasi
yang efektif akan meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun
akan dapat mengantisipasi masalah membuat keputusan dan
mengoordinasikan arus kerja.
ii. Manfaat Komunikasi yang Efektif
Menurut Quible dalam Sukoco (2007:52) mengilustrasikan 8 manfaat
komunikasi yang efektif seperti berikut:
1) Pemecahan masalah lebih cepat
2) Keputusan yang lebih kuat
3) Meningkatkan produktivitas
4) Arus kerja yang lebih siap dan efektif
5) Hubungan bisnis yang lebih kuat
6) Materi promosi yang lebih jelas
7) Meningkatkan citra profesional
8) Meningkatkan tanggapan stakehoders
Pada Departemen Manajemen, komunikasi yang dilakukan sudah
efektif. Selain dilihat dari pemberian pesan yang mudah dimengerti oleh
penerima pesan, bentuk komunikasi baik intern maupun ekstern sudah
efektif. Komunikasi yang efektif sudah terjalin pada departemen. Jika
departemen ini terus meningkatkan komunikasi nya agar semakin lebih
efektif, pastilah departemen ini dapat meningkatkan produktivitas yang
4. Asas Komunikasi
Mills dan Oliver dalam Gie (2007:65) mengemukakan empat asas pokok
komunikasi sebagai berikut:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
Komunikasi hanya bisa terjadi di antara orang-orang. Oleh karena itu,
penting sekali memperhatikan dan berfikir dalam rangka faktor ini.
b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.
Dalam berbicara atau menulis kepada orang lain, perlulah
mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya.
Misalnya, seorang ahli hukum dalam melakukan komunikasi dengan orang
biasa tidak boleh semau-maunya mempergunakan istilah-istilah hukum yang
tidak dimengerti orang biasa.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.
Pengirim warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak penerima
bilamana wartanya tidak dimengerti. Kemungkinan sekali pengirim warta
tidak memilih kata-kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang
memadai.
Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pihak pengirim
bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan
tambahan yang harus dimintanya.
Pada Departemen Manajemen, atasan memahami asas-asas
komunikasi dalam melaksanakan tugasnya. Dilihat dari persoalan yang ada
pada departemen ini, dimana atasan mampu menyelesaikan segala persoalan
yang ada. Walaupun didalam penyelesaian persoalan masih sulit untuk
diselesaikan.
5. Arti Komunikasi Perkantoran
Menurut Geoffrey Mills dalam Gie (2007:63), komunikasi
perkantoran adalah salah satu dari fungsi – fungsi pokok kantor dan suatu
proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan/kantor (menentukan
sarana apa yang akan dipakai).
Pada Departemen Manajemen, sarana sebagai penunjang untuk
meningkatkan kinerja baik untuk atasan maupun staf-staf nya sudah
dikatakan baik. Dimana disetiap bagian telah tersedia alat penunjang
kinerja. Misalnya, komputer yang ada di bagian staf, infokus yang
disediakan pada ruang rapat dan seminar dan alat tulis kantor yang tersedia
6. Jenis – jenis Komunikasi Perkantoran
Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis
menurut J. C. Denyer dalam Gie (2007:63) yang membedakannya dalam:
a) Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Meliputi: surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri,
telegram, dan warkat tertulis lainnya.
b) Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)
Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara.
c) Sistem Mekanis (Mechanical System)
Meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.
d) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit. Sarananya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.
seperti menggunakan telepon untuk menghubungkan keluar maupun kedalam departemen itu sendiri.
D.Tata Ruang Perkantoran a) Arti Tata Ruang Perkantoran
Menurut Terry dalam Gie (2007:186), tata ruang kantor adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak.
Pada Departemen Manajemen, tata ruang sudah cukup baik. Fungsi
dari Tata ruang pada departemen ini adalah agar menambah sarana sebagai
penunjang kinerja yang ada didalamnya. Selain itu tata ruang pada
departemen ini sebaiknya dibuat dalam bentuk 1 ruangan karena dengan
dibuatnya departemen ini menjadi 1 ruang makanya tata ruang kantor pada
departemen ini akan menunjang bagi pelaksanaan kerja didalamnya.
b)Tujuan Tata Ruang Perkantoran
Menurut Terry dalam Gie (2007:188), tujuan dari tata ruang
perkantoran adalah:
1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena prosedur
kerja dapat dipersingkat.
2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
4) Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
5) Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
6) Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. gerakan pegawai yang sedang bekerja
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.
Pada Departemen Manajemen, tujuan dari tata ruang ini sudah begitu
jelas terlihat. Pada departemen ini tata ruangnya memang sudah baik. Tetapi
jika tata ruangnya terus dibuat seperti ini membuat penghamburan tenaga
dan waktu para staf karena harus berjalan dengan jarak yang memakan
banyak waktu jika hendak menuju ruang atasan. Selain itu, departemen
manajemen ini haruslah dibuat dalam 1 ruangan saja agar orang-orang
mengetahui dimana letak dari bagian departemen manajemen itu sendiri.
c) Asas – asas Pokok Tata Ruang Perkantoran
Menurut Muther dalam Gie (2007:190), mengemukakan beberapa asas itu
adalah:
1) Asas Jarak Terpendek
Merupakan jarak antara dua titik dalam garis lurus
2) Asas Rangkaian Kerja
3) Asas Penggunaan Segenap Ruang
Tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai,
tetapi juga vertikal ke atas atau kebawah
4) Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Apabila diperlukan mudah untuk diubah, karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.
Pada Departemen Manajemen, asas yang digunakan adalah asas jarak
terpendek, karena ruang atasan dekat dengan bagian staf dimana kedua
bagian tersebut sering berhubungan. Selain asas jarak terpendek ada juga
lain yang digunakan seperti asas rangkaian kerja, karena penempatan
alat-alat kantor seperti telepon, komputer ada disetiap meja staf untuk
mempermudah aktivitas. Dan asas yang digunakan adalah Asas penggunaan
setiap ruang, karena tidak ada ruang kosong dalam ruang kerja pada
departemen ini.
d)Jenis – jenis Tata Ruang Perkantoran
Menurut Wylie dalam Gie (2007:192), tata ruang perkantoran dapat
dibedakan dalam empat bagian, yaitu:
1) Tata Ruang Kantor Berkamar
Ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja
Keuntungan :
b) Pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjamin/terlindung.
c) Untuk menambah kewibawaan status pejabat, sehingga untuk terpelihara
kewibawaan pimpinan.
d) Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggungjawab atas
ruangan.
Kerugian :
a) Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan
untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b) Diperlukan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan
penerangan.
c) Pemakaian ruangan kurang luwes.
d) Mempersulit pengawasan.
e) Memerlukan ruangan yang luas.
2) Tata Ruang Kantor Terbuka
Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang
bekerja bersama-sama diruangan termasuk tanpa dipisah oleh penyekat.
Keuntungan:
a) Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi.
b) Luwes apabila diperlukan perubahan ruangan.
c) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman
d) Biaya lebih hemat untuk pemeliharaan ruangan, penggunaan telepon,
kelengkapan dan peralatan, dan lain-lain.
Kerugian :
a) Kemungkinan timbul kegaduhan/kebisingan.
b) Pegawai sulit untuk bekerja dengan penuh konsentrasi.
c) Batas kedudukan antara pimpinan bawahan tidak tampak jelas.
d) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan.
e) Kemungkinan terlihat adanya tumpukan-tumpukan berkas/ kertas sehingga
mengakibatkan pemandangan kurang baik.
3) Tata Ruang Kantor Berhias
Ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,dekorasi, dan lain-lain.
Keuntungan :
a) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b) Ketegangan syaraf dapat berkurang/ dihindarkan.
c) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang.
d) Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien
sebagai tujuan orang dapat mudah dicapai.
Kerugian :
a) Biaya cukup tingi untuk membuat taman.
c) Menggunakan tenaga ahli untuk membuat taman.
4) Tata Ruang Kantor Gabungan
Tata ruang kantor gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar,
terbuka, berhias.
Pada Departemen Manajemen, memiliki tata ruang kantor berkamar
dan tata ruang kantor berhias. Pada tata ruang kantor berkamar di
departemen ini memilki penyekat yang akan memisahkan atasan dengan
para staf nya. Dan tata ruang pada departemen ini dikatakan tata ruang
berhias juga karena ada dekorasi yang akan menambah kenyamanan disaat
bekerja, misalnya seperti adanya tumbuhan yang dipelihara atau tumbuhan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah dikatakan baik. Dilihat dari segi pelaksanaan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran yang merupakan suatu hal yang bersifat mutlak dan harus dilaksanakan dalam suatu perkantoran. Fungsi Manajemen Perkantoran itu terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Pelaksanaan segala kegiatan perkantoran akan berjalan dengan lancar apabila menerapkan ataupun menjalankan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran tersebut.
2. Pekerjaan Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah sesuai dengan prosedur dan sistem perkantoran. Prosedur perkantoran sudah dilaksanakan
oleh berbagai pihak dan sistem perkantoran sudah cukup baik dilihat dari
pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer, telepon maupun faximile
yang akan mempermudah pekerjaan yang ada pada Departemen ini.
3. Pada Departemen Manajemen, perencanaan sudah disusun dengan baik dilihat dari layanan kantor termasuk lingkungan, telekomunikasi, arsip dan lainnya.
Misalnya, membuat ruangan untuk bagian arsip tersendiri, lingkungan yang
4. terlaksana dengan baik. Membuat suatu kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran perubahan dan mendesain sistem serta prosedur administrasi
baru merupakan juga perencanaan yang dibuat pada departemen manajemen.
5. Pada Departemen Manajemen, pengorganisasian dipimpin oleh Dr. Isfenti Sadalia, SE, M.E sebagai Ketua Departemen Manajemen dan Dra. Marhayani,
M.Si sebagai Sekretaris Departemen Manajemen. Pada Departemen
Manajemen mempunyai 42 tenaga pengajar. Tenaga pengajar pada
Departemen ini terdiri dari 28 tenaga pengajar wanita dan 14 tenaga pengajar
laki-laki dan mempunyai 3 pegawai/staf yang akan membantu segala aktivitas
yang dilakukan pada departemen ini.
6. Pengarahan dari rencana dan program kerja yang telah disusun dan ditetapkan sebagai penjabaran strategi dasar pada Departemen ini sudah dijalankan.
Prosedur yang ditetapkan pada Departemen ini telah dijalankan. Selain dari
prosedur kerja, adapun sistem komunikasi antarunit lain juga terjalin dengan
baik. Seperti didalam interaksinya dengan orang – orang, baik dalam satu
satuan kerja tertentu maupun departemen lain.
7. Pengawasan kinerja pegawai pada Departemen ini terlaksana dengan baik karena metode dan prosedur kerja dilaksanakan dengan baik. Hal itu terlihat
dari setiap pekerjaan yang dilakukan oleh staf selalu diawasi dengan cara atasan
melihat kembali setiap hasil pekerjaan yang dikerjakan oleh staf nya. Jika staf
melakukan kesalahan pada pekerjaan yang dilakukannya, maka atasan akan
memberitahukan hal-hal yang salah itu kepada staf nya dan akan memberi
salah tersebut sehingga terlaksananya.
8. Tata Ruang Perkantoran pada Departemen Manajemen sudah cukup baik.. Fungsi dari Tata ruang adalah agar menambah sarana sebagai penunjang
kinerja yang ada didalamnya sehingga pelaksanaan kerja dapat terlaksana
dengan baik dan lancar. Tujuan dari tata ruang adalah Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat, menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan,
memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, menciptakan
kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
B.Saran
Adapun saran yang akan diberikan kepada Departemen Manajemen Universitas Sumatera Utara yaitu:
1. Hendaknya seluruh individu yang berada pada Departemen ini lebih menerapkan fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran dengan baik. Karena
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan. Oleh sebab
itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat
memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen perkantoran tersebut.
Dan diharapkan juga pada Departemen ini dapat mengelola seluruh unsur-unsur
manajemen perkantoran dengan sebaik-baiknya demi kelancaran pekerjaan
perkantoran yang ada didalamnya.
Perkantoran sebaiknya setiap pekerjaan yang berhubungan dengan arsip
disusun lebih rapi lagi walaupun penyusunan arsip pada Departemen ini sudah
dikatakan baik agar suatu saat jika arsip tersebut digunakan akan mudah untuk
dicari demi melancarkan kegiatan pekerjaan perkantoran.
3. Perencanaan akan berjalan dengan lancar apabila rencana yang disusun sudah berjalan dengan baik. Melihat pentingnya perencanaan yang dilakukan dalam
suatu organisasi/instansi, pada Departemen ini haruslah memperhatikan segala
jenis perencanaan baik perencanaan jangka pendek, menengah, dan panjang.
Karena dengan lebih memperhatikan ketiga perencanaan tersebut, maka
kegiatan yang berlangsung pada Departemen ini akan lebih baik. Walaupun
perencanaan pada Departemen ini sudah disusun dengan baik.
4. Pengorganisasian pada Departemen ini dilihat dari struktur organisasi. Organisasi/instansi yang baik dilihat dari pengorganisasian dari atasan kepada
bawahan. Ada baiknya atasan pada Departemen ini lebih memperhatikan lagi
kerja yang dilakukan bawahannya dan setidaknya memberikan motivasi yang
memunculkan niat kerja yang tinggi kepada bawahannya. Walaupun atasan
sudah mempunyai wewenang terhadap bawahannya, untuk ditaati oleh
bawahannya itu sendiri.
5. Pentingnya pengarahan yang baik pada Departemen ini untuk rencana kerja akan mendorong para anggota organisasi/instansi agar mau dan ikhlas bekerja
dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi. Pengarahan yang
komunikasi itu diimbangi dengan asas-asas komunikasi agar komunikasi pada
Departemen ini lebih efektif.
6. Hendaknya pengawasan pada Departemen ini lebih dibenahi, dilihat dari pengawasan teknologi informasi pada Departemen ini dalam yang masih belum
cukup. Alasannya, karena staf pada Departemen ini masih saja bingung dengan
banyak nya mahasiswa yang datang berkerumunan atau datang beramai-ramai
untuk mencari informasi kepada staf pada Departemen ini. Akibat dari
kurangnya teknologi informasi seperti inilah yang membuat terganggunya kerja
yang dilakukan oleh staf. Dengan menambah teknologi informasi pada
Departemen ini akan memperbaharui segala aktivitas staf-staf nya baik dalam
memberikan informasi kepada mahasiswa agar tidak ada mahasiswa yang
mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan.
7. Pada Departemen Manajemen, tata ruang sudah cukup baik. Hanya saja, tata ruanga pada Departemen perlu dibenahi. Maksud dari dibenahi adalah
sebaiknya Departemen ini dibuat didalam 1 ruangan saja. Walaupun ruangan
untuk Ketua dan Sekretaris Departemen Manajemen dibuat dalam 1
kamar/tempat dan berbeda ruangan untuk Ketua Prodi Manajemen dan
staf/pegawainya. Dengan membuat 1 ruangan untuk Departemen ini, akan
mempermudah pencarian Departemen itu sendiri tanpa harus bertanya-tanya
dimana letak Departemen Manajemen. Selain itu, dengan dibuatnya
Departemen ini menjadi 1 ruangan akan menunjang bagi pelaksanaan kerja
didalamnya tanpa terusik dengan mahasiswa yang datang sesuka hati untuk
DAFTAR PUSTAKA
BUKU :
Achmad Zaenudin, 2007 Manajemen Perkantoran Mitra Wacana Media, Jakarta.
Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya. Erlangga
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta : Liberty
Hendi Haryadi 2009 Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf . Jakarta : Visimedia
Ida Nuraida . 2008 Manajemen Administrasi Perkantoran Yogyakarta : Kanisius
Maryono, Joko. 2005. Jurnal Organisasi & Manajemen. Jakarta : Pusat Keilmuan LPPM
Moekijat. 2001. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Sedarmayani. 2001. Dasar – Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga
Susanti, Nanis. 2009. Jurnal Manajemen Teori & Terapan. Surabaya : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga
Suparjati . 2000 Tata Usaha dan Kearsipan Jakarta: Kanisius
INTERNET :
