1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
PT TASPEN (Persero) adalah perusahaan jasa yang memiliki moto perusahaan yaitu Layanan dan Kinerja selalu di tingkatkan dan target mutu pelayanan yaitu Tepat Orang, Tepat Jumlah, Tepat Waktu, Tepat Tempat dan Tepat Administrasi (5T) untuk melayani dalam 1 jam selesai untuk pemrosesan santunan dengan surat permintaan pembayaran (SPP) yang di urus langsung ke PT TASPEN (Persero). Untuk mecapai target mutu tersebut diperlukan peran aktif dan kompetensi yang menunujang dari seluruh komponen perusahaan.
Fenomena yang terjadi di bidang pelayanan PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung khususnya pada bagian pelayanan pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) adalah para karyawan kurang mampu menunjukan kinerja optimal dan sering melakukan kekeliruan, untuk mencapai target mutu perusahaan.
Berdasarkan fenomena tersebut, penulis berusaha mengidentifikasi akar permasalahan yang sebenarnya terjadi, yaitu kurangnya kompetensi kerja para karyawan bidang pelayanan PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Bandung khususnya pada Bagian pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) .
dengan kebutuhan kompetensi jabatan nya. Selain itu juga berusaha untuk menjaga dan memelihara kepercayaan kepada para stake holder untuk terus bekerja sama dengan PT TASPEN (Persero) khususnya di Kantor Cabang Utama Bandung kurang mengalami banyak kemajuan, bahkan cenderung mengalami kemunduran dari tahun ke tahun, dengan fakta sistem pelayanan 1 jam yang telah dicanangkan dari tahun 1966 tidak berjalan dengan optimal.
Salah satu yang memegang peran penting dan menjadi ujung tombak perusahaan adalah bidang pelayanan. Pelayanan yang di berikan oleh para karyawan masih belum optimal khususnya dalam pembayaran Tabungan Hari Tua, mereka melayani masih lebih dari 1 jam meskipun sudah ada perbaikan strategi dari atasan dengan mereposisi atasan. Hal tersebut disebabkan oleh faktor-faktor yang menjadi sumber masalah yang telah dijelaskan pada gambaran data.
3
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas penulis tertarik untuk mengambil judul Kompetensi Kerja Karyawan Bidang Pelayanan PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung.
1.2Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian di atas dapat di identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Pelayan yang di berikan oleh para karyawan kepada peserta masih belum optimal khusnya pada pembayaran Tabungan Hari Tua (THT)
2. Masih lambat dan banyak kekeliruan dalam pelayanan Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT)
1.2.2 Rumusan masalah
Adapun rumusan masalah yang dapat di tarik yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimana para karyawan memberikan pelayanan yang optimal
dalam melakukan pembayaran Tabungan Hari Tua (THT).
2. Bagaimana karyawan mampu menyelsaikan laporan Pembayaran (THT) dengan cepat dan akurat
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Maksud penulis melakukan kerja praktek lapangan ini adalah : 1. Memenuhi salah satu mata kuliah KP
2. Menambah wawasan dalam dunia pekerjaan 3. Mencari pengalaman kerja
4. Membatu para pensiunan tentang informasi peneriamaan dana pensiun
1.3.2 Tujuan
Adapun Tujuan dari penulis adalah :
1. Supaya pelayanan yang diberikan oleh karyawan kepada pesrta lebih optimal khususnya pada pembayaran Tabungan Hari Tua (THT).
2. Supaya pembuatan laporan pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) kepada peserta lebih cepat.
1.4Batasan masalah
1. Penulis hanya melakukan analisis kompetensi kerja karyawan di TASPEN (Persero) K.C.U Bandung khususnya di bidang pelayanan dalam pembayaran Tabungan Hari Tua (THT).
5
1.5.Waktu dan Tempat
Kerja praktek ini dilakukan di PT Taspen (Persero) Cabang Utama Bandung yang beralamat di JL.PH.H Mustofa no.78 Bandung. Adapun waktu pelakasanaan penelitian yaitu terhitung dari tanggal 5 juli sampai tanggal 5 agustus 2010 .
No Aktivitas
2010
Juli Agustus September Oktober
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penelitian
lapangan
X X
2 Survey Perusahaan
X X X X X
3 Penulisan Laporan
X X X X X X
4 Bimbingan laporan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi,semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Terdapat beberapa definisi sistem yaitu : - Gordon B. Davis ( 1984 )
“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “. - Raymond Mcleod (2001)
“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga
7
Berikut ini pengertian sistem menurut Para Ahli :
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli : 1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
2.1.1. Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali dan tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
9
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Batas sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback). Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Sistem yang baik akan memiliki ciri-ciri sistem yang dapat mendukung keberlangsungan sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
Komponen-komponen.
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
- Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
- Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
Batas sistem
11
Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem . Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukkan
Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
13
(physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
2.2. Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi.
Sifat-sifat Informasi
a) Ketepatan waktu (timeliness).
Ketepatan waktu suatu laporan merupakan hal penting bagi tujuan pengendali. Deteksi dini terhadap penyimpanan yang besar membantu mengatasi masalah sebelum masalah tersebut berubah menjadi tidak terkendali.
b)Kuantifiabilitas (quantibillity).
15
c) Akurasi (accuracy).
Akurasi berkaitan dengan tingkat kemampuan dari sekumpulan informasi untuk mengukur apa yang seharusnya di ukur.
d)Kepadatan (cinciseness).
Kepadatan berkaitan dengan kerincian derajat informasi secara umum, laporan yang padat mengarah pada pokok masalah.
e) Relevansi (relevance).
Relevansi berkaitan dengan seberapa baik hubungan antara suatu informasi dengan suatu masalah keputusan tertentu.
Di dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, peran manusia tetap paling dominan karena hanya sebagian kecil yang dapat dilakukan oleh alat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi dapat di peroleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan proccesing system atau information processing system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe davis dalam buku [Jog94] sebagai berikut :
“sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
2.4Metode pendekatan dan pengembangan sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Tahap-tahap pendekatan metode prototipe: 1. Mengidentifikasi kebuthan pemakai
Analisis sistem mewancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan. 2. Mengembangkan prototipe
Analisis sistem dapat dikerjakan dengan spesialis informasi lain untuk mengembangkan sebuah prototipe.
3. Menentukan apakah prototipe diterima 4. Pengkodean sistem Operasional
5. Menentukan apakah prototipe dapat diterima 2.4.2 Alat Bantu Analisis
1. Flow Map
Flowmap digambarkan untuk mendefinisikan dan menginstruksikan organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul yang menjelaskan mengenai elemen data, elemn kontrol, modul dan hubungan antara modul.
2. Diagram Kontek
17
3. Data Flow Diagram
Diagram arus data merupakan diagram yang menggambarkan arus data dalam sistem yang akan dibangun, secara paralel dan terstruktur, dengan mengikutsertakan komponen-komponen, entitas-entitas yang terkait baik entias luar atau dalam, media penyimpanan, proses-proses sistem maupun simbol panah yang berhubungan arus data dari proses ke entitas yang terkait.
4. Kamus Data
Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku untuk mengerti aplikasi secara detail dan pengorganisasian semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan menganalisis sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan , keluaran penyimpanan data dan proses. 5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dibutuhkan agar didapat sistem yang lengkap dan efisien melalui beberapa tahap yaitu:
a. Normalisasi
b. Tabel Relasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang ini disebut relasi antar tabel.
Proses relasi antar tabel merupakan pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya berfungsi untuk mengakses data dan item sedemkian rupa sehingga basis data tersebut mudah dimodifikasi.
2.5 Pengertian Analisis
Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut Sistem Analis.
2.5.1 Defini Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan.
2.5.2 Fungsi Analisis Sistem
Fungsi Analisis Sistem adalah
1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user.
19
3. Memeilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah.
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user.
2.6. Definisi-Definisi
2.6.1 Definisi kompetensi
Kompetensi dapat dijelaskan secara sederhana sebagai kemampuan manusia yang ditemukan dari praktek dunia nyata dapat digunakan untuk membedakan antara mereka yang sukses
(„superior’) dengan yang biasa biasa saja di tempat kerja atau karya,
pengetahuan, keterampilan, perilaku, karakter, sikap, motivasi atau bakat nya.
2.6.2. Definisi Pensiun
Pensiun merupakan jaminan hari tua berupa pemberian uang setiap bulan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Mencapai Usia Pensiun
b. Meninggal pada masa aktif, yang akan di berikan kepada janda/duda atau anak nya sebelum berumur 25 tahun. 2.6.3. Tabungan Hari Tua (THT)
o Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta pada saat berhenti bekerja pada saat pensiun atau kepada ahli waris nya apabila peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun.
BAB III
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Dalam perkembangan nya, kinerja aparatur negara atau pegawai negri sipil senantiasa di tuntut untuk dapat menyesuikan kompetensinya dengan perkembangan teknologi, modernisasi, dan tuntutan pelayanan kepada masyarakat dengan cara meningkatkan daya nalar ,cara pikir, daya cipta, daya guna, hasil guna, dan pengetahuan. Tentu saja pemerintah berupaya memperhatikan kebutuhan aparatur negara tersebut dalam bentuk kesejahteraan hari tua berupa adanya dana pensiun.
Realisasi bentuk perhatian pemerintah terhadap hari depan atau masa pensiun para pegawai negeri sipil di Indonesia yaitu dengan di bentuk nya perusahaan dalam bidang pelayanan jasa untuk memberikan jaminan kesejahteraan kehidupan pegawai negeri sipil dengan nama P.T DANA TABUNGAN DAN ASURANSI PEGAWAI NEGRI / TASPEN (Persero).
Membeberkan asal mula terbentuk nya PT. TASPEN, yang di awali dengan keputusan mentri pertama RI No. 338/MP/1960 Tanggal 25 Agustus 1960, selanjut nya PP No 9 tahun 1963, PP No. 10 Tahun 1963, dan PP No. 15 Tahun 1963 yang menjadi sejarah terbentuk nya PT. TASPEN yang dalam perkembangan selanjut nya menjadi PT.Taspen (Persero).
berlangsung hinga hari ini.
Di Jakarta PN TASPEN menggunakan tiga kantor yang terpisah tempat nya, yaitu di JL Laksa No. 12 Jakarta Kota, di JL. Nusantara ( sekarang JL.Juanda) No. 11/Atas, dan Jl.Pintu Besar selatan No. 90 menumpang pada Bank Pembangunan Daerah Jakarta Raya. PN TASPEN menggunakan ketiga nya hingga tahun 1970, sampai kantor Pusat di Jl.Letjen Suprapto, Cempaka Putih selsai di bangun.
Ada tiga tugas pokok yang harus di emban PT TASPEN (Persero),di antara nya yaitu :
1.Menjamin kesejahteraan pasca kerja PNS dengan mengelola Iuran yang mereka bayarkan.
2.Memberikan layanan prima kepada para peserta aktif dan pensiunan PNS dengan moto layanan 5T yaitu tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat, tepat administrasi.
Melalui moto perusahaan yaitu Layanan dan Kinerja selalu ditingkatkan dan dalam pelaksanaan pelayanan dengan target mutu pelayanan yang meliputi Tepat Orang, Tepat Jumlah, Tepat Waktu, Tepat Tempat, dan Tepat Administrasi (5T), maka sejak tahun 1966 divisi pelayanan PT TASPEN (Persero) telah menerapkan system pelayanan 1 jam selesai untuk pemrosesan santunan dengan surat permintaan pembayaran (SPP) yang di urus langsung ke PT TASPEN (Persero) dan 2 jam untuk SPP tidak langsung atau melalui kantor pos, yaitu jangka waktu pemrosesan sejak dokumen di terima secara lengkap dan benar sampai dengan saat pembayaran. Dalam melayani peserta dan penerima stasiun, manajemen juga mengharuskan jajarannya untuk memiliki sifat yang sopan, sabar, manusiawi, mudah dan sederhana.
PT TASPEN (Persero) telah memiliki jaringan pelayanan yang cukup luas terdiri dari 7 kantor cabang utama dan 35 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia dan lebih dari 4000 titik pelayanan melalui kerjasama dengan Bank dan Kantor Pos di seluruh Indonesia. Salah satu kantor cabang utama nya adalah di Bandung Jl. P.H Moestopha no 78 dan di Bandung sendiri PT TASPEN (Persero) memiliki 330 titik layanan sehingga memberi kemudahan kepada para peserta untuk memilij kantor bayar yang paling dekat dengan kediaman nya masing-masing.
SP3B,SP3L, AKT, UKP).
Loket 7 dan 8 bertugas melayani penyampaian mutasi, kantor bayar,
keluarga, SK, dan pergantian Karip
Loket 9 dan 10 bertugas melayani pemberian informasi dan permintaan
formulir.
Loket 11 khusu kasir terbagi dalam 3 layanan.
Setiap hari mereka melakukan tugas nya masing-masing, tugas yang dimiliki mereka berbeda-beda sesuai dengan loket nya, namun aktivitas kerja mereka saling berhubungan satu sama lain. Karena sistem kerja nya bersifat
“ban berjalan”. Dalam keseharian nya tugas merekan adalah melayani semua
PT TASPEN (Persero) memiliki beberapa stake holder yang telah lama menyimpan kepercayaan pada PT TASPEN, diantaranya :
1.Pemerintah Provinsi (Pemprop) 2.Pemerintah kota (Pemkot) 3.Pemerintah Kabupaten (Pemkab) 4.Kantor Wilayah (Kanwil)
5.DJPBN (Direktorat Jendral Pembendaharaan Negara) 6.KPPN (Kantor Pusan Pembendaharaan Negara) 7.BKN (Badan Kepegawaian Negara) regional III 8.BKD (Badan Kepegawaian Daerah)
9.BUMN (Badan Usaha Milik Negara) 10.Lingkungan
11.Peserta Kantor Bayar ( Bank Mandiri, BRI, Bank JABAR, BTPN, Bank HS 1906, Bank Bumi Artha Indonesia, P.T Pos Indonesia)
VISI MISI DAN LOGO VISI
pensiun, THT dan Kesejahteraan lainnya secara Professional dan Akuntabel dengan berlandaskan Etika dan Integritas yang tinggi.
LOGO
3.2Struktur Organisasi Perusahaan
KEPALA KANTOR CABANG
WAKIL KEPALA CABANG
KEPALA BIDANG
PELAYANAN KEPALA BIDANG
PERSONALIA
PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA
peserta dan karyawan untuk kantor cabang utama dan kantor cabang di wilayahnya, yang meliputi :
1. Pengelolaan sistem dan teknologi Informasi 2. Pelayanan
3. Keuangan
4. Audit Mutu Internal 5. Personalia dan Umum
- Pelaksanaan delegasi wewenang dari kantor pusat. Kepala bidang sistem Informasi
-Pengoprasian sistem dan teknologi informasi yang telah dikembangkan oleh kantor pusat serta evaluasi untuk kebutuhan penyempurnaan.
-Pengelolaan aset TI yang didistribusikan di kantor cabang.
-Penyususnan prosedur pengguanaan, pengoprasian serta pemeliharaan komputer dan kelengkapan nya.
-Pengolahan data kantor cabang di wilayahnya. Fungsional Database Administrator
Fungsional System Administrator
-Pemeliharaan terhadap sistem komputer yang digunakan di kantor cabang.
-Penyelsaian masalah yang berhubungan dengan sistem komputer yang digunakan di kantor cabang.
-Penyelenggaraan operasional layanan dukungan TI di kantor cabang.
-Pengelolaan performansi / kapasitas layanan dukungan TI di kantor cabang.
Fungsional Pengendali
-Rencana kerja pengendalian mutu operasional kantor cabang. -Koordinasi audit mutu internal (opening meeting, pelaksanaan
audit, dan closing meeting).
-Penelitian, analisa penilaian dan pengujian terhadap sistem dan prosedur.
- Penelitian, analisa penilaian atas penyimpangan kegiatan operasional serta penyampaian saran-saran perbaikan.
-Penyusunan laporan bulanan kepada kepala kantor cabang dengan tembusan kepada direktur utama.
Wakil kepala kantor cabang Utama
pencegahan, kontrol dokumen dalam data, teknik statistik, dan pengendalian catatan mutu.
-Pembinaan program kemitraan dan bina lingkungan di unit kerjanya.
Kepala Bidang Pelayanan
-Perencanaan dan koordinasi pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pemasaran.
-Pengelolaan kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data peserta program TASPEN.
-Persetujuan atas keabsahan dan pembayaran manfaat klim yang diajukan.
-Penetapan besar nya tagihan premi peserta program TASPEN. -Pengelolaan kegiatan pelayanan sesuai dengan prosedur yang di
tetapkan, verifikasi dan pelaporan kepada manajemen kantor cabang.
-Peningkatan kualitas pelayanan di kantor cabang.
Kepala Bidang Personalia & Umum
-Pengelolaan kegiatan pengadaan barang dan jasa serta pendistribusian ke unit-init kerja di lingkungan kantor cabang sesuai kebutuhan unit kerja.
-Koordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitas-fasilitas kerja di kantor cabang.
-Pengelolaan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan keamanan, kearsipan, pendidikan, dan latihan serta non kedinasan lainnya. -Penyelenggaraan administrasi daftar gaji, dan kompensasi lainnya
serta penyelsaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
-Penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan administratif PKBL di wilayahnya.
-Penyelenggaraan kualifikasi rekanan terhadap rekanan baru dan entry database rekanan ke dalam daftar rekanan mampu.
-Evaluasi rekanan dalam kurun waktu 1 tahun anggaran.
-Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan sistem mutu yang telah disepakati.
Kepala Bidang keuangan
-Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan di kantor cabang.
Kepala Bidang Keuangan
Pelaksana seksi keuangan
BAGIAN KERJA PRAKTEK DI BAGIAN KEUANGAN, BERIKUT INI
STRUKTUR ORGANISANI NYA
Tugas dari setiap Bagian :
a. Kepala Bidang keuangan
Melakukan verifikasi terhadap semua dokumen dan pengesahan terhadap voucher penerimaan.
b. Pelaksana Seksi Keuangan
Dalam prosedur penerimaan premi pelaksana seksi keuangan mengidentifikasi jenis penerimaan yang masuk pada rekening perusahaan atau yang di terima secara tunai, serta menerbitkan voucher penerimaan. Pelaksana seksi administrasi
c. Pelaksana Seksi Administrasi Keuangan
Fungsi ini bertugas untuk menerbitkan lambar perhitungan, serta melakukan verifikasi terhadap semua dokumen sebelum dokumen itu di verifikasi ulang oleh kepala bidang keuangan.
d. Kasir
Kasir bertugas dalam hal membuat kuitansi sebagai tanda terima uang,
membubuhkan cap “lunas” pada semua dokumen yang terkait, melakukan
posting, serta mencetak catatan harian kasir atau buku harian bank/giro. e. Otorisator
Adalah orang yang melakukan otorisasi terhadap bukti pendukung dan lembar perhitungan.
3.3Deskripsi Kerja
PT TASPEN (Persero) menyelenggarakan dua jenis produk, yaitu Program Asuransi Tabungan Hari Tua (THT) dan Program Pensiun.
Program Asuransi Tabungan Hari Tua (THT)
Program Asuransi Tabungan Hari tua (THT) merupakan suatu program asuransi yang terdiri dari Asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun di tambah dengan Asuransi Kematian (asuransi seumur hidup).
Adapun bentuk dari program asuransi Dwiguna, diantara nya adalah :
o Asuransi multiguna sejahtera : Program Asuransi Multiguna Sejahtera adalah pengembangan dari Asuransi Dwiguna dengan penambahan manfaat bagi peserta berupa manfaat berkala, disamping manfaat THT dan Manfaat Nilai Tunai. Besarnya manfaat berkala di sesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing peserta. Program ini telah di ikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.
o Asuransi Ekaguna Sejahtera : Program Auransi Ekaguna Sejahtera menawarkan manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iuran nya. Program ini telah diikutu oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.
Pembentukan Program Tabungan Hari Tua Pegawai Negeri ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No.9 tahun 1963 tentang pembelanjaan pegawai negeri dan peraturan pemerintah No.10 tahun 1963 tentang tabungan asuransi dan Pegawai negeri. Ketika itu PN TASPEN memperoleh kantor sendiri di JL. Merdeka No.64 Bandung.
Tujuan
usia pensiun atau bagi ahli waris nya (suami/istri/anak/orang tua) pada waktu peserta meninggal dunia sebelum usia pensiun.
Peserta
1. PNS (tidak termasuk PNS di lingkungan Departemen Hankam) 2. Pejabat negara
3. Pegawai BUMN/BUMD yang terdaftar Masa kepesertaan
Sejak diangkat sebagai calon pegawai tetep/pejabat negara.
Bagi PNS yang di angkat sebelum 1 Juli 1961 dihitung sejak 1 Juli
1961.
Bagi PNS daerah Profinsi Irian Jaya yang di angkat sebelum satu
Januari 1971, dihitung sejak Januari 1971.
Bagi Eks PNS Profinsi Timor Timur yang diangkat sebelum 1 April
1979, dihitung sejak April 1979.
Bagi pegawai BUMN/BUMD/BHMN sesuai dengan perjanjian kerja
sama masing-masing. Kewajiban Peserta
1. Membayar iuran 3,25% dari penghasilan sebulan (gaji pokok+tunjangan anak) setiap bulan berdasarkan Kepres No.8 tahun 1977.
2. Memberi keterangan data diri pribadi dan keluarganya.
kriteria sebagai berikut : a. Mencapai Usia Pensiun
b. Meninggal pada masa aktif, yang akan di berikan kepada janda/duda atau anak nya sebelum berumur 25 tahun.
PT TASPEN (Persero) juga melakukan Pembayaran pensiun kepada : 1. Penerima Pensiun Pejabat Negara
2. Penerima Tunjangan Perintis Kemerdekaan 3. Penerimaan Tunjangan Veteran
4. Penerimaan Pensiun Anggota TNI/POLRI yang pensiun sebelum April 1989
Tujuan
- Untuk memberikan jaminan hari tua bagi pegawai negeri/peserta TASPEN pada saat mencapai usia pensiun.
- Sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri/peserta setelah yang bersagkutan memberikan pengabdian kepada Negara.
Peserta
1. Pegawai negeri sipil pusat dan daerah otonom. 2. Pejabat Negara
Kelompok Pensiun yang Diberikan
1. Pensiun PNS Pusat dan PNS Departemen Hankam yang pensiun sebelum 1 April 1989
2. Pensiun PNS daerah Otonom 3. Pensiun Pejabat Negara
4. Pensiun ABRI yang dipensiun sebelum 1 April 1989 5. Tunjangan Veteran.
6. Tunjangan PKRI/KNIP 7. Uang Tunggu PNS
Yang berhak menerima Pensiun (Jenis Pensiun)
1. Diri pensiun yang bersangkutan. 2. Janda/duda pensiunan.
3. Yatim-piatu pensiunan
4. Orang tua (Bagi PNS yang tewas dan tidak meninggalkan isteri/suami/anak).
Kewajiban Peserta
1. Membayar iuran 4,75% dari penghasila sebulan (gaji pokok+tunjangan anak) berdasarkan Kepres No.8 tahun 1977.
2. Memberi keterangan data diri pribadi dan keluarganya. Hak Peserta
1. Pembayaran pensiun pertama dan pensiun bulanan.
2. Pensiun Terusan
Merupakan pensiun almarhum/almarhumah yang meninggal dunia di teruskan kepada istri/suami/anak sebesar pensiun yang di terima almarhum/almarhumah semasa hidup, dalam jangka waktu tertentu. - Untuk pensiun PNS/ Pejabat Negara/Tunjangan Veteran 4 bulan
berturut-turut.
- Untuk pensiun Duta Besar 2 bulan Berturut-turut.
- Untuk pensiun ABRI 6 bulan berturut-turut. Bila ada bintang jasa (gerilya, sewindu dan kartika ekapaksi) selama 12 bulan berturut-turut.
3. Uang Duka Wafat (UDW)
Diberikan kepada isteri/suami/anak/ahli waris yang ditunjuk karena pensiunan meninggal dunia sebanyak tiga kali penghasilan terakhir. 4. Pensiunan bagi Janda/Duda/Anak
Pensiun yang diberikan kepada janda/duda/anak karena pensiunan meninggal dunia.
5. Uang Kekurangan Pensiun (UKP)
6. Pensiun Lanjutan
Uang pensiun lanjutan akibat perpindahan kantor bayar antar kantor Cabang PT TASPEN (Persero).
Adapun proses pembentukan program pensiun Pegawai Negeri ditetapkan dengab Undang-Undang No. 11 tahun 1956 tentang pembelanjaan pensiun dan Undang-Undang No.11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan pensiun janda/duda serta Undang-Undang No.8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian.
Bidang pelayanan
Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang pelayanan yang terbagi ke dalam 2 seksi yaitu, seksi penetapan klim dan seksi data peserta dan pemasaran yang masing-masing dikepalai oleh 2 orang kepala seksi dimana kepala seksi penetapan klim membawahi 21 orang pelaksana dan kepala seksi data peserta dan pemasaran membawahi 18 orang pelaksana.
Job description kepala seksi penetapan klim adalah :
1. Pengesahan kebenaran pengajuan klim manfaat Program TASPEN. 2. Penyelenggaraan perhitungan hak peserta sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
8. Tindak lanjut terhadap keluhan pelayanan yang di terima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.
Job descriptiom kepala seksi data peserta & pemasaran, adalah :
1. Administrasi dan pemeliharaan data peserta Program TASPEN. 2. Penyajian data peserta Program Asuransi dan Program Pensiun di
Kantor Cabang yang akurat dan up to date.
3. Koordinasi pengiriman / penerimaan data ke / dari kantor pusat dan antar kantor cabang dan instansi terkait.
4. Analisis dan pengendalian data peserta Program TASPEN. 5. Penetapan besarnya tagihan premi peserta Program TASPEN. 6. Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan pemasaran atas produk
Program TASPEN.
7. Penyelenggaraan kegiatan pertanggungan dari calon peserta Program TASPEN.
8. Manajemen arsip, koordinasi dan penyelenggaraan kegiatan alih Media Dokumen.
Job Description CS 1 (Costumer Service) adalah :
Proses bisnis Internal
1. Menerima dan meneliti kelengkapan data SPP program pensiun dan THT.
2. Melakukan wawancara singkat terhadap peserta mengenai keabsahan data.
3. Input data SPP klim secara program komputer.
4. Menerbitkan / membuat listing / laporan penerimaan / proses SPP harian & bulanan dan merekonsiliasi dengan listing SPP TMS / BMS dan penyelsaian SPP.
5. Menerima / meminta / menganalisa SK pensiun dan SKPP dari petugas administrasi bidang pelayanan untuk proses SPP klim. 6. Melakukan perencanaan pembayaran SPP klim non prioritas. 7. Membuat laporan secara berkala kepada atasan langsung.
Pelayanan Pelanggan
1. Memberikan nomor / tanda terima SPP & menyerahkan kepada peserta.
2. Mengembalikan SPP yang BMS / TMS kepada peserta yang disertai dengan penjelasan.meneruskan SPP.
serta kebenaran SPP klim dari petugas CS I.
2. Mengisi data teknis SPP sebagai dasar perhitungan SPP klim dan mencantumkan kode kasus perhitungan .
3. Mengembalikan SPP klim yang BMT/TMS kepada petugas CS I.
4. Menerbitkan surat keterangan pembayaran pensiun terusan dalam hal SPP UDW apabila ada pembayaran pensiun terusan. 5. Melakukan penelitian terhadap pensiunan yang di duga
rangkap / pensiun janda yang telah menikah lagi dan mengagendakan SPP yang bermasalah / kasus.
6. Membuat laporan secara berkala kepada atasan langsung.
Pelayanan Pelanggan
1. Meneruskan SPP klim kepada petugas Up Date data peserta.
2. Menginformasikan ke instansi peserta dalam hal SPP klim Akt. 2 & 3, perlu diyakini kebenarannya.
Job Description Up Date data, adalah :
Proses bisnis Internal
2.Menghubungi / melakukan kunjungan ke instansi peserta pengelola data peserta untuk memperoleh data kepesertaan dalam bentuk dokumen.
3.Mengelompokan, memeriksa, menetapkan & mengesahkan item data yang di perlukan sesuai dengan mutasi & memasukan data dengan media komputer.
4.Menyimpan dokumen yang telah dipergunakan dalam peremajaan data sesuai dengan kata kearsipan yang di tetapkan.
5.Melakukan pencetakan KPT.
6.Membuat laporan secara berkala kepada atasan langsung.
Pelayanan Pelanggan
1. Menyajikan data yang diperlukan sesuai dengan bentuk jadwal penyajian yang di tetapkan.
Job Description Verifikasi, adalah :
Proses bisnis Internal
1.Menerima SPP klim program THT, pensiun & AMS dari petugas perhitungan & memverifikasi kelengkapan, keabsahan & kebenaran hasil perhitungan pembayaran.
2.Menginput hasil verifikasi SPP klim program THT, pensiun & AMS ke dalam Program komputer.
3.Mengecek kembali secara manual hasil perhitungan dari petugas perhitungan hak peserta.
2. Meneruskan SPP yang memenuhi syarat pembayaran kepada kepala seksi penetapan dan kepala bidang pelayanan.
45
BAB IV
ANALISIS SISTEM
4.1 Analisis sistem yang sedang berjalan
Sebelum menjelaskan bagaimana prosedur perusahaan Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) di PT TASPEN (Persero), terlebih dahulu penulis melakukan berbagai analisis, baik analisis terhadap instansi itu sendiri maupun terhadap prosedur sistem yang sedang berjalan pada instansi tersebut.
Analisis sistem memberikan gambaran tentang sistem yang sedang berjalan. Berikut ini diberikan gambaran dokumen dari sistem yangg sedang berjalan diinstansi dengan menggunakan Flowmap, Diagram Kontek, Diagram Alir Data (DFD).
4.1.1. Analisis Dokumen yang sedang Berjalan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pembayaran THT yang dilakukan oleh PT TASPEN (Persero) KCU Bandung adalah sebagai berikut
1. Lembar Perhitungan Hak Asuransi Dwiguna (LPH)
Dokumen ini berisi jumlah uang yang akan dibayarkan pada pemohon. 2. Lembar Penelitian SPP (Surat Permohonan Pembayaran)
3. Voucher Pengeluaran
Dokumen ini di buat berdasarkan Lembar Perhitungan, dokumen ini dibuat oleh pelaksana seksi keuangan.
4. Bukti Transfer
Dokumen ini adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran yang dikirimkan kepada rekening pemohon sebagai pembayaran THT.
5. Catatan Harian Kasir
Dokumen ini dibuat oleh kasir mengenai yang terjadi pada pengeluaran perusahaan yang terjadi setiap harinya baik secara tunai atau yang ada pada rekening perusahaan. Catatan harian kasir dibuat setiap hari.
4.1.2. Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur ini akan menganalisa aliran informasi yang digunakan dalam proses Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT). Adapun aliran informasi yang sedang berjalan :
1. Pemohon harus melengkapi syarat-syarat yang telah ditetapkan yaitu :
a. Mengisi Formulir model Akt.2 (Surat Permohonan Asuransi Kematian
untuk istri/ Suami/ anak Peserta) yang disahkan oleh Kepala Urusan
Kepegawaian.
b. Mengisi Formulir model Akt 3 (Keterangan Ahli Waris) yang disahkan
oleh lurah atau Kepala Desa serta Kepala Kantor atau instansi.
47
d. Melampirkan foto copy surat kematian yang dilegalisir oleh
lurah/kepala Desa.
e. Melampirkan foto copy SK pertama, kartu pegawai, peserta Taspen yang
dilegalisir instansi.
f.Melampirkan foto copy SK berkala atau pengkat terakhir.
g. Foto copy surat nikah di legalisir oleh lurah atau kepala desa.
h. Foto copy KARPEG atau perincian gaji.
2. Setelah semua syarat dilengkapi, dan telah dinyatakan memenuhi syarat oleh
kepala seksi penetapan klim maka prosedur selanjutnya adalah bagian
pelayanan membuat lembar perhitungan sebesar jumlah yang akan dibayarkan
kepada pemohon.
3. Kemudian bagian pelaksana seksi keuangan menerima lembar perhitungan dan
dokumen-dokumen yang lainnya untuk diverifikasi.
4. Jika tidak sesuai verifikasinya maka pelaksana seksi keuangan
mengembalikan dokumen kepada pemohon langsung tanpa surat menyurat
untuk disesuaikan terlebih dahulu.
5. Jika hasil verifikasi seuai maka pelaksana seksi keuangan memberikan lembar
resume verifikasi, kemudian mencetak voucher pengeluaran dan menyerahkan
dokumen ke Kepala seksi Keuangan dan di arsipkan.
6. Setelah dibuatkan voucher pengeluaran, voucher itu diserahkan kepada kepala
seksi keuangan.
7. Kemudian oleh kepala seksi keuangan Voucher tersebut di sah kan
8. Setelah voucher di sahkan kemudian bagian kasir mencetak kwetansi
9. Kemudian voucher yang telah disahkan, resume verifikasi, KTP dan lembar
10. Dan kwetansi di berikan kepada pemohon.
4.1.2.1. Flowmap Yang Sedang Berjalan
Flowmap merupakan gambaran hubungan entity yang terlibat berupa aliran dokumen yang ada. Flowmap digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses secara fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya.
Flowmap dalam proses Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) yang sedang berjalan di PT. TASPEN (Persro) K.C.U Bandung. Dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
<Process Name>
Bagian Pelayanan
Seksi Penetapan Klim Pelaksana Seksi Keuangan Kepala Seksi Keuangan Kasir Pemohon
49
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili seluruh proses yang terjadi dan menggambarkan bagaimana hubungan antara proses utama dan entitas yang terlibat dalam proses pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) di PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung.
Berikut ini adalah Diagram Kontek dalam proses Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) ,(Persero) K.C.U Bandung yang sedang berjalan :
SI PEMBAYARAN THT
PEMOHON Dokumen,KTP Voucher yg telah disahkan, Kasir Resume verifikasi, LP, KTP
KTP, Kwitansi Pelaksana Seksi
Keuangan Voucher
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa membertimbangkan lingkungan fisik data tersebut mengalir.
Data flow diagram dalam proses Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT) di PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
PEMOHON
Voucher yg telah disahkan, Resume verifikasi, Lembar perhitungan, KTP KTP, Kwetansi
Voucher yg telah Disahkan, resume verifikasi,
Lembar Perhitungan
51
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Setelah dilakukan analisa sistem yang berlaku, secara garis besar ditarik kesimpulan bahwa secara fungsional sistem yang berjalan dapat memenuhi tujuan meskipun masih terdapat kekurangannya yang harus diperbaiki dan di tingkatkan lagi. Kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan antara lain :
1. Pelayanan yang di berikan oleh para karyawan kepada peserta masih belum optimal khusnya pada pembayaran Tabungan Hari Tua (THT)
2. Masih lambat dan banyak kekeliruan dalam pelayanan Pembayaran Tabungan Hari Tua (THT)
4.2. Usulan Perancangan Sistem.
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dari proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem yang baru untuk meningkatkan efektivitas kerja, agar memberi kemudahan dalam pengolahan data.
4.2.1. Tujuan Perancangan sistem.
Tujuan perancangan adalah untuk mempermudah dalam merancang aplikasi suatu informasi yang akan di buat. Pada bab ini penulis akan membuat perancangan Pembayaran THT di PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung.
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Prosedur yang di usulkan dalam pembuatan prosedur Tabungan Hari Tua (THT) di PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung adalah sebagai berikut :
1. Pemohon harus melengkapi persyaratan .
2. Kemudian pelayanan memasukan data dan di input kedalam database.
3. Kemudian bagian pelayanan mencetak voucher 4. Kemudian voucher diberikan ke bagian keuangan
5. Selanjut nya bagian keuangan melakukan pengesahan voucher
6. Apabila tidak sah voucher dikembalikan kepada pemohon 7. Apabila sah voucher diberikan kepada kasir.
53
4.2.2.1. Flowmap
Flowmap merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan form termasuk tembusan-tembusannya. Adapun prosedur kerja yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Flowmap sistem yang diusulkan
Bag Pelayanan
Bag Pelayanan Bag KeuanganBag Keuangan KasirKasir Pemohon
4.2.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili seluruh proses yang terjadi dan menggambarkan bagaimana hubungan antara proses utama dan entitas yang terlibat dalam Pengolahan data Kepensiunan di PT TASPEN (Persero) K.C.U Bandung.
SI PEMBAYARAN THT
PEMOHON Persyaratan Voucher Kasir
Uang Pembayaran
55
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa membertimbangkan lingkungan fisik data tersebut mengalir. Berikut ini adalah gambar DFD yang diusulkan :
1.0 Input Data
2.0 Cetak Voucher
3.0 Pencairan
Voucher Pemohon
Kasir Persyaratan Voucher
Uang Pembayaran
Voucher
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Prosedur pembayaran THT pada PT TASPEN (Persero) KCU Bandung sudah berjalan dengan baik, karena kegiatan ini tidak dilaksanakan oleh satu fungsi saja. Serta kemudahan yang diterima oleh peserta dalam mengurus pengajuan klim THT mereka. Akan tetapi dibalik semua itu masih ada beberapa kekurangan dalam hal pelayanan
yaitu masih sering melakukan kekeliruan dan pelayanan yang diberikan memakan waktu yang lama. Oleh sebab itu penulis mengajukan suatu prosedur yang di usulkan, yang secara garis besarnya sebagai berikut :
a. Pemohon harus melengkapi persyaratan yang telah ditentukan, kemudian persyaratan itu di sahkan oleh kepala seksi penetapan klim. b. Kemudian bagian pelayanan membuat lembar perhitungan dan di
berikan kepada Bagian kepala seksi keuangan beserta dokumen yang lainnya.
c. Kemudian semua dokumen diverifikasi, setelah hasilnya sesuai maka pelaksana seksi keuangan membuat voucher pengeluaran.
57
e. Setelah itu dilakukan pembayaran pada pemohon, bila tidak tunai Pelaksana seksi keuangan menyiapkan transfer bank/giro serta bukti transfernya.
f. Setelah Pembayaran, Kasir membubuhkan cap “Lunas” pada seluruh dokumen.
g. Kemudian dilakukan posting pada pembukuan perusahaan sesuai dengan yang tercantum dalam voucher pengeluaran, dan dibuat catatan harian kasir atau buku harian bank/giro.
h. Jika valid maka semua dokumen dikirim pada seksi petugas administrasi keuangan untuk diarsipkan, jika tidak maka di posting ulang.
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh : Novan Zatnika NIM 10507086
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang... 1
1.2.Identifikasi masalah ... 3
1.2.1. Identifikasi Masalah ... 3
1.2.2. Rumusan Masalah ... 3
BAB II LANDASAN TEORI Pengertian Sistem ... 6
Elemen Sistem... 8
Karakteristik Sistem ... 10
Klasifikasi Sistem ... 12
Pengertian Informasi ... 14
Pengertian Sistem Informasi ... 15
Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 16
Metode Pendekatan Sistem ... 16
Alat Bantu Analisis ... 16
Pengertian Analisis ... 18
Definisi Analisis Sistem ... 18
Fungsi Analisis Sistem ... 18
Definisi-definisi ... 19
Definisi Kompetensi ... 19
Definisi Pensiun ... 19
4.1. Analisis sistem yang sedang berjalan ... 45
4.1.1. Analisis Dokumen yang sedang berjalan ... 45
4.1.2. Analisis prosedur yang sedang berjalan ... 46
4.1.2.2. Diagram Kontek ... 49
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) ... 50
4.1.3. Evaluasi sistem yang sedang berjalan ... 50
4.2. Usulan Perancangan Sistem ... 51
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 51
4.2.2. Perancangan Prosedur yang diusulkan ... 52
4.2.2.1.Flowmap ... 53
4.2.2.2.Diagram Konteks ... 54
4.2.2.3.Data Flow Diagram (DFD) ... 55
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 56
5.2. Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
BUMN Online Diunduh tanggal 10 September 2010 dari http://www.google.com/PT
TASPEN
Krohnert, Gary. 1991. 100 Training Games. Sydney : Mc Graw-Hill Book Company Profil Sejarah dan Struktur Organisasi KCU Bandung oleh PT TASPEN (Persero) KCU
Bandung, Diunduh tanggal 20 September 2009 dari http://www.
TASPENBANDUNG.com
Tempat tangal lahir : Ciamis 29 November 1988 Jenis kelamin : laki – laki
Alamat : Rancah, RT03 / RW02 Alamat di bandung : jln Ciguruwik No.2 Email : Vhans46@yahoo.com
PENDIDIKAN
1993 – 1995 : TK Rancah 1995 – 2001 : SDN 1 Rancah 2001 - 2004 : SMP Negri 4 Rancah
i
KATA PENGANTAR
Bismilahirahmanirahim,
Alhamdulilaahirobil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT, yang senantiasa melimpahkan Rahmat dan Karunianya sehingga penulis dapat menyelsaikan Laporan Kuliah Kerja ini sebagaimana yang di harapkan. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan pada junjungan alam Nabi besar Muhamad SAW beserta para keluarga dan sahabat yang yang telah mengantarkan umat manusia kepada jalan yang hakiki yang di ridhoi oleh Allah SWT.
Penyusunan laporan ini disusun dalam rangka memenuhi tugas maka kuliah Kerja Praktek. Laporan ini membahas tentang Kompetensi Kerja Karyawan khususnya dibidang pelayanan yaitu pembayaran Tabungan Hari Tua (THT). Penulis mencoba mengkaji dan menganlisis mengenai kompetensi kerja di suatu perusahaan dan pada akhirnya mencoba untuk membuat rancangan sistem terhadap permasalahan tersebut. Laporan ini tidak akan terselsaikan tanpa bimbingan dari dosen pembimbing. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya atas bimbingan yang telah di berikan.
Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari sempurna, tetapi penulis mengharapkan melalui laporan ini, setidaknya dapat memberikan gambaran dan bahan kajian tentang kompetensi kerja karyawan dibidang pelayanan khususnya pembayaran Tabungan Hari Tua (THT). Oleh karena keterbatasan penulis, maka kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi menambah wawasan terhadap bidang kajian ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
Bandung , 22 September 2010
