RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI FILING SYSTEM PADA PT. VARIA USAHA BETONBERBASIS WEB
Nama : Farid Ardi Wijaya
NIM : 08.41010.0052
Program Studi : Strata 1
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
iv
PT Varia Usaha adalah salah satu anak perusahaan PT Semen Gresik (Persero) Tbk. yang bergerak di bidang usaha logistik barang-barang curah, bahan-bahan bangunan dan kebutuhan industri yang berdaya saing tinggi dan berkualitas terjamin. Didirikan pada tahun 1974 dengan misi awal sebagai strategic partner PT Semen Gresik (Persero) Tbk. untuk mengirimkan, memasarkan dan mendistribusikan produk Semen Gresik ke seluruh penjuru tanah air. Saham perusahaan ini dimiliki oleh Dana Pensiun Semen Gresik sebesar 49%, Koperasi Warga Semen Gresik sebesar 26% dan PT Semen Gresik (Persero) Tbk. sebesar 25%. PT Varia Usaha saat ini berkembang dan maju pesat dengan menjalankan empat bisnis utama yang terdiri dari :
1. Divisi Transportasi
2. Divisi Perdagangan Semen dan Bahan Bangunan 3. Divisi Pertambangan
4. Divisi Barang Industri
5. Dilengkapi divisi pemeliharaan yang memadai guna menunjang bisnis transportasi.
v
Dari beberapa berita dan penjelasan diatas, maka perusahaan layak membutuhkan sebuah sistem yang menangani untuk memberi nama pada berkas dan meletakkannya pada media penyimpanan.
Sistem yang dibutukan mampu menghasilkan laporan dan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk perubahan pada suatu dokumen aktif menjadi tidak aktif serta pengarsipan dokumen tersebut.
Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.
viii
ABSTRAKSI ... iv
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Gambaran Umum PT. Varia Usaha Beton ... 6
2.1.1 Sejarah Singkat PT. Varia Usaha Beton ... 6
2.2 Tujuan Perusahaan ... 9
2.2.1 Tujuan Jangka Pendek ... 10
ix
2.3.2 Faktor Sekunder ... 12
2.4 Struktur Organisasi ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 20
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 20
3.1.1 Sistem ... 20
3.1.2 Sistem Informasi ... 20
3.1.3 Sistem Informasi Manajemen ... 21
3.1.4 Analisa dan Perancangan Sistem ... 22
3.2 Konsep Dasar Basis Data... 22
3.2.1 Sistem Basis Data ... 22
3.2.2 Database ... 23
3.2.3 Database Management System ... 24
3.3 Interaksi Manusia Dan Komputer ... 24
3.4 PHP ... 25
3.4.1 Sejarah PHP ... 26
3.4.2 Fitur-Fitur PHP ... 26
x
3.5.2 Artifak UML ... 29
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 31
4.1 Analisis Sistem ... 31
4.2 Analisa Dan Perancangan Sistem Yang Sedang Berjalan ... 31
4.3 Diagram Input Proses Output (IPO) ... 32
4.4 Diagram UML ... 32
4.4.1 Busines Actor ... 32
4.4.2 Use Case Diagram... 33
4.4.3 Activity Diagram ... 37
4.4.4 Sequence Diagram ... 42
4.4.5 Class Diagram ... 45
4.5 Testing dan Implementasi Sistem ... 45
4.5.1 Hasil Testing ... 45
4.5.2 Peralatan Yang Dibutuhkan ... 58
4.5.3 Cara Instalasi Program ... 59
BAB V PENUTUP ... 60
xi
LAMPIRAN ... 62
Lampiran 1: Kartu Bimbingan ... 62
Lampiran 2: Biodata Acuan Kerja ... 63
Lampiran 3: Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 64
Lampiran 4: Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 65
Lampiran 5: Kehadiran Kerja Praktek ... 66
xii
Tabel 3.1 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data ... 23
Tabel 4.1 Diagram Input Process Output ... 32
Tabel 4.2 Dokumentasi Login Filing System ... 34
Tabel 4.3 Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System ... 34
Tabel 4.4 Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System ... 35
Tabel 4.5 Dokumentasi Mengakses Admin Filing System ... 36
Tabel 4.6 Dokumentasi Lihat Laporan Filing System ... 36
Tabel 4.7 Pengujian Login ... 46
Tabel 4.8 Pengujian Menu Sirkulasi ... 48
Tabel 4.9 Pengujian Menu Katalog Filing System ... 50
Tabel 4.10 Pengujian Menu Admin ... 52
Tabel 4.11 Pengujian Menu Laporan ... 56
xiii
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Varia Usaha Beton Waru ... 15
Gambar 3.1 Management Information System ... 21
Gambar 4.1 Business Actor... 33
Gambar 4.2 Use Case Diagram ... 33
Gambar 4.3 Activity Diagram Login Filing System ... 37
Gambar 4.4 Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi ... 38
Gambar 4.5 Activity Diagram Akses Menu Katalog Filing System ... 39
Gambar 4.6 Activity Diagram Akses Menu Admin ... 40
Gambar 4.7 Activity Diagram Laporan ... 41
Gambar 4.8 Sequence DiagramLogin Aplikasi ... 42
Gambar 4.9 Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System ... 43
Gambar 4.10 Sequence Diagram Akses Katalog Filing System ... 43
Gambar 4.11 Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System ... 44
Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan Trafik ... 44
Gambar 4.13 Class Diagram Filing System ... 45
Gambar 4.14.1 Tampilan Login ... 46
xiv
Gambar 4.16.1 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab Hasil Pencarian) ... 49
Gambar 4.16.2 Tampilan Halaman Sirkulasi (Tab info Anggota) ... 49
Gambar 4.17 Tampilan Halaman Katalog Filing System (Tab Cari) ... 50
Gambar 4.17.1 Tampilan Katalog (Tab Hasil Pencarian) ... 50
Gambar 4.17.2 Tampilan Halaman Katalog (Kearsipan baru) ... 51
Gambar 4.17.3 Tampilan Halaman Katalog (Info Arsip) ... 51
Gambar 4.18.1 Tampilan Halaman Admin (Tab Ringkasan Admin) ... 53
Gambar 4.18.2 Tampilan Halaman Admin (Tab Administrasi Staf) ... 53
Gambar 4.18.3 Tampilan Halaman Admin (Tab Seting Filing System)... 54
Gambar 4.18.4 Tampilan Halaman Admin (Tab Jenis Anggota) ... 54
Gambar 4.18.5 Tampilan Halaman Admin (Tab Cantuman Anggota) ... 54
Gambar 4.18.6 Tampilan Halaman Admin (Tab Tipe Filing System) ... 55
Gambar 4.18.7 Tampilan Halaman Admin (Tab Koleksi) ... 55
Gambar 4.18.8 Tampilan Halaman Admin (Tab Hak Pinjam) ... 55
Gambar 4.18.9 Tampilan Halaman Admin (Tab Tema) ... 56
Gambar 4.19.1 Tampilan Laporan (report list) ... 57
1
1.1 Latar Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detil ditujukan untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang disajikan merupakan gabungan informasi detil dan informasi umum.
Berdasarkan Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dinyatakan bahwa arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.
1. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi,film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket,dan sebagainya.
Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.
Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi.
Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap (regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi saat ini.
sedia saat diperlukan, dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah kecepatan, ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, perumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang filing system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan khususnya pihak kearsipan.
2. Bagaimana merancang filing system dengan menyajikan data yang relevan dan akurat
3. Bagaimana menangani masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seiring perkembangan organisasi.
1.3 Batasan Masalah
Pembuatan sistem dalam kerja praktek ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Sistem yang dibangun sesuai dengan data produk yang berlaku di PT. Varia Usaha Beton.
2. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi filing system dalam bentuk katalog yang digunakan untuk melihat hasil dari kearsipan dokumen perusahaan dalam kurun waktu tahunan
5. Aplikasi yang dibangun menggunakan HTML,CSS,JQUERY,PHP dan Database MySQL.
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah menghasilkan aplikasi untuk informasi kegiatan dokumen kearsipan perusahaan dalam bentuk katalog.
Pembuatan sistem ini diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain:
1. Membuat sistem informasi pengarsipan untuk memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan kearsipan perusahaan.
2. Dengan menggunakan sistem informasi pengarsipan dapat menyajikan data yang relevan dan akurat.
3. Membuat sistem informasi pengarsipan dengan menyediakan sarana dan
penyimpanan arsip seta pengisian personil pengelola arsip
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini membahas tentang gambaran umum PT. Varia Usaha Beton, struktur organisasi, dan deskripsi tugas setiap jabatan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penyelesaian tugas kerja praktek, yang didapatkan dari berbagai macam buku serta sumber-sumber terkait lainnya yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi filing sistem.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Bab ini membahas mengenai perancangan sistem, meliputi perancangan hierarki, perancangan proses, dan perancangan user interface.
BAB V PENUTUP
6
2.1Gambaran Umum PT. Varia Usaha Beton
PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan manufaktur berskala nasional
yang bergerak di bidang pengadaan beton dan bangunan. Produk yang dihasilkan
yaitu beton siap pakai ( ready mix concrete ), beton masonry (concrete masonry)
dan beton pra cetak.
2.1.1 Sejarah Singkat PT Varia Usaha Beton
PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan industri yang bergerak dalam
bidang pengadaan beton dan bangunan. Pada tahap awal, yaitu pada 1 November
1978, PT Varia Usaha Beton merupakan Unit Usaha Samping PT Semen Gresik
(Persero)yang meliputi :
1. Unit Usaha Beton Siap Pakai ( Remicon)
2. Unit Usaha Tegel dan Beton Ringan
3. Unit Usaha Pemecah Batu
Pada 1 Agustus 1988, PT Semen Gresik (Persero) menyerahkan Unit
Usaha Samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan yaitu PT Varia Usaha,
sebagai salah satu divisi dari PT Varia Usaha yaitu Divisi Bahan Bangunan untuk
dikelola dan dikembangkan.
Pada 3 Mei 1991, PT Varia Usaha memisahkan Unit Beton Siap Pakai
Usaha Beton berdasarkan Akte Notaris Suyati Subadi, SH, Nomor 18/1991,
dengan susunan pemegang saham sebagai berikut :
1. PT. Varia Usaha sebesar 63,3 %.
2. Yayasan Dana Pensiun Karyawan PT. Semen Gresik (Persero) sebesar
36,7 %.
PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan
keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada
tahun 1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu (
Crushed Stones) yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha
Beton. Unit usaha ini mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan
karena sebagian besar produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah.
Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau
ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk
meningkatkanproduktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia
Usaha Beton melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete
Masonry) yang berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994,
dilakukan perluasan pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang.
Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan
berbagaikegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha
pokok, yang meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang,
dan produksi TiangPancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen
produk Thermalite Block diIndonesia.
Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem
memperkuat kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton
siap pakai terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini
membuka unit usaha baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang
meliputi Tiang Pancang, Girder, Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta
mengadakan perluasan pabrik Beton Ringan di Semarang.
Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya
perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan
properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan
produk-produk Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah
Mesin (Base Coarse) serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen.
Dengan dukungan staf dan karyawan yang berpengalaman di bidang beton,
peralatan-peralatan yang tepat sertafasilitas grup, PT Varia Usaha Beton
senantiasa mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan
menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat memenuhi mutu yang
dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang bersaing, maka
PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.
Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya
perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastruktur dan
properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan
produk-produk beton siap pakai, beton masonry dan batu pecah, mesin/base
coarse, serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen.
Bisnis utama dari PT Varia Usaha Beton adalah menyediakan beton dan
bahan bangunan kebutuhan di Jawa Timur yang meliputi pasokan batu pecah dan
memperluas layanan menyediakan beton pracetak seperti pile, girder, collar,
saddle, dll. Perusahaan juga menyediakan berbagai produk beton masonry seperti
tile, hollow block dan paving block. Sebagai pendukung bisnis utama, perusahaan
juga menawarkan beberapa layanan seperti pergudangan semen, pompa beton dan
pengerjaannya.
Dengan didukung staf karyawan yang berpengalaman di bidang beton,
peralatan-peralatan yang tepat serta fasilitas group, perusahaan senantiasa
mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa
produk yanh dihasilkan dapat memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan
produk tepat waktu serta harga yang bersaing.
Sejak tahun 1998 perusahaan telah memenuhi banyak kebutuhan akan
bahan baku dan beton siap pakai di daerah Jawa Timur. Dengan pasokan bahan
baku seperti semen dan aggregat yang dilakukan Semen Gresik selaku induk
perusahaan dan bahan baku pasir serta batu pecah yang dipenuhi dari quarry
sendiri. Perusahaan telah mengembangkan area bisnis kami hingga Jawa Tengah,
Ujung Pandang dan Bali.
2.2Tujuan Perusahaan
Dalam menjalankan operasinya, setiap perusahaan pasti mempunyai
tujuanyang merupakan sasaran maupun target yang hendak dicapai dalam batas
waktu tertentu. Pada dasarnya setiap perusahaan industri mempunyai suatu tujuan
yaitu untuk memperoleh keuntungan ( profit) yang sebesar-besarnya untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Demikian halnya dengan PT Varia Usaha Beton
2.2.1 Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek merupakan tujuan yang ingin dicapai perusahaan
dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Adapun tujuan tersebut adalah :
1. Mendapatkan laba yang wajar untuk pengembangan perusahaan.
2. Menjaga kontinuitas operasi perusahaan.
3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan produktivitas
kerja.
4. Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan perusahaan.
5. Menaikkan omset penjualan.
6. Memenuhi kebutuhan bahan bangunan yang bermutu dengan layanan yang
baik dengan harga yang bersaing.
7. Memberikan manfaat bagi masyarakat sekitarnya.
2.2.2 Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari tujuan jangka
pendek yang hendak dicapai perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun.
Tujuan tersebut yaitu :
1. Meningkatkan mutu hasil produksi secara terus-menerus.
2. Mengembangkan daerah pemasaran termasuk ke berbagai kota di Indonesia.
2.3Lokasi Perusahaan
Pemilihan lokasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan
harus diperhatikan oleh perusahaan. Lokasi yang tepat akan mempengaruhi
Beton yang memiliki lokasi strategis di Jalan Letjend. S. Parman 38 Waru,
Sidoarjo yang merupakan pusat administrasi PT Varia Usaha Beton. Adapun
penentuan lokasi perusahaan ini berdasarkan pertimbangan sebagaiberikut :
2.3.1 Faktor Primer
Faktor primer adalah faktor-faktor yang langsung mempengaruhi
tujuanperusahaan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.
Adapun faktor-faktor yang termasuk dalam faktor utama, yang perlu diperhatikan
dalam penataansuatu lokasi perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Faktor Bahan Baku
Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat penting
dalammenjalankan aktivitas produksi. Oleh karena itu, penentuan lokasi yang
strategis akan memudahkan perusahan dalam mendapatkan bahan baku
yangdiperlukan. Bahan baku untuk kegiatan produksi diperoleh dari fly ash di
PT Paiton dan PT Tjiwi Kimia, pasir di Lumajang, pasir Brantas di
Mojokerto,batu pecah di Pandaan dan PT Semen Gresik.
2. Faktor Tenaga Kerja
Masalah tenaga kerja merupakan masalah yang sangat penting selain
bahanbaku. Tersedianya tenaga kerja yang cukup akan mempengaruhi
kelancaranproses produksi serta aktivitas perusahaan. Karena letak
perusahaan dekatdengan pemukiman penduduk, yang berada di daerah Waru
dan sekitarnya,maka kebutuhan tenaga kerja cukup tersedia. Untuk kegiatan
produksi menggunakan tenaga kerja yang berasal dari daerah sekitar maupun
3. Faktor Transportasi
Pengangkutan dan transportasi merupakan suatu faktor yang penting
karenaberhubungan dengan pengangkutan bahan baku serta pengangkutan
hasilproduksi ke daerah pemasaran. Dengan adanya sarana transportasi
sertakelancaran arus barang yang diproduksi maka akan memperlancar
kegiatan usaha perusahan, karena perusahaan tersebut terletak dekat dengan
jalanprotokol..
4. Faktor Pemasaran
Pemasaran hasil produksi PT Varia Usaha Beton selama ini berjalan
lancar.Dalam memproduksi sebagian besar didasarkan atas pesanan dari
konsumen. Untuk itu, volume produksi tergantung pada pasar, dengan adanya
kondisi tersebut perusahaan sangat dominan untuk mengoptimalkan kegiatan
pemasaran dengan meningkatkan volume penjualan.
2.3.2 Faktor Sekunder
Faktor sekunder adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung
mempengaruhi tujuan dari perusahaan. Faktor-faktor sekunder antara lain:
1. Fasilitas Modal
Untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton
menggunakan modal sendiri dan modal dari luar yang berupa pinjaman dari
bank. Untuk keperluan tersebut, perusahaan tidak mengalami kesulitan
dalampendanaan, karena perusahaan tersebut cukup dikenal oleh bank-bank
yangada di wilayah sekitarnya. Dan juga banyak lembaga perbankan yang
2. Kemungkinan Ekspansi
Mengingat area tanah disekitar perusahaan masih cukup luas dan didukung
kemudahan tenaga kerja, bahan baku dan perkembangan pasar, dan adanya
hasil riset pasar yang potensial di wilayah tersebut, maka perusahaan
mendapat kemungkinan untuk melakukan ekspansi atau perluasan. Ekspansi
ini tidak hanya dapat dilakukan di daerah yang berdekatan dengan
perusahaan,tetapi juga dapat dilakukan di daerah yang jauh.
PT Varia Usaha Beton memiliki lima lokasi pabrik antara lain :
1). Pabrik Beton Siap Pakai I, Beton Pracetak, dan Beton Ringan di desa
Segoromadu, Gresik..
2). Pabrik Beton Siap Pakai II dan Beton Ringan II yang terletak di
JalanLetjen. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo.
3). Pabrik Pemecah Batu di desa Sumbersuko, kecamatan Gempol,
Pasuruan..
4). Pabrik Beton Siap Pakai dan Beton Ringan II dan Pergudangan Semen
didesa Sayung km.10 Jalan Raya Semarang – Demak..
5). Pabrik Beton Ringan III di kawasan Industri Makasar (KIMA),
JalanKima Raya 2, Ujung Pandang.
2.4Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan alat terpenting bagi perusahaan
dalammencapai tujuannya, dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka
dapatmenggambarkan kedudukan atau bagian yang dilibatkan dalam operasi
maka akan adapemisahan bagian, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing
bagian yang jelasdengan tujuan agar tidak menimbulkan penumpukan perkerjaan
atau tugas.
Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan suatu susunan atau
struktur tertentu untuk fungsi wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu
yang terlibat dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur tersebut
diharapkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian yang ada dalam
organisasi dapat diarahkansecara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi.
Struktur organisasi menurut pola hubungan kerja dan tanggung jawab dari
pimpinan sampai pada satuan-satuan terbawah PT Varia Usaha Beton menerapkan
struktur organisasi yang berbentuk garis (lineorganization). Hal ini karena secara
umum terdapat pengendalian yang terencana dan menyeluruh atas semua aktivitas
serta berada di bawah pengawasan pimpinan. Alur wewenang dan tanggung jawab
tersebut untuk menjamin kelancaran aktivitas yangdilakukan.
Pada struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab bercabang
pada setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap
atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi
pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Disini, seseorang hanya
bertanggung jawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu, setiap atasan
dituntut berpengetahuan yang serba guna, karena atasan tersebut tidak mempunyai
pembantu ahli. Keuntungan dari struktur organisasi garis yaitu disiplin dan
pengawasan menjadi mudah karena jelasnya saluran perintah serta garis tanggung
Dengan sistem desentralisasi, sedapat mungkin diperlukan kesatuan
perintah dan pengawasan agar nantinya dapat menghasilkan divisi yang
benar-benar terarah dan dapat terkendali dengan jelas.
Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.1 berikut
ini.
Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Varia Usaha Beton Waru
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
a. Direktur Utama
1) Memimpin perusahaan, mengelola dan mengkoordinir setiap organ
yangada di perusahaan dan seluruh kegiatan yang ada dibawahnya.
2) Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang hendak dicapai beserta
kebijakan umumnya serta merencanakan dan menyusun rencana kerja dan
pelaksanaannya.
4) Memilih bawahan yang sesuai dengan kebutuhan yang ada
dalamperusahaan.
5) Mewakili perusahaan dalam hal-hal tertentu yang ada hubungannyadengan
kepentingan perusahaan baik internal maupun eksternal.
b. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
1) Melakukan penerimaan karyawan baru dengan mengadakan seleksi
calokaryawan terlebih dahulu.
2) Mengadakan pelatihan (training) dan diklat kepada karyawan dan bertanggung jawab atas penegakkan peraturan dalam perusahaan.
c. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi
1) Membuat rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran kas.
2) Memonitor dan mengevaluasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas.
3) Memberikan argumentasi kepada Direksi mengenai posisi
laporankeuangan yang telah dibuat serta merencanakan kegiatan keuangan
dan akuntansi.
4) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada
untuk menjamin kelancaran kegiatan akuntansi dan keuangan.
5) Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan akuntansi
dankeuangan.
d. Kepala Bagian Pergudangan dan Pengadaan
1) Merencanakan kegiatan pengadaan dan pergudangan.
2) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada
3) Menetapkan dan mengevaluasi supplier terseleksi, memastikan
kelengkapan operasi dan menjamin tersedianya stok material yang aman
dan tepat serta menjamin prosedur penanganannya.
4) Mengevaluasi dan melaporkan seluruh kegiatan pengadaan dan
pergudangan.
e. Kepala Bagian Sistem Informasi dan ISO
1) Menyusun rencana kerja dan pengembangan sistem serta pengendaliannya.
2) Melaksanakan koordinasi dalam penyelesaian setiap kegiatan system
perusahaan.
3) Menyusun sistem evaluasi laporan perusahaan.
4) Melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan penugasan Direksi.
5) Merencanakan kegiatan pengembangan program komputerisasi dan
pemeliharaannya.
6) Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yangada
untuk menjamin kelancaran kegiatan komputerisasi.
f. Kepala Bagian Jaminan Mutu dan Penelitian Pengembangan
1) Melaksanakan kegiatan pengendalian seluruh proses produksi yang
meliputi:
(1) Pengendalian mutu seluruh produksi termasuk persiapan bahan
bakudan pengadaan bahan (proportioning mixing, including, curring)
sesuai hasil penelitian dan percobaan di laboratorium intern.
(2) Monitoring dan melaksanakan pengujian yang berhubungan dalam
2) Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk yang meliputi:
(1) Meneliti keunggulan dan kelemahan produk-produk pesaing agar
produk yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing di pasaran.
(2) Melaksanakan pengembangan-pengembanagn terhadap
produk-produk yang dihasilkan perusahaan agar memiliki
keunggulan-keunggulansecara tepat dalam menghadapi produk pesaing.
g. Kepala Bagian Pemeliharaan
1) Mengkoordinir, merencanakan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan
pemeliharaan alat produksi.
2) Merencanakan dan mengatur jadwal pemeliharaan alat produksi agar
selalu tetap dan beroperasi secara maksimal.
3) Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan untuk bidang pemeliharaan.
4) Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan pemeliharaan.
h. Kepala Bagian Pemasaran
1) Membuat kebijakan di bagian pemasaran untuk masa mendatang.
2) Membuat laporan penjualan pada periode tertentu.
3) Melakukan evaluasi terhadap keberhasilan pemasaran dalam periode
tertentu.
i. Satuan Pengawas Intern
1) Memberikan masukan kepada Direktur dalam membuat suatu kebijakan
yang akan ditetapkan.
3) Melakukan pengembangan sistem terhadap sistem yang lama bila
diperlukan.
4) Merencanakan kegiatan pengawasan intern.
5) Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan pengawasan
intern.
6) Mengkoordinasikan dan mengkombinasikan seluruh sumber daya yang
20
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
3.1.1 Sistem
Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi
dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara
komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai
kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan
berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari
komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua
jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Sistem terbuka merupakan sistem
yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen
pengendali. Sedangkan sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan
dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.1.2 Sistem Informasi
Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau
kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih
belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data
diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil
pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi
sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan
untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
3.1.3 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Bagus Kurniawan (2002:1) menyatakan bahwa sistem informasi
manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem terstruktur yang digunakan untuk
mengelola data secara terkomputerisasi. Informasi yang dihasilkan dari suatu
sistem informasi manajemen menjelaskan mengenai berbagai hal yang telah
terjadi di masa lalu, yang sedang terjadi sekarang dan yang mungkin terjadi di
masa depan. Didalam sistem informasi manajemen terdapat level atau tingkatan
manajemen yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
MIS for strategic
and policy planning
and decision making
Management Information for
tactical planninga and decision
making
Management information for operational
planning , decision making and control
[image:32.595.93.508.293.708.2]Transaction processing inquiry response
3.1.4 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi
dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan,
sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
3.2 Konsep Dasar Basis Data
3.2.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis
Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat
[image:34.595.93.517.169.555.2]opsional).
Tabel 3.1 Keuntungan dan Kerugian Sistem Basis Data
Keuntungan Sistem Basis Data Kerugian Sistem Basis Data
Mengurangi Kerangkapan data, yaitu
data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga
update dilakukan berulang-ulang
Diperlukan tempat penyimpanan yang
besar
Mencegah ketidakkonsistenan Diperlukan tenaga yang terampil dalam
mengolah data
Keamanan data dapat terjaga, yaitu data
dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang
Perangkat lunaknya mahal
Integritas dapat dipertahankan Kerusakan sistem basis data dapat
mempengaruhi department yang terkait
3.2.2 Database
Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),
masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data
independence (kebebasan data).
3.2.3 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
3.3 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Rizky (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah
sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem
komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya.
Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari
sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan
juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan
kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta
keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara
lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka,
kendala dan produktifitas.
3.4 PHP
Menurut Rasmus Lerdorf, Kevin Tatroe dan Peter Maclntyre (2006:5),
PHP (akronim dari PHP Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa
pemrograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data
dinamis. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language
artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya
dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa.
Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP memberikan hasil pada web browser, tetapi
prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Pada prinsipnya server akan
bekerja apabila ada permintaan dari client. Dalam hal ini client menggunakan
kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server. Ketika menggunakan
PHP sebagai server-side embedded script language maka server akan melakukan
hal-hal sebagai berikut:
1. membaca permintaan dari client/browser
2. mencari halaman/page di server
3. melakukan instruksi yang diberikan oleh PHP untuk melakukan modifikasi
4. mengirim kembali halaman tersebut kepada client melalui internet atau
intranet.
3.4.1 Sejarah PHP
Menurut Rasmus Lerdorf, Kevin Tatroe dan Peter Maclntyre (2006:2),
PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf, seorang programmer Unix dan Perl. Semula
PHP hanya digunakan untuk mencatat jumlah pengunjung yang melihat resume
Rasmus Lerdorf. Skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang disebut
“Personal Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal bakal PHP.
Pada bulan September-Oktober 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI
Versi 2.0. Pada versi ini programmer dapat menempelkan kode terstruktur di
dalam tag HTML dan kode ini juga bisa berkomunikasi dengan database dan
melakukan perhitungan-perhitungan yang kompleks sambil jalan. Pada tanggal 6
Juni 1998, PHP versi 3.0 berhasil dirilis. PHP 3 ini mempunyai kinerja yang lebih
tinggi, berkemampuan object-oriented , syntax highlighting, array multidimensi
dan dapat diperluas melalui mekanisme extension. Dukungan dan fiturnya pun
jauh bertambah. PHP merupakan salah satu bahasa yang populer.
3.4.2 Fitur-Fitur PHP
Menurut Rasmus Lerdorf (2006:4), Fitur-fitur yang dimiliki PHP antara lain:
1. Acces Logging
2. Access Restriction
3. mSQL Support
4. postgre support
6. RFC-1867 file upload support
7. Variable, arrays, associative arrays
8. User defined function with static variable and recursion
9. Conditional while and loops
10.Extended regular expressions
11.Raw HTTP header control
12.Dynamic GIF image creation
3.4.3 Cara Kerja PHP
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan
sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server,
mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi
yang dibutuhkan oleh web server. Informasi yang disampaikan ke web server
antara lain adalah nama browser, versinya dan sistem operasinya.
Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang diminta dan
memberikan isinya ke browser. Browser yang medapatkan isinya segera
melakukan proses penerjemahan kode HTML dan menampilkannya ke layar
pemakai. Jika yang diminta adalah sebuah halaman PHP, maka prinsipnya serupa
dengan kode HTML hanya saja, ketika berkas PHP yang diminta didapatkan oleh
web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang
memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,
3.5 Unified Modelling Language (UML)
3.5.1 Sejarah Unified Modelling Language (UML)
Menurut Martin Fowler (2004:1), Unified Modelling Language (UML)
adalah sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri untuk
menentukan, visualisasi, merancang dan mendokumentasikan artifact dari sistem
software, untuk memodelkan bisnis dan sistem non software lainnya. UML
merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam
memodelkan sistem yang besar dan kompleks. Dengan menggunakan UML kita
dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi
tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun,
serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga
menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok
untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa-bahasa berorientasi objek seperti C++,
Java, VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat digunakan untuk modeling
aplikasi prosedural dalam VB atau C.
Seperti syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk
khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk
memiliki makna bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan
syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk
menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna
tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut
dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah
OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented
Software Engineering).
3.5.2 Artifak UML
UML menyediakan beberapa notasi dan artifact standar yang bisa
digunakan sebagai alat komunikasi bagi para pelaku dalam proses analisis dan
desain. Menurut Martin Fowler (2004:3), Artifak didalam UML didefinisikan
sebagai informasi dalam bentuk yang digunakan atau dihasilkan dalam proses
pengembangan perangkat. Contohnya adalah source code yang dihasilkan oleh
proses pemrograman. Yang harus diperhatikan untuk menjaga konsistensi antar
artifak selama proses analisis dan desain adalah bahwa setiap perubahan yang
terjadi pada satu artifact harus juga dilakukan pada atifact sebelumnya. Untuk
membuat suatu model, UML memiliki diagram grafis sebagai berikut :
1. use case diagram
2. class diagram
3. behavior diagram
4. statechart diagram
5. activity diagram
6. interaction diagram
a. sequence diagram
b. collaboration diagram
13.implementation diagram
14.component diagram
Diagram-diagram tersebut diberi nama berdasarkan sudut pandang yang
berbeda-beda terhadap sistem dalam proses analisis atau rekayasa. Dibuatnya
berbagai jenis diagram diatas karena setiap sistem yang kompleks selalu paling
baik jika melalui pendekatan himpunan berbagai sudut pandang yang kecil yang
satu sama lain hampir saling bebas (independent). Sudut pandang tunggal
senantiasa tidak mencukupi untuk melihat sistem yang besar dan kompleks.
Diagram yang beda tersebut dapat menyatakan tingkatan yang
berbeda-beda dalam proses rekayasa. Diagram-diagram tersebut dibuat agar model yang
31
4.1Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis terhadap laporan hasil kegiatan bisnis perusahaan,
informasi yang disajikan dalam laporan tersebut belum dapat membantu
perusahaan dalam melakukan Dari beberapa berita dan penjelasan diatas, maka
perusahaan layak membutuhkan sebuah sistem yang menangani untuk memberi
nama pada berkas dan meletakkannya pada media penyimpanan.
Oleh karena itu dirancanglah sebuah sistem yang sesuai dengan hasil
pembahasan terhadap pihak PT. Varia Usaha Beton, yaitu rancang bangun sistem
informasi filing system yang dapat menyajikan informasi Sistem yang dibutukan
mampu menghasilkan laporan dan mampu memberikan informasi yang
dibutuhkan untuk perubahan pada suatu dokumen aktif menjadi tidak aktif serta
pengarsiapn dokumen tersebut.
4.2Analisa dan Perancangan Sistem yang Sedang Berjalan
Analisa dan Perancangan sistem menggunakan beberapa bahasa
pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang
digunakan adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan
4.3Diagram Input Process Output (IPO)
Tabel 4.1 Diagram Input Process Output
Input Process Output
Variabel bagian
kepegawaian
Proses menampilkan
Filing System pada tiap
dokumen arsip di tiap
bagian kepegawaian sehingga mempermudah dalam proses peminjaman pada dokumen kearsipan Menampilkan informasi status peminjaman dokumen kearsipan Variabel Katalog Variabel JRA Proses menyimpaan dokumen dan keterangan dokumen
kearsipan pada tiap
bagian perusahaan
sesuai dengan JRA
(Jarak Retensi Arsip)
Menampilkan informasi
laporan JRA serta letak
penyimpanan dokumen
kearsipan
4.4Diagram UML
UML dapat digunakan untuk memodelkan berbagai jenisistem, seperti
sistem software, sistem hardware dan organisasi.Namun secara umum UML
sekarang ini digunakan untuk dua kepentingan yaitu :
1. Untuk membuat model dalam proses software development.
2. Untuk memodelkan bisnis (business modeling)
4.4.1 Business Actor
Gambar 4.1 Business Actor
4.4.2 Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan tentang tindakan apa saja yang dapat aktor (user) lakukan terhadap aplikasi yang dibangun (fungsionalitas sistem).
Gambar 4.2 Use Case Diagram
Use case filing system pada gambar 4.2 menjelaskan hubungan antara aktor dengan fungsionalitas aplikasi. Dokumentasi mengenai use case yang dibuat
adalah sebagai berikut.
business actor
PT VARIA USAHABETON
Kepala
kearsipan Karyawan
Kabag
Karyawan
(from business a...)
Kabag
(from business actor)
Kepala kearsipan
(from business a...)
Sirkulasi
Katalog
Laporan
Login
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
Admin
1. Dokumentasi Login Filing System
Tabel 4.2 Dokumentasi Login Filing System
USECASE Login Filing System
DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem
untuk melakukan login.
ACTOR Kepala Kearsipan
PRECONDITION Kepala Kearsipan dapat mengakses halaman login Filing
System.
MAINFLOW Sistem akan menampilkan tampilan login untuk masuk
ke dalam Filing System.
Kepala Kearsipan mengisikan username dan password
pada textbox yang disediakan.
Sistem akan melakukan proses validasi user dan
password.
POST
CONDITION
Sistem akan menampilkan Filing System.
2. Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System
Tabel 4.3 Dokumentasi Mengakses Sirkulasi Filing System
USECASE Mengakses Menu Sirkulasi Filing System
DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem
untuk mengakses Sirkulasi pada Filing System.
ACTOR Kepala Kearsipan
PRECONDITION Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing system
MAINFLOW Kepala Kearsipan memilih menu sirkulasi pada navigasi
yang disediakan.
Secara default sistem akan menampilkan pencarian
sirkulasi berdasarkan nomer kartu dan nama belakang
dari anggota.
Sistem akan mengolah data sirkulasi dari database Filing
Kepala Kearsipan dapat mengubah informasi sirkulasi
pada tiap anggota yang melakukan peminjaman
dokumen kearsipan.
POST
CONDITION
Sistem akan menampilkan informasi sirkulasi Filing
System dengan modul yang dipilih.
[image:46.595.94.518.218.670.2]3. Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System
Tabel 4.4 Dokumentasi Mengakses Katalog Filing System
USECASE Mengakses Menu Katalog Filing System
DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem
untuk mengakses Katalog Filing System.
ACTOR Kepala Kearsipan
PRECONDITION Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing system
MAINFLOW Kepala Kearsipan memilih menu Katalog Filing System
pada navigasi yang disediakan.
Secara default sistem akan menampilkan pencarian
berdasarkan nomer barcode dan frasa (Judul, Penulis,
Obyek).
Sistem akan mengolah data katalog dari database Filing
System.
Kepala kearsipan dapat melakukan penyimpanan
dokumen kerasipan dengan menentukan Jarak Retensi
Arsip (JRA) dan mengubah informasi kearsipan.
POST
CONDITION
Sistem akan menampilkan laporan Katalog untuk
dokumen kearsipan per cabang.
Laporan katalog adalah informasi dokumen kearsipan
4. Dokumentasi Mengakses Admin Filing System
Tabel 4.5 Dokumentasi Mengakses Admin Filing System
USECASE Mengakses Menu Admin Filing System
DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem
untuk mengakses menu admin pada Filing System
ACTOR Kepala Kearsipan
PRECONDITION Kepala Kearsipan dapat mengakses Filing System.
MAINFLOW Kepala Kearsipan memilih menu admin pada navigasi
yang disediakan.
Secara default sistem akan menampilkan ringkasan
admin yang dapat dilakukan.
Sistem akan mengolah data admin dari database Filing
System.
Kepala Kearsipan dapat mengubah tampilan Filing
System, penambahan staff, pengaturan Filing System
dan informasi admin yang tersedia .
POST
CONDITION
Sistem akan menampilkan informasi admin pada Filing
System.
5. Dokumentasi Lihat Laporan Filing System
Tabel 4.6 Dokumentasi Lihat Laporan Filing System
USECASE Lihat Laporan Filing System
DESCRIPTION Use case ini menjelaskan mengenai fungsionalitas sistem
untuk mengakses laporan Jarak Retensi Arsip pada Filing
System.
ACTOR Kepala Kearsipan
PRECONDITION Kepala kearsipan dapat mengakses Filing System.
MAINFLOW Kepala Kerasipan memilih menu laporan pada navigasi
yang disediakan.
Filing System.
Sistem akan mengolah data laporan dari database Filing
System.
Kepala Kearsipan melihat konfigurasi periode laporan
JRA yang akan ditampilkan pada combo box periode.
POST
CONDITION
Sistem akan menampilkan laporan JRA untuk per
periode.
4.4.3 Activity Diagram
Pada sistem informasi eksekutif ini, activity diagram berfungsi untuk
mendeskripsikan suatu alur proses aktivitas yang terjadi, mulai dari awal sampai
akhir. Masing-masing aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
1. Activity DiagramLogin Filing System
[image:48.595.90.505.288.628.2]Activity diagram untuk login Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.3.
Gambar 4.3 Activity Diagram Login Filing System.
Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Kepala Kearsipan memasukkan username dan password pada halaman
login Filing System.
Start Login Memasukan Username dan Password Menampilakan Hal. Login Mencocokkan Username dan Password validasi Redirect ke Menu Admin ya end login Tampilan Halaman Login tidak Sistem
b. Pada proses selanjutnya sistem akan mencocokkan username dan
password. Username dan password tersebut akan dicocokkan dengan
daftar user yang ada.
c. Apabila username dan password benar maka sistem akan me-redirect
halaman ke halaman Filing System Filing System dan sebaliknya
apabila username dan password salah maka pesan kesalahan login
akan ditampilkan dan Kepala Kearsipan harus mengisikan username
dan password kembali pada halaman login.
2. Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi pada Filing System.
Activity diagram untuk akses menu Sirkulasi pada Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.4.
[image:49.595.87.506.316.555.2]
Gambar 4.4 Activity Diagram Akses Menu Sirkulasi.
Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing
System.
b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu sirkulasi yang
terdapat pada halaman Filing System.
c. Kemudian Kepala Kearsiapan akan mengolah data sirkulasi dari
database. Data yang diolah tersebut disesuaikan dengan anggota yang
pilih Menu Sirkulasi Maitenance Anggota Maintenance Anggota Input Anggota Baru Pengembalia n tidak
Input Data Anggota Baru
Maitenance pengembalian
dipilih. Secara default sistem akan menampilkan pencarian berdasarkan nomer kartu dan nama belakang dari anggota.
d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam
bentuk tabel.
3. Activity Diagram Katalog Filing System.
[image:50.595.92.507.235.498.2]Activity diagram untuk menu Katalog Filing System adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 Activity Diagram Akses Menu Katalog Filing System.
Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing
System.
b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu Katalog Filing
System yang terdapat pada halaman Filing System.
c. Kemudian Kepala Kearsiapan akan mengolah data katalog dari
database. Data yang diolah tersebut disesuaikan dengan dokumen kearsipan yang dipilih dan menentukan Jarak Retensi Arsip tiap
dokumen kearsipan. Secara default sistem akan menampilkan
pencarian berdasarkan nomer barcode dan frasa (Judul, Penulis,
Obyek).
d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam
bentuk tabel. Maintenance Kearsipan cari arsip Pilih Menu Katalog tidak Tambah Arsip tidak Menampilkan Maintenance kearsipan ya Simpan Data ya Menampilkan Katalog Kearsipan Katalog Kearsipan Karyaw an : Karyaw an Sistem
4. Activity Diagram Admin
[image:51.595.93.530.123.736.2]Activity diagram untuk menu Admin adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Activity Diagram Akses Menu Admin
Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing
System.
b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu admin yang
terdapat pada halaman Filing System.
c. Kemudian sistem secara otomatis akan mengolah data admin dari
database. Data yang diolah tersebut disesuaikan kebutuhan admin
dalam pengaturan filing system. Secara default sistem akan
menampilkan ringkasan admin maka Kepala Kearsipan dapat
melakukan pemilihan menu admin pada halaman Filing System.
d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam
bentuk laporan tabel.
5. Activity Diagram Laporan
Activity diagram untuk laporan adalah seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.7.
pilih menu Admin
admin staf f tidak tampilan tidak Jenis Anggota tidak Jabatan Anggota tidak Jenis tidak Koleksi tidak Hak Pinjam tidak Theme tidak Maintenance admin staf f
Maintenance Tampilan Maintenance Jenis Anggota Maintenance Jenis Maintenance Koleksi Maintenance Hak Pinjam Maintenance Theme Maintenance Jabatan Anggota Menampilkan Maintenance admin staf f y a Menampilkan Maintenance Tampilan y a Menampilkan Maintenance Jenis Anggota y a Menampilkan Maintenance Jabatan Anggota y a Menampilkan Maintenance Jenis y a Menampilkan Maintenance Koleksi y a Menampilkan Maintenance Hak Pinjam y a Menampilkan Maintenance Theme y a Simpan Data Sistem
Gambar 4.7 Activity Diagram Laporan Alur aktivitas yang terjadi akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Aktivitas dimulai dari Kepala Kearsipan yang mengakses Filing
System.
b. Selanjutnya Kepala Kearsipan akan memilih menu laporan yang
terdapat pada halaman Filing System.
c. Kemudian sistem secara otomatis akan mengolah data laporan sesuai
dengan penyimpan kearsipan pada katalog. Data yang diolah tersebut
disesuaikan dengan periode yang dipilih berdasarkan tahun. Secara
default sistem akan menampilkan daftar laporan maka Kepala Kearsipan dapat memilih melakukan pemilihan periode pada halaman
Filing System.
d. Data yang telah diolah tersebut kemudian akan ditampilkan dalam
bentuk laporan tabel.
Mengakses Menu Laporan
Memilih Menu JRA
Memilih Periode
Laporan JRA
Menyerahkan Laporan JRA
Menapilkan laporan JRA
Laporan JRA Kabag : Kabag Sistem
4.4.4 Sequence Diagram
Sequence Diagram merupakan salah satu dari diagram UML (Unified
Modelling Language) dan diagram ini menggambarkan mengenai
hubungan/interaksi yang dilakukan antar obyek yang ada serta komunikasi yang
dilakukan antar obyek tersebut. Melalui sequence diagram, alur interaksi dan
komunikasi yang dilakukan antar obyek dalam rancang bangun sistem informasi
eksekutif PT. Varia Usaha Beton dapat lebih dipahami. Sequence diagram yang
dirancang terdiri dari login, akses Filing System, dan proses lihat laporan yang ada
dalam Filing System.
Berikut adalah sequence diagram dari sistem informasi eksekutif yang
dirancang.
[image:53.595.88.507.309.530.2]1. Sequence DiagramLogin FILING SYSTEM
Gambar 4.8 Sequence DiagramLogin Aplikasi
Pada gambar 4.8 di atas menggambarkan mengenai interaksi yang
dilakukan oleh Kepala Kearsipan sebagai pengguna terhadap aplikasi. Pada
sequence diagram tersebut, pengguna berinteraksi dengan boundary form login
dan mengisikan username serta password yang digunakan untuk mengakses
Filing System. Data login yang masuk kemudian diproses oleh control Data User
yang mengecek kebenaran username dan mencocokkannya dengan data yang ada
pada entity user. Apabila data login yang dimasukkan benar maka pesan balik
berupa status login berhasil kepada boundary form login dan tujuan akhirnya
adalah berhasil login dan redirect ke halaman Filing System.
: Kepala
kearsipan : Form Login
: Control Data User : Users : Login Filing system 1: Input Username & Password
2: checkLogin(loginData)
3: getUserData(loginData) 4: return(loginStatus) 5: DisplayStatus(success)
2. Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System
Gambar 4.9 Sequence Diagram Akses Sirkulasi pada Filing System.
Pada gambar 4.9 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika
Kepala Kearsipan mengakses menu sirkulasi yang terdapat pada Filing System.
3. Sequence Diagram Akses Katalog Filing System.
Gambar 4.10 Sequence Diagram Akses Katalog Filing System.
Pada gambar 4.10 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika
Kepala Kearsipan mengakses menu katalog filing system yang terdapat pada
Filing System.
: Kepala kearsipan
: Layar Utama Sistem Filing : Control Sirkulasi FS : Data Sirkulasi : DataSheetSirkulasi
1: SelectMenu
2: GetMenu
3: GetData
4: ReturnData
5: ReturnMenu
6: Display()
: Kepala
kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Katalog FS : Data Katalog FS : Filing System Report 1: SelectMenu
2: GetMenu
3: GetData
4: ReturnData 5: ReturnMenu
6: Display
7: setParameter
8: GetDrillDown
9: GetFSdetail
10: ReturnFSDetail 11: ReturnDrillDown
4. Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System.
Gambar 4.11 Sequence Diagram Akses Admin pada Filing System.
Pada gambar 4.11 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika
Kepala Kearsipan mengakses menu admin yang terdapat pada Filing System.
[image:55.595.91.506.311.553.2]5. Sequence Diagram Laporan pada Filing System
Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan
Pada gambar 4.12 menggambarkan mengenai sequence diagram ketika
Kepala Kearsipan mengakses laporan yang terdapat pada Filing System.
4.4.5 Class Diagram
Class Diagram sistem informasi eksekutif menjelaskan hubungan antar tabel pada database yang digunakan oleh aplikasi. Berikut ini adalah gambar class
diagram yang terjadi pada Filing System.
: Kepala
kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Filing System : Data Filing System : Datasheet Filing System 1: selectMenu
2: getMenu
3: getData
4: ReturnData
5: returnMenu()
6: Display()
: Kepala
kearsipan : Layar Utama Sistem Filing : Control Filing System : Data Filing System : Filing System Report 1: SelectMenu
2: GetMenu
3: GetData
4: ReturnData
5: ReturnMenu
Gambar 4.13 Class Diagram Filing System
4.5 Testing dan Implementasi Sistem
Tahapan ini merupakan tahapan dimana akan dilakukan uji coba pada
sistem sehingga siap untuk diimplementasikan. Proses pengujian menggunakan
Black Box Testing dimana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai
percobaan untuk membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai
dengan tujuan yang akan dicapai.
4.5.1 Hasil Testing
1. Halaman Awal (Login)
Gambar 4.14.1 merupakan tampilan halaman awal saat pertama kali
aplikasi dijalankan. Pada tampilan ini pihak eksekutif melakukan login
sesuai dengan username dan password yang diberikan. Sistem akan
otomatis melakukan pengecekan terhadap username dan password yang
diberikan. Jika username dan password sesuai maka login session akan
disimpan dan secara otomatis halaman akan redirect ke halaman beranda
Pengujian
Tabel 4.7 Pengujian Login
No Tujuan Input Hasil yang
diharapkan
Output sistem
1 Uji coba sistem
login aplikasi FILING SYSTEM.
Username : Filing Systemuser
Password : Filing
Systempassword
Login berhasil dan halaman akan di-redirect ke halaman Filing System. Halaman Filing System berhasil diakses. (gambar 4.14.1)
2 Uji coba sistem
login aplikasi FILING SYSTEM.
Username : bukan Filing System user
Password : bukan Filing System password Login gagal dan pesan kesalahan
login akan muncul.
Muncul pesan kesalahan
gagal login.
(gambar 4.14.2)
Gambar 4.14.1 Tampilan Login
Gambar 4.14.1 merupakan tampilan awal ketika pengguna pertama
kali mengakses halaman FILING SYSTEM. Halaman login ini digunakan
untuk melakukan otentikasi pengguna yang ingin mengakses halaman Filing
Gambar 4.14.2 Tampilan Login Gagal
2. Halaman Beranda
Gambar 4.15 merupakan tampilan halaman beranda saat pengguna
telah berhasil masuk setelah melalui proses login. Pada halaman ini
terdapat beberapa menu navigasi, di antaranya adalah menu Home,
Sirkulasi, Katalog Filing System, Admin dan Laporan. Menu Home
digunakan untuk menampilkan halaman awal Filing System/beranda
seperti terlihat pada gambar 4.15. Menu Sirkulasi digunakan untuk
menampilkan sirkulasi anggota kearsipan yang melakukan peminjaman
dokumen kearsipan seperti terlihat pada gambar 4.16 Menu Katalog Filing
System digunakan untuk menampilkan pencarian dokumen kearsiapan
dengan katalog filing system seperti terlihat pada gambar 4.17. Menu
Admin digunakan untuk menampilkan pengaturan pada Filing System
seperti terlihat pada gambar 4.18.1. Menu Laporan digunakan untuk
menampilkan laporan dari penyimpanan kearsipan sesuai denagn Jarak
Retensi Arsip (JRA) seperti terlihat pada gambar 4.19. Selanjutnya untuk
menu OPAC (Online Public Access Catalog) digunakan untuk
menampilkan halaman Katalog Filing System untuk anggota, pada
halaman hanya disediakan pencarian katalog filing system saja seperti
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Beranda
3. Halaman Sirkulasi
Halaman Sirkulasi digunakan untuk memproses hal-hal yang
berhubungan dengan keangotaan seperti menelusuri keanggotaan
berdasarkan nama atau nomor kartu, menambahbahkan anggota baru dan
sirkulasi peminjaman koleksi seperti pada gambar 4.16 Pada tampilan
tersebut terdapat beberapa fitur yang dapat dirubah sesuai kebutuhan yang
diantaranya terdiri dari pilihan untuk sirkulasi peminjaman.
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Sirkulasi
Pengujian
Tabel 4.8 Pengujian Menu Sirkulasi
No Tujuan Input Hasil yang
diharapkan
Output sistem
