TUGAS AKHIR
PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI USU
Oleh:
ARY RAHAYU 082103068
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ARY RAHAYU
NIM : 082103068
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM
MENINGKATKAN EFEKTIFITAS KERJA PEGAWAI
PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS
EKONOMI USU
Tanggal 2012 Dosen Pembimbing
NIP. 19810628 200604 1 005 (Fadli , SE, MSi)
Tanggal 2012 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM NIP. 19741012 200003 2 003
)
Tanggal 2012 Dekan Fakultas Ekonomi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat beriring salam keharibaan Rasulullah SAW, semoga kita mendapatkan syafa’atnya di akhirat kelak. Amin.
Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk melengkapi persyaratan yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Jurusan Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara. Oleh sebab itu penulis mengambil judul “Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU”.
Selama penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak memperoleh bantuan moril dan materil dari berbagai pihak terutama dari kedua orang tua tercinta, Ayahanda Mastriono dan Ibunda Sudarmi, atas kasih sayang, doa, motivasi dan dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan dan Tugas Akhir ini dengan baik. Dalam kesempatan ini tak lupa pula penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring SE,MM selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU, yang telah banyak memberikan petunjuk mengenai Tugas Akhir ini.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Dr Isfenti Sadalia, SE, ME selaku Kepala Sub Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
penulis di dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
7. Kakak dan kedua adikku tercinta Arini, Fajri Jauhari, dan Novia Hasanah yang selalu memotivasi penulis dalam pengerjaan Tugas Akhir ini. Beserta seluruh keluarga besar penulis yang selalu mendukung setiap tindakan penulis untuk memperlancar Tugas Akhir ini.
8. Teman-teman seperjuangan Kesekretariatan 2008 dan 2009: Juli, Army, Vivin, Catrin, Fitri, Ema dan Citra, terima kasih atas dukungannya. Semangat!!!
9. Teman-teman magang kelompok 5 (Karina, Puput, Tami, Bona, Priyatno).
Sepuluh minggu kita lalui bersama, banyak suka duka yang kita lalui bersama yang tidak akan terlupakan.
10.Teman-teman kost 23, terima kasih atas semuanya selama ini.
Dan semua pihak yang telah membantu dan memberikan saran kepada penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu, terima kasih banyak. Dan penulis pun menyadari bahwa tugas akhir ini terdapat banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pihak yang membutuhkan.
Medan, 2012 Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D.Manfaat Penelitian ... 5
E.Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan... 6
1.Jadwal Kegiatan... 6
2.sistematika Penulisan... 7
BAB II PROFIL INSTANSI/PERUSAHAAN A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9
1.Sejarah Ringkas Departemen Manajemen ... 12
2.Visi Fakultas Ekonomi USU ... 13
3.Misi Fakultas Ekonomi USU ... 14
4.Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 14
5.Visi Departemen Manajemen ... 15
6.Misi Departemen Manajemen ... 15
7.Tujuan Departemen Manajemen ... 15
B.Struktur Organisasi ... 16
C.Uraian Tugas/Job Description ... 20
D.Kegiatan Usaha ... 22
E.Kinerja Usaha Terkini... 23
F.Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi... 24
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 25
B. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 30
C.Peranan Tata Ruang Kantor ... 33
D.Pengertian Efektivitas Kerja ... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 6
Tabel 2.1 Bagan Pengelola Jurusan ... 10
Tabel 2.2 Bagan Pengelolaan Jurusan Porgram Diploma III ... 10
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Kantor juga
merupakan satuan organisasi yang berfungsi sebagai pusat pembagian pekerjaan, penyusunan suatu hubungan pekerjaan sehari-hari yang terdiri dari staf dan
pegawai, biasanya dalam rangka membantu pekerjaan pimpinan. Pada setiap kantor tertentu terdapat setiap pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga
semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan. Agar proses arus kerja para Pegawai dapat berjalan dengan lancar dan baik diperlukan pula penataan ruang kantor yang baik. Tata ruang kantor adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Oleh karena pentingnya peranan tata ruang kantor maka manajemen
perlu memahami dengan pasti segala persoalan yang berhubungan dengan peranan tata ruang tersebut. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan
menciptakan suasa yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat
kenyamanan, keefektifitasan, dan keefisienan dalam bekerja.
Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat
menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat
untuk menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan-tumpukan bahan keadaan tertentu kepadatan tempat bekerja dapat berakibat buruk
bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.
Peranan penataan/tata ruang kantor sangat penting demi terciptanya
efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai sasaran dan tujuan utama kantor. Tata ruang kantor dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi,
menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja pada kantor tersebut.
Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang itu penting,
bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat di suatu perusahaan atau kantor dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu
kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan
dengan mudah.
Di Indonesia, tata ruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dalam instansi-instansi Pemerintah dan Perusahaan-perusahaan Swasta. Misalnya
sering sekali kita lihat banyak suatu instansi atau pejabat yang melayani publik ditaruh di belakang, sehingga orang-orang harus bertanya dengan mondar-mandir
sebelum dapat menjumpainya. Tentu saja ini dapat menghabiskan waktu dan tenaga serta mengganggu para Pegawai lain yang setiap kali harus memberi petunjuk itu. Apabila tata ruang kantor itu disusun berdasarkan suatu tehnik yang
tepat, maka para Pegawai tidak perlu mondar-mandir dan melayani publik yang bertanya pun akan lebih mudah.
Adapun ukuran pengukuran tata ruang kantor yang baik adalah:
1) Suatu tata ruang kantor yang baik adalah suatu pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar dan efisien.
2) Dari sudut pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat menambah kesenangan dan semangat kerjanya dan tata ruang kerja yang
tidak direncanakan dengan baik akan mengakibatkan pengaruh yang tidak baik dalam pencapaian tujuan dari organisasi tersebut.
3) Dengan adanya pengaturan tata ruang yang baik, akan memudahkan
pengawasan dan penghematan dari segi waktu, tenaga, biaya dikarenakan komunikasi lebih sempurna dan aliran pekerjaan yang lebih lancar.
melaksanakan pekerjaan tersebut adalah seorang Karyawan, semangat kerja
Karyawan dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu perencanaan ruang kantor merupakan hal yang efisien menimbulkan kepuasan kerja bagi para Pegawai, dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja,
meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya, menyusun ruang kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang merugikan Perusahaan
tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai Perusahaan atau Universitas.
Demikian halnya dengan kantor di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU. Sebagai salah satu kantor di Departemen Fakultas Ekonomi USU
yang tugasnya menyimpan arsip nilai, memasukkan nilai ke dalam kartu evaluasi nilai, menghitung Indeks Prestasi mahasiswa per semester ke dalam kartu
evaluasi, mengoreksi transkip nilai mahasiswa. Dimana penataan ruang yang baik dibutuhkan pada Departemen Manajemen untuk mendukung kelancaran tugas para pegawai Departemen Manajemen yang juga berarti membantu dosen dan
mahasiswa untuk memperlancar proses belajar mengajar.
Untuk memperlancar kegiatan tersebut, pemakaian ruangan secara efisien
sangatlah penting agar pengawasan kerja mudah dilaksanakan serta terciptanya suasana yang menyenangkan. Penataan ruang kantor secara efisien sangat berpengaruh besar terhadap kinerja kerja para Pegawai. “Performance atau kinerja
adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing
A. Perumusan Masalah
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka perlu diteliti sejauh sejauh mana Tata Ruang Kantor pada Bagian Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mendukung efektivitas kerja pagawai guna mencapai keefektifan kerja yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi.
B. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan tujuan Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan tata ruang kantor pada bagian Departemen Manajemen dalam hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
C. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari Penelitian ini adalah :
1) Dapat dijadikan sebagai bahan masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU bahwa tata ruang kantor dan penyusunan alat-alat
kantor dapat meningkatkan kelancaran kerja karyawan dan mendukung pencapaian tujuan Perusahaan.
2) Sebagai bahan tambahan pengetahuan bagi Penulis, tentang tata ruang
3) Untuk memberikan manfaat dan berguna untuk penelitian selanjutnya,
serta sebagai pertimbangan dan masukan dalam menyempurnakan penelitian-penelitian selanjutnya.
D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan 1) Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis membuat jadwal kegiatan yang diperlukan untuk bisa memanage waktu dengan baik. Supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya jadwal
kegiatan Penulis Tugas Akhir dapat dilihat pada tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Penulis melakukan penelitian (survey) di lingkungan kantor
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 27
penulisannya, Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan
laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan. 2) Sistematika Penulisan
Penulis akan memberikan gambaran rencana isi dari penulisan Tugas Akhir yang dapat membuat lebih terarah penulis membagi luas pembahasan tugas akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Di dalam Bab ini, Penulis akan menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian dan rencana yang terjadi dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (Job Description), kinerja usaha
terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
yang dianggap penting dan relevan dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : Dalam bab ini Penulis akan menjelaskan mengenai Pengertian tata ruang kantor, Tujuan Tata Ruang Kantor, Peranan Tata Ruang Kantor, Pengertian Efektivitas Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran tentang Peranan Tata Ruang Kantor dalam
hal mendukung efektifitas kerja para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang
dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa
BAB II
PROFIL INSTANSI/PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara semula bernama
Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan USU disingkat dengan PAAP-USU. PAAP-USU berdiri didasarkan atas SK. Mendikbud R.I. No. 042/U/1975 tanggal
13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak lanjut dari Phasing Out AAN negeri Medan. Secara organisasi PAAP-USU langsung berada dibawah Rektor USU tetapi dicangkokkan pada Fakultas Ekonomi USU dengan susunan organisasi sebagai
berikut :
1. Pembina : Rektor USU
2. Direktur : Dekan Fakultas Ekonomi USU atau yang ditunjuk Dekan
3. Sekretaris : Ditunjuk oleh Dekan 4. Bagian Administrasi : Ditunjuk Oleh Dekan
Organisasi Program Diploma III langsung berada pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU dan pengelola Akademik Program Studi adalah Ketua Jurusan yang ada pada Fakultas Ekonomi USU yang relevan, yaitu sebagai berikut:
No. Program Studi D III Pengelola
1 D-III Kesekretariatan Ketua Program Studi Manajemen 2 D-III Akuntansi Ketua Program Studi Akuntansi 3 D-III Keuangan Ketua Program Studi Akuntansi
Sumber: Buku Pedoman Program Studi Kesekretariatan : 2006
Berdasarkan SK Dekan No.342/J05.1.12/SK/KP/2002 maka, pengelolaan Program Diploma III mengalami perubahan, yaitu Pengelola Program Studi adalah : Ketua jurusan, serta Sekretaris Jurusan bagi masing-masing jurusan yaitu sebagai berikut :
No. Program Studi D III Pengelola
1 D-III Kesekretariatan Ketua dan Sekretaris Program Studi Kesekretariatan
2 D-III Akuntansi Ketua dan Sekretaris Program Studi Akuntansi
3 D-III Keuangan Ketua dan Sekretaris Program Studi Keuangan
Sumber : Buku Pedoman Program Studi Kesekretariatan : 2006
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Pada tanggal 11 Juli 1996 tentang jurusan pada Program sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.
Fakultas Ekonomi mendirikan program pendidikan Strata-1 yaitu:
No. Program Studi S1 Pengelola
Universitas Sumatera Utara (USU) semula diprakarsai oleh pemuka
masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan Fakultas Kedokteran pada tanggal 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas
Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU yang berlokasi di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di Banda Aceh sudah menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala. Pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat
keputusan Menteri Pendidikan RI No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung pada tanggal 01 Oktober 1961. Berdasarkan surat
keputusan tersebut, pada tanggal 24 November diperingati sebagai Hari Lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Adminissi Niaga) dilebur ke Fakultas
Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma III dengan tiga Program Studi yaitu
Diploma III Keuangan, Diploma III Akuntansi, dan Diploma III Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT.BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan peraturan
Pemerintah No.56 tahun 2003.
1) Sejarah Ringkas Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi USU di Medan dimulai menerima mahasiswa pada
Yayasan USU. Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Kuta Raja (Banda
Aceh) memisahkan diri dari USU di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961. Keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983 tanggal 8 Oktober 1983 membakukan Jurusan Manejemen pada Fakultas Ekonomi USU. Dengan dasar
Surat Keputusan Menteri PTIP No.64/1961 tanggal 24 Oktober 1961, Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1987, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987,
No.26/DIKTI/Kep/1987 dan yang terakhir dengan Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan No. 208/DIKTI/Kep/1996 pada tanggal 11 Juli 1996 tentang
Jurusan pada Program Sarjana di Lingkungan Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 2012, Departemen Manajemen telah berkembang dan telah menjadi salah satu Departemen yang berkualitas di Indonesia. Indikator-indikator
yang menunjukan pengembangan tersebut adalah :
a. Memiliki 4 (empat) konsentrasi : Manajemen Keuangan, manajemen
Pemasaran, Manajemen Sumber Daya manusia dan Manajemen Usaha Kecil.
b. Saat ini manajemen telah membuka Program Pasca Sarjana S2 dan S3.
c. Rasio antara staf pengajar dengan mahasiswa sebesar (1:11) tergolong cukup ataupun seimbang untuk menjalankan proses belajar mengajar.
e. Jumlah mahasiswa yang mendaftar mengalami peningkatan dari tahun ke
tahun.
f. Para lulusan tidak mengalami kesulitan untuk mendapatkan pekerjaan. Berdasarkan penelitian, kebanyakan lulusan dari Departemen Manajemen
sudah mendapatkan pekerjaan. Hal yang mendukung dikarenakan banyaknya perusahaan yang membuka lowongan untuk departemen ini.
Perusahaan yang menerima rata-rata banyak bergerak di bidang Pelayanan dan Jasa, seperti bank, asuransi, dan perusahaan lainnya.
g. Masa studi semakin cepat.
Masa studi untuk program studi sarjana (s1) biasanya diperkirakan paling cepat 4 tahun, tetapi sekarang sudah banyak lulusan Departemen
Manajemen yang mengusahakan untuk tamat 3,5 tahun. h. IPK mahasiswa cenderung makin baik.
2) Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setiap Perusahaan tentu saja mempunyai Visi dan Misi. Seperti halnya
dengan Fakultas Ekonomi USU juga mempunyai Visinya yaitu menjadi salah satu Fakultas yang terkemuka dan lebih unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam bersaing di pasar global.
3) Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Misi dari Fakultas Ekonomi USU yaitu :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatanpelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT.BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (Costumer) dan Stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
4) Tujuan Fakultas Universitas Ekonomi Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
5) Visi Departemen Manajemen
Menjadi Program Studi yang mandiri, mampu memberikan pelayanan pendidikan yang berkualitas tinggi , menjadi pusat informasi bisnis bagi
6) Misi Departemen Manajemen
Mempersiapkan tenaga ahli dibidang bisnis dan manajemen untuk menghasilkan manajer yang profesional dalam berbagai bidang bisnis dalam rangka memenuhi perkembangan yang pesat dari bisnis dan industri, terutama
untuk perkembangan ekonomi di wilayah Sumatera Utara, serta di wilayah Asia umumnya.
7) Tujuan Departemen Manajemen
Adapun tujuan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, yaitu :
a. Mampu menghasilkan manajer-manajer profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembangan dunia bisnis, manajemen
dan industri.
b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahandunia bisnis dan industri.
c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hubungan ke dalam dan hubungan keluar anggota suatu organisasi merinci tentang pembagian aktivitas kerja dan hubungan antara aktivitas satu dengan yang lainnya. Dalam rangka untuk memberikan
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, sehingga tugas yang diberikan oleh atasan dapat dikerjakan secara efisien, sistematik dan
terkoordinir. Struktur organisasi yang ada pada Perusahaan adalah merupakan penyusunan kegiatan struktur organisasi yang akan terus berkembang sesuai dengan perkembangan kegiatan serta tujuan Perusahaan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.
Struktur Organisasi pada Bagian Departemen Manajemen
Sumber: Buku Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi USU Tahun 2007-2008
Gbr. Struktur Organisasi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
NIP. 19550810 198303 1 004
PUDEK III
Ami Dilham, SE, M,Si NIP. 19670607 199303 1 002
PUDEK II
Drs. Arifin Lubis, MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005
PUDEK I
Fahmi N Nst, SE, M.Acc,Ak NIP. 19750408 20212 1 002
Ketua Departemen S1 Manajemen
Dr. Isfenti Sadalia, SE ME NIP. 19671019 199303 2 002
Kepala Bagian Tata Usaha
H.MHd. Simba Sembiring,SE,Ms
NIP. 19641216 199003 1 001
Sekretaris Departemen S1 Manajemen
Dra. Marhayanie, M.Si
NIP. 19580427 198503 2 002
Kepala Sub Bag Akademik
Hj. Fefty Aniar, S.E NIP. 19570211 198102 2 001
Ketua Program Studi D3-Kesekretariatan
NIP. 19741012 200003 2 003
Ketua Program Studi D3-Keuangan
NIP. 19591229 198903 1 002
Ketua Program Studi S1 Manajemen
Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001
Departemen S1 Manajemen (Ekstensi)
Mylita,SE (NIP. 19680328 199202 2 001)
Nurailah,Amd (NIP. 19650618 200810 2)
Melvina Sari (NIP. 19820905 200910 2)
Jumadi Halomoan (NIP. 19621216 200701 1)
1) PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc.(C.T.M.),Sp.A.(K) Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc,M.Sc,Ph,D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni 2) PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi
3) DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec Anggota :
a. Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak b. Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
c. Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak d. Prof.Dr.Ramli,MS
e. Prof.Dr. Paham Ginting.MS
h. Drs. Hasan Sakti Siregar,Msi.Ak
i. Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE j. Drs. Raja Bongsu Hutagalung,Msi,Ak k. Dr.Murni Daulay,SE,Msi
4) DEPARTEMEN-DEPARTEMEN DI FAKULTAS EKONOMI USU a. Strata 1 Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D
Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si
b. Strata 1 Departemen Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
c. Strata 1 Departemen Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, Mafis,Cpa Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak
d. Strata 1 Departemen Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
e. Diploma III Departemen Akuntansi
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar M.Si, Ak
f. Diploma III Departemen Kesekretariatan
Ketua : Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM
5) BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
C. Uraian Tugas /Job Description
Berikut ini Job Description pada setiap unit bagian Departemen Manajemen di Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
1) Ketua Departemen Manajemen
Tugas dari Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yaitu : a. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan
pengabdian di Program Studi.
b. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar.
d. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi.
e. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa.
f. Memimpin rapat dosen program studi.
2) Sekretaris Departemen Manajemen
Tugas dari Sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU, yaitu :
a. Membantu ketua program studi mengelola aktivitas penyelenggaraan
pendidikan dan pengabdian di program studi.
b. Menyusun alokasi tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen.
c. Mengesahkan dan mengalokasikan judul skripsi dan dosen pembimbing. d. Membuat notulen rapat dosen program studi.
e. Memimpin jalannya seminar propsal, ujian skripsi dan seminar magang,
apabila ketua program studi berhalangan hadir.
3) Pegawai Administrasi.
Tugas dari Pegawai Administrasi Departemen Manajemen adalah sebagai berikut :
a. Menyimpan arsip nilai.
b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai.
c. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi.
d. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa.
e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Departemen Manajemen.
h. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Departemen Manajemen setiap
semester.
i. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali)
j. Membuat surat keluar Departemen Manajemen setiap semester.
k. Memasukkan judul skripsi ke dalam buku daftar judul. l. Menempelkan nomor urut di skripsi.
m.Memberi stempel pada skripsi yang telah di tanda tangani oleh ketua Departemen.
n. Membersikan dan merapikan lemari ketua departemen.
o. Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di manajemen. p. Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa.
q. Membuat form pengesahan seminar proposal.
r. Menyiapkan ruang seminar dan menyediakan perlengkapan infocus.
s. Menerima/memeriksa berkas mahasiswa yang berhak mengikuti ujian
meja hijau(Comprehenship) Departemen Manajemen. t. Menyiapkan berkas ujian meja hijau (Comprehenship).
D. Kegiatan Usaha
Departemen Manajemen adalah unsur pelaksana akademik yang
melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Departemen manajemen berada di Fakultas Ekonomi Universitas
non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas
yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi inginkan kinerja usaha yang berdaya guna tetapi harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai oleh Perguruan Tinggi
, tetapi masih butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Departemen Manajemen terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Departemen Manajemen dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas
dalam bekerja.
Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu manajemen, melakukan berbagai macam
penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang manajemenyang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup
dosen, pegawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi
Untuk mencapai program kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Meningkatkan kegiatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan
kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya.
3. Bagi dosen yang mengajar di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
USU harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian.
4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu manajemen.
5. Menyiapkan laporan barang, laporan evaluasi diri per semester, laboratorium dosen untuk meningkatkan nilai akreditas manajemen yang
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh
terhadap sikap, produktivitas dan interaksi dengan sekitarnya. Ruang kantor yang di dalamnya termasuk lemari dan meja kantor modern saat ini dirancang dan
dibangun sesuai dengan pemikiran tersebut dan perkembangan interior ruang serta teknologi alat-alat kantor. Rancangan ruang kantor saat ini mengarah ke sistem kantor terbuka yang mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang
harmonis.
Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun
psikologi Pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Dalam melaksanakan tata usaha, suatu pekerjaan kantor adalah faktor penting yang turut menentukan kelancaran pekerjaan tata ruang kantor ialah penyusunan tempat kerja dan alat
perlengkapan kantor sebaik-baiknya.
Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan
manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses pekerjaan yang produktif. Ruangan kantor yang dilengkapi dengan alat-alat
perkantoran ini bertujuan untuk mendukung semua pekerjaan kantor, dengan meletakkan perlengkapan alat-alat kantor pada tempatnya serta pengaturan
dari pemborosan tenaga dan waktu maupun hal lain yang dapat merugikan, yaitu
tanpa ada pengurangan akan tujuan yang sebelumnya hendak dicapai oleh Perusahaan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik. (The Liang Gie : 2007).
Di semua kota pencarian lebih banyak ruang kantor untuk tempat bagi suatu pabrik atau kantor yang sedang berkembang terus berlanjut. Biaya yang
tinggi untuk ruang kantor tersebut, peningkatan biaya kebersihan dan pemeliharaan, dan usaha untuk menyelesaikan masalah produksi dan status pekerja melalui lingkungan kerja yang lebih baik adalah faktor-faktor yang
menimbulkan motivasi untuk memberikan perhatian yang lebih besar bagi pengaturan ruang kantor.
Ruang yang tersedia untuk melakukan pekerjaan kantor merupakan “geografi” dari kantor tersebut. Sampai sekarang pengertian “tata letak kantor” biasanya digunakan untuk menggolongkan pembahasan mengenai bagaimana
menggunakan ruang kantor secara efektif. Konsep yang lebih baru dengan penekanan alokasi ruang untuk pekerjaan kantor telah mengarah pada penggunaan
pengertian “manajemen ruang” untuk menggantikan “tata letak kantor”. Untuk memahami konsep terbaru mengenai manajemen ruang, perlu diingat bahwa fungsi kantor adalah untuk mengolah informasi. Dalam kantor, informasi mengalir
dalam suatu alur sebagaimana aliran bahan mentah dalam sebuah pabrik. Masing-masing memiliki rute atau jalur pengangkutan, waktu perjalanan Masing-masing-Masing-masing
(atau bahan mentah) pada jumlah minimum tanpa mengorbankan kemudahan
mendapatkan jasa atau produk tersebut. Dengan mengabaikan jenis produk (produk pabrik, produk kertas atau hanya komunikasi lisan), bagaimana ruang direncanakan dan digunakan mempengaruhi efisiensi dan produktivitas pekerja.
Semua orang harus mempertimbangkan juga kebenaran konsep kantor masa lalu sebagai pusat pelayanan dari suatu perusahaan. Robert Propst, presiden
dari Herman Miller Research Corporation dan seorang Kritikus fungsi kantor yang bermutu, berpendapat bahwa tujuan kantor masa lalu adalah “untuk menyediakan satu lingkungan yang kondusif bagi individu untuk bekerja”. Kantor
tersebut harus tumbuh bersama dan menjadi satu perluasan dari individu dan pekerjaan yang dilakukan individu tersebut.
Kebutuhan untuk mengatur ruang secara cermat merupakan hal penting ketika satu gedung kantor baru sedang direncanakan, satu gedung tua sedang direnovasi, atau tata letak gedung saat ini sedang dianalisa dengan tujuan akan
mengurangi jumlah orang, perabotan dan peralatan. Perencanaan sebuah gedung kantor baru atau renovasi sebuah gedung lama membutuhkan satu kajian yang
cermat untuk menentukan penggunaan ruang yang paling efisien. Dalam bab ini tujuan dan prinsip-prinsip manajemen ruang didiskusikan dan penerapan tata letak yang baik diuji dan digambarkan.
Untuk lebih memahami arti pentingnya peranan tata ruang kantor, saya menuliskan pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli yaitu :
(Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan
dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia). The Liang Gie (2007:186)
2) “Office layout is the determination of the space requirements and of the
detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office
work within reasonable costs”.
(Tata ruang perkantoran adalah penentuan atau penyusunan tentang mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci
dari ruang kantor untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak).
3) Ida Nuraida, SE dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja.
4) The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Perkantoran Modern” menyebutkan bahwa tataruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
Di dalam UU No. 24/1992 tentang “Peranan Tata Ruang Kantor”,
tata ruang, pemanfaatan ruang dan pengendalian dalam pemanfaatan ruang.
Dalam tulisan ini ditelusuri pelbagai teori dan praktek yang berkembang dan memberikan warna spesifik dalam penataan ruang Indonesia. Perlu disadari, proses penataan ruang yang menghasilkan tata ruang negara, propinsi serta kota
dan desa dipengaruhi sejarah serta keadaan politik, pemerintahan, ekonomi, sosial dan lingkungan hidup setempat yang tentu berbeda dengan negara, masyarakat
dan bangsa lain.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif 2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai 3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan Perusahaan
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada 5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
( The Liang Gie, 2007)
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
sistem pipa air, pemanas, listrik); kebutuhan organisasi termasuk lokasi
bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan kebutuhan eksekutif kantor; tempat pekerjaan dilakukan; sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan; dan
peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan.
Pada Manajemen ruang kantor memiliki tujuan spesifik :
1. Untuk menyediakan ruang kantor yang cukup dan memaksimumkan penggunaannya.
2. Untuk meyakinkan pekerja juga pelanggan dan publik umum mengenai kenyamanan dan ketenangan.
3. Untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan berbiaya rendah.
4. Untuk mendisain tempat kerja yang kondusif bagi metode kerja yang baik dan yang sejalan dengan sistem alur kerja.
5. Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor lingkungan yang berkaitan (seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur
kebisingan).
6. Untuk mengizinkan fleksibilitas tata letak bagi pengaturan ulang tempat kerja dan untuk perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang.
7. Untuk mempertimbangkan secara cermat kebutuhan komunikasi antar personil kantor dengan menyediakan satu lingkungan yang bebas dari
8. Untuk meninjau secara periodik semua aspek program manajemen ruang
dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam
setiap tata ruang kantor yang baik.
Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :
1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
2) Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan
yang baik tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Dua ahli Inggris yaitu Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :
1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi. 2. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar.
4. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.
5. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.
6. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara 7. Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
8. Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan. 9. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.
10. Saling ganggu diantara para Pegawai harus dihindarkan.
Tujuan dari peranan tata ruang kantor yang dibuat oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah untuk menciptakan dan memberikan kesan yang baik bagi para Tamu, Pegawai dan Mahasiswanya yang berkunjung di ruangan tersebut agar tidak bosan. Dan untuk menghilangkan kejenuhan atau kebosanan tersebut, maka akan selalu diadakan perubahan-perubahan susunan tata ruang kantor sebaik dan senyaman mungkin dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.
C. Peranan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor merupakan salah satu faktor yang memiliki peranan penting dalam menentukan kelancaran suatu pekerjaan lembaga atau organisasi.
Sukses tidaknya suatu lembaga / organisasi tergantung kepada tata ruang kantor. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat antara lain arus pekerjaan akan berjalan lancar, lalu lintas kantor lebih baik, mempermudah pengawasan,
dapat mendatangkan suasana kerja yang menyenangkan dan mengurangi ketegangan yang akhirnya dapat membangkitkan semangat kerja dan selanjutnya
Lingkungan kerja baik itu fisik maupun non fisik sangat berperan penting
dalam suatu lembaga atau organisasi. Kebersihan yang terjaga, keamanan yang terjamin serta fasilitas umum yang memadai akan membuat kenyamanan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Selain itu lingkungan non fisik yang terjalin
dengan baik akan meningkatkan hubungan yang baik dengan atasan maupun teman sekerja.
Pada dasarnya, tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran.penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran , untuk mendukung setiap segi proses
perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor , meletakkan perlengkapan kantor
pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisien maksudnya adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga , waktu maupun hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai
perusahaan. Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien dan bagaimana cara
menyusun : perabot, mesin dan sebagainya dalam ruangan kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik.
Tata ruang kantor mempunyai peranan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan ruangan tentang penggunaan secara terperinci ruangan tersebut untuk
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menerapkan peranan tata
ruang kantor sebagai rangkaian efektivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan serta memberikan perhatian terhadap aspek-aspek tujuan organisasi
perencanaan dan peralatan kerja Pegawai terhadap ruang kantornya.
D. Pengertian Efektivitas Kerja
Pengertian Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan
kerja. Sedangkan pengertian Efektivitas Kerja Pegawai menurut beberapa Ahli, yaitu :
1) Menurut Richard M. Steers (1980 : 1)
Efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan
efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
2) Menurut Bedjo Siswanto (1990:62)
Efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. 3) Menurut Sutarto (1978:95)
Efektivitas kerja adalah suatu keadaan dimana aktifitas jasmaniah dan
rohaniah yang dilakukan oleh manusia dapat mencapai hasil akibat sesuai yang dikehendaki. Efektivitas kerja merupakan suatu ukuran tentang
4) Menurut Handoko (1997:7)
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan.
5) Menurut Siagian (1986:152)
Efektivitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.
6) Menurut Devung
Efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk mencapai tujuan dengan tepat dan baik (Devung, 1988:25).
7) Menurut kamus Administrasi perkantoran
Efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek
yang dikehendaki dalam suatu perbuatan (1981:24).
Selanjutnya akan peneliti kemukakan pengertian kerja menurut The Liang (1981:73), yaitu: "Kerja adalah keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktifitas
jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu atau mengandung suatu maksud tertentu. Terutama yang berhubungan
dengan kelangsungan hidupnya."
Setiap kerja tentunya mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-aktivitas, apapun tujuan dan maksud yang hendak dicapai dengan kerja itu.
Berdasarkan pada pengertian efektivitas dan kerja tersebut maka peneliti akan menarik kesimpulan bahwa pengertian efektivitas kerja ialah tercapainya
Untuk lebih jelasnya berikut ini pengertian efektivitas kerja menurut
Sondang P. Siagian (1982:151), sebagai berikut: "Efektivitas berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bila mana cara
melaksanakannnya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu."
Berdasarkan dari uraian diatas, tercapai atau tidaknya suatu tujuan
organisasi, terutama ditentukan oleh cara-cara bekerja yang efektif dan efisien oleh karena itu dan juga semua pekerjaan perlulah mengembangkan dan memelihara jiwa efektivitas dan efisiensi dalam dirinya. Ini merupakan perubahan
sikap mental, kebiasaan bertindak dan cara bekerja yang selama ini dianut. Keberatan terhadap perubahan-perubahan itu dapatlah diringankan apabila
disadari sepenuhnya faedah efektivitas dan efisiensi kerja pada diri pribadi maupun tujuan masyarakat.
Alat Ukur Efektivitas Kerja Menurut Richard dan M. Steers (1980:192)
meliputi unsur kemampuan menyesuaikan diri
1. Kemampuan Menyesuaikan Diri
2. Prestasi Kerja
Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja ang dicapai seseorang dalam
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu (Hasibuan, 2001:94).
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya.
3. Kepuasan Kerja
Ada pula teori yang memperlihatkan bahwa keefektifitasan adalah “ukuran dari sesuatu yang luas kedalam sebuah alternative kebijakan yang dipertemukan
pada sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan tanpa memperhatikan/menghiraukan banyaknya biaya-biaya yang dikeluarkan atau dilibatkan.(Kurtz dan Boone,
1984:162).
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi
pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.
Berdasarkan urian di atas dapat disimpulkan sementara bahwa efektifitas merupakan dampak atau pengaruh dari membuat atau menghasilkan produk yang
sesuai dengan keinginan atau sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi tetap menjadi tanggung jawab yang juga akan dirasakan dan dialami sendiri oleh individu yang
apa yang menjadi fokus atau tujuan semula tanpa harus menghiraukan hal-hal atau
melibatkan pengorbanan yang menyangkut biaya sekalipun. Sering kali keefektifitasan tersebut dalam kenyataan di lapangan kerja diukur dan dikatakan memiliki efektifitas tinggi dinilai atau dilihat dari tingkat keamanan dalam
bekerja, kepuasan kerja, upah yang tinggi dan kualitas hidup pekerja itu sendiri. Dalam hal ini pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU
menyatakan bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya atau dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penjabaran di setiap Bab, Penulis mengambil kesimpulan mengenai
Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Departemen Manajemen FE USU menggunakan tata ruang kantor yang dibuat dengan konsep tata ruang berkamar dan terbuka atau dengan kata lain dengan konsep tata ruang gabungan. Untuk ruangan ketua departemen,
sekretaris departemen dan ruangan dosen dibuat ruangan berkamar sedangkan untuk ruangan-ruangan pegawainya dibuat terbuka.
2. Tata ruang kantor pada Departemen Manajemen FE USU sudah berperan dalam mendukung kelancaran kerja Pegawai.
A. Saran
Setelah melakukan aktivitas penelitian dan mengambil kesimpulan dari
penelitian yang Penulis lakukan, ada beberapa saran yang ingin disampaikan Penulis guna untuk dijadikan sebagai masukan pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU dan para pembaca yaitu :
1. Menambah ruangan tunggu bagi Mahasiswa agar tidak lagi mengganggu orang yang ingin masuk ke dalam ruangan.
3. Perlu diperhatikan pengelolaan kebersihan, dikarenakan pada awal hari
bekerja sering ditemukan inventaris seperti Meja yang berdebu dan sampah yang berserakan yang dapat menimbulkan rasa tidak nyaman bagi Pegawai maupun Stakeholders lainnya.
4. Tata ruang kantor memilki pengaruh yang positif terhadap efisiensi dan efektifitas kerja pegawai. Oleh karena itu, pihak Fakultas harus senantiasa
DAFTAR PUSTAKA
BUKU:
Gie, The Liang. 2009. Pengertian Tata Ruang Kantor Sedarmayanti, 2001. Manajemen Perkantoran. Cetakan kedua, Bandung: Bandar
Maju
Siagian, Sondang, 2008. PengertianTentang Efektifitas. http:othenk.blogspot.com Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga
TUGAS AKHIR:
Fitriani, Ade. 2008. Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU.
